概要
自動ワークフロー検出機能により、管理者は、PDF の最初のページに一意の文字列を組み込むことで、ファイルレベルで契約書のバージョン管理を制御できます。この一意の文字列はカスタムワークフローに追加され、送信者がファイルをアップロードすると、アップロードされたファイルとワークフローを Acrobat Sign で論理的に接続できるようになります。
定型文テンプレートでカスタム文書を作成する組織では、契約書の構成を自動化し、テンプレートからフォームフィールドを配置できるため、送信者が個々の契約書を設定して作成する時間が大幅に短縮されます。
送信者が自動ワークフローを使用する方法
ユーザーは、PDF ファイルのアップロード時に「ホーム」ページでライブラリから開始/マイコンピューターからファイルを選択ボタンを選択し、自動ワークフロー検出をトリガーします。
- ライブラリから開始/マイコンピューターからファイルを選択以外の方法またはインターフェイスを使用してファイルをアップロードすると、自動検出プロセスは完全にバイパスされます。
- ワークフロー検出をトリガーするのは PDF ファイルのみです。
- PDF 以外の形式の文書をアップロードしようとすると、無効な文書エラーが発生します。
ファイルがアップロードされると、Acrobat Sign はアップロードされたファイルの最初のページを評価して、一致テキスト文字列を検索します。
一致テキストパラメーターに一致する文字列は、送信者がグループメンバーシップを通じてアクセスできるすべてのワークフローで使用される一致テキスト文字列と比較されます。
ファイルの一致テキスト文字列がワークフローの一致テキストと一致する場合、送信者は関連ワークフローのカスタム作成ページにルーティングされます。
- アップロードされたファイルは自動的に添付され、削除することはできません。
- ワークフローが組織レベルで使用可能な場合、送信者は契約書が送信されるグループを選択できます。
- ワークフローが 1 つのグループに関連付けられている場合、グループピッカーはワークフローが関連付けられている値に自動的に設定され、変更することはできません。
- 他のすべてのワークフローオプションは、手動で選択したワークフローで期待どおりに使用できます。
フォームフィールドレイヤーを適用するようにワークフローを設定すると、送信者が署名フィールドをプレビューして追加する必要がなくなります。
送信者は、契約書の最終設定を確認した後で契約書を送信します。
自動処理のワークフローを設定する方法
一致テキストの定義
一致テキスト文字列の作成方法を計画することを強くお勧めします。数百のワークフローを使用している場合や、アカウントが複数のグループを使用していて、その一部が類似したフォームを使用している場合は、一致テキスト文字列の命名規則が不可欠です。
一致テキスト文字列の要件は次のとおりです。
- 各一致テキスト文字列は、お客様の Acrobat Sign アカウント内で一意である必要があります。
- コードは、20~30 文字の連続文字列である必要があります。
- この文字列に使用できるのは、英数字、ダッシュ「-」、下線「_」のみです。ピリオドやスペースは使用できません。
一致テキスト命名規則を決定するときは、次の点を考慮してください。
- フォームに既存の文書 ID(W-4 や NDA など)があり、それを組み込むかどうか
- フォームに明確なバージョンがあり、簡単に理解できるかどうか(例:W-4_2024 または NDA_Q1-2024)
- ワークフローに関連するグループ名を含めるべきかどうか(例:HR-W-4_2024 または Lgl_NDA_Q1-2024)
- どのようなタイプの合理的なバージョン文字列を使用でき、他の文書作成者が理解できるか(例:HR-W-4_2024_ver1_1 または Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
文字列は 20~30 文字にする必要があるため、今後のメンテナンスが容易になるように、文字数の上限まで利用して理解しやすいものを入力してください。
一致テキストを文書 PDF に追加する
一致テキスト文字列は、アップロードされたファイルの最初のページにある必要があります。
テキストは、任意の色やサイズにできます。
通常、バージョン管理番号は文書の隅に表示されますが、文字列は最初のページのどこにでも配置できます。
一致テキストをワークフローの「ワークフロー情報」タブに追加する
新しいワークフローを作成(または既存のワークフローを編集)し、一致テキスト文字列を「ワークフロー情報」タブに追加します。
一致テキスト文字列をワークフローに追加しても、ワークフローの手動使用が防止されることはありません。
アップロードされた PDF を含めるように「文書」タブを設定する
「文書」タブで、アップロードされたファイルを承認するようにワークフローを設定する必要があります。その文書を設定するには、次の手順を実行します。
- 文書の追加リンクを選択します。1 文書(ファイル)の行が追加されます。
- 「文書タイトル」を入力します。この値は、契約書の作成時に送信者の作成ページに表示されます。「文書タイトル」は、文書がアップロード済みファイルと同じであることを反映し、送信者が混乱しないようにしてください。
- 「ファイル」および「文書名」フィールドは空にします。
- 一般的には、「必須」ボックスをオンにして、ユーザーのインターフェイスに必須要素として表示し、ユーザーがその要素を置き換えることができない理由に関する質問を減らすことをお薦めします。ただし、アップロード済みファイルは自動的に添付され、送信者が削除することはできないため、「必須」チェックボックスは、どのように設定してもプロセスに影響しません。
送信者が追加や補足のコンテンツを契約書に追加することがプロセスで許可されている場合は、テンプレートに追加の文書を追加できます。
フォームフィールドを契約書に適用する方法を検討する
テンプレートプロセスを通じてフォームフィールドを追加することで、送信者が自分のフィールドを作成する時間を節約し、フィールドが正しい位置に配置されて名前が付けられるようにして、レポートを完成されるようにします。
自動ワークフロー検出は、テキストタグを含む PDF、または AcroForms として設計されている PDF で動作します。
または、フォームフィールドレイヤーを「文書」タブからワークフローに追加して、署名関連およびデータ収集のすべてのフィールドを適用できます。そのためには、事前にテンプレートを作成する必要があります。
- 一致テキストを含めて設計している PDF を使用してテンプレートを作成します。
- テンプレート名に一致テキスト文字列を含めて、簡単に検索できるようにします。
- 文書およびフォームフィールドレイヤーの両方になるようにテンプレートを設定します。
- このテンプレートを使用できるユーザーの範囲を、ワークフローで定義した範囲と一致させます。
- テンプレートにフィールドを作成します。
- 「保存」をクリックして、テンプレートを保存します。
フォームフィールドレイヤーをワークフローに追加するには、次のように操作します。
- ワークフローを開き、「文書」タブに移動します。
- 文書の追加アイコンを「フォームフィールドレイヤー」セクションで選択します。
- 使用可能なすべてのフォームフィールドレイヤーがピッカーパネルに表示されます(自分のグループが選択されています)。
- 正しいフォームフィールドレイヤーを選択します。
- 「OK」を選択して添付を完了します。
フォームフィールドレイヤーは、PDF に含まれるすべてのフィールド(テキストタグまたは AcroForm)に加えて適用されます。
一致テキストの値がワークフローのリストに表示される
一致テキスト値があるワークフローでは、カスタムワークフローのリストにその値が表示されます。