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ライブラリテンプレートを使用すると、再利用可能でインタラクティブな文書を作成できます。署名欄が 1 つの簡単な文書（秘密保持契約書など）、または非常に複雑な書類（税金／オンボード文書など）も可能です。
同じファイルを使用して契約書を定義すれば、迅速にテンプレートを作成して署名者に配信できるため、署名済みの最終契約書の一貫性を確保し、チームが常に最新バージョンの文書を使用していることを自動的に確認できます。
テンプレートは、「フォームフィールドレイヤー」と「文書」の 2 つの方法で定義できます。
- フォームフィールドレイヤー は、アップロードしたファイルに適用されるフィールドです。カスタムコンテンツを使用して契約書を動的に、標準化された形式で作成する企業に最適です。ファイルをアップロードし、マウスを数回クリックするだけで、フィールドレイヤーをすべてのフィールドに適用できます。
- 文書 には、フィールドに加えてベースファイルが含まれます。所得税申告書、申請書、秘密保持契約書などの動的なコンテンツを含まないボイラープレート文書に適しています。
注意：
テンプレートを作成するユーザーがオブジェクトの所有者となります。
テンプレートがグループまたは組織と共有されている場合を除き、所有者のみがテンプレートを編集したり権限レベルを調整したりできます。
- テンプレートが組織と共有されている場合、アカウントレベルの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集する権限を持ちます。
- テンプレートがグループと共有されている場合、そのグループの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集する権限を持ちます。
- アカウントレベルの管理者は、グループと共有されているすべての文書にもアクセスできます。
テンプレートの所有権は、別のユーザーに譲渡できません。
-
このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。
この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。
- 自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
- グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、テンプレートとそのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
- テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません。
- ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
- 組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
- アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
注意：
所有者であるユーザー、およびグループ／アカウント管理者のみが、テンプレートを編集または削除できます。
他のユーザーは、テンプレートが契約書に適用された後、送信プロセス中に表示される「プレビューおよびフィールドを追加」を選択して、テンプレートを編集できます。この操作では、個別の契約書のテンプレートのプロパティを編集するだけで、ルートテンプレートは変更されません。
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このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。
この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。
- 自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
- グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、テンプレートとそのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
- テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません。
- ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
- 組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
- アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
- テンプレートに多数のフィールドがある場合は、保存操作を頻繁に行ってください。「保存」をクリックするたびに「管理」ページに移動することになりますが、作業内容を失わないために、こまめに保存することをお勧めします。
- 文書上のフィールドには、意味のある名前を付けることをお勧めします。適切なフィールド名を付けておけば、署名者の入力データを書き出したときに情報を効果的に整理できますし、データを読み取りやすくなります。
管理者は、自分のグループまたはアカウントと（テンプレート権限によって）共有されているライブラリテンプレートを編集する権限を持ちます。
- これには、ライブラリテンプレートのみが含まれ、 Web フォームは含まれません。
- テンプレート権限によって共有されているライブラリテンプレートのみが含まれます。
- ユーザーアカウント共有（高度な共有を含む）は、このリストに含まれません。
- グループレベルの管理者は、自分のグループのメンバーによってグループと共有されているすべてのライブラリテンプレートを編集できます。
- アカウントレベルの管理者は、自分のグループまたは組織と共有されているすべてのライブラリテンプレートを編集できます。
- アカウントレベルの管理者は、すべてのグループの共有テンプレートを表示できます。
管理者が共有ライブラリリストにアクセスするには、アカウント／共有ライブラリに移動します。
このページには、以下が含まれます。
- テンプレートの名前 - 管理ページのリストに示されている、ライブラリテンプレートの正式な名前。
- タイプ - テンプレートのタイプ。「ライブラリ文書」、「フォームフィールドレイヤーテンプレート」、「文書とフォームフィールドテンプレートの両方」のいずれかです。
- 所有者 - テンプレートのオリジナルの作成者。ユーザーの正式な名前と電子メールが表示されます。
- 共有先 - これはテンプレート権限設定を反映します。値は、「アカウント」または「グループ」（グループ名も追記）になります。
- 最終変更日 - テンプレートがシステムに最後に保存された日。
テンプレートを編集するには：
- テンプレートをダブルクリックします。
- または、シングルクリックし、「編集」アクションを選択します。
警告：
管理者は、テンプレート権限を変更する権限を持ちます。
テンプレート権限を変更すると、テンプレートが共有ライブラリのリストから削除され、管理者の権限範囲から外れてしまう場合があります。