Adobe Acrobat Sign for Salesforce (profilo classico): guida utente

In Destinatari, configura i seguenti campi:

• A indica l’ordine di firma del destinatario. Una volta aggiunti tutti i destinatari, puoi trascinare una riga verso l’alto o il basso per modificare l’ordine di firma. 
• B indica il ruolo dei destinatari. Apri il menu a discesa e seleziona il ruolo desiderato per il destinatario: 
  • Firmatari (predefinito): i destinatari che devono apporre almeno una firma legale.
  • Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo legalmente.
  • Accettatore: destinatari che devono confermare l’accordo senza firmarlo formalmente.
    
  • Compilatore modulo: destinatari che devono compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma.
    
  • Destinatario certificato: i destinatari che non devono firmare o compilare i campi modulo, ma possono essere invitati a delegare, rifiutare o confermare l’accordo.
  • Deleganti: destinatari che devono delegare il proprio ruolo ad un’altra parte. Per ciascuno dei ruoli di cui sopra è disponibile un’opzione delegante (se attivata dall’amministratore SFDC).

• C indica il tipo di destinatario. Apri il menu a discesa e seleziona una delle opzioni seguenti: 
  • Contatto: qualsiasi contatto in Salesforce.
  • Lead: qualsiasi lead in Salesforce.
  • Utente: qualsiasi utente Salesforce all’interno dell’Organizzazione Salesforce.
  • Gruppo: un gruppo di utenti con un ruolo Salesforce che deve firmare o approvare. Gli amministratori devono definire i gruppi disponibili. 
  • E-mail: destinatari che non sono attualmente elencati in Salesforce come uno degli altri tipi di oggetto.

• D indica il campo di ricerca del destinatario. Una volta selezionato un tipo di destinatario, immetti il nome o l’identificatore pertinente per cercare il destinatario oppure inserisci i dettagli.
• E indica lo strumento per un messaggio privato per il destinatario. Seleziona  per qualsiasi destinatario, quindi nella finestra di dialogo visualizzata, scrivi un messaggio e seleziona Salva. 
  Invia un messaggio privato solo al destinatario contrassegnato. Se non viene aggiunto nulla, il destinatario riceve il messaggio di accordo predefinito.
  
• Per eliminare una voce del destinatario, seleziona X per il destinatario che desideri rimuovere.
• Per aggiungere altri destinatari, seleziona Aggiungi destinatario e inserisci i dettagli richiesti nella riga visualizzata.
• Per aggiungere te stesso come destinatario, seleziona Aggiungimi. Viene aggiunta una riga con i tuoi dettagli.
• Per inviare una copia dell’accordo ad altre persone, seleziona Aggiungi Cc, quindi nel campo Cc visualizzato, aggiungi gli indirizzi e-mail desiderati. 

Seleziona la proprietà Verifica identità dal menu a discesa e seleziona uno dei seguenti tipi di verifica che desideri includere per tutti i destinatari: 

• E-mail (per impostazione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta
• Password: una password alfanumerica generata dal mittente che deve essere comunicata separatamente ai destinatari.
• Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.
• KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza, il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.
• Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.
• Documento di identità - il destinatario deve fornire l’immagine di un passaporto, di un documento di identità o di una patente di guida. Anche il documento di identità o la patente di guida richiedono all’utente di fornire un “selfie” che corrisponda all’immagine dell’ID.

Per modificare il nome dell’accordo, seleziona il campo in Dettagli e fornisci un nome alternativo.

Nel campo Messaggio, digita un messaggio da inviare a tutti i destinatari.

Per associare esplicitamente l’accordo a un account, un’opportunità o un contratto, cerca il contatto nei campi pertinenti, come mostrato di seguito.

Per includere altre opzioni del flusso di lavoro, configura i seguenti campi in Opzioni:

• Proteggi il documento firmato con password: seleziona la casella di controllo e immetti una password nei campi visualizzati. La password fornita è necessaria per visualizzare il PDF finale.
• Scadenza per completamento: seleziona l’icona del calendario e imposta una data in cui il documento scade (annullamento automatico). 
• Crea promemoria: scegli un’opzione di frequenza promemoria dal menu a discesa per inviare ai destinatari promemoria via e-mail. Invia un promemoria via e-mail solo ai destinatari correnti.
• Lingua destinatario: apri il menu a discesa e seleziona una lingua per il modello e-mail e le istruzioni visualizzate per l’accordo.
• Tipo firma: seleziona una delle seguenti opzioni:
  • Firma elettronica per ottenere firme elettroniche.
  • Firma manuale invia l’accordo con una pagina di copertina e le istruzioni che indicano di stampare, firmare e caricare nuovamente l’accordo su Adobe Acrobat Sign.

Per includere uno o più file che desideri far firmare:

1. Seleziona Carica file. In alternativa, trascina il file nel campo File.
   
2. Dalla finestra di dialogo Aggiungi file visualizzata, seleziona un file che desideri far firmare. Puoi allegare uno o più file dalle seguenti posizioni di origine:
   • File e CRM di Salesforce
   • Documenti Salesforce
   • Libreria di Acrobat Sign (deve essere abilitata dall’amministratore SFDC)
   • Caricato dal computer (Salesforce limita le dimensioni di caricamento dei file a ~700 KB)
3. Seleziona Aggiungi file.

Nota: puoi aggiungere più documenti all’accordo. Gli accordi con più documenti presentano i documenti ai destinatari nell’ordine in cui sono elencati. Per riordinare il gruppo di documenti, trascina la selezione verso l’alto o il basso.

Per visualizzare in anteprima l’accordo e aggiungere i campi firma, seleziona la casella di controllo Visualizza in anteprima e aggiungi campi firma.

Il pulsante viene cambiato da Invia in Successivo.

Seleziona Avanti. 

Nella finestra di anteprima dell’accordo visualizzata:

1. In Destinatario, seleziona il nome di un destinatario, quindi trascina il campo firma richiesto sull’accordo.
2. Analogamente, aggiungi campi firma per ciascun destinatario.
3. Eventualmente, puoi aggiungere campi informazioni, dati o altri campi Firmatario, in base alle esigenze.
4. Verifica i dettagli dell’accordo.
5. Al termine, seleziona Invia per inviare l’accordo ai destinatari.