Guida introduttiva per Workday

Questo documento fornisce agli amministratori di Workday informazioni sui passaggi necessari per personalizzare i processi aziendali di Workday e integrare Acrobat Sign quando è necessario ottenere una firma. Il documento è una guida alla configurazione e non un manuale di formazione completo per Workday.

Per utilizzare Acrobat Sign in Workday è necessario essere in grado di creare e modificare elementi di Workday quali: framework di processi aziendali, installazione e configurazione del tenant, creazione di report e integrazione di Workday Studio. 

Accesso ad Acrobat Sign in Workday

Le capacità di firma elettronica di Acrobat Sign sono disponibili tramite un’azione del “passaggio Rivedi documento” in Business Process Framework (BPF) e come attività Distribuisci documenti.

Passaggio Review Document (Rivedi documento)

L’accesso ad Acrobat Sign per Workday avviene tramite il passaggio Rivedi documento, applicabile a ognuno degli oltre 400 processi aziendali in Workday. Questi comprendono i processi “Offer” (Offerta), “Distribute Documents or Tasks” (Distribuisci documenti o attività) e “Propose compensation” (Proponi compenso).

Consulta la documentazione completa della community di Workday sul passaggio Rivedi documento qui. 

Esiste una relazione 1:1 tra i passaggi Rivedi documento e le transazioni fatturabili con Acrobat Sign. È possibile combinare più documenti in un unico passaggio Rivedi documento e presentarli come un unico pacchetto da firmare. Nota: in un passaggio Rivedi documento specifico, è possibile fare riferimento solo a un singolo documento dinamico.

Definizione di un passaggio Review Document (Rivedi documento) funzionale:

1. Inserisci un passaggio Review Document (Rivedi documento).
2. Specifica i gruppi (ruoli) che possono eseguire operazioni nell’ambito del passaggio Rivedi documento.
   

Configurazione del passaggio Document Review (Rivedi documento):

1. Per eSignature Integration type (Tipo di integrazione per firma elettronica) specifica eSign by Adobe.
2. Aggiungi righe alla griglia delle firme
   • La griglia delle firme specifica l’ordine seriale secondo cui il documento viene indirizzato per la firma. Ogni riga può contenere uno o più ruoli e ogni riga rappresenta un passaggio del processo di firma.
   • Ogni membro del ruolo all’interno di un determinato passaggio riceve una notifica che indica la presenza di un evento di firma in sospeso.
   • In seguito alla firma di un unico membro appartenente al ruolo, il passaggio della riga viene completato e il documento va al passaggio della riga successiva.
   • Una volta completate le firme per tutte le righe, il passaggio Review Document (Rivedi documento) è completato.
3. Specifica il documento da firmare. Se si tratta di un processo aziendale di tipo “Offer” (Offerta), è possibile utilizzare il documento da un passaggio Generate Document (Genera documento). In caso contrario, seleziona un documento o report esistente.
   • Ripeti il passaggio 3 per tutti i documenti interessati.

4. (Facoltativo) Aggiungi un “redirect user” (utente di reindirizzamento) per acquisire le azioni di “decline to sign” (rifiuto di firmare). Quando gli utenti rifiutano, Workday reindirizza i documenti a un gruppo di sicurezza configurato, affinché possano rivederli. 

Dal menu delle azioni relative al passaggio Review Documents (Rivedi documenti), seleziona Business Process > Maintain Redirect (Processo aziendale > Mantieni reindirizzamento). Quindi seleziona:

• Send Back (Torna indietro): consente ai membri del team di sicurezza di tornare indietro a un passaggio precedente nel processo aziendale. Il processo aziendale riparte quindi da tale passaggio.
• Move to Next Step (Vai al passaggio successivo): consente ai membri del team di sicurezza di passare al passaggio successivo nel processo aziendale.
• Security Groups (Gruppi di sicurezza): seleziona i gruppi di sicurezza che possono reindirizzare i passaggi nel flusso dei processi aziendali. I gruppi di sicurezza che vengono visualizzati per questa opzione sono selezionati nel criterio di sicurezza dei processi aziendali nella sezione Redirect (Reindirizzamento).

Note sui passaggi dei processi aziendali

Il framework di processi aziendali offre funzionalità piuttosto estese, pertanto non forniremo una spiegazione dettagliata nella presente guida. Tuttavia, è opportuno tenere in considerazione alcune osservazioni.

• È necessario definire un passaggio di completamento per ciascun processo aziendale.
  • Tale passaggio corrisponde preferibilmente al termine del processo aziendale.
• L’impostazione di un passaggio di completamento viene eseguita esternamente al menu di azioni relative dell’icona di ricerca.
  • Questo tipo di operazione può essere eseguita solo in fase di visualizzazione del processo aziendale e non in fase di modifica.
• Ogni passaggio del processo aziendale viene eseguito secondo un ordine sequenziale.
  • È possibile modificare l’ordine di un passaggio modificando il valore relativo all’ordine.
  • Per inserire un passaggio tra gli elementi “c” e “d”, è necessario definire un nuovo elemento come “ca”.

Esempio: Offerta

Il processo aziendale Offer (Offerta) è un processo secondario del processo di business Job Application Dynamic (Dinamico di Candidatura), che deve essere configurato per eseguire il processo aziendale Offer (Offerta). Viene attivato quando lo stato della candidatura passa da “Offer” (Offri) a “Make offer” (Fai un’offerta).

Nell’esempio riportato di seguito viene mostrato un passaggio di Review Document (Rivedi documento) che utilizza un passaggio Dynamic Document (Documento dinamico) sia per il Nord America che per il Giappone.

Questo processo aziendale prevede i seguenti passaggi:

• Il promotore del processo aziendale dovrà proporre un compenso per il candidato (passaggio b).
• Per il passaggio viene applicata una condizione per verificare che il Paese corrente NON sia il Giappone.
  • Se il valore è true, viene eseguito il passaggio “ba” che utilizza un documento in lingua inglese.
  • Se il valore è false, viene eseguito il passaggio “bb” che utilizza un documento in lingua giapponese.
• Il passaggio “bc” corrisponde al passaggio Document Review (Rivedi documento).
  • Si tratta del passaggio in cui viene definito il processo di firma.
• Il passaggio “d” corrisponde al momento decisionale in cui fare un’offerta.
  • Si tratta della fase di completamento ed è pertanto obbligatoria.

Il documento dinamico generato nel passaggio “ba” è denominato Offer Letter (Lettera di offerta) e contiene un singolo blocco di testo denominato Rapid Offer (Offerta rapida). È possibile aggiungere più blocchi di testo quali intestazione, formula di saluto, compenso, stock, chiusura, termini e così via, a seconda del caso specifico.

La lettera di offerta dinamica riportata di seguito è stata creata tramite l’editor di testo avanzato di Workday.

Gli elementi evidenziati in grigio sono gli oggetti forniti da Workday che fanno riferimento ai dati contestuali.

Gli elementi tra {{parentesi}} sono tag di testo di Adobe.

All’interno del passaggio Review Document (Rivedi documento), il documento dinamico a cui si fa riferimento proviene dal passaggio precedente e definisce il processo sequenziale di firma mediante due gruppi di firma.

Il comportamento riportato di seguito indirizzerà il documento generato dinamicamente prima al responsabile addetto all’assunzione e poi al candidato.

Esempio: distribuzione di documenti

Introdotta in Workday 30, l’attività “Mass Distribute Documents or Tasks ” (Distribuisci in massa documenti o attività) può essere utilizzata per inviare un singolo documento a un ampio gruppo di singoli firmatari (fino a 20.000). È soggetta alla limitazione di una singola firma per documento. Per creare una distribuzione si accede all’azione “Create Distribute Documents or Tasks” (Crea Distribuisci documenti o attività) nella barra di ricerca.

Esempio: invio di un modulo di scelta di partecipazione azionaria a tutti i manager di Global Modern Services. Se necessario, potrebbe essere ulteriormente filtrato per singoli manager.

Puoi anche accedere al rapporto View Distribute Documents or Tasks (Visualizza Distribuisci documenti o attività) per tenere traccia dell’avanzamento della distribuzione.

Esempio: generazione di report

Workday ha una potente infrastruttura per la generazione di report. Per visualizzare i dettagli sul processo di Acrobat Sign, analizza gli elementi relativi alla voce Evento Rivedi documento.

Di seguito viene riportato un semplice report personalizzato che può essere eseguito in tutti i processi aziendali per cercare transazioni Acrobat Sign e il relativo stato.

Il report seguente è stato generato con riferimento ai processi aziendali Offer (Offerta), Onboarding (On-boarding) e Propose Compensation (Proponi compenso) all’interno di un titolare di implementazione.

È possibile visualizzare:

• i documenti inviati per la firma;
• il passaggio del processo aziendale associato;
• la persona successiva in attesa di firma.

Documenti firmati

Il ciclo di firma di Workday elimina tutte le notifiche e-mail da Acrobat Sign. Gli utenti vengono informati sulla presenza di azioni in sospeso tramite la posta in arrivo di Workday.

Una volta che il documento è stato firmato da tutti i gruppi di firma, viene distribuita una copia del documento firmato a tutti i membri del gruppo di firma tramite e-mail.

Se lo desideri, puoi decidere di eliminare questo comportamento contattando il tuo Acrobat Sign Success Manager o il team addetto al supporto di Acrobat Sign.

In Workday, è possibile accedere ai documenti firmati nel record completo dei processi.

• I documenti del lavoratore sono disponibili nel profilo del soggetto interessato.
• I documenti del candidato (lettere di offerta) sono disponibili nel profilo del candidato interessato.

Di seguito viene riportata una lettera di offerta firmata per il candidato Chris Foxx. 

Supporto

Supporto di Workday

Workday è il responsabile del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative a integrazione, richieste di funzionalità o problemi nelle operazioni quotidiane dell’integrazione.

La comunità di Workday offre una serie di utili articoli su come risolvere i problemi relativi all’integrazione e alla generazione di documenti:

• Risoluzione dei problemi relativi alle integrazioni della firma elettronica
• Passaggio di revisione dei documenti
  
• Generazione di documenti dinamici
• Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta

Supporto di Acrobat Sign

In quanto partner per integrazione, è necessario contattare il supporto di Acrobat Sign se l’integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.

I clienti di Acrobat Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all’elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).

• Aggiunta di tag di testo di Adobe ai documenti