Descrizione della funzione

Grazie alle impostazioni di Visibilità limitata dei documenti, un accordo può contenere più file che siano visibili ai destinatari in modo selettivo, in base alle impostazioni abilitate e alla configurazione dell’accordo.

Ecco alcuni esempi di utilizzo:

  • Accordi commerciali che richiedono supervisione/approvazione interna prima di poter essere inviati al cliente
  • Documentazione per nuove assunzioni, da consegnare dopo l’accettazione della lettera di offerta
  • Moduli web utilizzati per acquisire i dati di iscrizione e restituire il modulo firmato con documentazione aggiuntiva

Ecco un breve video che mostra un utilizzo di alto livello:


Visibilità limitata dei documenti comporta una serie di termini molto specifici:

Utente e ID utente

  • Utente è un termine generico per chiunque acceda ad Adobe Sign tramite accesso diretto, autenticazione federata o integrazione. Un utente può autenticarsi in Adobe Sign con più indirizzi e-mail, pertanto un utente può avere più ID utente.
  • ID utente è un oggetto autenticato specifico in Adobe Sign. L’ID effettivo è un codice assegnato dal sistema che garantisce l’identificazione di un singolo oggetto (utente) univoco. Gli ID utente vengono spesso equiparati all’indirizzo e-mail in quanto entrambi sono valori univoci nel sistema. Tuttavia un utente può modificare il proprio indirizzo e-mail, ma non l’ID utente. Tutte le risorse sono logicamente associate all’ID utente che le ha create.

Parti interne ed esterne

  • Per “parti interne” si intendono gli ID utente che appartengono allo stesso account Adobe Sign dell’ID utente che agisce da mittente.
    • È importante considerare che gli utenti di una stessa azienda possono appartenere ad account Adobe Sign diversi. Adobe Sign non si basa sul dominio e-mail o sul nome dell’azienda. L’unica relazione pertinente è determinata dall’appartenenza degli ID utente a un determinato ID account.
  • Per “parti esterne” si intendono tutti gli ID utente che appartengono all’ID account a cui appartiene l’ID utente che agisce da mittente.
    • Se l’indirizzo e-mail dell’utente non è compreso tra quelli dell’account, allora per definizione si tratta di un ID utente esterno.


Come utilizzare questa funzione

Le regole di Visibilità limitata dei documenti sono abilitate a livello di account o di gruppo, e le impostazioni a livello di gruppo prevalgono rispetto a quelle dell’account.

Le regole di Visibilità limitata dei documenti espongono solo i contenuti dei file che sono stati assegnati in maniera esplicita a un determinato destinatario.

Per associare i contenuti dei file a un destinatario, si aggiunge almeno un campo assegnato a tale destinatario.

  • La Visibilità limitata dei documenti è basata su file e non su pagine. Se un file contiene 40 pagine e al destinatario è assegnato un campo presente su una sola pagina, il destinatario può comunque visualizzare tutte e 40 le pagine del file.
  • Se il file non contiene alcun campo assegnato al destinatario, l’intero file viene escluso dalla visualizzazione del destinatario.
  • Se sono presenti quattro file e il destinatario deve visualizzarli tutti e quattro, in ciascun file deve essere presente almeno un campo su una pagina assegnato a tale destinatario.
  • Se è necessario poter controllare la visibilità a livello di pagina, si dovrà suddividere il file in più file, uno per ciascuna pagina.

Nell’esempio a destra, un accordo contiene due firmatari e due documenti.

Il firmatario 1 vede entrambi i documenti, perché gli è stato assegnato un campo in entrambi i documenti (Campo 1 e Campo 2).

Il firmatario 2 vede solo il documento 2, perché non gli è stato assegnato alcun campo nel documento 1. 

  • Il documento 2 è visibile perché il campo 3 è assegnato al firmatario 2.
Esempio di Visibilità limitata dei documenti

Nota:

Le regole di Visibilità limitata dei documenti prevedono due prerequisiti:

  • Devono esserci più di un destinatario
    • I destinatari sono tutti gli utenti che sono stati aggiunti al processo di firma o approvazione.
    • Le parti in Cc non sono considerate destinatari.    
  • All’accordo deve essere stato aggiunto più di un file
    • Per file si intende qualsiasi allegato usato per creare l’accordo (.doc, .xls, .pdf, .png, ecc.).

Se uno dei requisiti di cui sopra non è soddisfatto, le regole di Visibilità limitata dei documenti vengono sospese per tale accordo.

Configurare le opzioni

Quando è attivata, Visibilità limitata dei documenti dispone di tre impostazioni che determinano il comportamento dell’accordo e la modalità di visualizzazione:

I firmatari e i CC nel mio account visualizzeranno tutti i file: se questa opzione è abilitata, tutti gli ID utente del tuo account che ottengono l’accesso all’accordo (come destinatario o come parte in Cc) potranno visualizzare tutti i file.

Impostazioni di Visibilità limitata dei documenti nell’interfaccia utente

Visibilità dei documenti in base alle impostazioni:

Quando l’opzione “I firmatari visualizzeranno solo i file contenenti firma, iniziali o campi di inserimento dati assegnati loro” è disattivata, la funzione Visibilità limitata dei documenti è disabilitata nell’interfaccia utente.

Tutti i destinatari e le parti in Cc potranno vedere sempre tutti i file.

Visibilità limitata dei documenti disattivata
Partecipante Durante la firma Accordo completato
Mittente Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario esterno Tutti i documenti Tutti i documenti
Cc interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Cc esterno Tutti i documenti Tutti i documenti

Quando è attivata solo l’opzione I firmatari visualizzeranno solo i file contenenti firma, iniziali o campi di inserimento dati assegnati loro:

  • Il mittente può sempre visualizzare tutti i contenuti dei file.
  • I destinatari possono visualizzare solo i file in cui sono stati esplicitamente inclusi durante la firma e dopo il completamento dell’accordo.
  • Le parti in Cc non possono vedere i contenuti dei file.
Visibilità limitata dei documenti attivata
Partecipante Durante la firma Accordo completato
Mittente Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario interno Documenti assegnati Documenti assegnati
Destinatario esterno Documenti assegnati Documenti assegnati
Cc interno Nessuno Nessuno
Cc esterno Nessuno Nessuno

Quando è attivata l’opzione I firmatari e i CC nel mio account visualizzeranno tutti i file:

  • Tutti gli ID utente interni (rispetto al mittente) possono visualizzare tutti i contenuti dei file.
  • I destinatari esterni possono visualizzare solo i contenuti dei file in cui sono stati esplicitamente inclusi durante la firma e dopo il completamento dell’accordo.
  • Le parti esterne in Cc non possono vedere alcun contenuto dei file.
Visibilità limitata dei documenti consente agli agenti interni di visualizzare tutti i file
Partecipante Durante la firma Accordo completato
Mittente Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario esterno Documenti assegnati Documenti assegnati
Cc interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Cc esterno Nessuno Nessuno

Quando l’opzione Quando riceveranno il contratto firmato, i firmatari e i CC visualizzeranno tutti i file è attivata:

  • I destinatari potranno vedere solo i contenuti dei file a cui sono stati assegnati, durante il processo di firma.
  • Le parti in Cc non possono vedere i contenuti dei file durante il processo di firma.

Una volta completato l’accordo, tutti i destinatari e le parti in Cc possono vedere tutti i contenuti dei file.

Una volta completati, Visibilità limitata dei documenti espone tutti i file.
Partecipante Durante la firma Accordo completato
Mittente Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario interno Documenti assegnati Tutti i documenti
Destinatario esterno Documenti assegnati Tutti i documenti
Cc interno Nessuno Tutti i documenti
Cc esterno Nessuno Tutti i documenti

Con questa configurazione, sono attivate le regole di Visibilità limitata dei documenti e tutti gli ID utente interni (rispetto al mittente) possono vedere tutti i contenuti dei file durante il ciclo di firma.

Una volta completato l’accordo, tutti gli utenti possono vedere tutti i contenuti dei file.

Visibilità limitata dei documenti consente agli agenti interni di visualizzare tutti i file
Partecipante Durante la firma Accordo completato
Mittente Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario esterno Documenti assegnati Tutti i documenti
Cc interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Cc esterno Nessuno Tutti i documenti

Se prevedi di accettare firme manuali, dovresti attivare questa opzione. Tuttavia tieni presente che le regole di Visibilità limitata dei documenti non sono applicabili ai casi con firma a mano.

Per tutti gli accordi che richiedono la firma manuale, le regole di Visibilità limitata dei documenti vengono sospese.

Visibilità limitata dei documenti per la firma manuale
Partecipante Durante la firma Accordo completato
Mittente Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Destinatario esterno Tutti i documenti Tutti i documenti
Cc interno Tutti i documenti Tutti i documenti
Cc esterno Tutti i documenti Tutti i documenti

Utilizzo di Visibilità limitata dei documenti con API REST v6

Le chiamate API REST v6 possono essere utilizzate dal mittente per concedere esplicitamente la visibilità ai documenti.

Poiché le chiamate API prevalgono sulle impostazioni a livello di account e di gruppo, le chiamate API REST v6 ignorano tutte le impostazioni di visibilità dei documenti definite nell’interfaccia utente.

L’unico comportamento che viene mantenuto è quello per cui il mittente deve specificare un’etichetta di documento se specifica un campo modulo per un determinato destinatario. 

L’endpoint API REST v6 POST /agreements ha tre parametri con cui è possibile controllare i comportamenti di visibilità dei documenti.

AgreementInfo

Nome parametro Tipo Obbligatorio Descrizione
documentVisibilityEnabled Booleano No Parametro di visibilità documento opzionale per l’accordo. Per abilitare la visibilità del documento, questo parametro deve essere specificato e impostato su true.


ParticipantSetInfo

Nome parametro Tipo Obbligatorio Descrizione
visiblePages Stringa[] No

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo set di partecipanti.


CcInfo

Nome parametro Tipo Obbligatorio Descrizione
visiblePages Stringa[] No Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo Cc.


Codice di stato HTTP

Codice di stato HTTP Motivo Descrizione
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Una o più etichette di pagine visibili nel set di partecipanti non sono valide.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Una o più etichette di pagine visibili in Cc non sono valide.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED L’opzione di visibilità dei documenti è impostata su false e pertanto non è possibile specificare l’indice di informazioni sul file per qualsiasi set di partecipanti o Cc.

L’endpoint API REST v6 GET /agreements/{agreementId} può essere utilizzato per recuperare la relazione tra partecipanti e documenti.

AgreementInfo

Nome parametro Tipo Descrizione
documentVisibilityEnabled Booleano Se è true, la visibilità dei documenti è stata attivata per questo accordo.


ParticipantSetInfo

Nome parametro Oggetto REST Descrizione
visiblePages Stringa[] Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo set di partecipanti.


CcInfo

Nome parametro Oggetto REST Descrizione
visiblePages Stringa[]
Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo Cc.

Se GET /agreements/{agreementId} restituisce lo stato ANNULLATO, potrebbe essere dovuto a uno o più valori di parametro di visibilità documento non validi.

Utilizza GET /agreements/{agreementId}/events per recuperare il motivo dell’errore.

Messaggio di errore Condizione
fileInfoIndex <indice fileInfo> è mancante in uno dei set di partecipanti (participantSets) che contengono <e-mail partecipante> <label> deve essere specificato come visiblePages per il partecipante <e-mail partecipante>

Questo errore viene registrato con il valore Event.type AUTO_CANCELED_CONVERSION_PROBLEM e Event.comment.


Aspetti da considerare

La funzione Visibilità limitata dei documenti e i certificati di firma digitale non sono compatibili.

Se è attivata la Visibilità limitata dei documenti, l’oggetto firma digitale viene rimosso dall’ambiente di creazione in-app.

Se un accordo con un campo per firma digitale viene inviato con le regole di Visibilità limitata dei documenti attivate, viene generato un errore:

Il campo di firma digitale <nome campo> non è supportato a causa di visibilità limitata dei documenti.

Se l’ID utente è in grado di visualizzare il file che contiene il campo dell’allegato, può anche visualizzare il contenuto dell’allegato.

La sostituzione di un destinatario funziona normalmente, con una singola eccezione:

  • Il mittente dell’accordo non può sostituire se stesso se è incluso tra i destinatari con un ruolo senza firma e l’opzione I firmatari e i CC nel mio account visualizzeranno tutti i file è disattivata

Quando è attivata l’opzione I firmatari e i CC nel mio account visualizzeranno tutti i file:

  • I destinatari interni possono delegare solo a un altro utente interno.
  • I destinatari esterni non possono delegare a un utente interno.
    • Se si tenta comunque di delegare a un utente non supportato, viene generato l’errore: "L’amministratore dell’account non consente la delega a questo utente."

I file e i campi possono essere modificati (mediante la funzione Modifica accordo) purché l’accordo non sia stato visualizzato da un partecipante.

La funzione Visibilità limitata dei documenti non tiene conto dei ruoli.

Se un destinatario non deve firmare, per tale destinatario deve essere presente su ciascun file almeno un campo a cui può accedere.

Se un destinatario non dispone di file visibili (perché non è stato inserito alcun campo), viene generato un errore:

Il partecipante <e-mail> (<ruolo partecipante>) non dispone di alcun documento visibile.

Mega Sign funziona come gli altri accordi.

Per consentire ai moduli Web di funzionare con Visibilità limitata dei documenti, è necessario regolare un’impostazione back-end.

Contatta il tuo Success Manager per richiederne l’attivazione.

Una volta attivata, i moduli Web funzioneranno come gli altri accordi.

Quando un accordo viene inviato, deve essere presente almeno un campo firma obbligatorio (non facoltativo né condizionale) per ogni destinatario con un ruolo di firma.

Se uno o più firmatari non dispongono di un campo di firma obbligatorio, alla fine dell’accordo viene aggiunta una pagina contenente un blocco di firma per ogni firmatario (e tutti i firmatari possono visualizzare l’ultima pagina).