Adobe Acrobat Sign 搜尋 - 運作方式

概述

Adobe Acrobat Sign 可允許執行複雜的搜尋作業,以便尋找使用者合約中的內容。「管理」頁面上的搜尋列會根據使用者針對所選內容來源所提供的字串,傳回所有相符的交易。

  • 如果您在查看「您的合約」,則會搜尋您的內容。如果您在查看共用帳戶,則會搜尋該共用帳戶的內容

在建立/更新交易時,會為下列欄位中的內容編製索引:

  • 標題 - 合約標題。
  • 備註 - 其他人無法看見參與者新增的私人合約備註。
  • 訊息 - 此參與者可看見的訊息清單 (包括公開和私人訊息)。
  • 原始檔案名稱 - 與此合約相關的上傳檔案原始名稱。
  • 電子郵件 - 收件者 (包括副本收件者) 或傳送者的電子郵件地址。
  • 全名 - 收件者 (包括副本收件者) 或傳送者的姓氏和名字。
  • 職稱 - 收件者 (包括副本收件者) 或傳送者在公司內的職稱。
  • 公司名稱 - 收件者 (包括副本收件者) 或傳送者的公司或組織名稱。
  • 收件者群組名稱 - 收件者隸屬的特設合約群組名稱。
  • 文字欄位內容 - 表單中使用者填寫的文字欄位內容。
  • 共用者全名 - 合約共用者的全名。若為非共用情況,此為使用者名稱。
  • 共用者的收件者群組名稱 - 合約共用者的收件者群組名稱。若為非共用情況,此為使用者的收件者群組名稱。
  • 外部 ID - 合約的傳送者指派 ID,可為任何形式,但通常為「<groupID>:<ID>」形式。外部 ID 會以合約建立 API 的呼叫傳遞。
  • 外部群組 ID - 傳送者為合約指派的群組 ID,可為任何形式,通常會作為外部 ID 的前置詞使用。外部群組 ID 會在呼叫合約建立 API 時傳遞。如果設定「外部群組 ID」參數,您就必須設定「外部 ID」。

文字搜尋的運作方式

如果您搜尋字串:「A simple fish

  • Acrobat Sign 會使用空格作為分隔符號,將字串「字符化」。上述範例字串會拆成三個字符:Asimplefish
    • 字串查詢中的字元屬於下列三種類型的任何一種:字母、數字或分隔符號。
    • 視為分隔符號的字元包括 (空格除外):~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • 如果該符號前後的字元為相同類型,英文句號、底線和縮寫符號仍屬於字符的一部分。
      • 包住查詢字串的英文引號並非分隔符號,能指定文字字串值 (片語)
      • 查詢字串內的英文引號屬於分隔符號,無法指定文字字串值
  • 不再區分大小寫例如: asimplefish
  • 接著,搜尋會嘗試比對每個字符的完整文字與索引值
    • 此時系統會對「合約標題」執行更複雜的字符化作業 (請見下方)
  • 使用包含搜尋,表示所傳回的資料集中包括的合約符合至少一個可搜尋欄位中的至少一個字符
    • 傳回的資料會依相關度排序,最相關的搜尋結果會顯示於最上方。

「合約標題」欄位:

如前所述,由於額外的「自訂」分詞器主要會將內容分隔符號 (相較於明確的字元) 字符化,因此「合約標題」欄位會執行較精細的字符化作業。這個自訂分詞器與標準分詞器有以下幾方面的差異:

  • 會產生前置詞字符 (最多 10 個字元) - 前置詞字符是任何標準字符的遞增字串。例如:如果標準字符為 fish,則遞增字符為:ffifisfish
    • 這可用來搜尋部分字串 (當您開始輸入字符的第一個字元時)
    • 中間字串的相符項目會被忽略。例如:搜尋 rent 時將不會比對出 apparently 這個字
  • 在非英數字元處分割字符。例如:Super_Duper 這個字串會分割成字符 Super Duper
    • 在標準分詞器中,底線並不是分隔符號
  • 在大小寫轉換處分割字符。例如:PowerShot 這個字串會分割成字符 PowerShot
  • 在字母/數值轉換處分割字符。例如:XL500 這個字串會分割成字符 XL500
  • 移除每個字符中的前置或尾端分隔符號。例如:XL---42+'Autocoder' 這個字串會變成字符 XL42Autocoder
  • 移除每個字符結尾處的英文所有格 ('s)。例如:Dave's 這個字串會變成字符 Dave

請注意,搭配使用標準和自訂分詞器可搜尋完整的字符字串 (由標準分詞器執行) 和前置詞字符 (由自訂分詞器執行),但無法比對跨分隔符號的前置詞字符。

範例 1:假設您有一份名為 My_NDA 的合約

  • 標準分詞器將會產生如下的字符:my_nda
  • 自訂分詞器將會產生一系列的前置詞字符:mmynndnda
  • 嘗試搜尋 my_nd 時,將不會傳回任何結果,因為
    • 標準分詞器不會建立前置詞字符,而只會建立完整字串
    • 自訂分詞器會分隔底線,因此任何前置詞字符都不會包含底線

範例 2:假設您有名為 XL500 的合約

  • 標準分詞器將會產生如下的字符:xl500
  • 自訂分詞器將會產生一系列的前置詞字符:xxl550500
  • 嘗試搜尋 xl5 時,將不會傳回任何結果,因為
    • 標準分詞器不會建立前置詞字符,而只會建立完整字串
    • 自訂分詞器會在字母/數值轉換處分隔,因此無法建立會從字母連接至數值的前置詞字符

使用特殊查詢語法來搜尋

如上節所述,「合約搜尋」在合約的所有可搜尋欄位之間執行近似比對。可搜尋的欄位內容會經過記號化,然後查詢時會比對這些記號與查詢字串。「合約搜尋」也會比對這些記號的前置詞,最多 10 個字元。不過,只有以特殊語法才能比對整個欄位值和比對欄位值中的片語。

片語比對查詢:

需要在所有可搜尋的欄位之間搜尋片語時,應該使用片語比對查詢。

  • 當「任何」字符出現在欄位中 (但不一定全部),但因為字符不需要一起出現,所以字符順序無關緊要,此時便適用「正規近似比對」查詢
  • 同一欄位中出現多個字符,而這些字符以英文引號內指定的順序出現時,便可使用「片語比對

片語比對查詢的語法格式:

'<phrase_match_query>'

"<phrase_match_query>"

如果查詢語法未遵守片語比對查詢語法的規則,「合約搜尋」會在所有可搜尋的欄位之間執行正規近似比對查詢。

欄位名稱前置詞查詢:

只搜尋使用者合約的一個特定欄位時,應使用「欄位名稱前置詞」查詢。欄位名稱前置詞查詢應該包含欄位名稱前置詞,後面接著正規近似比對或片語比對查詢。

欄位名稱前置詞查詢的語法格式:

<field_name>:<query>

<field_name>:"<phrase_match_query>"

<field_name>:'<phrase_match_query>'

如果未指定 <field_name>,則會查詢支援片語比對的所有欄位。否則只會查詢 <field_name> 欄位。 

如果查詢語法未遵守欄位名稱前置詞查詢語法的規則,「合約搜尋」會將整個查詢當成搜尋查詢 (近似比對或片語比對,視語法而定),然後在所有可搜尋的欄位之間執行搜尋。 

例如,片語比對查詢:

title: "Hello World"

應該只會搜尋包含合約標題的欄位。

以下是欄位名稱前置詞查詢所支援的前置詞清單。

欄位名稱前置詞會區分大小寫

欄位內容

 字串查詢欄位名稱前置詞

欄位內容說明

標題

title*

合約標題。

備註

note

參與者新增的私人合約備註,其他人無法看見。

訊息

message

此參與者可看見的訊息清單 (包括公開和私人訊息)。

原始檔案名稱

originalFileName

與此合約相關的上傳檔案原始名稱。

電子郵件

email**

收件者 (包括副本收件者) 或傳送者的電子郵件地址。

全名

fullName***

收件者 (包括副本收件者) 或傳送者的姓氏和名字。

職稱

jobTitle

收件者 (包括副本收件者) 或傳送者在公司的職稱。

公司名稱

companyName

收件者 (包括副本收件者) 或傳送者的公司或組織名稱。

收件者群組名稱

recipientGroupName

收件者隸屬的特設合約群組名稱。

文字欄位內容

textFieldContent

表單中使用者填寫的文字欄位內容。

共用者全名 sharerFullName 合約共用者的全名。若為非共用情況,此為使用者名稱。
共用者的收件者群組名稱 sharerRecipientGroupName 合約共用者的收件者群組名稱。若為非共用情況,此為使用者的收件者群組名稱。
外部 ID

externalId

傳送者為合約指派的 Id,可為任何形式,但通常採取「<groupID>:<ID>」形式。外部 ID 會在呼叫合約建立 API 時傳遞。

外部群組 ID

externalGroupId

傳送者為合約指派的群組 ID,可為任何形式,通常會作為外部 ID 的前置詞使用。外部群組 ID 會在呼叫合約建立 API 時傳遞。

如果設定「外部群組 ID」參數,您就必須設定「外部 ID」。

至於向下相容性,部分欄位名稱前置詞具有別名,功能等同於原始欄位名稱前置詞。這些別名已停用,最終都會移除:

  * 可使用欄位名稱前置詞「name」取代「title」。

 ** 可使用欄位名稱前置詞「participantEmail」取代「email」。  

*** 可使用欄位名稱前置詞「participantName」取代「fullName」。

篩選傳回的資料

搜尋內容可能會使系統傳回數量龐大的記錄。

系統提供四種篩選條件 (無論是個別或合併使用),協助您將資料集去蕪存菁,濃縮成容易管理的記錄清表。

依修改日期篩選

修改日期」值會在使用者動作更新合約時,篩選最近的時間/日期戳記。當合約進入結束狀態 (完成/取消/過期) 後,「修改日期」會變成鎖定值。

修改日期」篩選條件圖示會開啟選項供您選取日期範圍,以進一步縮減資料集數量:

  • 所有日期
  • 過去 24 小時
  • 過去 7 天
  • 過去 30 天
  • 過去 12 個月
  • 自訂日期範圍

依欄位值篩選

透過「搜尋」輸入方塊 (位於「篩選條件」按鈕右側),您可以為個別欄位套用篩選條件,這些欄位可能存有高度明確或獨一無二的資料。

可供選取的欄位搜尋選項如下:

  • 所有欄位:預設值;這個選項會從所有欄位選項搜尋您在「搜尋」欄位輸入的確切字串,傳回的記錄數量最為龐大。
  • 標題:限制傳回的資料集,僅傳回物件標題 (例如合約名稱) 中能找到搜尋字串的記錄。
  • 備註:限制資料集僅納入具有確切內容的記錄,亦即所搜尋使用者的個人備註中必須包含要搜尋的字串。
  • 訊息:限制資料集僅納入具有確切內容的記錄,亦即合約的「訊息」欄位或「私人訊息」中必須包含要搜尋的字串。
  • 原始檔案名稱:評估原上傳文件的檔案名稱,並只傳回符合名稱的記錄。
  • 電子郵件:比對收件者的電子郵件地址。
    • 請注意,這個篩選條件不會將您以「電子郵件地址」驗證所定義的「文字」欄位納入篩選範圍。
  • 全名:比對收件者套用簽名時所提供的姓名值。如果收件者只提供一個姓名,系統會傳回與該值相符的所有記錄。
    • 值得注意的是,「姓名」值取決於收件者所輸入的內容,可能不會與之前的簽名值或設定檔名稱 (收件者必須擁有 Acrobat Sign 使用者帳戶) 相同。
  • 職稱:比對「職稱」欄位中輸入的值。
  • 公司名稱:比對「公司」欄位中輸入的值。
  • 收件者群組名稱:比對 (寄件者輸入的) 收件者群組名稱。
  • 文字欄位內容:比對所有「文字」輸入欄位的值,找到完全相符的欄位。從較大文字區塊中找到的相符預設值和個別字詞,也會納入傳回的資料集。

依群組篩選

如果帳戶已啟用「使用者加入多個群組」,您可使用「群組」篩選條件限制傳回的資料集,僅納入從該群組傳送的合約。

搜尋篩選條件

篩選隱藏內容

另有一個選項可以搜尋隱藏內容

選取「搜尋隱藏內容」時,傳回的資料集包含隱藏內容

註解:

選取篩選條件時,篩選條件圖示旁邊會顯示標籤。  傳回資料集之後,按一下任何一個篩選器即可移除該篩選器。

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