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Una guida alle impostazioni personalizzate disponibili all’interno del pacchetto Adobe Sign per Salesforce
Panoramica
Adobe Sign per Salesforce comprende un’ampia gamma di funzioni personalizzabili per facilitare la personalizzazione del processo di firma dei documenti in modo da adattarsi perfettamente al flusso di lavoro complessivo.
Questo documento costituisce contenuto aggiuntivo rispetto alla Guida all’installazione di Salesforce, ed enumera tutti le funzioni personalizzate e i processi di back-end a disposizione degli amministratori. Gli sviluppatori che desiderano collegare la propria applicazione all’app Adobe Sign devono fare riferimento alla Documentazione per gli sviluppatori.
La maggior parte delle impostazioni qui descritte richiedono solo la configurazione di Salesforce per diventare effettive. Le poche impostazioni che richiedono configurazioni sul lato Adobe Sign sono indicate come tali.
Schede di Adobe Sign
Schede
Adobe Sign installa undici schede personalizzate, tutte attive per impostazione predefinita (se hai eseguito l’installazione con l’accesso impostato per Tutti gli utenti). È consigliabile esaminare queste schede e le relative funzioni per determinare se tutti, alcuni o nessuno dei tuoi utenti avranno bisogno di accedervi e disabilitare le schede non necessarie per rendere più ordinato e lineare l’aspetto del lato utente.
Schede di Adobe Sign |
||
---|---|---|
Accordi |
Mappature dei dati |
Mappature gruppi |
Modelli di accordo |
Adobe Sign Manager |
Gestisci accordi |
Accordi in batch |
Amministrazione Adobe Sign (x2) |
Mappature unione |
Tipi di accordo |
Nell’interfaccia Lightning vengono visualizzate due schede Amministrazione Adobe Sign.
Una è per una pagina Visualforce, l’altra è per Lightning. Tuttavia, poiché non è possibile non visualizzare la scheda Visualforce in Lightning Experience, sono entrambe esposte.
Schede per funzione
Utente:
- Accordi: uno degli oggetti principali per consentire agli utenti di creare e rivedere i propri accordi. Deve essere attivata per tutti gli utenti che utilizzano l’applicazione.
- Adobe Sign Manager: utilizzata principalmente se hai distribuito Adobe Sign su Salesforce1. Se non utilizzi Salesforce1, è appropriato rimuovere questa scheda.
- Gestisci accordi: questa scheda apre un portale alla pagina di gestione di Adobe Sign. Questa pagina contiene strumenti che permettono all’utente di manipolare l’accordo completamente, direttamente nello spazio Web di Adobe Sign. In genere, i clienti di Salesforce desiderano controllare la manipolazione dei documenti/contratti esclusivamente all’interno dell’ambiente di Salesforce, in modo che gli eventi siano collegati completamente al sistema CRM, e così nascondono questa scheda solo a tutti meno che agli amministratori.
Utente avanzato
- Accordi in batch: utilizzata dagli utenti che devono generare un numero elevato di accordi in base a un modello di Adobe Sign e a una query Salesforce (per definire i destinatari). Esponi questa scheda solo agli utenti/profili che invieranno un numero elevato di copie dello stesso documento. (Ad es.: accordi sui criteri annuali; documenti di rinnovo dei contratti)
Amministratore
- Amministratore di Adobe Sign: esponi questa scheda solo al profilo di amministratore di Salesforce. Non c’è motivo per cui gli utenti non amministratori debbano accedere a questo contenuto.
- Mappature gruppi: queste impostazioni consentono all’amministratore di Salesforce di spostare automaticamente gli utenti di Adobe Sign in gruppi in base ai profili SFDC. Importante soltanto per gli amministratori.
- Tipi di accordo: consente di identificare e individuare tutti gli accordi di una specifica categoria.
- Modelli di accordo: per la progettazione di modelli di accordo. Nella maggior parte dei casi deve essere disponibile solo per amministratori.
- Mappature dei dati: utilizzata esclusivamente per la definizione delle mappature dei dati per inviare il contenuto dei documenti di nuovo in Salesforce. Per la maggior parte dei clienti, questa sarà disponibile solo per l’amministratore.
- Mappature unione: corrispondente a Mappature dei dati, questa scheda definisce quale contenuto Salesforce può essere inserito in un documento prima di inviarlo per la firma. Anch'essa è probabilmente solo per gli amministratori
Personalizzazioni per Salesforce
Le impostazioni ti consentono di modificare il comportamento di Adobe Sign per Salesforce e di personalizzarlo per adattarlo alle tue esigenze. I valori predefiniti riflettono le configurazioni più comuni che gli utenti preferiscono e diventeranno effettivi a meno che tu non li modifichi esplicitamente.
Adobe Sign per Salesforce supporta diverse impostazioni personalizzate:
- Le impostazioni di Adobe Sign controllano quali funzioni sono visibili agli utenti di Adobe Sign e consentono di impostare inoltre il comportamento dell’applicazione. Questo è il gruppo principale di impostazioni per l’applicazione.
- Le impostazioni per i destinatari degli accordi Adobe Sign controllano il modo in cui i record dei destinatari vengono creati e aggiornati.
- Le impostazioni per l’aggiornamento dell’accordo di Adobe Sign controllano le funzioni che definiscono in che modo l’accordo viene aggiornato in Salesforce.
- Le impostazioni dell’ambiente di Adobe Sign controllano gli URL predefiniti e le impostazioni dell'ambiente.
- Le impostazioni della barra degli strumenti di Adobe Sign controllano i pulsanti che vengono visualizzati nella barra degli strumenti di Adobe Sign.
- Le impostazioni della mappatura unione di Adobe Sign controllano come gli allegati vengono gestiti ogni volta che viene utilizzata una mappatura di unione.
- Le impostazioni Chatter di Adobe Sign controllano quali eventi degli accordi genereranno dei post di Chatter e dove questi verranno visualizzati. Queste impostazioni vengono visualizzate solo se l'app Adobe Sign per Chatter è installata nella tua organizzazione.
- Le impostazioni di conversione lead di Adobe Sign controllano il posizionamento degli accordi associati a un lead quando questo viene convertito in un account, contatto o opportunità.
Le impostazioni possono essere impostate per l'intera organizzazione Salesforce o per singoli utenti e profili:
Impostazioni personalizzabili
Le impostazioni personalizzabili sono suddivise in sezioni funzionali in Salesforce e la struttura viene replicata di seguito. Ciascuna delle impostazioni separate è elencata all'interno dell'impostazione di funzione.
o Impostazioni per i destinatari degli accordi di Adobe Sign
o Impostazioni per l’aggiornamento dell’accordo di Adobe Sign
o Impostazioni Chatter di Adobe Sign
o Impostazioni dell'ambiente di Adobe Sign
o Impostazioni di conversione lead di Adobe Sign
o Impostazioni di mappatura unione di Adobe Sign
o Impostazioni di Adobe Sign
o Barra degli strumenti di Adobe Sign
A causa del volume di voci nella sezione Impostazioni di Adobe Sign, il contenuto viene presentato due volte:
- Per funzione - Per facilitare il raggiungimento di un obiettivo funzionale e assicurare che tutte le impostazioni corrispondenti vengano considerate
- In ordine alfabetico - Per trovare rapidamente un'impostazione specifica
Azioni sullo sfondo e di automazione
Adobe Sign per Salesforce ha la possibilità di attivare le azioni sullo sfondo degli accordi per automatizzare i flussi di lavoro. Ciò include: l'invio di accordi e di promemoria, l'aggiornamento dello stato degli accordi, l'eliminazione o l'annullamento degli accordi.
Azioni sullo sfondo
- Tramite flussi di lavoro o attivatori automatici, Salesforce può inviare automaticamente un documento per la firma senza ulteriore intervento dell'utente. Puoi inoltre impostare un attivatore o flussi di lavoro per l'invio di promemoria e per eliminare, annullare o aggiornare automaticamente gli accordi. A questo scopo, potrebbe essere necessario consentire agli utenti o ai flussi di lavoro di inviare per conto di un altro utente.
- Le azioni sullo sfondo vengono abilitate tramite un campo di scelta dell'accordo denominato “Azione sullo sfondo”. Quando il campo passa da un valore a un altro, l'azione viene attivata. Accertati di attivare azioni che sono consentite solo in base allo stato dell'accordo. (Ad esempio non è possibile inviare un promemoria per un accordo è già nello stato di annullato.)
- Inoltre, puoi attivare il pulsante “Invia per firma” per inviare automaticamente gli accordi utilizzando un modello predefinito di accordo senza richiedere all'utente di visualizzare prima la pagina dell'accordo. Ciò è possibile grazie all'attivazione dell'opzione “Invio automatico” nel modello di accordo. Consulta la sezione Modelli di accordo per ulteriori informazioni.
onLoadActions
Salesforce può attivare automaticamente le azioni tramite il parametro URL onLoadAction supportato da Adobe Sign per le azioni del pulsante Accordo: Invia, Promem., Elimina, Annulla, Aggiorna e Visualizza. Il parametro URL rispetta le impostazioni della barra degli strumenti definite dall'amministratore in modo da rendere disponibili solo quelle attivate.
Esempi di URL con onLoadAction:
Invia: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Bozza.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
Promem.: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
Elimina: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
Annulla: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
Aggiorna: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
Visualizza: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo il cui stato è Inviato per firma, Firmato o Annullato.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Integrazione di Adobe Sign con altre applicazioni Salesforce
Adobe Sign si integra con varie applicazioni Salesforce che consentono di estendere ulteriormente i flussi di lavoro di Salesforce. Scopri di più su ciascuna di queste applicazioni e ottienile in AppExchange.
Generazione avanzata dei documenti
Iscrizioni e fatturazione
Contratto, Proposta e Gestione preventivi
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