Creare e gestire modelli di documento

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Ultimo aggiornamento il 6 apr 2022

Panoramica

I modelli Libreria consentono agli utenti di creare documenti interattivi riutilizzabili. Questi documenti possono essere semplici come un campo per la firma (ad esempio per un accordo di non divulgazione) o molto complessi (ad esempio per documenti fiscali o di onboarding).

In tutti i casi in cui puoi definire un accordo utilizzando lo stesso file, puoi creare un modello che velocizzi la consegna del documento al firmatario, assicuri coerenza del contratto firmato finale e garantisca in modo passivo che il team utilizzi sempre la versione corrente del documento.

È possibile definire i modelli in due modi: come livelli per campi modulo e come documenti.

I livelli per campi modulo sono solo campi che vengono applicati al file caricato. Rappresentano la soluzione ideale per le aziende che generano contratti in modo dinamico con contenuti personalizzati, ma in un formato standardizzato. Basta caricare il file e applicarvi il livello dei campi: tutti i campi vengono così posizionati nel documento con pochi clic.
I documenti includono sia il file di base che i campi. Sono indicati per documenti di base senza contenuti dinamici, ad esempio moduli fiscali, richieste di candidatura e accordi di non divulgazione.

Nota:

L’utente che crea il modello è il proprietario dell’oggetto.

Solo il proprietario può modificare il modello o regolarne il livello di autorizzazione, a meno che il modello non sia condiviso con un gruppo o con l’organizzazione.

Se il modello è condiviso con l’organizzazione, gli amministratori a livello di account possono modificarlo nella sezione Librerie condivise del proprio menu di amministrazione.
Se il modello è condiviso con un gruppo, gli amministratori del gruppo possono modificarlo nella sezione Librerie condivise del menu di amministrazione.
- Gli amministratori a livello di account hanno inoltre accesso a tutti i documenti condivisi con i gruppi.

La proprietà di un modello non può essere trasferita a un altro utente.

Questo articolo descrive:

Come creare un modello libreria nell’applicazione Adobe Acrobat Sign
Come rinominare un modello libreria nella pagina Gestisci
Come modificare il tipo di modello
Come modificare le autorizzazioni di accesso del modello
Come modificare i modelli condivisi con il proprio gruppo o account (amministratori)

Creare un modello libreria

Per creare un modello libreria, fai clic sulla scheda Home, quindi seleziona Crea un modello da riutilizzare.
Viene caricata la pagina di configurazione Crea modello Libreria.

Immetti il nome del modello nel campo Nome modello.

Se non immetti esplicitamente un nome per il modello, il campo userà il nome del primo documento aggiunto.
Trascina e rilascia i file nella sezione File oppure fai clic sul collegamento Aggiungi file nell'angolo in alto a destra del campo File per cercare nel sistema.

Se necessario, puoi allegare più file per creare un modello più grande.
Configura il tipo di modello:
- Documento riutilizzabile: questa opzione consente di salvare il documento completo, il contenuto e i campi modulo.
- Livello riutilizzabile per campi modulo: questa opzione consente di salvare solo il livello del campo modulo da applicare a un altro documento (contenuto diverso con lo stesso layout).
- Entrambi: entrambi i tipi di modello saranno disponibili.
Nota:

In qualsiasi momento è possibile modificare il tipo di modello modificando le proprietà del modello.
Configurare Chi può usare questo modello

Questa impostazione consente di assegnare l'accesso al modello in base all'utente che effettua il caricamento:
- Solo io: questa opzione renderà il modello disponibile solamente all’utente che effettua il caricamento.
- Qualsiasi utente nel mio gruppo: impostando il modello a livello di gruppo viene creata un’associazione logica tra il modello e il gruppo di cui fa parte l’utente che effettua il caricamento. Tutti i membri del gruppo avranno accesso al modello.
  
  Se l’utente che ha caricato il modello viene trasferito in un altro gruppo, l’associazione modello-gruppo non viene interrotta.
  
  Il modello può essere modificato dall’amministratore dell’account e dall’amministratore del gruppo a cui appartiene l’utente, ed è disponibile nel menu Librerie condivise.
  
  Gli account per i quali è abilitata la funzione Utenti in più gruppi dispongono di un campo a discesa per selezionare il gruppo a cui deve essere associato il modello.
- Qualsiasi utente nella mia azienda: tutti gli utenti dell’account avranno accesso al modello e potranno utilizzarlo.
  
  Il modello può essere modificato dall’amministratore a livello di account nel menu Librerie condivise.
Nota:

L’utente proprietario di un modello può sempre eliminare tale modello.

Un modello può essere modificato solo dall’utente proprietario e dagli amministratori a livello di gruppo e di account.

Altri utenti possono manipolare il modello dopo che è stato applicato a un Accordo selezionando Anteprima e aggiungi campi firma durante il processo di invio. Ciò consente di modificare le proprietà del modello per l'accordo singolarmente e non modifica il modello principale.
Per inviare il modello all'ambiente di creazione fai clic su Anteprima e aggiungi campi.
Si aprirà l'ambiente di creazione Trascina e rilascia. Trascina i campi dal riquadro di destra nel documento nelle posizioni desiderate.

Nota:

Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti vengono assegnati al primo destinatario. Puoi modificare la persona a cui sono assegnati i campi inseriti accedendo all'elenco a discesa dei destinatari e modificando il destinatario selezionato.
Dopo aver aggiunto i campi, fai clic su Salva.

Modificare il nome di un modello libreria

Modificare il nome di un modello è facile e richiede solo un paio di passaggi. Rinomina i modelli precedenti per indicare che sono stati rivisti o che si tratta di modelli obsoleti da conservare.

Individua il modello selezionando la scheda Gestisci.
Seleziona il filtro Modelli nella barra a sinistra.
Fai un solo clic sul modello da selezionare, quindi fai clic sul collegamento Modifica modello nella barra a destra per aprire il modello nell’ambiente di creazione con trascinamento.
Espandi la sezione Proprietà modello:
- Fai clic nel campo Nome modello.
- Immetti il nome desiderato.
Al termine fai clic su Salva.

Modificare il tipo di un modello libreria

Il tipo di modello definisce se il modello include il documento di base o se è composto solo da campi.

Individua il modello selezionando la scheda Gestisci.
Seleziona il filtro Modelli nella barra a sinistra.
Fai un solo clic sul modello da selezionare, quindi fai clic sul collegamento Modifica modello nella barra a destra per aprire il modello nell’ambiente di creazione con trascinamento.
Espandi la sezione Proprietà modello:

Nella sezione Tipo modello puoi definire il tipo di modello.
- Livello per campi modulo riutilizzabile: contiene solo i campi (sotto forma di livello) da applicare a un documento caricato.
- Documento riutilizzabile: contiene sia un documento sia il livello dei campi che gli è stato applicato.
  
  È possibile anche non inserire alcun campo..
Al termine fai clic su Salva.

Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria

Il livello di autorizzazione del modello determina quali altri utenti presenti nell’account possono accedere al modello e utilizzarlo.

Individua il modello selezionando la scheda Gestisci..
Seleziona il filtro Modelli nella barra a sinistra.
Fai un solo clic sul modello da selezionare, quindi fai clic sul collegamento Modifica modello nella barra a destra per aprire il modello nell’ambiente di authoring con trascinamento.
Configurare Chi può usare questo modello

Questa impostazione consente di assegnare l'accesso al modello in base all'utente che effettua il caricamento:
- Solo io - questa opzione renderà il modello disponibile solamente per l’utente che lo carica.
- Qualsiasi utente nel mio gruppo - impostando il modello a livello di gruppo si crea un’associazione logica tra il modello e il gruppo di cui fa parte l’utente che carica il modello. Tutti i membri del gruppo avranno accesso al modello.
  
  Se l’utente che ha caricato il modello viene trasferito a un altro gruppo, l’associazione modello-gruppo non viene interrotta.
  
  Il modello può essere modificato dall’amministratore dell’account e dall’amministratore del gruppo a cui appartiene l’utente, dal menu Librerie condivise.
  
  Se si modifica la relazione di Gruppo del modello, questo non sarà più accessibile al gruppo precedente, ma gli accordi che sono già stati inviati utilizzando il modello rimosso restano inalterati.
- Qualsiasi utente nella mia azienda - tutti gli utenti dell’account potranno accedere al modello e utilizzarlo.
  
  Il modello può essere modificato dall’amministratore a livello di account nel menu Librerie condivise.
Al termine fai clic su Salva.

Se il modello contiene molti campi, salvatelo spesso. Facendo clic su Salva tornerai alla pagina Gestisci, ma è meglio che perdere il lavoro svolto.
Denominare in modo intelligente i campi del documento potrebbe aiutarti sul lungo periodo. Se intendi esportare i dati immessi dagli utenti, denominare i campi può aiutarti a mantenere organizzate queste informazioni rendendole anche più leggibili.

Autorizzazioni degli amministratori per modificare i modelli di librerie condivise

Gli amministratori possono modificare qualsiasi modello di libreria che sia stato condiviso (tramite le autorizzazioni del modello) con il proprio gruppo o account.

Sono inclusi solo i modelli libreria. I moduli Web non sono inclusi..
Sono inclusi solo i modelli libreria che sono stati condivisi tramite le autorizzazioni dei modelli.
- I modelli condivisi mediante la condivisione degli account utente (inclusa la condivisione avanzata) non vengono inclusi nell’elenco..
Gli amministratori a livello di gruppo possono modificare tutti i modelli libreria che sono stati condivisi con il proprio gruppo dai membri del gruppo stesso.
Gli amministratori a livello di account possono modificare tutti i modelli libreria che sono stati condivisi con il proprio gruppo o con l’organizzazione.
- Gli amministratori a livello di account possono vedere i modelli condivisi da tutti i gruppi.

Un amministratore può accedere all’elenco delle librerie condivise scegliendo Account > Librerie condivise.

Passare alla voce di menu Librerie condivise

Il contenuto della pagina include:

Nome del modello: il nome formale del modello libreria, così come viene elencato nella pagina Gestisci..
Tipo: il tipo di modello, ossia Documento libreria, Modello di livello per campi modulo o Sia documento che modello per campi modulo.
Proprietario: l’autore originale del modello. Vengono forniti il nome formale e l’e-mail dell’utente..
Condiviso con: questa opzione riflette l’impostazione di autorizzazione del modello. Può essere Account o Gruppo (seguito dal nome del gruppo)..
Data ultima modifica: data dell’ultima volta che il modello è stato salvato nel sistema.

Per modificare un modello:

Fai doppio clic sul modello..
- In alternativa, fai un solo clic e seleziona l’azione Modifica.

Viene aperto l’ambiente di authoring di Adobe Acrobat Sign in cui puoi modificare le proprietà del modello, il tipo, il nome, nonché la posizione e l’assegnazione dei campi.

Apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su Salva.

Attenzione:

Gli amministratori possono modificare le autorizzazioni del modello.

La modifica delle autorizzazioni del modello può comportare la rimozione dall’elenco Librerie condivise, e quindi dall’ambito di azione dell’amministratore.