Configurare gli elementi Condizioni d’uso e Informativa ai clienti

La funzione di “Consenso esplicito” è disponibile per i livelli di servizio Individual, Team, Business ed Enterprise. Le Informative ai clienti personalizzate sono disponibili per i clienti con piani di servizio Enterprise.

Il consenso esplicito con processo di visione obbligatorio prevede che il destinario debba necessariamente prendere visione dell’Informativa ai clienti e confermare (nei passaggi da 1 a 3) di accettare le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti. Nel passaggio 6 si dichiara di acconsentire di operare in modalità elettronica. Questi accordi sono riportati in un record separato registrato nel rapporto di audit dell’accordo.

Panoramica

I documenti delle Condizioni d’uso e dell’Informativa ai clienti sono consueti nelle esperienze utente quando si utilizzano servizi come Adobe Acrobat Sign. Consentono di definire i rapporti commerciali in termini di limitazioni, responsabilità, aspettative e, nel contesto delle firme elettroniche, consentono alle parti di concordare di condurre le transazioni con mezzi elettronici.

Per la maggior parte dei casi di utilizzo, un accordo implicito a questi documenti è sufficiente. A tal fine, Acrobat Sign fornisce dei collegamenti evidenti a questi documenti quando il destinatario ha accesso ad un Accordo nel ciclo della firma.

Tuttavia, alcuni requisiti di conformità richiedono un’accettazione più assertiva di questi documenti. Per soddisfare tale richiesta, le impostazioni Condizioni d’uso e Informativa ai clienti consentono all’amministratore a livello Account di richiedere un accordo esplicito per ogni tipo di documento. Queste funzionalità sono disponibili per i clienti con piani Individual, Team, Business ed Enterprise. Inoltre, le Informative ai clienti personalizzate sono disponibili per i clienti con un piano di servizio Enterprise.

Come utilizzare questa funzione

Nella maggior parte dei casi, le condizioni d’uso e i criteri sulla privacy di Acrobat Sign vengono presentati al destinatario prima che questi possa interagire con l’accordo. Ci sono due eccezioni degne di nota:

  • Destinatari con un utente attivo nello stesso account del mittente.
  • Destinatari che accedono all’accordo dopo aver eseguito l’accesso ad Acrobat Sign.  

L’Informativa al cliente viene presentata al destinatario in base alla configurazione dell’account.  

Con l’impostazione predefinita (consenso implicito), quando il destinatario finalizza la firma gli vengono presentati i collegamenti all’Informativa ai clienti.  

Consenso per le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti durante la firma

Se si abilita il Consenso esplicito, il destinatario deve selezionare una casella per confermare che accetta le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti.

Se si abilita la lettura obbligatoria, il destinatario deve aprire ogni documento singolarmente e quindi selezionare la casella per accettare le condizioni.

Nota:

Se viene usata l’autenticazione, il destinatario dovrà innanzitutto verificare la propria identità e quindi potrà accettare le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti.

Registrazione dell’accettazione nel report di audit

Quando l’opzione Consenso esplicito è attivata, nel report di audit vengono registrate le azioni del destinatario quando accetta le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti:

Consenso esplicito durante la firma nel registro di audit
Report di audit con consenso esplicito

Per l’impostazione Consenso implicito, nel report di audit non viene segnalata l’effettiva accettazione delle Condizioni d’uso e dell’Informativa ai clienti:

Consenso implicito nel registro di audit
Report di audit con consenso implicito

Opzioni configurabili

È possibile accedere alle impostazioni a livello di account effettuando l’accesso come amministratore a livello di account Acrobat Sign e passando a Impostazioni account > Preferenze firma > Personalizza Condizioni d’uso e Informativa ai clienti

Tutti i controlli possono anche essere configurati a livello di gruppo. Ricorda i seguenti aspetti:

  • Per impostazione predefinita, tutti i gruppi ereditano le impostazioni a livello di account.
  • Le impostazioni a livello di gruppo hanno precedenza rispetto a quelle a livello di account.
  • Tutte le preferenze di firma incorporate nell’accordo derivano dalle impostazioni del gruppo dal quale viene inviato l’accordo.

Le opzioni per questa funzione sono:

  • Definire quando l’accettazione dell’Informativa ai clienti e delle Condizioni d’uso viene visualizzata al destinatario.
  • Definire il processo di accettazione in base al ruolo del destinatario.
Controlli nell’interfaccia utente

Processo in base all’opzione di consenso:

Impostazione “Accettano le condizioni quando firmano”:

Impostazione Consenso implicito

Processo di accettazione:

  1. Accetta le Condizioni d’uso e l’informativa sulla privacy di Adobe selezionando il pulsante Continua (dopo aver aperto l’accordo).
  2. Compila i campi dell’accordo in base alle esigenze.
  3. Accetta l’Informativa ai clienti selezionando il pulsante Fai clic per firmare.
Passaggi di consenso implicito di Condizioni d’uso e Informativa ai clienti

Il consenso implicito non viene registrato esplicitamente nel report di audit dell’accordo. L’evento Firma registra il consenso implicito del destinatario come descritto al passaggio 3 del processo di accettazione

Consenso implicito nel registro di audit

Opzione di impostazione: accetta le condizioni prima della firma:

Il consenso esplicito con processo di visione obbligatorio prevede che il destinario debba necessariamente prendere visione dell’Informativa ai clienti e confermare (nei passaggi da 1 a 3) di accettare le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti. Nel passaggio 6 si dichiara di acconsentire di operare in modalità elettronica. Questi accordi sono riportati in un record separato registrato nel rapporto di audit dell’accordo.

Consenso esplicito durante l’impostazione di firma

Processo di accettazione:

  1. Accetta le Condizioni d’uso e l’informativa sulla privacy di Adobe selezionando il pulsante Continua (dopo aver aperto l’accordo).
  2. Compila i campi dell’accordo in base alle esigenze.
  3. Accetta l’Informativa ai clienti selezionando la casella.
  4. Al termine, fai clic per firmare.
Consenso esplicito durante la firma - Passaggi per l’accettazione di Condizioni d’uso e Informativa ai clienti

La procedura di consenso esplicito richiede che il destinatario confermi (al passaggio 3) di accettare l’Informativa ai clienti e di operare con mezzi elettronici. Questo accordo viene riportato in un record distinto registrato nel report di audit dell’accordo.

Consenso esplicito durante la firma nel registro di audit

Opzione di impostazione: accetta le condizioni prima della visualizzazione dell’accordo:

Consenso esplicito prima di visualizzare l’impostazione

Processo di accettazione:

  1. Accetta le Condizioni d’uso e l’Informativa sulla privacy di Adobe selezionando la casella.
  2. Accetta l’Informativa ai clienti selezionando la casella.
  3. Seleziona il pulsante Accetta per passare all’accordo.
  4. Compila i campi dell’accordo in base alle esigenze.
  5. Al termine, fai clic per firmare.
Consenso esplicito prima di visualizzare - Passaggi per accettare Condizioni d’uso e Informativa ai clienti

La procedura di consenso esplicito richiede al destinatario di confermare (nei passaggi 1 e 2) l’accettazione di Condizioni d’uso e Informativa ai clienti. Al passaggio 5 si afferma di acconsentire a operare con mezzi elettronici. Questi accordi sono riportati in un record separato registrato nel rapporto di audit dell’accordo.

Consenso esplicito prima della visualizzazione nel registro di audit

Opzione di impostazione: fai clic su termini, rivedi e accetta prima della visualizzazione dell’accordo:

Impostazione Consenso esplicito con revisione obbligatoria

Processo di accettazione:

  1. Accetta le Condizioni d’uso e l’Informativa sulla privacy di Adobe selezionando la casella.
  2. Esamina l’Informativa al cliente facendo clic sul collegamento Informativa al cliente.
  3. Accetta l’Informativa ai clienti selezionando la casella.
  4. Seleziona il pulsante Accetta per passare all’accordo.
  5. Compila i campi dell’accordo in base alle esigenze.
  6. Al termine, fai clic per firmare.
Consenso esplicito con clic - Passaggi per accettare le Condizioni d’uso e l‘Informativa ai clienti

Il consenso esplicito con processo di visione obbligatorio prevede che il destinario debba necessariamente prendere visione dell’Informativa ai clienti e confermare (nei passaggi da 1 a 3) di accettare le Condizioni d’uso e l’Informativa ai clienti. Nel passaggio 6 si dichiara di acconsentire di operare in modalità elettronica. Questi accordi sono riportati in un record separato registrato nel rapporto di audit dell’accordo.

Consenso esplicito con un clic nel registro di audit

Aggiunta di un’Informativa ai clienti personalizzata (solo piani di servizio Enterprise)

I clienti con un piano di servizio di livello Enterprise possono fornire una propria Informativa ai clienti personalizzata. Questa opzione non è attualmente disponibile nell’interfaccia utente. Se desideri renderla accessibile:

  • Rendi disponibile l’Informativa ai clienti tramite un URL pubblico.
  • Contatta il team di supporto e fornisci loro l’URL.
    • Adobe deve rivedere e approvare il contenuto del documento.
  • Una volta che il documento sarà stato approvato, l’URL fornito viene configurato nel tuo account e diventa accessibile tramite il collegamento alla tua pagina.
  • Nota: le Informative ai clienti personalizzate non devono contenere alcun requisito di sistema. Se i requisiti di sistema devono essere inclusi, includi un collegamento alla sezione Requisiti di sistema per Adobe Acrobat Sign.

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