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Demande d’un motif de signature

 

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La fonctionnalité « Motifs de signature » d’Adobe Acrobat Sign est disponible pour les niveaux de service Grands comptes et Entreprises.

La fonctionnalité Motifs de signature permet au signataire d’indiquer le motif pour lequel il signe un accord. Ce type d’informations est requis dans certains processus de travail (par exemple, Titre 21 CFR Part 11).

  • Les motifs peuvent être obligatoires ou facultatifs.
  • Le champ Motif peut être appliqué aux champs Signature électronique ou Signature numérique. 
    • Les champs Initiales ne sont pas concernés.
  • Les motifs peuvent être sélectionnés à partir d’une liste prédéfinie créée par l’administrateur d’Acrobat Sign ou saisis dans un champ de texte libre. 


Utilisation

Lorsque la fonctionnalité Motifs de signature est activée, le signataire est invité à fournir le motif pour lequel il signe immédiatement après avoir saisi, dessiné ou chargé son image de signature. La signature s’affiche dans un nouveau panneau avec deux possibilités :

  • Un champ de texte libre dans lequel le signataire peut saisir un motif personnalisé.
Indiquer un motif personnalisé

  • Une liste déroulante de motifs acceptables (tels que définis dans Acrobat Sign).
Sélectionner un motif dans la liste fournie

Remarque :

Lorsque les deux options sont activées, la liste déroulante comporte un élément de ligne permettant la saisie d’un motif personnalisé (comme illustré ci-dessus).

 

Une fois le motif indiqué, le signataire clique sur OK et le processus de remplissage et de signature du formulaire se poursuit normalement.

Les deux options produisent un bloc de signature qui contient la signature ainsi que le motif, affiché à droite :

Exemple de motif personnalisé

Exemple de motif répertorié

 

Et les deux options font apparaître le motif dans le rapport CSV pour l’accord :

Motif de la signature dans le fichier csv du rapport

Options de configuration

Il existe quatre options sélectionnables pour la capture du motif de la signature.

Les deux premières indiquent si la saisie d’un motif est autorisée lors du processus de signature.  Les signatures électroniques et numériques sont discrètement activées :

  • Autoriser les signataires à fournir un motif de signature pour les flux de travail de signature électronique : ajoute un champ pour le motif aux champs de signature électronique.
  • Autoriser les signataires à fournir un motif de signature pour les flux de travail de signature numérique dans le cloud : ajoute un champ pour le motif aux champs de signature numérique.

 

L’autorisation de signer n’oblige en rien le signataire à fournir un motif.

Toutefois, si vous autorisez la saisie du motif de la signature, vous devez définir une liste de motifs ou permettre au signataire de saisir une raison personnalisée.

 

Les deux autres paramètres permettent un contrôle des motifs donnés :

  • Exiger des signataires qu’ils fournissent un motif de signature : lorsque cette option est activée, tous les signataires doivent fournir un motif (signataires internes et externes).
  • Autoriser les signataires à fournir un motif de signature personnalisé : permet aux signataires de saisir leur propre motif dans un champ de texte.
    • Si aucune liste prédéfinie de motifs n’est établie, ce paramètre doit être activé lorsque la saisie du motif de la signature est autorisée.
Options configurables du motif de signature

 

La liste des motifs prédéfinis se trouve sous les options sélectionnables.

Lorsque les motifs personnalisés sont autorisés, cette liste contenir au moins une entrée.

 

Pour ajouter un nouveau motif, cliquez sur l’icône plus (+). 

Ajouter une interface de motif

 

Une incrustation affiche la boîte de dialogue Créer, ce qui vous permet de configurer le motif.  Un motif se compose de trois éléments :

  • Nom du motif de la signature : c’est le nom sous lequel est enregistré le motif. 
    • Il est fourni pour faciliter le tri des motifs qui peut couvrir plusieurs langues.
  • Texte du motif de la signature : c’est le texte qui est inséré dans le rapport de signature et de contrôle. 
    • Le texte du motif est limité à 128 caractères.
    • Le signataire voit le texte intégral dans la fenêtre de sélection.
  • Langue : seuls les motifs qui ont une valeur correspondante de langue pour lui sont proposés.  Si vous envoyez des accords avec les paramètres régionaux français, seuls les motifs marqués pour la langue française seront sélectionnables.
    • Si le signataire utilise une langue n’ayant aucun motif prédéfini lui correspondant, la saisie d’un motif personnalisé est acceptée.

 

Une fois le motif est correctement configuré, cliquez sur Enregistrer.

Le motif est immédiatement disponible pour tous les signataires.

Interface permettant d’indiquer les détails du motif

 

Pour modifier ou supprimer un motif de la liste, cliquez une fois sur celui-ci pour le sélectionner.

Les options de modification ou de suppression apparaissent dans le coin supérieur gauche de la section :

Option Modifier ou Supprimer lorsqu’un motif est sélectionné dans l’interface utilisateur

Activation et désactivation

La fonctionnalité Motifs de la signature peut être activée au niveau du compte par l’administrateur du compte Acrobat Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplacent les valeurs au niveau du compte. 

 

Pour accéder aux options, sélectionnez Compte > Paramètres > Paramètres Bio-Pharma.

Accédez à l’onglet Bio-Pharma pour trouver les commandes Motifs de signature

Points à prendre en compte...

  • Les motifs de signature sont applicables aux champs de signatures électroniques et numériques.
    • Chaque signataire ne peut avoir qu’un seul champ de signature numérique, mais plusieurs champs de signature électronique.
  • Les motifs de signature ne s’appliquent pas lorsque seul un tampon est utilisé comme signature.

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