Guida rapida per i clienti che desiderano usare Adobe Sign in ambienti Workday.
Questo documento fornisce agli amministratori di Workday informazioni sui passaggi necessari per personalizzare i processi aziendali di Workday e integrare Adobe Sign quando è necessario ottenere una firma. Il documento è una guida alla configurazione e non un manuale di formazione completo per Workday.
Per utilizzare Adobe Sign in Workday è necessario essere in grado di creare e modificare elementi di Workday quali: framework di processi aziendali, installazione e configurazione del titolare, creazione di report e integrazione di Workday Studio.
Le capacità di firma elettronica di Adobe Sign sono disponibili tramite un’azione del passaggio Review Document (Rivedi documento) in Business Process Framework (BPF) e come attività Distribute Documents (Distribuisci documenti).
L’accesso ad Adobe Sign per Workday avviene tramite il passaggio Review Document (Rivedi documento), applicabile a ognuno degli oltre 400 processi aziendali in Workday. Questi comprendono i processi “Offer” (Offerta), “Distribute Documents or Tasks” (Distribuisci documenti o attività) e “Propose compensation” (Proponi compenso).
Consulta la documentazione completa della community di Workday sul passaggio Review Document (Rivedi documento) qui: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Definizione di un passaggio Review Document (Rivedi documento) funzionale:
Configurazione del passaggio Document Review (Rivedi documento):
4. (Facoltativo) Aggiungi un “redirect user” (utente di reindirizzamento) per acquisire le azioni di “decline to sign” (rifiuto di firmare). Quando gli utenti rifiutano, Workday reindirizza i documenti a un gruppo di sicurezza configurato, affinché possano rivederli.
Dal menu delle azioni relative al passaggio Review Documents (Rivedi documenti), seleziona Business Process > Maintain Redirect (Processo aziendale > Mantieni reindirizzamento). Quindi seleziona:
Il framework di processi aziendali offre funzionalità piuttosto estese, pertanto non forniremo una spiegazione dettagliata nella presente guida. Tuttavia, è opportuno tenere in considerazione alcune osservazioni.
Il processo aziendale Offer (Offerta) è un processo secondario del processo di business Job Application Dynamic (Dinamico di Candidatura), che deve essere configurato per eseguire il processo aziendale Offer (Offerta). Viene attivato quando lo stato della candidatura passa da “Offer” (Offri) a “Make offer” (Fai un’offerta).
Nell’esempio riportato di seguito viene mostrato un passaggio di Review Document (Rivedi documento) che utilizza un passaggio Dynamic Document (Documento dinamico) sia per il Nord America che per il Giappone.
Questo processo aziendale prevede i seguenti passaggi:
Il documento dinamico generato nel passaggio “ba” è denominato Offer Letter (Lettera di offerta) e contiene un singolo blocco di testo denominato Rapid Offer (Offerta rapida). È possibile aggiungere più blocchi di testo quali intestazione, formula di saluto, compenso, stock, chiusura, termini e così via, a seconda del caso specifico.
La lettera di offerta dinamica riportata di seguito è stata creata tramite l’editor di testo avanzato di Workday.
Gli elementi evidenziati in grigio sono gli oggetti forniti da Workday che fanno riferimento ai dati contestuali.
Gli elementi tra {{parentesi}} sono tag di testo di Adobe.
All’interno del passaggio Review Document (Rivedi documento), il documento dinamico a cui si fa riferimento proviene dal passaggio precedente e definisce il processo sequenziale di firma mediante due gruppi di firma.
Il comportamento riportato di seguito indirizzerà il documento generato dinamicamente prima al responsabile addetto all’assunzione e poi al candidato.
Introdotta in Workday 30, l’attività “Mass Distribute Documents or Tasks ” (Distribuisci in massa documenti o attività) può essere utilizzata per inviare un singolo documento a un ampio gruppo di singoli firmatari (fino a 20.000). È soggetta alla limitazione di una singola firma per documento. Per creare una distribuzione si accede all’azione “Create Distribute Documents or Tasks” (Crea Distribuisci documenti o attività) nella barra di ricerca.
Esempio: invio di un modulo di scelta di partecipazione azionaria a tutti i manager di Global Modern Services. Se necessario, potrebbe essere ulteriormente filtrato per singoli manager.
Puoi anche accedere al rapporto View Distribute Documents or Tasks (Visualizza Distribuisci documenti o attività) per tenere traccia dell’avanzamento della distribuzione.
Workday ha una potente infrastruttura per la generazione di report. Per visualizzare i dettagli sul processo di Adobe Sign, analizza gli elementi relativi alla voce Review Document Event (Evento Rivedi documento).
Di seguito viene riportato un semplice report personalizzato che può essere eseguito in tutti i processi aziendali per cercare transazioni Adobe Sign e il relativo stato.
Il report seguente è stato generato con riferimento ai processi aziendali Offer (Offerta), Onboarding (On-boarding) e Propose Compensation (Proponi compenso) all’interno di un titolare di implementazione.
È possibile visualizzare:
Il ciclo di firma di Workday elimina tutte le notifiche e-mail da Adobe Sign. Gli utenti vengono informati sulla presenza di azioni in sospeso tramite la posta in arrivo di Workday.
Una volta che il documento è stato firmato da tutti i gruppi di firma, viene distribuita una copia del documento firmato a tutti i membri del gruppo di firma tramite e-mail.
Se lo desideri, puoi decidere di eliminare questo comportamento contattando il tuo Adobe Sign Success Manager o il team addetto al supporto di Adobe Sign.
In Workday, è possibile accedere ai documenti firmati nel record completo dei processi.
Di seguito viene riportata una lettera di offerta firmata per il candidato Chris Foxx.
Workday è il responsabile del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative a integrazione, richieste di funzionalità o problemi nelle operazioni quotidiane dell’integrazione.
La comunità di Workday offre una serie di utili articoli su come risolvere i problemi relativi all’integrazione e alla generazione di documenti:
Risoluzione di problemi relativi alle integrazioni di firma elettronica
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g
Passaggio Rivedi documenti
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Generazione di documenti dinamici
https://community.workday.com/node/176443
Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta
In quanto partner per integrazione, è necessario contattare il supporto di Adobe Sign se l’integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.
I clienti Adobe Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all’elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).
Aggiunta di tag di testo di Adobe ai documenti
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf
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