文書テンプレートの作成と管理

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最終更新日 : Apr 06, 2022 04:16:49 AM GMT

概要

ライブラリテンプレートを使用すると、再利用可能でインタラクティブな文書を作成できます。署名欄が 1 つの簡単な文書（秘密保持契約書など）、または非常に複雑な書類（税金／オンボード文書など）も可能です。

同じファイルを使用して契約書を定義すれば、迅速にテンプレートを作成して署名者に配信できるため、署名済みの最終契約書の一貫性を確保し、チームが常に最新バージョンの文書を使用していることを自動的に確認できます。

テンプレートは、「フォームフィールドレイヤー」と「文書」の 2 つの方法で定義できます。

フォームフィールドレイヤーは、アップロードしたファイルに適用されるフィールドです。カスタムコンテンツを使用して契約書を動的に、標準化された形式で作成する企業に最適です。ファイルをアップロードし、マウスを数回クリックするだけで、フィールドレイヤーをすべてのフィールドに適用できます。
文書には、フィールドに加えてベースファイルが含まれます。所得税申告書、申請書、秘密保持契約書などの動的なコンテンツを含まないボイラープレート文書に適しています。

注意：

テンプレートを作成するユーザーがオブジェクトの所有者となります。

テンプレートがグループまたは組織と共有されている場合を除き、所有者のみがテンプレートを編集したり権限レベルを調整したりできます。

テンプレートが組織と共有されている場合、アカウントレベルの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集する権限を持ちます。
テンプレートがグループと共有されている場合、そのグループの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集する権限を持ちます。
- アカウントレベルの管理者は、グループと共有されているすべての文書にもアクセスできます。

テンプレートの所有権は、別のユーザーに譲渡できません。

この記事では、次の内容について説明します。

Adobe Acrobat Sign アプリケーションでのライブラリテンプレートの作成方法
管理ページでライブラリテンプレートの名前を変更する方法
テンプレートタイプの編集方法
テンプレートのアクセス権限を変更する方法
グループ／アカウントと共有されているテンプレートを管理者が編集する方法

ライブラリテンプレートの作成

ライブラリテンプレートを作成するには、「ホーム」タブをクリックし、「再利用可能なテンプレートを作成」を選択します。

ライブラリテンプレートを作成設定ページが読み込まれます。

「テンプレート名」フィールドにテンプレートの名前を入力します。

テンプレートの名前を明示的に入力しなかった場合は、最初に追加した文書の名前が使用されます。

ファイルを「ファイル」セクションにドラッグ＆ドロップするか、「ファイル」フィールドの右上隅にある「ファイルを追加」リンクをクリックして、システム上のファイルを参照します。

必要に応じて、複数のファイルを添付して、1 つの大きなテンプレートを作成できます。

「テンプレートタイプ」を設定します。

再利用可能な文書 - このオプションを選択すると、文書全体、コンテンツおよびフォームフィールドが保存されます。
再利用可能なフォームフィールドレイヤー - このオプションを選択すると、様々な文書（同じレイアウトで異なるコンテンツの文書）に適用するフォームフィールドレイヤーのみが保存されます。
両方 - 両方の種類のテンプレートを利用できます。

注意：

テンプレートタイプは、テンプレートプロパティを編集していつでも変更できます。

このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。

この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。

自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、テンプレートとそのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
- テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません。
- ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
- 「複数のグループユーザー」が有効になっているアカウントでは、テンプレートを関連付けるグループを選択するためのドロップダウンフィールドが表示されます。

組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
- アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。

注意：

テンプレートの所有者であるユーザーは、常にテンプレートを削除できます。

所有者であるユーザー、およびグループ／アカウント管理者が、テンプレートを編集できます。

他のユーザーは、テンプレートが契約書に適用された後、送信プロセス中に表示される「プレビューおよびフィールドを追加」を選択して、テンプレートを編集できます。この操作では、個別の契約書のテンプレートのプロパティを編集するだけで、ルートテンプレートは変更されません。

「署名フィールドをプレビューおよび追加」をクリックして、テンプレートをオーサリング環境に送信します。

ドラッグ＆ドロップオーサリング環境が開きます。右側のレールから、フィールドを文書上の希望する場所にドラッグします。

注意：

配置したすべてのフィールドは、デフォルトで 1 番目の受信者に割り当てられます。「受信者」ドロップダウンリストで受信者の選択を変更することにより、配置したフィールドの割り当て先を変更できます。

フィールドを追加したら、「保存」をクリックします。

ライブラリテンプレート名の変更

テンプレート名は簡単な手順で変更できます。テンプレートを改訂したり、古くなったテンプレートを残したりしたいときに、その旨を示すようにテンプレート名を変更します。

「管理」タブを選択して、テンプレートに移動します。

左側のレールで「テンプレート」フィルターを選択します。

選択するテンプレートをシングルクリックし、右側のレールの「テンプレートを編集」リンクをクリックして、ドラッグ＆ドロップオーサリング環境でテンプレートを開きます

「テンプレートのプロパティ」セクションを展開します。

「テンプレート名」フィールドをクリックします
必要な名前を入力します

完了したら、「保存」をクリックします。

ライブラリテンプレートのテンプレートタイプの変更

テンプレートタイプは、テンプレートにベース文書を含めるか、またはフィールドのみで構成するかを定義します。

「管理」タブを選択して、テンプレートに移動します。

左側のレールで「テンプレート」フィルターを選択します。

「テンプレートのプロパティ」セクションを展開します。

「テンプレートタイプ」セクションでは、テンプレートのタイプを定義できます。

再利用可能なフォームフィールドレイヤー - アップロードされた文書に適用可能な、レイヤーとしてのフィールドのみが含まれます.
再利用可能な文書- フィールドレイヤーが適用された特定の文書が含まれます。
- フィールドを配置しないことも可能です。

完了したら、「保存」をクリックします。

ライブラリテンプレートの権限レベルの変更

アカウント内のどのユーザーがこのテンプレートにアクセスし、使用できるかは、テンプレートの権限レベルによって決まります。

「管理」タブを選択して、テンプレートに移動します。

左側のレールで「テンプレート」フィルターを選択します。

選択するテンプレートをシングルクリックし、右側のレールの「テンプレートを編集」リンクをクリックして、ドラッグ＆ドロップオーサリング環境でテンプレートを開きます。

このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。

この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。

自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、テンプレートとそのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
- テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません。
- ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
- テンプレートのグループ関係を変更すると、以前のグループのテンプレートにアクセスできなくなりますが、テンプレートを使用して既に送信されている契約書には影響しません。
組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
- アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。

完了したら、「保存」をクリックします。

テンプレートに多数のフィールドがある場合は、保存操作を頻繁に行ってください。「保存」をクリックするたびに「管理」ページに移動することになりますが、作業内容を失わないために、こまめに保存することをお勧めします。
文書上のフィールドには、意味のある名前を付けることをお勧めします。適切なフィールド名を付けておけば、署名者の入力データを書き出したときに情報を効果的に整理できますし、データを読み取りやすくなります。

共有ライブラリテンプレートを編集するための管理者権限

管理者は、自分のグループまたはアカウントと（テンプレート権限によって）共有されているライブラリテンプレートを編集する権限を持ちます。

これには、ライブラリテンプレートのみが含まれ、 Web フォームは含まれません。
テンプレート権限によって共有されているライブラリテンプレートのみが含まれます。
- ユーザーアカウント共有（高度な共有を含む）は、このリストに含まれません。
グループレベルの管理者は、自分のグループのメンバーによってグループと共有されているすべてのライブラリテンプレートを編集できます。
アカウントレベルの管理者は、自分のグループまたは組織と共有されているすべてのライブラリテンプレートを編集できます。
- アカウントレベルの管理者は、すべてのグループの共有テンプレートを表示できます。

管理者が共有ライブラリリストにアクセスするには、アカウント／共有ライブラリに移動します。

このページには、以下が含まれます。

テンプレートの名前 - 管理ページのリストに示されている、ライブラリテンプレートの正式な名前。
タイプ - テンプレートのタイプ。「ライブラリ文書」、「フォームフィールドレイヤーテンプレート」、「文書とフォームフィールドテンプレートの両方」のいずれかです。
所有者 - テンプレートのオリジナルの作成者。ユーザーの正式な名前と電子メールが表示されます。
共有先 - これはテンプレート権限設定を反映します。値は、「アカウント」または「グループ」（グループ名も追記）になります。
最終変更日 - テンプレートがシステムに最後に保存された日。