Adobe Acrobat Sign per ServiceNow - Guida all’installazione e alla configurazione (v 2.2)

L’applicazione Adobe Acrobat Sign per ServiceNow consente di inviare documenti per la firma utilizzando la funzionalità nativa della piattaforma ServiceNow. L’integrazione di Acrobat Sign con ServiceNow consente di accedere alle seguenti caratteristiche e funzionalità:

• Inviare documenti per la firma a più destinatari. 
• Tenere traccia del processo di firma durante il suo ciclo di vita e identificare i firmatari previsti in ogni fase.
• Recuperare il documento firmato con un documento audit trail incorporato o separato.
• Recuperare i dati del modulo immessi nel documento prima o durante il processo di firma.
• Creare bozze del processo di firma per una revisione iniziale e un successivo invio. Tutte le modifiche apportate ai firmatari prima dell’invio vengono sincronizzate in ServiceNow.
• Generare e inviare notifiche e-mail ai singoli utenti durante il processo di firma.
• Prendere i documenti da firmare dai file locali in ServiceNow o da un’origine esterna.
• Utilizzare modelli di documento con campi che possono essere compilati utilizzando i dati dei record ServiceNow prima dell’invio. Consente di utilizzare un singolo modello per generare documenti specifici dell’utente in base a un record dell’oggetto selezionato, ad esempio un problema o una richiesta di servizio.
• Utilizza i modelli libreria del tuo account Acrobat Sign, che sono sincronizzati con ServiceNow e sono disponibili per la selezione durante il processo di invio.

Adobe Acrobat Sign per ServiceNow - Guida all’installazione e alla personalizzazione fornisce istruzioni su come:

• Installare Acrobat Sign per l’applicazione ServiceNow
• Connettersi ad Acrobat Sign
  • Clienti di Commercial Cloud
  • Clienti di Government Cloud
• Configurare Acrobat Sign per l’applicazione ServiceNow
  • Impostare le proprietà dell’applicazione
  • Configurare i componenti personalizzati
  • Configurare i componenti di Service Portal
  • Creare modelli per documenti
  • Sincronizzare i modelli Libreria
  • Creare modelli locali
  • Creare un articolo del catalogo servizi
  • Creare un accordo da un’attività del flusso di lavoro
• Utilizzare Acrobat Sign con Gestione contratti
• Usare API di scripting

Una volta installata e configurata l’applicazione Acrobat Sign per ServiceNow, è possibile utilizzarla per inviare, firmare, monitorare e gestire gli accordi. Fare riferimento a Adobe Acrobat Sign per ServiceNow - Guida utente.

Installare l’applicazione Acrobat Sign per ServiceNow

Per poter installare l’applicazione in ServiceNow, è necessario essere un amministratore di Adobe Acrobat Sign e un amministratore di sistema di ServiceNow.

Puoi richiedere un account di prova gratuito per Adobe Acrobat Sign per ServiceNow.

Connettersi ad Acrobat Sign

L’applicazioneAdobe Acrobat Sign per ServiceNow è progettata per funzionare con account sia commerciali che pubblici (FedRAMP). Se non sei sicuro del tipo di account che possiedi, segui le istruzioni per i clienti Commercial Cloud.

Per i clienti cloud commerciali:

Una volta installata l’applicazione Adobe Acrobat Sign in ServiceNow, gli amministratori dei gruppi o degli account Adobe Acrobat Sign devono collegare ServiceNow a Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud effettuando le seguenti operazioni:

Per clienti Government Cloud:

Una volta installata l’applicazione Adobe Acrobat Sign in ServiceNow, un amministratore di gruppo o utente amministratore dell’account Adobe Acrobat Sign Government Cloud può collegare ServiceNow a Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Configurare Acrobat Sign per l’applicazione ServiceNow

Per informazioni su come configurare Acrobat Sign per l’applicazione ServiceNow, fai riferimento alle impostazioni di configurazione seguenti:

• Impostare le proprietà dell’applicazione
• Configurare i componenti personalizzati
• Configurare i componenti di Service Portal
• Creare modelli per documenti
• Sincronizzare i modelli Libreria
• Creare modelli locali
• Creare un articolo del catalogo servizi
• Creare un accordo da un’attività del flusso di lavoro

Impostare le proprietà dell’applicazione

Per accedere alle proprietà dell’applicazione e impostarle, passa a Adobe Acrobat Sign > Amministrazione > Proprietà (Adobe Acrobat Sign > Amministrazione > Proprietà).

Vengono visualizzate le seguenti impostazioni predefinite:

• Hostname [x_adosy_as.redirect_host]: se disponi di un URL dell’istanza personalizzato, specifica l’host completamente qualificato da utilizzare nell’URI di reindirizzamento per OAuth e le richiamate API (ad esempio, webhook).
  Per impostazione predefinita, questo valore è vuoto e l’host è il valore detenuto dalla proprietà di sistema “glide.servlet.uri”.
  Si applica solo al reindirizzamento dell’istanza ServiceNow. Se, dopo la firma, desideri reindirizzare il firmatario verso un host diverso, specifica tale host nella proprietà URI di reindirizzamento firmatario (post_sign_uri).
• URL predefinito post-firma [x_adosy_as.post_sign_uri]: posizione predefinita a cui reindirizzare un utente dopo che avrà firmato un documento in Acrobat Sign. Viene utilizzata quando l’URI post-firma non viene specificato durante la creazione dell’accordo. Questo URI è relativo al nome dell’istanza specificato, ma può essere sostituito includendo un protocollo (ad esempio https://www.adobe.com/), che consente un reindirizzamento post-firma diverso dall’attuale istanza di ServiceNow. È possibile inserire il valore sys_id dell’accordo creato utilizzando “{sys_id}” nell’URL. Il valore predefinito è “/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on” che consente all’utente di visualizzare un elenco di accordi completati.
• Ritardo per reindirizzamento firmatario [x_adosy_as.post_sign_delay]: ritardo (in secondi) prima che un utente venga reindirizzato dopo aver firmato un documento in Acrobat Sign. Il valore predefinito è 3.
• Protezione clickjacking [x_adosy_as.clickjacking_domains]: fornisci un elenco separato da virgole degli URL dei domini principali in cui i documenti inviati per la firma possono essere inclusi all’interno di un iframe, ad esempio service-now.com.
  Questo è obbligatorio per i clienti Government Cloud. Se questo campo viene lasciato vuoto, è possibile che in Acrobat Sign vengano visualizzate pagine vuote all’interno di un frame.
• Consenti e-mail da Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Controlla se le e-mail di notifica vengono inviate da Acrobat Sign durante il processo di firma. Il valore predefinito è false.
• Bozze accordi in finestra a comparsa [x_adosy_as.popout_draft]: per impostazione predefinita, quando si fa clic sul pulsante per rivedere i dettagli di un accordo, la bozza si apre in Acrobat Sign nella stessa finestra del browser.
  Per aprirla invece in una nuova finestra, imposta questa opzione su true. Il valore predefinito è false.
• Includi audit [x_adosy_as.include_audit]: controlla l’audit trail che è incluso nei documenti firmati. Il valore predefinito è true.
• Utilizza Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]: i clienti Adobe Government Cloud devono abilitare questa proprietà affinché Acrobat Sign per ServiceNow utilizzi i servizi Acrobat Sign Government Cloud. Il valore predefinito è false.
• Hint di accesso per connessione [x_adosy_as.login_hint]: valore login_hint utilizzato per la prima connessione ad Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Questo valore consente la compilazione automatica della pagina “Connetti ad Acrobat Sign” e corrisponde in genere all’indirizzo e-mail dell’utente amministratore dell’account. Il valore predefinito è vuoto.
• Campi di formattazione attività dell’accordo [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: imposta i campi da mostrare nel formato attività visualizzato nel record dell’accordo.
  Il valore predefinito è “name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag”.
• Query “I miei accordi” [x_adosy_as.my_agreements_query]: query da utilizzare per presentare i propri accordi in posizioni quali il portale. Il valore predefinito è “requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe”, per restituire gli accordi per i quali l’utente è il richiedente o un firmatario.
• Estensione dei file multiparte [x_adosy_as.multipart_extension]: estensione del nome del file da utilizzare per gli allegati temporanei di file multiparte. Il valore predefinito (consigliato) è “mpfd”.
• Registrazione applicazione [x_adosy_as.logging.verbosity]: controlla la modalità di registrazione del sistema. Il valore predefinito è “info”.
• Connessione debug [x_adosy_as.connect_debug]: mostra avvisi diagnostici durante la connessione ad Acrobat Sign. Il valore predefinito è false.

La proprietà dell’URL di reindirizzamento predefinito si applica a tutti gli accordi in cui il valore nel campo “URI post-firma” non è stato impostato.

Le proprietà rimanenti consentono di stabilire se le notifiche vengono inviate da Acrobat Sign durante il processo di firma (impostazione predefinita = No) e se l’audit trail è incluso nei documenti firmati (impostazione predefinita = Sì).

Configurare i componenti personalizzati

L’applicazione Adobe Acrobat Sign contiene componenti personalizzati che possono essere configurati in base alle proprie esigenze. Per informazioni su come modificarli, consulta l’elenco dei componenti riportato di seguito.

Configurare i componenti di Service Portal

L’applicazione Acrobat Sign per ServiceNow viene fornita con i seguenti elementi Service Portal che è possibile utilizzare o copiare con le proprie istanze di Service Portal.

Creare modelli per documenti

Un modello per documenti è un modello che può essere selezionato e incluso in un accordo.Un modello può essere utilizzato per offrire un documento standard da riutilizzare per molti singoli accordi. Il record “Documento di origine” fa riferimento a un modello e permette di rendere disponibili all’accordo associato le funzionalità di tale modello.

Il modello può essere locale per l’istanza ServiceNow oppure può essere un modello Libreria i cui dettagli sono stati sincronizzati dall’account Adobe Acrobat Sign connesso.

Sincronizzare i modelli Libreria

Dopo aver installato e configurato l’applicazione, gli amministratori possono sincronizzare i modelli libreria. Un modello Libreria di Adobe Acrobat Sign viene definito all’interno dell’account Acrobat Sign e i relativi dettagli vengono sincronizzati in ServiceNow.Il documento di definizione di un modello Libreria viene archiviato anche nell’account Acrobat Sign connesso e pertanto non è necessario caricarlo per l’invio.

Per sincronizzare i modelli Libreria in ServiceNow:

1. Vai ad Adobe Acrobat Sign > Administration > Document templates (Adobe Acrobat Sign > Amministrazione > Modelli documento).
2. Seleziona Refresh Library (Aggiorna libreria).

In questo modo la visualizzazione elenco viene aggiornata con i modelli Libreria dall’account Acrobat Sign connesso.

Creare modelli locali

Il documento di definizione di un modello locale viene conservato come record allegato in ServiceNow e deve essere caricato in Acrobat Sign come parte del processo di invio.

Il documento di un modello può contenere o meno campi modulo che devono essere precompilati utilizzando i dati del record dell’oggetto di un accordo. Se un documento contiene tali campi modulo, è necessario utilizzare un modello.

Creare un elemento del catalogo servizi

Acrobat Sign per ServiceNow consente di creare nuovi accordi a cui gli utenti possono accedere tramite il catalogo servizi creando un Record Producer. È possibile configurare il Record Producer per raccogliere tutti i dati da unire nel documento e quindi creare l’accordo da inviare automaticamente all’utente. 

Utenti il cuo ruolo è catalog_admin oppure admin possono creare un elemento di catalogo. I passaggi seguenti spiegano come creare un elemento di catalogo Record Producer. Puoi replicare questi passaggi per creare anche altri elementi di catalogo.

Nota: assicurati che l’applicazione Adobe Acrobat Sign non sia selezionata durante la configurazione dell’istanza.

Il processo di creazione di ciascun Record Producer può variare in base agli specifici requisiti per i campi del documento, il modello, la variabile e altro ancora; tuttavia, restano validi gli stessi principi.  L’esempio riportato in questa guida mostra come creare un accordo per un permesso di parcheggio. 

Per creare un Produttore di record:

Creare un accordo da un’attività di un flusso di lavoro

Per aggiungere documenti da firmare a elementi del catalogo esistenti, è possibile aggiungere un’attività al flusso di lavoro che genera l’accordo e un’attività del catalogo che lo assegna a un utente per la firma.

L’esempio seguente illustra come utilizzare l’applicazione Acrobat Sign. Tuttavia, i dettagli dei passaggi di configurazione possono variare a seconda degli specifici requisiti del tuo processo.

Per creare un accordo da un’attività di un flusso di lavoro, è necessario configurare i seguenti componenti: 

• Catalog Task (Attività catalogo): crea l’accordo, lo invia per la firma e assegna un’attività al firmatario.
• Script Action (Azione script): risponde all’evento attivato al momento della firma dell’accordo e quindi chiude l’attività, fornendo un ciclo di feedback e consentendo al flusso di lavoro di continuare. 

Per creare un’attività catalogo:

1. Nell’editor dei flussi di lavoro, seleziona la scheda Core.
2. Passa a Core Activities > Tasks (Attività principali > Attività), quindi trascina l’attività Catalog Task (Attività catalogo) al punto appropriato del flusso di lavoro.
3. Assegna un nome all’attività e impostane la priorità.
4. Imposta Wait for completion (In attesa di completamento) su true.
5. Nella sezione Script, imposta il flag Advanced (Avanzato) su true, quindi scrivi il codice nel campo Advanced script (Script avanzato). Di seguito è riportato un codice di esempio.
6. Seleziona Update (Aggiorna).

Ora puoi configurare un’azione script per impostare automaticamente l’attività catalogo sullo stato Chiuso/Completato una volta che l'accordo viene completato. L’azione script deve essere configurata in modo che venga attivata dall’evento x_adosy_as.agreement.complete nella tabella dell’accordo.

Per creare una nuova azione script:

1. Passa a System Policy > Events > Script Actions (Criteri di sistema > Eventi > Azioni script) e fai clic su New (Nuovo).
2. Nella pagina per la nuova azione script:
   1. Assegna un nome all’azione script.
   2. Imposta il nome dell’evento su x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Seleziona la casella di controllo Active (Attivo). 
   4. Nel campo Script, copia e incolla lo script da Azione di script: codice di esempio qui di seguito.
3. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra dell’intestazione e seleziona Save (Salva).

Azione di script: codice di esempio

// Azione script per impostare lo stato dell’attività catalogo su Chiuso Completato

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord()    catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Chiuso Completato

  catalog_task.update();

})();

Utilizzare Acrobat Sign con Gestione contratti

È possibile utilizzare Acrobat Sign con record diversi da quelli basati su Attività, come descritto sopra in Componenti personalizzati. Le istruzioni riportate di seguito illustrano come utilizzare Acrobat Sign per la gestione di contratti. I dettagli dei passaggi di configurazione possono variare in base agli specifici requisiti del tuo processo.

Per utilizzare Acrobat Sign per la gestione dei contratti, è necessario configurare i due componenti seguenti:

• UI Action (Azione interfaccia utente): crea l’accordo e lo invia per la firma.  Una volta firmato l’Accordo, viene attivato un evento. 
• Script Action (Azione script): risponde all’evento e fornisce un ciclo di feedback, facendo avanzare il processo e aggiornando il contratto. 

Nota: solo gli utenti con i ruoli “ui_action_admin” o “admin” possono definire le azioni interfaccia utente. Gli utenti con il ruolo “admin” possono solo definire le azioni script.

Usare API di scripting

È possibile estendere facilmente l’applicazione Adobe Acrobat Sign per lavorare con qualsiasi processo utilizzando le API interne. L’API è accessibile tramite lo spazio dei nomi x_adosy_as.