ServiceNow 向け Adobe Acrobat Sign - インストールおよび設定ガイド(V 2.2)

概要

この ServiceNow 向け Adobe Acrobat Sign アプリケーションを使用すると、ServiceNow プラットフォームのネイティブ機能を使用して、署名用に文書を送信できます。Acrobat Sign と ServiceNow の統合により、次の機能にアクセスできます。

  • 複数の受信者に署名用に文書を送信します。 
  • ライフサイクル全体で署名プロセスを追跡し、各ステージで予想される署名者を特定します。
  • 埋め込まれたか個別の監査追跡文書を含む署名済み文書を取得します。
  • 署名プロセス前または署名プロセス中に文書に入力されたフォームデータを取得します。
  • 最初のレビューとそれ以降の送信のために署名プロセスの下書きを作成します。送信前の署名に対する変更は、ServiceNow に同期されます。
  • 署名プロセス中に電子メール通知を生成して個人に送信します。
  • ServiceNow のローカルファイルまたは外部ソースから署名用文書を入手します。
  • 送信前に ServiceNow レコードのデータを使用して入力可能なフィールドを含む文書テンプレートを使用します。単一のテンプレートを使用して、インシデントまたはサービスリクエストなど、選択されたサブジェクトレコードに基づいてユーザー固有の文書を生成できます。
  • ServiceNow に同期され、送信プロセス中に選択可能な、Acrobat Sign アカウントのライブラリテンプレートを使用します。

ServiceNow 向け Adobe Acrobat Sign - インストールおよびカスタマイズガイド』では、次の手順について説明します。

ServiceNow 向け Acrobat Sign アプリケーションをインストールして設定すると、それを使用して契約書の送信、署名、追跡、管理を行うことができます。詳しくは、『ServiceNow 向け Adobe Acrobat Sign:ユーザーガイド』を参照してください。

ServiceNow 向け Acrobat Sign アプリケーションのインストール

ServiceNow にアプリケーションをインストールできるのは、Adobe Acrobat Sign 管理者および ServiceNow システム管理者(管理者)のみです。  

  1. ServiceNow Store ページに移動し、Adobe Acrobat Sign を検索します。

    servicenow-store-search

  2. 検索結果から Adobe Acrobat Sign を選択し、「取得」を選択します。

    注意:

    アプリケーションのインストール中は、ポップアップブロッカーを無効にします。

    get-sign-app

  3. プロンプトが表示されたら、ServiceNow 管理者の資格情報を使用してログインし、インストール手順に従います。

  4. インストールを確認するには、ServiceNow インスタンスのトップメニューで、すべてシステムアプリケーション会社のアプリケーションを選択してから「インストール済み」タブを選択します。Adobe Acrobat Sign の最新バージョンのリストが表示されます。

    installed-apps

    注意:

    ServiceNow 向け Adobe Acrobat Sign プラグインは、次のドメインで動作するように設定されています。

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    servicenowservices.comGovernment Cloud のお客様向けであり、追加のシステムプロパティ設定が必要です。ドメインが servicenowservices.com ドメイン上にある場合は、システムプロパティ x_adosy_as.oauth_redirect_host を作成して設定し、インスタンスの完全なサブドメイン(例:mydomain.servicenowservices.com)を作成する必要があります。

Acrobat Sign に接続する

ServiceNow 向け Adobe Acrobat Sign アプリケーションは、コマーシャルとガバメント(FedRAMP)の両方のアカウントで動作するように設計されています。お持ちのアカウントが不明な場合は、コマーシャルクラウドのお客様の手順に従ってください。

コマーシャルクラウドのお客様の場合:

Adobe Acrobat Sign アプリケーションを ServiceNow にインストールしたら、Adobe Acrobat Sign グループまたはアカウント管理者は次の手順に従って、ServiceNow を Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud に接続する必要があります。

  1. Adobe Acrobat Sign管理Adobe Acrobat Sign に接続に移動します。

  2. 表示されるダイアログで、「接続」を選択します。

    connect-sign-1

  3. 管理者資格情報を使用して Acrobat Sign アカウントにログインします。

    connect-sign-2

  4. 表示される権限ダイアログで「アクセスを許可」を選択し、権限を付与して接続を確立します。

    connect-sign-3

    注意:

    認証はポップアップ画面で行われます。  認証パネルが表示されない場合は、ポップアップブロッカーが無効になっていることを確認します。

    接続が完了すると、接続されている Acrobat Sign アカウントと、関連付けられている ServiceNow アカウントが確認メッセージに表示されます。

    Commercial Cloud に接続した Acrobat Sign

Government Cloud のお客様の場合:

Adobe Acrobat Sign アプリケーションを ServiceNow にインストールすると、Adobe Acrobat Sign Government Cloud グループまたはアカウント管理者ユーザーは、ServiceNow を Adobe Acrobat Sign Government Cloud に接続できます。

  1. 左のパネルから、Adobe Acrobat Sign管理プロパティを選択します。

    ServiceNow 向け Sign で fedramp を有効にします。

  2. 開いたアプリケーションプロパティページで、以下の操作を実行します。

    1. Adobe Acrobat Sign Government Cloud を使用」トグルを有効にします。
    2. 接続ログインのヒントという名前のプロパティを探し、Adobe Acrobat Sign Government Cloud へのログインに使用する電子メールアドレスに値を設定します。
    3. 保存」を選択します。
  3. Adobe Acrobat Sign/管理/Acrobat Sign に接続に移動します。

  4. 表示されるページで「接続」を選択します。

    fedramp-2

  5. 要求された場合は、Adobe Acrobat Sign Government Cloud アカウントにログインします。

    接続が確立されると、アプリケーションは ServiceNow にリダイレクトし、接続ステータスは自動的に更新されます。

    fedramp-3

ServiceNow 向け Acrobat Sign アプリケーションの設定

アプリケーションプロパティを設定する

アプリケーションのプロパティにアクセスして設定するには、Adobe Acrobat Sign管理プロパティに移動します。

次のデフォルト設定が表示されます。

  • ホスト名 [x_adosy_as.redirect_host]カスタムインスタンス URL がある場合は、OAuth コールバックと API コールバックのリダイレクト URI で使用する完全修飾ホストを指定します(Webhook など)。
    デフォルトではこの値は空で、ホストはシステムプロパティ「glide.servlet.uri」によって保持される値です。
    これは、ServiceNow インスタンスのリダイレクトにのみ適用されます。署名者を署名後に別のホストにリダイレクトする場合は、そのホストを署名者リダイレクト URI(post_sign_uri)プロパティで指定します。
  • デフォルトの署名後 URL [x_adosy_as.post_sign_uri]Acrobat Sign で文書に署名した後にユーザーをリダイレクトするデフォルトの場所です。契約書の作成時に署名後 URI が指定されていない場合に使用します。この URI は、指定したインスタンス名の相対 URI ですが、プロトコル(https://www.adobe.com/ など)を含めることで上書きし、署名後のリダイレクト先を、この ServiceNow インスタンス以外の場所にすることができます。作成した契約書の sys_id は、URL に「{sys_id}」を使用して挿入できます。デフォルト値は「/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on」で、ユーザーは完成した契約書のリストに移動します。
  • 署名者のリダイレクト遅延 [x_adosy_as.post_sign_delay]Acrobat Sign でユーザーが文書に署名した後にリダイレクトされるまでの遅延(秒)です。初期設定値は 3 です。
  • クリックジャッキング防衛 [x_adosy_as.clickjacking_domains]署名用に送信した文書が iframe 内に含まれる場合がある親ドメイン URL のコンマ区切りリストを指定します(例:service-now.com)。
    Government Cloud のお客様にはこれが必要です。このフィールドを空白のままにすると、フレーム内に Acrobat Sign が表示される場合にページが空白になることがあります。
  • Acrobat Sign からのメールを許可 [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]署名プロセス中に Acrobat Sign から通知電子メールを送信するかどうかを制御します。デフォルト値は false です。
  • 下書き契約書のポップアウト [x_adosy_as.popout_draft]デフォルトでは、契約書の「詳細を確認」ボタンをクリックすると、同じブラウザーウィンドウの Acrobat Sign で下書きが開きます。
    その代わりに新しいウィンドウを開くには、このオプションを true に設定します。デフォルト値は false です。
  • 監査を含める [x_adosy_as.include_audit]署名済み文書に含まれる監査証跡を制御します。デフォルト値は true です。
  • Adobe Acrobat Sign Government Cloud を使用 [x_adosy_as.fedramp]Adobe Government Cloud のお客様は、ServiceNow 向け Acrobat Sign で Acrobat Sign Government Cloud サービスを使用するには、このプロパティを有効にする必要があります。デフォルト値は false です。
  • 接続ログインのヒント [x_adosy_as.login_hint]Adobe Acrobat Sign Government Cloud への初回接続時に使用する login_hint 値です。「Acrobat Sign に接続」ページには情報が自動入力され、通常はアカウント管理者の電子メールになります。デフォルト値は空白です。
  • 契約アクティビティフォーマッターフィールド [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]契約書レコードに表示されるアクティビティの形式に表示するフィールドを設定します。
    デフォルト値は「name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag」です。
  • 自分の契約書クエリ [x_adosy_as.my_agreements_query]ポータルなどの場所で契約書を表示する際に使用するクエリ。 デフォルト値は「requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe」で、ユーザーが依頼者または署名者である契約書を返します。
  • マルチパートファイル拡張子 [x_adosy_as.multipart_extension]一時的な Multipart 添付ファイルのファイル名拡張子。デフォルト(推奨)値は「mpfd」です。
  • アプリケーションログ [x_adosy_as.logging.verbosity]システムログを制御します。デフォルト値は「info」です。
  • 接続のデバッグ [x_adosy_as.connect_debug]Acrobat Sign への接続時に診断アラートを表示します。デフォルト値は false です。

デフォルトのリダイレクト URL プロパティは、「署名後 URI」フィールドの値が設定されていない契約書に適用されます。

注意:

リダイレクト URL では、エンコードされていない特殊文字やスペースはサポートされていません。したがって、アプリケーションプロパティ内の「デフォルトの署名後 URL」にキャレット記号(^)が含まれている場合は、%5E としてエンコードする必要があります。

例:/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on は次の値に変更する必要があります。

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

残りのプロパティは、署名プロセス中に Acrobat Sign によって通知が送信されるかどうか(デフォルト = いいえ)、および監査証跡が署名済み文書に付属するかどうか(デフォルト = はい)を管理します。

カスタムコンポーネントを設定する

Adobe Acrobat Sign アプリケーションには、必要に応じて設定できるカスタムコンポーネントが含まれています。各コンポーネントの変更方法については、以下のコンポーネントのリストを参照してください。

サービスポータルコンポーネントを設定する

ServiceNow 向け Acrobat Sign アプリケーションには、次の Service Portal 要素が付属しています。これは、独自の Service Portal で使用またはコピーできます。

文書テンプレートを作成

文書テンプレートは、契約書に含めるように選択できるテンプレートを定義します。  テンプレートを使用すると、標準的な文書を提供できます。これは、多くの個々の契約書で再利用できます。「ソース文書」レコードは、関連する契約書でそのテンプレートの機能を使用できるようにするテンプレートを参照します。

テンプレートは、ServiceNow インスタンスに対してローカルである場合もあれば、接続されている Adobe Acrobat Sign アカウントから詳細を同期されているライブラリテンプレートである場合もあります。

ライブラリテンプレートの同期

アプリケーションのインストールと設定が完了したら、管理者はライブラリテンプレートを同期できます。Adobe Acrobat Sign ライブラリテンプレートは、Acrobat Sign アカウント内で定義され、その詳細は ServiceNow に同期されます。  ライブラリテンプレートを定義している文書は、接続されている Acrobat Sign アカウントにも保存されるため、送信にアップロードを必要としません。

ライブラリテンプレートを ServiceNow に同期するには:

  1. Adobe Acrobat Sign/管理/文書テンプレートに移動します。
  2. ライブラリを更新」を選択します。

これにより、接続されている Acrobat Sign アカウントからライブラリテンプレートのリストビューが更新されます。

refresh-library

ローカルテンプレートの作成

ローカルテンプレートを定義している文書は、添付レコードとして ServiceNow 内に保持されます。またこれは、送信プロセスの一環として Acrobat Sign にアップロードされる必要があります。

テンプレートの文書には、契約書のサブジェクトレコードのデータを使用して事前入力する必要があるフォームフィールドが含まれている場合と含まれていない場合があります。文書にこのようなフォームフィールドが含まれている場合は、テンプレートを使用する必要があります。

サービスカタログアイテムの作成

ServiceNow 向け Acrobat Sign では、レコードプロデューサーを作成することで、サービスカタログからアクセスできる新しい契約書を作成できます。文書に結合するデータを収集し、契約書を自動的に作成してユーザーに送信するようにレコードプロデューサーを設定できます。 

catalog_admin または admin のユーザーはカタログアイテムを作成できます。次の手順では、レコードプロデューサーというカタログアイテムの作成方法について説明します。他のカタログアイテムの作成に、この手順を再現することができます。

注意:インスタンスの設定時には、Adobe Acrobat Sign アプリケーションが選択されていないことを確認します。

各レコードプロデューサーの作成プロセスは、文書フィールド、テンプレート、変数などの特定の要件に応じて異なる場合がありますが、同じ原則が適用されます。  このガイドの例では、駐車許可に関する契約書の作成方法を示します。 

レコードプロデューサーを作成するには:

  1. サービスカタログカタログ定義レコードプロデューサーに移動し、「新規」を選択します。

  2. 表示される新規レコードプロデューサーページで、次のように操作します。

    1. レコードに名前を付けます。
    2. テーブル名を「契約書」に設定します(x_adosy_as_agreement)。
    3. 短い説明を入力します。
    4. リダイレクト先」フィールドを「生成されたタスクレコード」に設定します。
    タスクレコードの生成

  3. アクセシビリティ」タブを選択し、カタログカテゴリ可用性のフィールドを必要に応じて設定します。次に、ヘッダーバーを右クリックし、「保存」を選択します。

    これらのフィールドは、「カテゴリ」および「カタログ」関連リストを使用して設定できます。 

    「アクセシビリティ」タブ

  4. 「変数」関連リストを使用し、必要に応じて文書フィールドに一致する変数を追加します。

    この例では、名前、従業員、管理者の各フィールドを追加します。

    「Variables」タブ

    注意:

    「Permit name」質問変数のデフォルト値は、‘javascript:'Parking Permit for ' + gs.getUserDisplayName()’ です。

  5. 変数を取得し、署名用に送信する契約書を作成するレコードプロデューサースクリプトを設定します。「スクリプト」フィールドでは、次を行います。

    1. カタログアイテムの変数を読み取る、以下のスクリプトをコピーして貼り付けます。
    2. 変数の定義を更新して、プロデューサーから情報を収集します。
    3. 使用している文書テンプレート sys_id を 更新します。
    4. ユーザーを署名後に別の場所に移動させる場合は、post_sign_uri を更新します。

     

ワークフローアクティビティからの契約書の作成

既存のカタログアイテムに署名用の文書を追加するには、契約書を生成するタスク、および署名用にユーザーに割り当てるカタログタスクをワークフローに追加します。

次の例は、Acrobat Sign アプリケーションの使用方法を示していますが、設定手順の具体的な詳細は、プロセスの要件に応じて異なる場合があります。

ワークフローアクティビティから契約書を作成するには、次のコンポーネントを設定する必要があります。

  • カタログタスク:契約書を作成して署名用に送信し、タスクを署名者に割り当てます。
  • スクリプトアクション:契約書が署名されたときに発生するイベントに反応し、タスクを閉じてフィードバックループを提供し、ワークフローを先に進めます。

カタログタスクを作成するには:

  1. ワークフローエディターで「コア」タブを選択します。
  2. コアアクティビティ/タスクに移動し、カタログタスクアクティビティをワークフローの適切な場所にドラッグします。
  3. タスクに名前を付けて優先度を設定します。
  4. 完了を待機」を true に設定します。
  5. 「スクリプト」セクションで詳細フラグを true に設定し、「高度なスクリプト」フィールドにコードを書き込みます。コード例を以下に示します。
  6. アップデート」を選択します。
ワークフローアクティビティから契約書を作成します。

スクリプトアクションを設定し、契約書が完成したときにカタログタスクを自動的にクローズ済み完了状態に設定できるようになりました。契約書テーブルの x_adosy_as.agreement.complete イベントによってトリガーされるスクリプトアクションを設定する必要があります。

新しいスクリプトアクションを作成するには:

  1. システムポリシー/イベント/スクリプトアクションに移動して「新規」をクリックします。
  2. 新しいスクリプトアクションページで、次の操作を行います。
    1. スクリプトアクションに名前を付けます。
    2. イベント名を x_adosy_as.agreement.complete に設定します。
    3. アクティブ」チェックボックスをオンにします。
    4. 「スクリプト」フィールドで、次の「スクリプトアクション:サンプルコード」のスクリプトをコピーして貼り付けます。
  3. ヘッダーバーを右クリックし、「保存」を選択します。
worflow-actitivty-script-action

スクリプトアクション:サンプルコード

// Script Action to set the catalog task state to Close Complete

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() ! = 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

契約書管理で Acrobat Sign を使用する

上記のカスタムコンポーネントで説明したように、Acrobat Sign をタスクベースのレコード以外のレコードと共に使用できます。以下の手順は、契約書管理に Acrobat Sign を使用する方法を示しています。設定手順の具体的な詳細は、プロセスの要件によって異なる場合があります。

Acrobat Sign を契約書管理に使用するには、次の 2 つのコンポーネントを設定する必要があります。

  • UI アクション契約書を作成し、署名用に送信します。  契約書が署名されると、イベントが発生します。
  • スクリプトアクションイベントに反応し、フィードバックループ(プロセスを進行し、契約を更新します)を提供します。

注意:「ui_action_admin」または「admin」ロールを持つユーザーのみが UI アクションを定義できます。管理者ロールのユーザーは、スクリプトアクションのみを定義できます。

スクリプト API を使用する

内部 API を使用して、任意のプロセスで動作するように Adobe Acrobat Sign アプリケーションを簡単に拡張できます。 API には x_adosy_as 名前空間を通じてアクセスできます。

ヘルプをすばやく簡単に入手

新規ユーザーの場合