概要

ライブラリテンプレートを使用すると、再利用可能でインタラクティブな文書を作成できます。署名欄が 1 つの簡単な文書(秘密保持契約書など)、または非常に複雑な書類(税金/オンボード文書など)も可能です。

同じファイルを使用して契約書を定義すれば、迅速にテンプレートを作成して署名者に配信できるため、署名済みの最終契約書の一貫性を確保し、チームが常に最新バージョンの文書を使用していることを自動的に確認できます。

テンプレートは、「フォームフィールドレイヤー」と「文書」の 2 つの方法で定義できます。

  • フォームフィールドレイヤー は、アップロードしたファイルに適用されるフィールドです。カスタムコンテンツを使用して契約書を動的に、標準化された形式で作成する企業に最適です。ファイルをアップロードし、マウスを数回クリックするだけで、フィールドレイヤーをすべてのフィールドに適用できます。
  • 文書 には、フィールドに加えてベースファイルが含まれます。所得税申告書、申請書、秘密保持契約書などの動的なコンテンツを含まないボイラープレート文書に適しています。

注意:

テンプレートを作成するユーザーがオブジェクトの所有者となります。

テンプレートがグループまたは組織と共有されている場合を除き、所有者のみがテンプレートを編集したり権限レベルを調整したりできます。

  • テンプレートが組織と共有されている場合、アカウントレベルの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集する権限を持ちます。
  • テンプレートがグループと共有されている場合、そのグループの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集する権限を持ちます。
    • アカウントレベルの管理者は、グループと共有されているすべての文書にもアクセスできます。

テンプレートの所有権は、別のユーザーに譲渡できません。

ライブラリテンプレートの作成

  1. ライブラリテンプレートを作成するには、「ホーム」タブをクリックし、「再利用可能なテンプレートを作成」を選択します。

    ホームページからテンプレートを追加
  2. ライブラリテンプレートを作成設定ページが読み込まれます。

    テンプレート名」フィールドにテンプレートの名前を入力します。

    テンプレートの名前を明示的に入力しなかった場合は、最初に追加した文書の名前が使用されます。

  3. ファイルを「ファイル」セクションにドラッグ&ドロップするか、「ファイル」フィールドの右上隅にある「ファイルを追加」リンクをクリックして、システム上のファイルを参照します。

    必要に応じて、複数のファイルを添付して、1 つの大きなテンプレートを作成できます。

  4. テンプレートタイプ」を設定します。

    • 再利用可能な文書 - このオプションを選択すると、文書全体、コンテンツおよびフォームフィールドが保存されます。
    • 再利用可能なフォームフィールドレイヤー - このオプションを選択すると、様々な文書(同じレイアウトで異なるコンテンツの文書)に適用するフォームフィールドレイヤーのみが保存されます。
    • 両方 - 両方の種類のテンプレートを利用できます。

    注意:

    テンプレートタイプは、テンプレートプロパティを編集していつでも変更できます。

  5. このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。

    この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。

    • 自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
    • グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、テンプレートとそのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
      • テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません
      • ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
    • 組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
      • アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。

    注意:

    所有者であるユーザー、およびグループ/アカウント管理者のみが、テンプレートを編集または削除できます。

    他のユーザーは、テンプレートが契約書に適用された後、送信プロセス中に表示される「プレビューおよびフィールドを追加」を選択して、テンプレートを編集できます。この操作では、個別の契約書のテンプレートのプロパティを編集するだけで、ルートテンプレートは変更されません。

  6. 署名フィールドをプレビューおよび追加」をクリックして、テンプレートをオーサリング環境に送信します。

    create_library_template
  7. ドラッグ&ドロップオーサリング環境が開きます。右側のレールから、フィールドを文書上の希望する場所にドラッグします。

    注意:

    配置したすべてのフィールドは、デフォルトで 1 番目の受信者に割り当てられます。「受信者」ドロップダウンリストで受信者の選択を変更することにより、配置したフィールドの割り当て先を変更できます。

    place_fields
  8. フィールドを追加したら、「保存」をクリックします。


ライブラリテンプレート名の変更

テンプレート名は簡単な手順で変更できます。テンプレートを改訂したり、古くなったテンプレートを残したりしたいときに、その旨を示すようにテンプレート名を変更します。

  1. 管理」タブを選択して、テンプレートに移動します。

  2. 左側のレールで「テンプレート」フィルターを選択します。

  3. 選択するテンプレートをシングルクリックし、右側のレールの「テンプレートを編集」リンクをクリックして、ドラッグ&ドロップオーサリング環境でテンプレートを開きます

    テンプレートの「編集」リンクをクリックします
  4. テンプレートプロパティ」セクションを展開します。

    • テンプレート名」フィールドをクリックします
    • 必要な名前を入力します
    テンプレートの「編集」リンクをクリックします
  5. 完了したら、「保存」をクリックします。


ライブラリテンプレートのテンプレートタイプの変更

テンプレートタイプは、テンプレートにベース文書を含めるか、またはフィールドのみで構成するかを定義します。

  1. 管理」タブを選択して、テンプレートに移動します。

  2. 左側のレールで「テンプレート」フィルターを選択します。

  3. 選択するテンプレートをシングルクリックし、右側のレールの「テンプレートを編集」リンクをクリックして、ドラッグ&ドロップオーサリング環境でテンプレートを開きます

    テンプレートの「編集」リンクをクリックします
  4. テンプレートプロパティ」セクションを展開します。

    テンプレートタイプ」セクションでは、テンプレートのタイプを定義できます

    • 再利用可能なフォームフィールドレイヤー - アップロードされた文書に適用可能な、レイヤーとしてのフィールドのみが含まれます
    • 再利用可能な文書- フィールドレイヤーが適用された特定の文書が含まれます。
      • フィールドを配置しないことも可能です
    テンプレートの「編集」リンクをクリックします
  5. 完了したら、「保存」をクリックします。


ライブラリテンプレートの権限レベルの変更

アカウント内のどのユーザーがこのテンプレートにアクセスし、使用できるかは、テンプレートの権限レベルによって決まります。

  1. 管理」タブを選択して、テンプレートに移動します。

  2. 左側のレールで「テンプレート」フィルターを選択します。

  3. 選択するテンプレートをシングルクリックし、右側のレールの「テンプレートを編集」リンクをクリックして、ドラッグ&ドロップオーサリング環境でテンプレートを開きます

    テンプレートの「編集」リンクをクリックします
  4. このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。

    この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。

    • 自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
    • グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、テンプレートとそのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
      • テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません
      • ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
    • 組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
      • アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
    テンプレートの「編集」リンクをクリックします
  5. 完了したら、「保存」をクリックします。

  • テンプレートに多数のフィールドがある場合は、保存操作を頻繁に行ってください。「保存」をクリックするたびに「管理」ページに移動することになりますが、作業内容を失わないために、こまめに保存することをお勧めします。
  • 文書上のフィールドには、意味のある名前を付けることをお勧めします。適切なフィールド名を付けておけば、署名者の入力データを書き出したときに情報を効果的に整理できますし、データを読み取りやすくなります。


共有ライブラリテンプレートを編集するための管理者権限

管理者は、自分のグループまたはアカウントと(テンプレート権限によって)共有されているライブラリテンプレートを編集する権限を持ちます。

  • これには、ライブラリテンプレートのみが含まれ、  Web フォームは含まれません。
  • テンプレート権限によって共有されているライブラリテンプレートのみが含まれます。
  • グループレベルの管理者は、自分のグループのメンバーによってグループと共有されているすべてのライブラリテンプレートを編集できます。
  • アカウントレベルの管理者は、自分のグループまたは組織と共有されているすべてのライブラリテンプレートを編集できます。
    • アカウントレベルの管理者は、すべてのグループの共有テンプレートを表示できます。

管理者が共有ライブラリリストにアクセスするには、アカウント/共有ライブラリに移動します。

共有ライブラリメニュー項目に移動します。

このページには、以下が含まれます。

  • テンプレートの名前 - 管理ページのリストに示されている、ライブラリテンプレートの正式な名前。
  • タイプ - テンプレートのタイプ。「ライブラリ文書」、「フォームフィールドレイヤーテンプレート」、「文書とフォームフィールドテンプレートの両方」のいずれかです。
  • 所有者 - テンプレートのオリジナルの作成者。ユーザーの正式な名前と電子メールが表示されます。
  • 共有先 - これはテンプレート権限設定を反映します。値は、「アカウント」または「グループ」(グループ名も追記)になります。
  • 最終変更日 - テンプレートがシステムに最後に保存された日。

 

テンプレートを編集するには:

  • テンプレートをダブルクリックします。
    • または、シングルクリックし、「編集」アクションを選択します。
テンプレートを編集します。

 

Adobe Sign のオーサリング環境が開き、テンプレートのプロパティ、タイプ、名前、フィールド配置/割り当てを編集できるようになります。

  • 必要な変更を加え、完了したら「保存」をクリックします。
オーサリング

警告:

管理者は、テンプレート権限を変更する権限を持ちます。

テンプレート権限を変更すると、テンプレートが共有ライブラリのリストから削除され、管理者の権限範囲から外れてしまう場合があります。