Par défaut, Adobe Acrobat Sign conserve de manière sécurisée tous les documents client sur le service tant que le compte est actif.
Les informations transactionnelles sont conservées dans le système jusqu’à ce que le client prenne des mesures pour supprimer explicitement les accords.
Lors de l’expiration ou de la résiliation de la licence Acrobat Sign d’un client, Adobe n’est pas tenu de conserver les accords, rapports d’audit ou autres données du client.
Toutefois, si Adobe conserve ces données, elles seront supprimées conformément à toute politique de conservation définie lorsque le client disposait d’une licence Acrobat Sign active.
Pour les clients qui préfèrent conserver leurs enregistrements d’accord sur leur propre système et qui souhaitent supprimer les documents d’origine des systèmes Acrobat Sign, une « politique de conservation » peut être définie pour déterminer la durée pendant laquelle Acrobat Sign doit conserver la transaction, après quoi l’accord (et éventuellement les données d’audit/personnelles qui l’accompagnent) est supprimé d’Acrobat Sign.
Les règles de rétention sont définies par un administrateur dans le compte dans la section Gouvernance des données du menu d’administration.
Documents/fichiers/pièces jointes par rapport aux accords et aux transactions
Règle et ID de règle
Le terme Règle (dans le contexte du présent article) décrit un processus prescrit. Dans le cas présent, il s’agit du processus qui régit lorsqu’un accord est supprimé du système Acrobat Sign. C’est un terme générique utilisé pour parler de l’idée d’appliquer une condition variable (quand supprimer un accord) à un autre objet (les accords dans ce cas).
Le terme ID de règle est utilisé pour décrire une règle configurée spécifique. Lorsqu’une règle est créée, un numéro d’ID unique est attribué (ID de règle) pour la différencier de toutes les autres règles. L’ID de règle configuré est l’objet littéral associé à l’accord.
État final d’un accord
Les règles de rétention sont déclenchées lorsqu’un accord atteint un « état final ».
L’état final est atteint lorsque les destinataires ne peuvent prendre aucune autre action pour achever l’accord. Il existe trois états finaux :
Lorsqu’un accord atteint un état final :
Si une règle de rétention est appliquée à l’accord :
L’accord final attend le délai de suppression indiqué :
Lorsque le moment de la suppression arrive, Acrobat Sign vérifie l’ID de règle pour déterminer si la règle est désactivée ou non :
Configurez d’abord la rétention au niveau du compte (le cas échéant).
Tous les groupes se voient automatiquement appliquer les paramètres au niveau du compte. Si vous souhaitez appliquer une stratégie à tous les groupes, voici comment procéder :
La fenêtre Créer une règle de rétention :
La première règle (en haut de la pile, sans Date de fin) est la règle actuellement appliquée. Une seule règle peut être appliquée à un groupe à la fois.
Lorsqu’une nouvelle règle est créée :
En configurant les règles de rétention au niveau du groupe, vous remplacez les règles héritées du niveau compte pour les utilisateurs actuellement dans le groupe.
Si un utilisateur est déplacé entre des groupes avec des accords en cours, les règles de rétention du nouveau groupe s’appliquent aux accords qui atteignent un état final dans ce groupe.
Les accords finaux auxquels une règle de rétention a été appliquée avant de déplacer l’utilisateur créateur vers un nouveau groupe respecteront la date de suppression de la règle appliquée, à condition que la règle ne soit pas désactivée avant l’action de suppression.
Compte tenu de ce qui précède, la configuration de règles de rétention au niveau du groupe peut varier de deux manières seulement :
Pour accéder à l’onglet de gouvernance des données d’un groupe :
Une fois les règles créées dans des groupes, vous pouvez accéder à ces règles de rétention au niveau du groupe à partir de l’onglet Gouvernance des données au niveau du compte :
Lors de la configuration des règles au niveau du groupe, une option supplémentaire pour Conserver tous les accords pour ce groupe est disponible.
Cette option permet à un groupe de remplacer une règle de rétention au niveau du compte et de conserver indéfiniment tous les accords (pour les utilisateurs du groupe).
Activé : règles qui sont toujours valides pour les accords qui ont atteint un état final lors de l’application de la règle.
Désactivé : les règles désactivées ne sont plus appliquées. Si un accord a atteint un état final en vertu d’une règle désactivée, il ne sera pas supprimé le jour de suppression cible.
Expiré : les règles expirées ne comportent aucun accord final en attente de suppression.
Hérité : les clients qui avaient une stratégie de rétention régie par le paramètre hérité verront cette stratégie reflétée comme une règle de rétention héritée.
La liste des règles de rétention peut être filtrée en cliquant sur l’icône « hamburger » dans le coin supérieur droit du tableau.
Cet ensemble d’options vous permet de filtrer les éléments suivants :
Vous avez également la possibilité de renvoyer 15, 30 ou 50 enregistrements par page.
La désactivation d’une règle ne peut pas être annulée.
Si vous désactivez une règle, tous les accords encore soumis à la règle ne disposent plus de date de suppression à tenir.
Ces accords devront ensuite être supprimés à l’aide des outils du RGPD.
Pour désactiver une règle :
La rétention est basée sur des paramètres au niveau du groupe (définis explicitement ou hérités des paramètres au niveau du compte).
Le futur audit des règles de rétention qui ont été appliquées exige qu’un historique des règles soit conservé.
Pour cette raison, l’ID de groupe n’est pas entièrement supprimé. En revanche, les paramètres nécessaires sont conservés et peuvent être révisés/modifiés via l’accès de l’administrateur de compte aux groupes.
Les groupes supprimés peuvent être affichés sur la page Groupes en cliquant sur l’icône « hamburger » et en sélectionnant Afficher uniquement les groupes supprimés.
Cliquez sur le groupe à modifier, puis cliquez sur le lien Paramètres de groupe.
Il est également possible d’activer la rétention à la demande, grâce à laquelle les administrateurs client ont la possibilité d’utiliser l’API Acrobat Sign pour supprimer individuellement des documents.
Contactez l’équipe d’assistance pour activer cette option.
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