Adobe Acrobat Sign for Salesforce (profilo classico): guida utente

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Ultimo aggiornamento il 16 gen 2023

Panoramica

L’applicazione Adobe Acrobat Sign for Salesforce offre flussi di lavoro di firma facili da implementare e adottare dai singoli utenti e dalle organizzazioni. Puoi utilizzare l’applicazione per:

Ottenere firme elettroniche di Adobe o approvazioni legittime per qualsiasi documento direttamente da Salesforce.
Accedere alla cronologia dei contratti in tempo reale e visualizzare i contratti salvati da qualsiasi oggetto.
Monitorare le operazioni in tempo reale all’interno dell’organizzazione.
Ottenere aggiornamenti con Chatter quando gli accordi vengono visualizzati, firmati, annullati o rifiutati.
Utilizzare la firma elettronica in più di 20 lingue e supportare il servizio di risposta via fax in più di 50 lingue in tutto il mondo.
Unire automaticamente i dati Salesforce nei documenti prima di inviarli per la firma.
Generare automaticamente i documenti utilizzando i dati Salesforce e inviarli come allegati degli accordi utilizzando Document Builder.
Eseguire la mappatura dei dati dei firmatari sugli oggetti Salesforce.
Creare modelli di accordo riutilizzabili per le opzioni di invio e attivare i pulsanti “Invia per la firma” con un solo clic per inviare accordi personalizzati da qualsiasi oggetto Salesforce.
Accedere alle integrazioni native con Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris e altro ancora.

La guida utente di Adobe Acrobat Sign for Salesforce (profilo Classic) fornisce istruzioni su come:

inviare accordi utilizzando Acrobat Sign per il profilo Salesforce Classic
Creare accordi dalla scheda Accordi
Creare accordi da oggetti Salesforce
Configurare gli accordi
(Solo per amministratori) Gestire gli accordi

Nota:

Utilizzi il profilo di Salesforce Lightning?Consulta la Guida utente di Adobe Acrobat Sign for Salesforce (profilo Lightning).

Per personalizzare i processi per l’ulteriore automazione dell’applicazione, consulta la Guida alla personalizzazione di Acrobat Sign for Salesforce. Per assistenza, puoi contattare l’amministratore Salesforce.

Per informazioni su come generare automaticamente i documenti utilizzando i dati Salesforce, consulta Acrobat Sign for Salesforce: Guida utente di Document Builder.

Browser supportati

Browser	Supportato	Limitazioni
Microsoft® Edge	Sì	Sì
Google Chrome™	Sì	No
Mozilla® Firefox®	Sì	No
Apple Safari®	Sì	No

Problemi noti con Microsoft® Edge:

Quando viene caricata la pagina Accordo, è possibile che si verifichi un errore (simile a quello riportato di seguito): “Questa pagina contiene un errore. Potrebbe essere necessario aggiornarla. Azione non riuscita”
Quando invii un accordo e chiudi la scheda post-invio “Operazione completata”, la pagina Accordo non si aggiorna automaticamente per riflettere lo stato dell’accordo. Potrebbe generare questo errore: “Nessuna nuova finestra rilevata. Verifica le impostazioni di blocco dei popup del browser prima di provare con un’altra azione. Questa pagina ora può essere ricaricata.”
Puoi accedere alla pagina dell’accordo dall’Elenco degli accordi.
Quando si selezionano le azioni Promemoria o Aggiorna per accordi in transito, la pagina dell’accordo non si aggiorna automaticamente e, nel piè di pagina, potrebbe apparire il seguente errore: “Questa pagina contiene un errore. Potrebbe essere necessario aggiornarla.”
Puoi accedere alla pagina dell’accordo dall’Elenco degli accordi.

Problemi noti con l’applicazione Acrobat Sign for Salesforce:

Se nel tuo account di Acrobat Sign hai abilitato la condivisione dell’account, gli utenti che non sono inclusi nell’accordo non potranno visualizzare l’accordo nell’ambiente Salesforce, a meno che:

L’accordo non sia stato creato da un modello libreria condiviso nella libreria di Adobe Acrobat Sign.
Il modello libreria non sia condiviso in modo da includere l’utente tramite: (a) condiviso per tutti gli utenti nell’account o (b) condiviso a livello di gruppo, in cui il mittente e il visualizzatore si trovano nello stesso gruppo.

Nota: puoi utilizzare Adobe Acrobat Sign per visualizzare l’accordo.

Inviare gli accordi utilizzando Acrobat Sign for Salesforce

Gli “Accordi” sono gli oggetti che Acrobat Sign installa in Salesforce e sono il veicolo per la trasmissione del documento ai destinatari.

“Destinatario” è il termine generico utilizzato per qualsiasi firmatario, approvatore o delegante di un accordo (praticamente qualunque persona a cui invii il documento per una determinata azione).

Gli accordi possono essere creati in uno dei modi seguenti, a seconda di come l’amministratore ha distribuito il pacchetto:

Scheda Accordi
Oggetti Salesforce (Contatto, Lead, Opportunità, Account e altro)
Chatter

Per creare un accordo dalla scheda Accordi:

Nell’angolo in alto a destra della pagina Salesforce Classic, apri il menu a discesa Contenuto e seleziona Adobe Acrobat Sign.
Nella barra dei menu superiore, seleziona Accordi > Nuovo.
L’accordo viene aperto in modalità Bozza.

Per creare un accordo da oggetti Salesforce:

Apri l’oggetto Salesforce da cui desideri inviare l’accordo. L’esempio seguente utilizza l’oggetto Referenti per inviare l’accordo.
Nella sezione Accordi, seleziona Nuovo accordo.

Nota:

Gli accordi precedenti creati da un oggetto Salesforce (come questo Referente) vengono elencati nell’elenco degli accordi. Un ottimo modo per trovare un accordo è di esaminare l’oggetto Salesforce (Referente, Account e così via) a cui l’accordo è correlato.

Creazione di accordi da Salesforce Chatter

Per creare accordi da Salesforce Chatter, l’amministratore deve abilitare le Impostazioni Chatter per Adobe Acrobat Sign. Al termine, l’oggetto di Adobe Acrobat Sign può essere incorporato nella pagina Home e in altri oggetti Salesforce.

Per inviare gli accordi da Chatter:

Apri Salesforce Chatter ed espandi il feed.
Dal menu Chatter in alto, seleziona Adobe Acrobat Sign.
Nella sezione che si apre, specifica i dettagli dell’accordo.
Per inviare l’accordo, seleziona Invia.

Nota:

Quando utilizzi Chatter per inviare da un oggetto come un Referente, quest’ultimo verrà inserito come primo destinatario.

Configurare gli accordi

Dopo aver aperto l’accordo in modalità bozza, è necessario configurarlo per definire i destinatari, la natura dell’accordo, i documenti da inviare per la firma e, se necessario, alcune impostazioni aggiuntive.

A. Ordine di firma del destinatario B. Ruolo del destinatario C. Tipo di destinatario D. Campo di ricerca destinatario E. Strumento per messaggi privati

In Destinatari, configura i seguenti campi:
- A indica l’ordine di firma del destinatario. Una volta aggiunti tutti i destinatari, puoi trascinare una riga verso l’alto o il basso per modificare l’ordine di firma.
- B indica il ruolo dei destinatari. Apri il menu a discesa e seleziona il ruolo desiderato per il destinatario:
  
  Firmatari (predefinito): i destinatari che devono apporre almeno una firma legale.
  
  Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo legalmente.
  
  Accettatore: destinatari che devono confermare l’accordo senza firmarlo formalmente.
  
  Compilatore modulo: destinatari che devono compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma.
  
  Destinatario certificato: i destinatari che non devono firmare o compilare i campi modulo, ma possono essere invitati a delegare, rifiutare o confermare l’accordo.
  
  Deleganti: destinatari che devono delegare il proprio ruolo ad un’altra parte. Per ciascuno dei ruoli di cui sopra è disponibile un’opzione delegante (se attivata dall’amministratore SFDC).
- C indica il tipo di destinatario. Apri il menu a discesa e seleziona una delle opzioni seguenti:
  
  Contatto: qualsiasi contatto in Salesforce.
  
  Lead: qualsiasi lead in Salesforce.
  
  Utente: qualsiasi utente Salesforce all’interno dell’Organizzazione Salesforce.
  
  Gruppo: un gruppo di utenti con un ruolo Salesforce che deve firmare o approvare. Gli amministratori devono definire i gruppi disponibili.
  
  E-mail: destinatari che non sono attualmente elencati in Salesforce come uno degli altri tipi di oggetto.
- D indica il campo di ricerca del destinatario. Una volta selezionato un tipo di destinatario, immetti il nome o l’identificatore pertinente per cercare il destinatario oppure inserisci i dettagli.
- E indica lo strumento per un messaggio privato per il destinatario. Seleziona per qualsiasi destinatario, quindi nella finestra di dialogo visualizzata, scrivi un messaggio e seleziona Salva.
  Invia un messaggio privato solo al destinatario contrassegnato. Se non viene aggiunto nulla, il destinatario riceve il messaggio di accordo predefinito.
- Per eliminare una voce del destinatario, seleziona X per il destinatario che desideri rimuovere.
- Per aggiungere altri destinatari, seleziona Aggiungi destinatario e inserisci i dettagli richiesti nella riga visualizzata.
- Per aggiungere te stesso come destinatario, seleziona Aggiungimi. Viene aggiunta una riga con i tuoi dettagli.
- Per inviare una copia dell’accordo ad altre persone, seleziona Aggiungi Cc, quindi nel campo Cc visualizzato, aggiungi gli indirizzi e-mail desiderati.
Seleziona la proprietà Verifica identità dal menu a discesa e seleziona uno dei seguenti tipi di verifica che desideri includere per tutti i destinatari:
- E-mail (per impostazione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta
- Password: una password alfanumerica generata dal mittente che deve essere comunicata separatamente ai destinatari.
- Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.
- KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza, il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.
- Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.
- Documento di identità - il destinatario deve fornire l’immagine di un passaporto, di un documento di identità o di una patente di guida. Anche il documento di identità o la patente di guida richiedono all’utente di fornire un “selfie” che corrisponda all’immagine dell’ID.
Nota:

Puoi configurare Adobe Acrobat Sign per abilitare un metodo di verifica univoco per ciascun destinatario. Una volta attivata questa opzione, viene visualizzata l’opzione di verifica per ciascun destinatario, come mostrato di seguito.
Per modificare il nome dell’accordo, seleziona il campo in Dettagli e fornisci un nome alternativo.
Nel campo Messaggio, digita un messaggio da inviare a tutti i destinatari.
Per associare esplicitamente l’accordo a un account, un’opportunità o un contratto, cerca il contatto nei campi pertinenti, come mostrato di seguito.
Per includere altre opzioni del flusso di lavoro, configura i seguenti campi in Opzioni:
- Proteggi il documento firmato con password: seleziona la casella di controllo e immetti una password nei campi visualizzati. La password fornita è necessaria per visualizzare il PDF finale.
- Scadenza per completamento: seleziona l’icona del calendario e imposta una data in cui il documento scade (annullamento automatico).
- Crea promemoria: scegli un’opzione di frequenza promemoria dal menu a discesa per inviare ai destinatari promemoria via e-mail. Invia un promemoria via e-mail solo ai destinatari correnti.
- Lingua destinatario: apri il menu a discesa e seleziona una lingua per il modello e-mail e le istruzioni visualizzate per l’accordo.
- Tipo firma: seleziona una delle seguenti opzioni:
  
  Firma elettronica per ottenere firme elettroniche.
  
  Firma manuale invia l’accordo con una pagina di copertina e le istruzioni che indicano di stampare, firmare e caricare nuovamente l’accordo su Adobe Acrobat Sign.
Per includere uno o più file che desideri far firmare:
1. Seleziona Carica file. In alternativa, trascina il file nel campo File.
2. Dalla finestra di dialogo Aggiungi file visualizzata, seleziona un file che desideri far firmare. Puoi allegare uno o più file dalle seguenti posizioni di origine:
  
  File e CRM di Salesforce
  
  Documenti Salesforce
  
  Libreria di Acrobat Sign (deve essere abilitata dall’amministratore SFDC)
  
  Caricato dal computer (Salesforce limita le dimensioni di caricamento dei file a ~700 KB)
3. Seleziona Aggiungi file.
Nota: puoi aggiungere più documenti all’accordo. Gli accordi con più documenti presentano i documenti ai destinatari nell’ordine in cui sono elencati. Per riordinare il gruppo di documenti, trascina la selezione verso l’alto o il basso.
Per visualizzare in anteprima l’accordo e aggiungere i campi firma, seleziona la casella di controllo Visualizza in anteprima e aggiungi campi firma.

Il pulsante viene cambiato da Invia in Successivo.
Seleziona Avanti.
Nella finestra di anteprima dell’accordo visualizzata:
1. In Destinatario, seleziona il nome di un destinatario, quindi trascina il campo firma richiesto sull’accordo.
2. Analogamente, aggiungi campi firma per ciascun destinatario.
3. Eventualmente, puoi aggiungere campi informazioni, dati o altri campi Firmatario, in base alle esigenze.
4. Verifica i dettagli dell’accordo.
5. Al termine, seleziona Invia per inviare l’accordo ai destinatari.

Trovare e gestire gli accordi

L’integrazione Acrobat Sign for Salesforce associa gli accordi a un oggetto Salesforce in modo significativo. Ad esempio, quando invii un accordo di riservatezza a un referente, l’accordo viene elencato nella relativa pagina Referenti. Analogamente, se invii un accordo a un destinatario da un oggetto Opportunità, l’accordo verrà visualizzato sia negli elenchi dell’oggetto Destinatario che nelle Opportunità.

Nel caso in cui un accordo sia isolato nel sistema, viene elencato sotto la scheda Accordi. L’elenco in Accordi mostra gli accordi che sei autorizzato a visualizzare.

Per gestire un accordo dalla scheda Accordi:

Seleziona la scheda Accordi dal menu superiore.
Nella scheda Accordi viene mostrato l’elenco degli accordi visualizzati di recente. Per visualizzare tutti gli accordi, seleziona Tutti dal menu a discesa e seleziona Vai.
Dall’elenco degli accordi, seleziona l’accordo che desideri gestire ed effettua una delle azioni elencate di seguito dalla barra delle azioni superiore e dal menu a discesa:
- Per inviare un promemoria ai destinatari, seleziona Promemoria.
  Un promemoria verrà inviato automaticamente per e-mail ai destinatari.
- Per visualizzare i dettagli dell’accordo, seleziona Visualizza.
- Per aggiornare l’accordo, seleziona Aggiorna.
- Per annullare l’accordo, seleziona Annulla accordo. Nella finestra di dialogo visualizzata, puoi indicare il motivo di annullamento dell’accordo e scegliere di notificare i firmatari. Quindi, seleziona OK.
  Termina l’accordo e lo imposta a uno stato Annullato.
- Per eliminare l’accordo, seleziona Elimina accordo.
  Nella finestra di dialogo visualizzata, puoi indicare il motivo di eliminazione dell’accordo e scegliere di notificare i firmatari. Quindi, seleziona OK.
  Il record dell’accordo viene eliminato da Salesforce.
Per sostituire i firmatari dell’accordo:
1. Apri l’accordo.
2. Per il firmatario che desideri sostituire, seleziona l’icona Sostituisci firmatario, come mostrato di seguito.
3. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un firmatario alternativo e scrivi un messaggio.
4. Seleziona Sostituisci firmatario.

Per gestire gli accordi dalla scheda Gestisci accordi:

Seleziona la scheda Gestisci accordi per aprire il portale degli accordi nel tuo account Acrobat Sign, come illustrato di seguito. Vengono visualizzati tutti gli accordi relativi al tuo ID utente (indirizzo e-mail).

Salesforce rende a volte gli accordi ricercabili con il contesto e gli utenti. Tuttavia, la maggior parte degli amministratori impedisce l’accesso a questa scheda per mantenere tutte le attività in Salesforce.