Panoramica

Adobe Sign for ServiceNow consente di inviare le richieste di firma documento mediante la piattaforma ServiceNow tramite la funzionalità nativa. Le richieste di firma vengono inviate tramite il flusso di lavoro al servizio Adobe Sign.

Dipendenze dell'applicazione

Di seguito sono riportate le dipendenze dell'applicazione di Adobe Sign for ServiceNow.

  • Plug-in richiesti

○ Orchestration

  • Autorizzazioni di tabella di sistema richieste

○ Notifica e-mail (sys_event_email_action)

○ Modelli e-mail (sys_email_client_template)

○ Layout e-mail (sys_email_layout)

Istruzioni di configurazione

Installare l'applicazione Adobe Sign for ServiceNow

Dopo esserti registrato e/o aver acquistato il connettore, questo dovrebbe apparire nel menu “Applicazioni di sistema” nell'istanza ServiceNow.

app menu

Al termine dell'installazione, nel pannello di navigazione a sinistra sono disponibili due nuovi menu dell'applicazione: “Adobe Sign” e “Amministrazione Adobe Sign”.

Il menu a sinistra è il menu/vista utente e quello a destra è la vista dell'amministratore.

user menu
Admin Menu


Processo pianificato di aggiornamento automatico

Un processo pianificato denominato Adobe Sign - Aggiornamento automatico documenti è stato creato per aggiornare i documenti contenuti nella tabella Documenti Adobe Sign. Per impostazione predefinita, viene impostato per l'esecuzione ogni notte all'1:00. Puoi configurarne l'esecuzione in base alle esigenze.


Server MID e file Jar

Per facilitare la firma degli allegati, è necessario un server MID con due file Jar personalizzati (forniti di seguito). Se non disponi già di un server MID, segui le istruzioni di configurazione fornite da ServiceNow qui.

Dopo aver installato il server MID, assicurati che sia impostato come server predefinito per Orchestration. Sotto il menu Orchestration, vai a Proprietà server MID e immetti il nome del server MID nel campo Server MID predefinito per l'uso per le attività di Orchestration.

Mid Server

Esistono due file Jar personalizzati che devono essere distribuiti sul server MID:

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

Scarica

Possono essere installati seguendo la procedura descritta qui.

Assicurati che il server MID venga riavviato (il riavvio dovrebbe essere automatico).

Nota:

Entrambi i riferimenti wiki riportati sopra sono per la versione Istanbul. La tua installazione potrebbe essere leggermente diversa a seconda della versione ServiceNow viene eseguita.


Utenti/ruoli

Sono disponibili due ruoli inclusi con l'applicazione: “x_desci_adobesign_admin” e “x_desci_adobesign_user”. Gli utenti con il ruolo “x_desci_adobesign_admin” dispongono dell'accesso completo a tutte le funzionalità, oltre che ai menu amministratore e utente.  

Gli utenti con il ruolo “x_desci_adobesign_user” possono accedere solo al menu utente di Adobe Sign e agli elementi del catalogo di esempio.


Condizioni di successo/errore delle attività dei flussi di lavoro personalizzate

Tutte le attività dei flussi di lavoro personalizzate sono state create con un output di tipo “result”. Per impostazione predefinita, questo output viene impostato sul valore del risultato dell'attività: 

  • In assenza di errori (activityOutput.result==null), le attività procedono con esito positivo. 
  • Uno stato di errore (activityOutput.result!=null) fa sì che l'errore specifico venga registrato e il flusso di lavoro impostato come chiuso senza essere completato. 

La modalità con cui viene gestito lo stato di “errore” è configurabile, in modo da consentire l'invio di notifiche, l'aggiunta di un'attività di verifica da parte di una risorsa tecnica e così via.


Campi di attività personalizzati

Tre campi personalizzati sono stati aggiunti alla tabella delle attività e possono essere aggiunti a una visualizzazione elenco personalizzata di Adobe Sign, se necessario, per mostrare lo stato del documento e le informazioni all'utente finale in un modo più chiaro. I campi sono:

  • Stato del documento (x_desci_adobesign_document_status): stato del documento basato sullo stato all'interno di Adobe Sign. Gli stessi valori si trovano nel campo “Stato del documento” e corrispondono agli stati utilizzati in Adobe Sign.
  • URL documento (x_desci_adobesign_document_url): URL Adobe Sign dell'accordo Documento
  • ID accordo (x_desci_adobesign_agreement_id): ID univoco dell'accordo

Per ulteriori informazioni sulla creazione di una visualizzazione elenco personalizzata, fai clic qui

È inoltre possibile creare una regola per forzare gli utenti a selezionare la visualizzazione personalizzata. Per ulteriori informazioni, fai clic qui

Attenzione:

Tutti i nomi dei campi vengono utilizzati nell'intera applicazione per facilitare la funzionalità. Se i nomi vengono modificati, sostituiti ecc., alcuni elementi potrebbero non funzionare come previsto.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di una visualizzazione elenco personalizzata, fai clic qui.

È inoltre possibile creare una regola per forzare gli utenti a selezionare la visualizzazione personalizzata. Per ulteriori informazioni, fai clic qui

Di seguito viene riportata la schermata di una visualizzazione di esempio:

Task Fields

Connessioni a sistemi esterni

L'applicazione Adobe Sign for ServiceNow richiede un account Adobe Sign per agevolare la comunicazione tra il connettore e ServiceNow.


Collegamento dell'account Adobe Sign a ServiceNow

È necessario un account Adobe Sign per consentire a ServiceNow di comunicare con il servizio di firma elettronica. Se non disponi di un account, registrane uno qui: Adobe Sign

Dopo aver creato un account, crea il collegamento tra ServiceNow e Adobe Sign facendo clic sul collegamento Connetti ad Adobe nel menu Amministrazione Adobe Sign.

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Verrai quindi reindirizzato alla pagina di connessione:

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  • Fai clic sul pulsante Connetti per stabilire una relazione affidabile con Adobe Sign.
    • Verrai quindi reindirizzato alla pagina di accesso di Adobe Sign, in cui dovrai effettuare l'accesso e impostarlo come costante
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  • Effettua l'autenticazione in Adobe Sign mediante l'account amministratore di Adobe Sign
    • Il pannello si aggiorna per verificare che desideri stabilire una relazione affidabile
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  • Conferma l'accesso facendo clic sul pulsante Consenti accesso

Al termine di questa operazione, dovresti visualizzare il messaggio Connessione ad Adobe Sign completata (riportato sotto) quando utilizzi il collegamento Connetti ad Adobe Sign.

 

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A questo punto, hai effettuato la connessione tra il servizio Adobe Sign e ServiceNow. 


Verifiche della configurazione

Le verifiche possono essere eseguite seguendo i passaggi illustrati nella sezione qui sopra. Se sei connesso, e l'utente connesso dispone del ruolo corretto, la configurazione dovrebbe essere corretta.

Elementi di catalogo dimostrativi/flussi di lavoro

Elementi di catalogo dimostrativi e flussi di lavoro che illustrano l'uso delle attività dei flussi di lavoro personalizzate create. Forniscono esempi end-to-end di come occorre configurare gli elementi e i flussi di lavoro per poter utilizzare l'applicazione Adobe Sign for ServiceNow.


Elementi di catalogo

Per l'applicazione sono stati creati due elementi di catalogo dimostrativi Con questi due elementi, vengono dimostrati tutti gli scenari supportati per ottenere la firma.

Nota:

Gli indirizzi e-mail immessi devono essere separati da una virgola (email1@email.com, email2@email.com ecc.) e le richieste di firma vengono inviate nell'ordine di inserimento.

  • Adobe Sign - Richiedi firma: consente al richiedente di selezionare un documento esistente, sul proprio disco fisso o un documento libreria all'interno di Adobe Sign, e inviarlo a una o più persone per la firma. Il processo può essere configurato per inviare il documento nello stato attuale/immediatamente o per visualizzarlo in anteprima nell'esperienza di invio di Adobe Sign.
  • Adobe Sign – Richiedi firma W9: invia un documento specifico per la firma (in questo caso un modulo W9), senza che l'utente debba mai specificarlo. Questo esempio mostra come utilizzare il connettore per inviare un documento specifico senza dover chiedere all'utente di cercarlo o allegarlo alla richiesta. Le specifiche del documento vengono aggiunte all'attività di flusso di lavoro personalizzata nel flusso di lavoro.


Flussi di lavoro

Con l'applicazione sono stati installati due flussi di lavoro dimostrativi. Questi flussi di lavoro hanno anche valori di fase personalizzati che corrispondono allo stato del documento all'interno di Adobe Sign. Attualmente, solo alcuni di questi valori vengono utilizzati ma potrebbero esserne utilizzati altri in versioni future dell'applicazione. 

Adobe Sign - Richiedi firma: collegata all'elemento di catalogo “Adobe Sign - Richiedi firma” e contiene quattro scenari diversi che illustrano come è possibile utilizzare il connettore per inviare un documento per la firma:

  • Usa un documento esistente con anteprima: invia il documento scelto da un elenco a discesa dopo che il richiedente lo ha visualizzato in anteprima. Al momento dell'invio, il richiedente riceve un'e-mail con un collegamento all'accordo creato (vedi Notifiche e-mail). Dopo che l'utente ha verificato il documento, questo viene inviato (secondo l'ordine di inserimento) a tutti gli indirizzi e-mail inseriti per la firma. Una volta firmato, l'accordo viene allegato all'elemento richiesto completato.
  • Usa un documento esistente senza anteprima: al momento dell'invio, invia il documento scelto dall'elenco a discesa a tutti gli indirizzi e-mail inseriti, secondo l'ordine di inserimento. L'anteprima del documento non è disponibile. Una volta firmato, l'accordo viene allegato all'elemento richiesto completato.
  • Allega documento con anteprima: invia il documento allegato dopo che il richiedente lo ha visualizzato in anteprima. Al momento dell'invio, il richiedente riceve un'e-mail con un collegamento all'accordo creato (vedi Notifiche e-mail). Dopo che l'utente ha verificato il documento, questo viene inviato a tutti gli indirizzi e-mail inseriti per la firma (in ordine di inserimento). Una volta firmato, l'accordo viene allegato all'elemento richiesto completato.
  • Allega documento senza anteprima: al momento dell'invio, invia il documento scelto dall'elenco a discesa a tutti gli indirizzi e-mail inseriti, nell'ordine di inserimento. L'anteprima del documento non è disponibile. Una volta firmato, l'accordo viene allegato all'elemento richiesto completato.

 

Adobe Sign - Richiedi firma documento specifico: collegata all'elemento di catalogo “Adobe Sign - Richiedi firma W9” e illustra come il connettore possa essere utilizzato per impostare il documento da inviare tramite il flusso di lavoro, presentando al richiedente un documento specifico da richiedere. In questo flusso di lavoro vengono illustrati i due scenari seguenti:

  • Invia un documento specifico del flusso di lavoro con anteprima: invia il documento specificato nel flusso di lavoro dopo che il richiedente lo ha visualizzato in anteprima. Al momento dell'invio, il richiedente riceve un'e-mail con un collegamento all'accordo creato. Dopo che l'utente ha verificato il documento, questo viene inviato (secondo l'ordine di inserimento) a tutti gli indirizzi e-mail inseriti per la firma. Una volta firmato, l'accordo viene allegato all'elemento richiesto completato.
  • Invia un documento specifico del flusso di lavoro senza anteprima: al momento dell'invio, invia il documento specificato nel flusso di lavoro a tutti gli indirizzi e-mail inseriti. L'anteprima del documento non è disponibile. Una volta firmato, l'accordo viene allegato all'elemento richiesto completato.


Attività dei flussi di lavoro personalizzate

Le attività dei flussi di lavoro personalizzate sono state create per facilitare il processo di firma. A seconda dell'operazione scelta (allegare un documento, utilizzarne uno esistente, con anteprima o senza anteprima ecc.), l'operazione dell'attività deve cambiare per poter elaborare la richiesta. Ogni attività personalizzata è elencata di seguito e viene utilizzata almeno una volta nei due flussi di lavoro di esempio forniti.

Nota:

Se non visualizzi le attività personalizzate elencate di seguito, consulta la sezione di risoluzione dei problemi per indicazioni su come risolvere il problema.

  • Adobe Sign - Invia selezione, con anteprima: utilizzata se la variabile “adobe_preview” = yes e la variabile “adobe_attach_or_existing” = no. Invia il documento scelto (“adobe_lib_doc”) agli indirizzi e-mail nel campo “adobe_email_address” per la firma dopo che il richiedente lo ha visualizzato in anteprima e inviato per la firma.
  • Adobe Sign - Invia selezione, senza anteprima: utilizzata se la variabile “adobe_preview” = no e la variabile “adobe_attach_or_existing” = no. Invia il documento selezionato (“adobe_lib_doc”) agli indirizzi e-mail in “adobe_email_address” per la firma dopo l'invio della richiesta e non attende un'anteprima.
  • Adobe Sign - Invia allegato, con anteprima: utilizzata se la variabile “adobe_preview” = yes e la variabile “adobe_attach_or_existing” = yes. Invia il documento allegato agli indirizzi e-mail in “adobe_email_address” per la firma dopo che il richiedente ha visualizzato l'anteprima e inviato per la firma.
  • Adobe Sign - Invia allegato, senza anteprima: utilizzata se la variabile “adobe_preview” = no e la variabile “adobe_attach_or_existing” = yes. Invia il documento selezionato ( “adibe_lib_doc”) agli indirizzi e-mail in “adobe_email_address” per la firma dopo l'invio della richiesta e non attende un'anteprima.
  • Adobe Sign - Ottieni dati sull'allegato: utilizzata se la variabile “adobe_attach_or_existing” = yes. Raccoglie i dati dell'accordo e utilizza il file jar personalizzato e il server MID per effettuare la conversione in un formato modulo/a più parti. 
  • Adobe Sign - Invia documento X, senza anteprima: utilizzata quando il documento è stato predefinito e la variabile “adobe_preview” = no. Il parametro di input "adobe_lib_doc" contiene il nome dell'accordo inviato. Il valore del nome può essere trovato nella tabella “Documenti Adobe Sign”. Nell'esempio viene inviato il documento W -9 e la variabile “adobe_agreement_name” viene ripristinata a “Richiesta di firma del modulo W9”.
  • Adobe Sign - Invia documento X, con anteprima: utilizzata quando il documento è stato predefinito e la variabile “adobe_preview” = yes. Il parametro di input "adobe_lib_doc" contiene il nome dell'accordo inviato. Il valore del nome può essere trovato nella tabella “Documenti Adobe Sign”. Nell'elemento/flusso di lavoro di esempio, viene inviato il documento W-9 e la variabile “adobe_agreement_name” viene ripristinata a “Richiesta di firma del modulo W9”.
  • Adobe Sign - Allega accordo firmato: questa attività restituisce l'accordo firmato da Adobe Sign e lo allega al record corrente. Questa attività deve essere utilizzata quando un documento è stato selezionato e allegato dal richiedente e NON quando un documento specifico è stato impostato come hardcoded. Utilizza "Adobe Sign - Allega accordo X firmato" per queste situazioni. 
  • Adobe Sign - Allega accordo firmato: questa attività restituisce l'accordo firmato da Adobe Sign e lo allega al record corrente. Questa attività deve essere utilizzata quando un documento è stato selezionato e allegato dal richiedente e NON quando un documento specifico è stato impostato come hardcoded.
  • Adobe Sign - Allega accordo X firmato: questa attività restituisce il documento firmato da Adobe Sign e lo allega al record corrente, nell'istanza di un documento predefinito.


Notifiche e-mail

Sono state create tre notifiche e-mail personalizzate per illustrare i modelli e i layout personalizzati, oltre che per fornire un esempio dell'URL di anteprima/verifica.

  • Adobe Sign - Richiesta aperta: si attiva quando è stata richiesta un'anteprima (la variabile “adobe_preview” è impostata su yes) e l'elemento è uno di quelli dimostrativi. Include un collegamento all'accordo in attesa di verifica.

NOTA: se vengono create altre notifiche, dovrai includere l'URL del documento per consentire al richiedente di effettuare una verifica. Questo collegamento si trova anche nel modulo RITM e può essere aggiunto ad altri moduli aggiungendo il campo “URL documento” alla visualizzazione del modulo.

  • Adobe Sign - Richiesta annullata: si attiva quando l'elemento è uno qualsiasi dei 2 elementi di catalogo dimostrativi, lo stato è “Chiuso e non completato” e la fase è “Interrotto”.
  • Adobe Sign - Richiesta chiusa: si attiva quando l'elemento è uno qualsiasi dei 2 elementi di catalogo dimostrativi, lo stato è “Chiuso e completato” e la fase è “Firmato”.

L'accesso a questi record consente di vedere i modelli e il layout di esempio.

Configura il processo pianificato di aggiornamento automatico

Il processo pianificato che aggiorna automaticamente la tabella Documenti Adobe Sign è preconfigurato per l'esecuzione all'1:00, ora del sistema locale. Questo processo può essere riconfigurato per l'esecuzione in qualsiasi momento e può essere eseguito giornalmente, settimanalmente o in modo continuo.

Per modificare il processo, accedi al menu di Amministrazione Adobe Sign > espandi l'elemento Configurazione aggiornamento documenti > fai clic su Processo di aggiornamento automatico dei documenti

Configura il pannello con le impostazioni desiderate e fai clic su Aggiorna per salvare.

Facendo clic su Esegui adesso, il processo viene eseguito immediatamente una volta.

AutoRefresh panel

Supporto e risoluzione dei problemi

Informazioni per contattare il supporto

La documentazione dell'Aiuto e i collegamenti sono inclusi nei menu utente e amministratore. Le informazioni per contattare il supporto sono fornite anche nel sito Web riportato di seguito


Risoluzione dei problemi

Di seguito sono riportati alcuni tra i problemi più comuni che possono verificarsi durante la configurazione e l'utilizzo di Adobe Sign for ServiceNow.

Nomi di variabile degli elementi del catalogo: i nomi di variabile utilizzati nei due elementi del catalogo di esempio sono molto importanti per la funzionalità del connettore. Vengono utilizzati in modo esteso nelle attività del flusso di lavoro personalizzate e qualsiasi modifica a uno di essi può causare problemi nel flusso di lavoro. Se apporti modifiche a qualsiasi nome di variabile, devi apportare una modifica corrispondente all'interno di ogni attività di Adobe Sign utilizzata nel flusso di lavoro.

Errore di connessione quando accedi al collegamento “Connetti ad Adobe Sign” (solo amministratori): se viene visualizzata una schermata di errore di connessione (come illustrato di seguito), devi riconnetterti seguendo le procedure descritte nella sezione Connessione dell'account Adobe Sign a ServiceNow .  Inoltre, verifica che le informazioni dell'account di Adobe Sign siano corrette.

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Le attività dell'allegato non funzionano correttamente: il funzionamento delle attività dell'allegato dipende dalla connessione del server MID. Verifica che il server MID sia in esecuzione e che il file Jar sia installato correttamente. Se il problema continua a verificarsi, assicurati che tutti i nomi di variabile siano corretti, come descritto sopra.

Errori dell'ID dell'accordo al momento dell'invio di una richiesta: gli errori dell'ID dell'accordo possono essere causati dai documenti elencati nella tabella “Documento Adobe Sign” o nell'opzione di menu Documenti personali appartenenti a un altro account Adobe Sign. Anche se i nomi dei documenti demo forniti da Adobe possono corrispondere, questi ultimi dispongono di ID dell'accordo diversi nell'account. Se l'account Adobe associato cambia, accertati di aggiornare il documento utilizzando l'opzione “Aggiorna elenco documenti” nel menu di Adobe Sign.

Le opzioni di menu sono/non sono visibili per gli utenti: assicurati che siano stati assegnati dei ruoli corretti a tutti gli utenti che devono accedere all'applicazione. Se usi i gruppi, verifica di aver assegnato i ruoli necessari associati a questi ultimi.

Nessun errore, ma i destinatari delle e-mail non ricevono le richieste di firma: assicurati di avere inserito gli indirizzi separati da virgola. Il formato corretto è email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com e così via

Le attività dei flussi di lavoro personalizzate non vengono visualizzate correttamente nell'editor dei flussi di lavoro: al momento, è presente un bug che influisce sulla visibilità delle attività dei flussi di lavoro personalizzate. Il problema in genere si verifica dopo un upgrade o aggiornamento all’applicazione Adobe Sign per ServiceNow. Se le attività non possono essere visualizzate, effettua i passaggi di seguito per correggere il problema.

  • Individua la tabella “wf_element_activity” digitando wf_element_activity.list nella barra di ricerca a sinistra
1_navigate_to_wfelement

È possibile visualizzare tutte le attività dei flussi di lavoro, incluse quelle globali.

  • Filtra l'elenco verso il basso per visualizzare solo le attività di Adobe Sign utilizzando il filtro applicazione = AdobeSign
2_filter_using_adobesign

Una volta ottenuto l'elenco filtrato con solo le attività di Adobe Sign, viene visualizzata in elenco ogni versione dell'attività. A meno che non siano state aggiunte le proprie attività personalizzate, il numero dovrebbe essere di circa 320, come mostrato nella schermata

  • Fai clic su un record di attività qualsiasi per aprire tale attività specifica, fai clic su "hamburger" nell'intestazione del record e scegli Versioni
3_select_versions

 

Ciò permette di accedere a un elenco di versioni:

4_versions_list

 

  • Ordina l'elenco per versione e apri il record della versione più recente. In questo esempio, la versione più recente è la 10, pertanto è necessario modificare quel record specifico
     

Tieni presente che anche se viene visualizzata la versione 10, questo è impostato su Published = false. Questa è l’origine del problema su cui stiamo lavorando. Anche se le attività sono visibili, il record della versione più recente non è impostato su Published = true, perciò l’editor dei flussi di lavoro non viene mostrato come disponibile.

5_version_10
  • Imposta la versione più recente su true facendo doppio clic sul campo pubblicato e cambiando da false a true
  • Ripeti questa procedura per ciascuna attività personalizzata
    • Può essere utile filtrare l’attività appena corretta escludendola dall'elenco principale mentre si scorre l’elenco.

Nota:

L'elenco correlato non è visibile per impostazione predefinita. Se non lo vedi, aggiungilo alla vista dei record seguendo i passaggi riportati di seguito.

Aggiungere l'elenco correlato alla vista

Per aggiungere gli elenchi correlati alla vista:

  • Fai clic sull’hamburger (come descritto sopra per ottenere l’opzione delle versioni) e scegli Configura > Elenchi correlati.  
1_choose_relatedlist
  • Sposta l’elenco correlato Versione > Definizione elemento nel riquadro Selezionato.
  • Fai clic su Salva.
2_add_version_-_elementdefinition

Questa azione di aggiunta degli elenchi correlati al modulo deve essere completata solo una volta per tutti i record.

Adesso dovresti essere in grado di fare doppio clic sul campo attivo e di impostarlo su true.

3_related_list_exposed


Riferimenti


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