Présentation
Vous pouvez créer un formulaire web à signer pour l’intégrer à votre site web (ou l’envoyer sous forme de lien web) afin que plusieurs personnes puissent facilement accéder à votre formulaire ou document et créer un accord.
Un formulaire web peut être configuré pour avoir un ou plusieurs participants, plusieurs contre-signataires et plusieurs parties en Cc. Le flux de signature d’un formulaire web est le suivant :
- Un accord est créé une fois que le premier participant a terminé et validé sa signature/son action.
- Si le formulaire web permet plusieurs participants, tous les participants complètent leur action sur l’accord dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
- Une fois que les participants ont terminé leurs actions, les contre-signataires sont informés dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
- Une fois l’accord finalisé, toutes les parties (y compris en Cc) en sont informées.
Activation/désactivation de l’accès des utilisateurs aux formulaires web
Les niveaux de service Entreprises et Grands comptes donnent la possibilité de configurer les options des signataires et d’accès aux formulaires web.
Les options des signataires et d’accès aux formulaires web peuvent être activées ou désactivées au niveau du compte ou du groupe en accédant à Compte > Paramètres de compte > Paramètres globaux > Formulaires web.
Options de configuration
Les formulaires web sont soumis à plusieurs paramètres généraux qui couvrent tous les accords d’un groupe spécifique. Toutefois, l’utilisation pratique d’un formulaire web est souvent différente d’un accord envoyé directement à un destinataire connu. De plus, les paramètres associés concernant les options d’authentification et de messagerie peuvent être en conflit.
Les clients qui ont activé l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent trouver utile de créer un groupe avec des paramètres personnalisés pour l’expérience de formulaire web (par exemple, les formulaires web internes qui nécessitent une authentification moins stricte).
En ce qui concerne les commandes qui influent directement sur les formulaires web, il existe plusieurs options de configuration :
Si vous cochez cette option, l’option Publier un formulaire web s’affiche sur la page d’accueil, permettant ainsi aux utilisateurs de créer des formulaires selon leurs besoins.
Lorsque cette option est activée, les adresses électroniques peuvent être ajoutées au formulaire web en tant que parties Cc. Sinon, l’option d’ajout de parties Cc est supprimée du processus de création.
Lorsque cette option est activée, un lien Télécharger le PDF est présenté dans les Options du formulaire web, ce qui permet au destinataire de télécharger le formulaire web vide au format PDF.
Les formulaires web exigent que chaque participant fournisse son e-mail afin que l’action de signature puisse être explicitement attribuée et validée.
Le paramètre Exiger une adresse électronique dans le bloc de signature des formulaires web détermine le moment où l’e-mail est collecté, dans les champs du formulaire web lui-même ou dans une interface de chevauchement après le processus de signature.
Lorsque le paramètre est activé, un champ Adresse e-mail est requis pour chaque signataire dans les limites du document. Ce champ peut être un champ E-mail placé individuellement ou le champ d’e-mail intégré inclus à un Bloc de signature lorsque cet élément est placé.
Le système place automatiquement un Bloc de signature au bas de la dernière page pour chaque destinataire qui ne possède pas de champ E-mail dans le document.
Lorsque le paramètre est désactivé, le formulaire web ne nécessite pas la présence d’un champ d’e-mail dans les limites du formulaire. Après avoir validé sa signature, le destinataire est invité à fournir un e-mail via une interface de recouvrement.
Dans tous les cas, une adresse e-mail doit être collectée pour chaque participant.
Lorsque l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que la signature du participant soit terminée.
Le participant est informé de l’obligation de vérifier sa signature via un lien envoyé par e-mail :
Le rapport d’audit indique clairement que l’e-mail a été vérifié :
Lorsque l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est désactivée, le participant n’a pas besoin de vérifier son adresse e-mail pour terminer son processus de signature. L’accord prend un statut terminé ou passe au participant suivant.
Le rapport d’audit pour les adresses e-mail non vérifiées indique que la vérification a été abandonnée :
Les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet.
Si vous désactivez la vérification de l’e-mail du participant et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante : assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA).
Si des participants supplémentaires sont inclus par le premier signataire, une vérification par e-mail doit être effectuée avant que le second participant ne soit averti (quel que soit ce paramètre).
Lorsque la fonction Autoriser d’autres participants est activée, l’interface de formulaire web affiche un lien Ajouter un participant qui insère un enregistrement de participant supplémentaire par clic (jusqu’à un maximum de 25 participants supplémentaires).
Lorsque l’option Autoriser d’autres participants est désactivée, l’interface ne permet pas d’ajouter des participants supplémentaires, et les formulaires web n’autorisent qu’un seul signataire externe.
Questions fréquentes et problèmes connus
Uniquement lorsque le formulaire Web est dans un état Brouillon état.
Une fois un formulaire web créé, son nom ne peut pas être mis à jour.
Le créateur du formulaire web reçoit toujours l’accord terminé (à moins que des paramètres ne soient en place pour supprimer la notification).
Si une autre partie doit être avertie lorsque l’accord de formulaire web est signé, le champ CC peut être utilisé pour s’assurer que cette partie est automatiquement incluse.
Une fois le formulaire web publié, les contre-signataires ne peuvent être modifiés que sur la page Gérer.
Seules les adresses e-mail peuvent être modifiées. Le nombre de contre-signataires ne peut pas être modifié.
Si le créateur du formulaire web a été ajouté aux contre-signataires du formulaire web, cet utilisateur ne peut pas être modifié.
Oui.
Une fois un formulaire web créé, vous pouvez modifier les parties CC sur la page Gérer.
Oui.
Les modèles de la bibliothèque Acrobat Sign peuvent être utilisés comme base pour un formulaire web en les joignant via le lien Ajouter des fichiers.
Les champs de signature numérique ne sont actuellement pas pris en charge dans les formulaires web.
Si vous tentez d’enregistrer un formulaire web avec une signature numérique, un message d’erreur indiquant les types de champs non pris en charge s’affiche.
Oui.
Vous trouverez des instructions pour désactiver le processus de vérification par e-mail dans la section Configuration.
La désactivation de la vérification de l’adresse e-mail ne supprime pas l’obligation pour le signataire d’indiquer une adresse e-mail.
Si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple : authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe).
Oui.
L’URL d’un formulaire web est une URL comme les autres.
L’ajout de l’URL d’un formulaire web sous forme de lien hypertexte ne lie logiquement aucun accord généré par le formulaire web à l’accord source.
Les données collectées sur un formulaire web sont contenues dans l’ID de transaction de l’accord. Les données ne sont renseignées nulle part ailleurs dans le système Acrobat Sign. Si l’accord est complètement supprimé, les données le sont également.
Les rapports sur les formulaires web sont renseignés à l’aide du contenu extrait des accords, mais leurs données ne sont pas enregistrées à de nouveaux emplacements.
La section Activité du modèle de formulaire web parent enregistre les événements majeurs tels que la création, l’activation/la désactivation et le remplacement des participants.
Tous les articles sur les formulaires web :
- Présentation et configuration des formulaires web
- Création d’un formulaire web
- Modification d’un formulaire web
- Désactivation/Activation d’un formulaire web
- Masquage/Affichage d’un formulaire web
- Recherche de l’URL et du code de script pour un formulaire web
- Préremplissage des valeurs des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
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