概要

ServiceNow 用 Adobe Sign アプリケーションを使用すると、ネイティブの ServiceNow 機能を使用して、ServiceNow プラットフォームから Adobe Sign アカウントに文書署名リクエストを送信できます。

 

ServiceNow 用 Adobe Sign では、次の機能をサポートしています。

  • Adobe Sign と、文書に署名する必要のある 1 名または複数の関係者に 1 つ以上の文書を送信します。(Adobe Sign の利用条件では、この機能の利用には文書と参加者を設定した契約書を作成する必要があります)。
  • ライフサイクルを通じて署名プロセスを追跡します。これは、Adobe Sign によって管理され、求められる署名者を各ステージで特定します。
  • 署名プロセスが完了すると、署名済み文書とともに、埋め込み型または別個の監査証跡文書が取得されます。
  • また、署名プロセス前または署名プロセス中に文書に入力されたフォームデータも取得されます。
  • 署名プロセスは、直ちに開始する(デフォルト)か、または最初の送信後に文書を下書き状態にし、Adobe Sign Web UI を使用してレビューおよび修正できます。送信前に署名者に変更が加えられた場合、その変更が ServiceNow に同期されます。
  • Adobe Sign では、署名プロセス中に電子メール通知を作成して個人に送信できます。ただし、場合によってはこの操作が必要ないこともあります。この機能は、署名プロセスが送信されるときに有効または無効にできます。
  • 署名用に送信されるソース文書は、ServiceNow に保存されたローカル文書にすることができます。また、送信中に外部文書を添付することもできます。
  • ソース文書は、前述のようにスタンドアロンにすることも、テンプレート文書を元にすることもできます。テンプレート文書には、送信前に ServiceNow レコードのデータを使用して入力可能なフィールドを格納できます。このため、単一のテンプレートを使用して、インシデントまたはサービスリクエストなど、選択されたサブジェクトレコードに基づいてユーザー固有の文書を生成できます。
  • ライブラリテンプレート(接続された Adobe Sign アカウント内で作成および保存されます)は、ServiceNow に同期され、送信プロセス中に選択できます。


インストールおよび設定手順

ServiceNow を対象とした任意のアプリケーションとしてインストールする前に、ServiceNow ストアから Adobe Sign アプリケーションを登録および購入する必要があります。  Adobe Sign グループ管理者ユーザーまたはアカウント管理者ユーザーがいる必要もあります。  

注意:

アプリケーションのインストール中は、ポップアップブロッカーを無効にします。


ServiceNow 用 Adobe Sign アプリケーションのインストール

アプリケーションをインストールするには、システム管理者(admin)ロールを持つユーザーが必要です。 

Adobe Sign アプリケーションを登録または購入すると、このアプリケーションが ServiceNow インスタンス(の「インストール済み」タブ)において システムアプリケーション/アプリケーション メニューで表示されます。

「インストール済み」タブ

インストールが完了すると、新しい「Adobe Sign」オプションが「セルフサービス」メニューに表示されます。 

このメニューと各モジュールの説明は、次のとおりです。「セルフサービス」メニューの新機能:

メニュー内の「Adobe Sign」

  • 署名済み文書 - ログインしたユーザーが依頼者または署名者のいずれかである場合の、完了状態の契約書リスト。
  • 署名用 - ログインしたユーザーによる署名を待っている参加者レコードのリスト(状態が「署名用に送信」または「承認用に送信」)。

 

注意:

セルフサービス のメニューは、署名者(x_adosy_as.adobe_sign_signer)ロールを持つユーザーにのみ表示されます。

また、左のナビゲーションパネルに新しいアプリケーションメニュー「Adobe Sign」が表示されます。 

このメニューと各モジュールの説明は、次のとおりです:

  • 署名用に送信 - 契約書を作成および送信するレコードプロデューサーを開きます。
  • 自分の契約書 - ログインしたユーザーが依頼者または署名者である場合の、すべての契約書のリスト。
  • 自分の署名 - ログインしたユーザーが契約書の参加者(署名者)である場合の、レコードの詳細。
  • 契約書 - 署名プロセスのバックエンドの詳細。  受け取って対応する JSON およびすべての Adobe Sign イベントを含みます。
  • ソース文書 - 契約書に追加できる文書を示します。ローカルまたはライブラリの場合があります。
  • 参加者 - 署名プロセスの署名者と詳細。
  • イベント - Adobe Sign イベントごとに送受信されるバックエンドの詳細。
  • フォームデータ - 契約書が署名された後に返されたフォームデータを含むテーブル。  文書やフィールドデータについての報告に使用できます。
  • Adobe Sign に接続 - 有効な Adobe Sign アカウントを ServiceNow にリンクできる接続画面。
  • 文書テンプレート - 契約書に追加できるテンプレート化された文書。Local(ローカル)または Library(ライブラリ)の場合があります。
  • 文書フィールド - テンプレートの文書に埋め込まれているフォームフィールドの詳細
  • 結合ルール - 文書テンプレートを ServiceNow 内の特定タイプのサブジェクトレコードに関連付けます。
  • 結合フィールド - サブジェクトレコードからのフィールドを関連する文書テンプレート内に含まれているフィールドにリンクするレコード。
  • プロパティ - 署名後 URI リダイレクト、通知、および監査証跡に関する、Adobe Sign のデフォルト設定。
  • ヘルプ - Adobe Sign ヘルプへのリンク。
Adobe Sign メニュー

注意:

  • 「署名用に送信」、「自分の契約書」、「自分の署名」モジュールは、送信者(x_adosy_as.adobe_sign_sender)ロールを持つユーザーに表示されます。 
  • 運用メニューおよび 管理メニューは、管理者(x_adosy_as.adobe_sign_admin)またはマネージャー(x_adosy_as.adobe_sign_manager)ロールを持つユーザーにのみ表示されます。


役割

アプリケーションには、次の 4 つのロールが付属します。

  • 署名者(x_adosy_as.adobe_sign_signer)
    • ロール x_adosy_as.adobe_sign_signer を持つ ServiceNow ユーザーには、「Adobe Sign セルフサービス」モジュールへのアクセス権が与えられます。
    • また、ユーザー「サービスポータルウィジェット」へのアクセス権も付与されます。
    • このロールは、文書/契約書に署名する必要のあるユーザー/グループに追加する必要があります。
  • 送信者(x_adosy_as.adobe_sign_sender)
    • ロール x_adosy_as.adobe_sign_sender を持つ ServiceNow ユーザーには、機能するアプリケーションへのアクセス権が与えられます。
    • このロールは、リクエストした文書/契約書、または署名することが要求されている文書/契約書を追跡できる必要のあるユーザー/グループに追加する必要があります。
  • マネージャー(x_adosy_as.adobe_sign_manager)
    • ロール x_adosy_as.adobe_sign_manager を持つ ServiceNow ユーザーには、Adobe Sign 機能へのマネージャーレベルのアクセス権が与えられます。
    • マネージャーは、すべての送信者によって作成された契約書を管理できます。
    • このロールは、他のユーザーによって作成された契約書をキャンセルする権限を付与します。
  • 管理者(x_adosy_as.adobe_sign_admin)
    • 「x_adosy_as.adobe_sign_admin」ロールを持つ ServiceNow ユーザーには、すべての機能へのフルアクセス権が与えられます。


すべてのユーザーが署名できるように Adobe Sign を設定する

デフォルトで、アプリケーションには、文書に署名できる必要があるユーザーに割り当てるべきロールが付属します。すべてのユーザーに、文書に署名するアクセス権を与える場合は、わずかな変更が必要です。

警告:

アプリケーションファイルに行う変更により、今後のアップデートは適用されなくなります。

アップデートセットに加えられた変更を取得して、その変更をアプリケーションのアップデートの後に再度適用できるようにしてください。

カスタマイズは本番環境に適用する前に、専用のテスト環境で必ずテストしてください。


アプリケーションモジュール

アプリケーションに付属するセルフサービスモジュールは、次のようにいくつかあります。

  • Adobe Sign:セパレーター
  • 署名済み文書
  • 署名用

これらのモジュールには、ロール「x_adosy_as.adobe_sign_signer」が付属しています。これは、すべてのユーザーにこれらのモジュールへのアクセス権を与える場合は削除できます。


サービスポータルウィジェット

Adobe Sign をお使いのサービスポータルに追加する場合は、URL /adobe_sign でデモを参照できます。

このポータルは、「x_adosy_as.adobe_sign_sender」および「x_adosy_as.adobe_sign_signer」ロールに制限されています。

この機能を自分のポータルに追加するには、ウィジェットを複製し、必要に応じてロールを変更します。

  • Adobe ダッシュボードの項目リスト - 契約書リストのヘッダーウィジェットによって使用される項目リスト。
  • Adobe Sign 契約書リスト - ヘッダーに表示される To-Do リストのウィジェット。
  • Adobe Sign ポップアップ - テンプレートまたはファイルから新しい契約書を作成するためのウィジェット。


サービスポータルページ

  • Adobe Sign - このページは、Adobe Sign ポップアップウィジェットを含んでおり、ServiceNow のレコードから使用して新しい契約書をその場で作成できます。
  • Adobe Sign ホームページ - アプリケーションに付属するデモサービスポータル用のホームページです。


Adobe Sign に接続する

Adobe Sign アプリケーションと ServiceNow を接続するには、Adobe Sign のグループまたはアカウント管理者ユーザーが必要です。

こちらから、無償体験版アカウントを作成できます。

 

アカウントが作成されたら、Adobe Sign/管理/Adobe に接続に移動して、ServiceNow と Adobe Sign の間のリンクを作成できます。

 

  • 接続」をクリックして、Adobe Sign ログインページを呼び出します。
Adobe Sign に接続する

 

ログインしたら、必要な権限がウィンドウに一覧表示されます。 

  • これらの権限を付与し、ServiceNow と Adobe Sign の間の接続を確立するには、「アクセスを許可」をクリックします。

注意:

認証はポップアップ画面で行われます。  認証パネルが表示されない場合は、ポップアップブロッカーが無効になっていることを確認します。

Adobe Sign Authentication
アクセスを許可

接続されると、以下のメッセージが表示されます。それとともに、接続された Adobe Sign アカウントとそれに関連付けられている ServiceNow アカウントも表示されます。

Adobe Sign に接続済み


プロパティの設定

Adobe Sign/管理/プロパティ に移動します。

デフォルト設定は次のとおりです。

プロパティの設定

デフォルトのリダイレクト URL プロパティは、「署名後 URI」フィールドの値が設定されていない契約書に適用されます。

残りのプロパティは、署名プロセス中に Adobe Sign によって通知が送信されるかどうか(デフォルト = いいえ)、および監査証跡が署名済み文書に付属するかどうか(デフォルト = はい)を管理します。


カスタムコンポーネント

一部のカスタムコンポーネントが作成され、Adobe Sign アプリケーションに同梱されています。

「Adobe で署名」 UI アクションは、Task [task] テーブル(および Task から展開されるすべてのテーブル)にあるボタンです。  

注意:

このボタンは、送信者(x_adosy_as.adobe_sign_sender)ロールを持つユーザーにのみ表示されます。 

ここからモーダルが起動し、ユーザーは文書と署名者を契約書に追加し、添付された文書を署名用に Adobe Sign に送信できます。

「Adobe で署名」ツールバー

UI アクションをその他のテーブルに追加する

UI アクションをその他のテーブルに追加するには、システム管理者(admin)ロールが必要です。

このタスクを実行するには:

  • 既存の「Adobe で署名」 UI アクションを開きます。次のいずれかの場合が該当します。
    • タスクから展開される任意のフォーム(インシデントなど)で右クリックし、設定/UI アクションを選択します。
    • システム定義/UI アクションに移動して、「Adobe で署名」を探します。
  • 必要に応じて、テーブル名を変更します。
  • 右クリックし、挿入と維持 を選択して、新しいテーブルとともに既存レコードのコピーを作成します。
挿入と維持

「Adobe Sign」関連リストには、リストが設定されたレコードに関連する契約書が表示されます。  

注意:

この関連リストでは、ユーザー(x_adosy_as.adobe_sign_user)ロールを持つユーザー(または契約書の依頼者または署名者)にのみ契約書が表示されます。

 

関連リストをフォームに追加する

「personalize_form」ロールを持つ管理者またはユーザーは、フォームおよび関連リストのレイアウトを設定できます。「Adobe Sign」関連リストをシステム内のいずれかのテーブルのフォームに追加するには、次の手順を実行します。

関連フォームから:

  • 右クリックし、設定/関連リスト に移動します。
関連リストの設定
  • 利用可能 リストから、「Adobe Sign」を選択します。
  • 右矢印をクリックして、それを 選択済み リストに追加します。
  • 保存」をクリックします。
Adobe Sign を「選択済み」に移動する

 

設定していたフォームに戻り、フォームの下部に「Adobe Sign」関連リストが表示されます。

追加された関連リスト



管理の手順

文書テンプレート

文書テンプレートは、契約書に含めるように選択できるテンプレートを定義します。  テンプレートを使用すると、標準文書をさまざまな個別の契約書に再利用できます(運用の「ソース文書」レコードがテンプレートを参照し、そのテンプレートの機能を関連付けられている契約書で使用できるようにします)。

テンプレートは、ServiceNow インスタンスに対してローカルである場合もあれば、接続されている Adobe Sign アカウントから詳細を同期されているライブラリテンプレートである場合もあります。


ライブラリテンプレートの同期

アプリケーションがインストールおよび設定された後の最初の管理タスクは、ライブラリテンプレートを同期することです。  Adobe Sign ライブラリテンプレートは、Adobe Sign アカウント内で定義され、その詳細は ServiceNow に同期されます。  ライブラリテンプレートを定義している文書は、接続されている Adobe Sign アカウントにも保存されるため、送信にアップロードを必要としません。

ライブラリテンプレートを ServiceNow に同期するには:

  • Adobe Sign/管理/文書テンプレート に移動します。
  • ライブラリを更新」をクリックします。
ライブラリの更新

これにより、接続されている Adobe Sign アカウントからライブラリテンプレートのリストビューが更新されます。


ローカルテンプレートの作成

ローカルテンプレートを定義している文書は、添付レコードとして ServiceNow 内に保持されます。またこれは、送信プロセスの一環として Adobe Sign にアップロードされる必要があります。

テンプレートの文書には、契約書のサブジェクトレコードからのデータを使用して事前に入力する必要のあるフォームフィールドを含んでいる場合とそうでない場合があります(文書にそのようなフィールドが含まれている場合は、テンプレートを使用する必要があります)。

両方の文書タイプを含んでいるローカルテンプレートの作成を見ていきます。

  • Adobe Sign/管理/文書テンプレート に移動します。
  • 新規」をクリックします。
新しいテンプレート - フィールドなし
  • テンプレートに名前を付けます。
  • タイプ」を「ローカル」に設定します。
  • 右クリックし、保存します。
テンプレート - ファイルの選択

ファイルをクリックするか、ファイルを文書テンプレートレコードにドラッグするか、またはヘッダーにあるクリップアイコンをクリックしてファイルに移動することで、文書をテンプレートと関連付けることができます。

テンプレート - 文書との関連付け

文書は、文書テンプレートに添付され、「文書」フィールドで参照されます。

テンプレートが作成され、前述の「フィールドなし」セクションでの説明と同様に、文書が関連付けられます。  ただし、文書が関連付けられたら、追加の設定手順がいくつか必要になります。 

「入力可能」フィールドを含んでいる文書がテンプレートに関連付けられると、まず、「入力可能」フィールドが自動的に true(チェック済み)に設定されていることが分かります。

テンプレート - フィールドあり、かつ入力可能

このテンプレートに対して設定する残りのレコードは、「文書フィールド」、「結合ルール」および「結合フィールド」です。 

それぞれを順番に見ていきます。

 

文書フィールド

文書フィールドレコードは、親文書テンプレートに対して作成され、テンプレートの文書内に埋め込まれるフォームフィールドの詳細を定義します。 

文書フィールドレコードを作成するには、文書テンプレートレコードの「フィールドを更新」ボタンをクリックします(「フィールドを更新」ボタンが表示されるには、文書テンプレートを保存する必要があります)。

テンプレート - フィールドあり - 更新

「文書フィールド」関連リストには、添付された文書の入力可能なフォームフィールドに対応するレコードが入力されます。

次の手順は、文書テンプレート(およびその文書フィールド)がサブジェクトテーブルと一致するように結合ルールを設定することです。

 

結合ルール

結合ルールは、文書テンプレートを ServiceNow 内の特定タイプのサブジェクトレコードと関連付けます。

1 つの文書テンプレートに複数の結合ルールをリンクできます(テンプレートのフィールドに事前に入力するために使用された、サブジェクトレコードのタイプごとに 1 つ)。

例えば、テンプレートはインシデント、サービスリクエスト、または変更リスエストレコードからのデータを使用して入力される場合があります(この場合、テンプレートには、3 つの結合ルールがあります。サブジェクトテーブルごとに 1 つです)。

結合ルールを設定するには:

  • 結合ルール」関連リストに移動します。
  • 新規」をクリックします。
テンプレート - フィールドあり - 結合ルール
  • テーブル(例えば、インシデント)を選択します。
  • 右クリックし、保存します(保存してレコードに留まります)。

次の手順は、結合フィールドを設定して、関連する文書フィールドを対応するレコードフィールドにリンクすることです。

 

結合フィールド

結合フィールドレコードは、サブジェクトレコードからのフィールドを関連する文書テンプレート内に含まれているフィールドにリンクします。結合フィールドは、結合ルールを設定するときに手動で作成する必要があります。

結合フィールドレコードを作成するには、結合ルールレコードの「フィールドを更新」ボタンをクリックします。  「結合フィールド」埋め込みリストに、文書フィールドが入力されます。  

テンプレート - フィールドあり - 更新

関連する文書フィールドを対応するレコードフィールドにリンクするには:

  • マッピングする文書フィールドの対応するレコードフィールドへのリンクをクリックします(例えば、name)。
  • ドロップダウンから関連するレコードフィールドを選択します(例えば、Caller)。
  • 更新」をクリックします。
テンプレート - フィールドあり - 更新

結合ルールレコードに再びリダイレクトされます。

結合フィールド」関連リストに、前の手順で選択されたレコードフィールドの値が格納されました。

テンプレート - フィールドあり - CallerID

見やすくするため、マッピングされない残りの結合フィールドを削除(および確認)して、結合フィールドの埋め込みリストにマッピングされる値のみが格納されるようにします。


カタログアイテムの作成

カタログアイテムを作成するために必要なロールは、catalog_admin または admin です。  作成する特定タイプのカタログアイテムは、レコードプロデューサーと呼ばれます。

各レコードプロデューサーの一部の特定要件は、文書フィールド/テンプレートおよび変数などによって異なります。ただし、同じ原則が適用されます。  このガイドの例では、駐車許可に関する契約書の作成を示します。 

レコードプロデューサーを作成するには:

  • サービスカタログ/カタログ定義/レコードプロデューサー に移動します。
  • 新規」をクリックします。
  • レコードに名前を付けます。
  • テーブル名を「契約書」に設定します(x_adosy_as_agreement)。
  • 短い説明を入力します。
  • リダイレクト先」フィールドを「生成されたタスクレコード
    」に設定します。
タスクレコードの生成

アクセシビリティ」タブで、必要に応じて「カタログ」、「カテゴリ」、および「アクセシビリティ」フィールドを設定します(「カテゴリ」および「カタログ」関連リストを使用して設定する必要がある場合があります)。

関連リストが表示されない場合は、右クリックしてレコードを「保存」します。

「アクセシビリティ」タブ

変数」関連リストで、必要に応じて文書フィールドに一致する変数を追加します。

この例では、次のように追加しました。

  • name
  • employee
  • manager
「Variables」タブ

注意:

「Permit name」質問変数のデフォルト値は、‘javascript:'Parking Permit for ' + gs.getUserDisplayName()’ です。

「スクリプト」フィールドでは、次を行います。

  • カタログアイテムの変数を読み取る以下のスクリプトを貼り付けます。
  • Adobe Sign オブジェクトを設定します。
  • 必要に応じて、契約書の情報を設定します。
(function() {
	
	//-----------------
	// Read variables
	//-----------------
	
	// Collect the information that we need from the variables filled in by the user
	var our_name = (producer.name + '') || 'Parking Permit';
	
	var employee_id   = producer.employee + '';
	var employee_name = producer.employee.getDisplayValue() + '';
	
	var manager_id    = producer.manager + '';
	var manager_name  = producer.manager.getDisplayValue() + '';
	
	// Compose the information that we will send to Adobe Sign
	// This must be an object in field/value format
	// The field names MUST match those of the Document fields of the template
	var merge_data = {
		name         : our_name,
		employeename : employee_name,
		managername  : manager_name,
	};
	
	//-------------------------
	// Set Adobe Sign objects
	//-------------------------
	
	// Create an Agreement object to allow us to add the Document and Signers
	var ag = new x_adosy_as.Agreement(current);
	
	// Hardcoded sys_id of the Document template for this Catalog Item
	var template_id = '7e6c8fc4db0504100a669cb6db9619ed';
	
	// Add a Source document to the agreement and pass in the data to prefill its fields
	// (We can pass in either the sys_id of a template, or the sys_id of an attachment)
	//
	ag.addDocument(template_id,merge_data);

	// Add the two signers
	// (We can pass in either the sys_id of a user, or an email address as a string)
	//
	ag.addSigner(employee_id);
	ag.addSigner(manager_id);
	
	//---------------------
	// Set Agreement info
	//---------------------
	
	// Set the name of the Agreement record from the supplied 'name' variable
	current.name = our_name;

	// Set the URL that users will be redirected to after signing
	current.post_sign_uri = '/x_adosy_as_agreement.do?sys_id=' + current.sys_id + 'andsysparm_view=x_adosy_as_end_user';

	// Set the agreement to 'Ready' to tell it to submit to AdobeSign after it is saved
	// current.state = 'Ready';

})();


変数の読み取り:

スクリプトのこのセクションでは、ユーザーによって入力された変数から必要な情報を収集します(「producer」は、レコードプロデューサーの変数(例:producer.name)へのアクセスを与えます)。  その情報を取得したら、Adobe Sign に送信するフィールド/値の形式でオブジェクトを作成します。 

重要:フィールド名(フィールド/値の左側の列にあります)は、テンプレートの文書フィールドのフィールド名と一致する必要があります


Adobe Sign オブジェクトの設定:

ここでは、契約書オブジェクトを作成します。これにより、addDocument() および addSigner() メソッドを使用できるようになります。 

注意:

添付ファイル(文書)の sys_id をハードコーディングすることもできましたが、文書テンプレートの sys_id をハードコーディングしました。

マネージャーより先に従業員に署名してほしいので、署名者の順序は重要です。


契約書情報の設定:

ここでは、契約書の「名前」と「署名後 URI」フィールドの値を設定します。 

注意:

「最近のファイル」は、プロデューサーによって作成された文書を指します。 

契約書が保存された後に Adobe Sign に送信するために、契約書の状態を「準備完了」に設定することもできます(この例では、スクリプトの行 59 をコメントアウトしたため、そのようにしていません)。


契約管理での Adobe Sign の使用

前述カスタムコンポーネントのタスクベースレコード以外のレコードで Adobe Sign を使用する方法の例として、契約管理を選びました。  これは、設定する必要はありませんが、Adobe Sign アプリケーションを使用する方法のデモンストレーションを目的としています。  設定手順の具体的な詳細は、プロセスの要件によって異なる場合があります。

設定するコンポーネントは、「UI アクション」および「スクリプトアクション」です。 

UI アクションは、契約書を作成し、署名用に送信します。  契約書が署名されると、イベントが発生します。 

スクリプトアクションは、そのイベントに反応し、フィードバックループ(プロセスを進行し、契約を更新します)を提供します。 

  • 「ui_action_admin」または「admin」ロールを持つユーザーのみが UI アクションを定義できます。 
  • スクリプトアクションを定義するには、「admin」ロールが必要です。


UI アクションの作成

「Contract [ast_contract]」フォームに UI アクションを作成するには、次のいずれかを実行します。

  • そのフォーム自体で右クリックし、設定/UI アクション を選択します。
または
  • システム定義/UI アクション に移動します。
  • 新規」をクリックします(テーブルとして「Contract [ast_contract]」を選択します)。

次に、

  • 名前」に名前を入力します。
  • テーブル」にテーブルを入力します。
  • 順序」に順序を入力します。
  • アクティブ」オプションをオンにします。
  • 挿入を表示」オプションをオンにします。
  • 更新を表示」オプションをオンにします。
  • フォームボタン」オプションをオンにします。
  • 右クリックし、保存
    します。
UI アクションの作成

UI アクションを表示する「条件」を入力します。 

選択している条件は、次のような一例です:‘current.state == 'draft' andand current.substate == 'under_review' andand !current.approver.nil()’。プロセスによって異なる場合があります。

条件

「スクリプト」フィールドで、次のコードは、契約書レコードを作成し、特定フィールドの値を設定し、Adobe Sign に送信する場合に記述する一例です。 

お客様固有の要件は異なる場合がありますが、一般的な原則が適用されます。

(function() {
	
	//---------------------------------------------
	// Collect data for use by the signing process
	//---------------------------------------------
	
	// The name of the Agreement 
	var name = 'Contract signature : ' + current.short_description;
	
	// Hardcoded sys_id of the Document template for this action
	var template_id = '6d0cdc26db708c50257e73278c9619c4';
	
	// The user who needs to sign the Agreement
	var signer_id = current.approver + '';
	
	//-------------------------
	// Adobe Sign objects
	//-------------------------
	
	// Create an object to assist with the signing process
	var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
	adobe.createAgreement(name,current);
	
	// Add a Source document to the agreement and pass in the data to prefill its fields
	// (We can pass in either the sys_id of a template, or the sys_id of an attachment)
	//
	adobe.addDocument(template_id);

	// Add the signers
	// (We can pass in either the sys_id of a user, or an email address as a string)
	//
	adobe.addSigner(signer_id);
	
	// Submit the agreement (this will submit it to Adobe Sign);
	adobe.submitAgreement();
	
	action.setRedirectURL(current);

})();

コードのこのセクションでは、次を行います。

  • 契約書の名前を指定する
  • 文書テンプレートを特定する
  • 契約書の署名者を特定する

注意:

文書テンプレートのハードコーディングされた sys_id とは、この例で使用するテンプレートを指します。

ここでは、ご自身で作成するテンプレートになります(テンプレートの作成について詳しくは、「ローカルテンプレートの作成」を参照してください)。

コードのこのセクションでは、次を行います。

  • 署名プロセスを支援するオブジェクトを作成します。
  • さまざまなメソッドを呼び出して、次を行います。
    • 契約書を作成する
    • 文書を追加する
    • 署名者を追加する
    • 契約書を送信する
  • 現在の契約に再度リダイレクトする


スクリプトアクションの作成

スクリプトアクションは、イベントのみによってトリガーされます。

スクリプトアクションは、Adobe Sign に付属する契約書テーブルのイベントのいずれかによってトリガーされるように設定されます:x_adosy_as.agreement.complete。

スクリプトアクションの作成

新しいスクリプトアクションを作成するには:

  • システムポリシー/イベント/スクリプトアクションに移動します。
  • 新規」をクリックします。
スクリプトアクションに名前を付けます。
  • スクリプトアクションに名前を付けます。
  • スクリプトアクションをトリガーするイベント名を選択します。
  • スクリプトアクションを「アクティブ」に設定します。
  • コードの記述

スクリプトアクションで使用できるコードの例を以下に示します。

(function () {
  
  var contract = current.subject_id.getRefRecord();
	
  if (!contract.isValidRecord() || contract.getTableName() != 'ast_contract') {
    return;
  }
	
  contract.state = 'active';
  contract.update();
})();

このコードでは、現在の契約書の subject_id フィールドから契約を取得し、契約テーブルで有効なレコードであることを確認します。  そうである場合は、状態を「アクティブ」に変更し、更新します。


ユーザー手順

シナリオ

署名者 1 名でレコードプロデューサーから契約書を作成します。

  • Adobe Sign に移動し、展開します。
  • 署名用に送信」をクリックします。
署名用に送信

署名用に送信スクリーンで:

  • Adobe Sign テンプレートを選択します。
  • 受信者を選択します。
  • 送信」をクリックします。

注意:

レコードプロデューサーから作成された契約書は、Adobe Sign に直接送信されます(「下書き」状態で送信する機能はありません)

表示された情報メッセージで、リンクをクリックして契約書を表示できます。

情報メッセージ

複数の送信者でレコードプロデューサーから契約書を作成するプロセスは、「1 人以上の署名者を選択してください」フィールドで複数のユーザーを追加できる点を除き、署名者 1 名の契約書を作成する場合と同様です。

複数の受信者の追加

複数の文書でレコードプロデューサーから契約書を作成するには、「1 つ以上のテンプレートを選択してください」フィールドから複数の文書テンプレートが選択できる必要があります。  そのテンプレートを選択して、複数の文書を契約書に追加します。

複数の文書の追加


インシデントからの契約書の作成

送信者(x_adosy_as.adobe_sign_sender)ロールを持つユーザー(または自分が契約書の依頼者または署名者)の場合にのみ、「Adobe で署名」 UI アクションボタンおよび「Adobe Sign」関連リストの契約書を表示できます。

管理者およびマネージャーロールの両方に、送信者ロールが含まれています。

  • インシデントフォームから、「Adobe で署名」ボタンをクリックします。
インシデントからの契約書の作成

表示されたモーダルで:

  • 次のいずれかの場合が該当します。
    • テンプレートを選択するか、
    • 自分のファイルを契約書にアップロードします(この例では、テンプレートを選択しました)
  • 次へ」をクリックします。
テンプレートを選択します。

次に、文書内の入力済みフィールドを確認するように求められます。 

この例では、インシデントレコードの「Local Pet Policy」テンプレートに対する結合ルールがあります。ここでは、次をマッピングします。

  • 「opened_at」から「TodaysDate」
  • 「caller_id」から「EmployeeName」
入力済みフィールド

次に、以下を行うように求められます。

  • 署名者を追加します。
    • ServiceNow ユーザーを選択するか、電子メールアドレスを入力できます。
  • サブジェクトを入力します。
    • サブジェクトの値は、「新規契約書」が事前に入力されていますが、この値は編集できます。
  • 任意で次を選択します。
    • Adobe から電子メールを送信
    • 下書きとして送信
  • 送信」をクリックします。

  Fred とそのマネージャーを署名者として追加しました:

署名者の追加

「送信」をクリックすると、次のメッセージが表示されます。

送信された契約書
ServiceNow で契約書を表示」をクリックすると、新しいウィンドウで契約書のエンドユーザービューが表示されます。
ServiceNow で契約書を表示

注意:

契約書をキャンセル」ボタンは、契約書を作成したユーザー、またはマネージャー(x_adosy_as.adobe_sign_manager)ロールを持つユーザーのみが使用できます。

「契約書が送信されました」というメッセージを閉じても、インシデントフォームは表示されたままです。 

フォームを再ロードするか、「Adobe Sign」関連リストを更新して、契約書の詳細を含むフォームを更新します。

フォームを再ロード

注意:

署名者が契約書を確認して署名すると、結合ルール(前述の入力済みフィールドの確認で言及)に従って文書の TodaysDate 値と EmployeeName 値が事前に入力されます。

結合されたフィールド

すべての関係者が契約書に署名したら、インシデントフォームの関連リストでその更新されたステータスを確認できます。

ステータスの更新


カタログアイテムからの契約書の作成

  • 署名する契約書の「カタログアイテム/レコードプロデューサー」に移動します(「 カタログアイテムの作成」で作成された例を使用します)。
    • レコードプロデューサーを作成するときに記述したスクリプトに従って、変数が自動的に入力されています。
  •  「送信」をクリックします。
カタログからの契約書の作成

 

契約書にリダイレクトされます。 

レコードプロデューサースクリプトに従って、「名前」と「参加者」が入力されていますメモ:Beth は、関連リストの参加者レコードのみを表示できます)。

  • Adobe Sign に送信」をクリックして、契約書を送信します。
スクリプトに従って入力された値


署名者の順序変更

重要:署名者の順序を変更するには、契約書は下書きステータスで保存する必要があります(「下書きとして送信」チェックボックスを使用)。そうしないと、順序の変更はできません。

管理者(x_adosy_as.adobe_sign_admin)ロールを持つユーザーのみが、契約書の署名者(参加者)の順序を変更できます。 

署名者の順序変更は、Adobe Sign Web UI を介して実行されます。  送信前に署名に加えられた変更は、ServiceNow に同期されます。

  • Adobe Sign/運用/契約書に移動して、署名者の順序を変更する契約書を開いて表示します。
契約書
  • 詳細をレビュー」ボタンをクリックします。
    • 詳細をレビューボタンは、管理者(x_adosy_as.adobe_sign_admin)ロールを持つユーザーのみが使用できます。

Adobe Sign Web UI にリダイレクトされます  (参加者埋め込みリストの署名者の順序に注意してください)。

詳細の確認

プロンプトが表示されたら、Adobe Sign アカウントにログインするための認証情報を入力します。

Adobe Sign 認証情報

受信者をドラッグして順序を変更し、「送信」をクリックします。

Adobe Sign により、ユーザーが移動されます。

次の確認メッセージが表示されます。

送信完了メッセージ

OK」をクリックすると、契約書に再度リダイレクトされます。

注意:

  • ステータスが「署名用に送信」に更新されます。
  • 参加者の順序が変更されました。
    • 署名者 1 の状態は「署名用に送信」
    • 署名者 2 の状態は「作成済み」
      • 変更を確認するには、フィルターの右側にある最後のパンくずをクリックして、関連リストを更新する必要があります。

署名用に送信


契約書のキャンセル

契約書を作成したユーザー、またはマネージャー(x_adosy_as.adobe_sign_manager)ロールを持つユーザーのみが、契約書をキャンセルできます。

契約書をキャンセルするには、契約書フォームの「契約書をキャンセル」ボタンをクリックします。

  • このボタンは、契約書の作成者、またはマネージャーロールを持つユーザーのみが使用できます。
契約書をキャンセル


署名用に送信された文書の確認と署名

署名用に送信されたすべての文書を確認するには:

  • セルフサービス/Adobe Sign に移動します。
  • 署名用」をクリックします。
署名用
  • リストから署名するレコードをダブルクリックして開きます。
  • レビューして署名」をクリックします。
レビューして署名
  • 必要に応じて、フィールドに入力します。
  • 署名」フィールドをクリックします。
署名フィールド
  • 名前を入力
  • 適用」ボタンをクリックします。
署名パネル
  • クリックして署名」ボタンをクリックします。
    • Adobe Sign アカウントの設定方法に応じて、まず利用条件と顧客開示に同意する必要がある場合があります。
クリックして署名

次のスクリーンが開き、契約書に再度リダイレクトされます。  

署名後ページ
  • 状態が「完了」です。
  • ステータスが「署名済み」です。
  • 署名済み文書」フィールドには、署名された文書の名前が入力されます。
  • 埋め込まれた参加者リストが更新されます。 
  • その文書自体が添付されます。

フィールドと添付文書への変更を確認するには、右クリックして「フォームを再ロード」を選択する必要がある場合があります。

フォームを再ロード


署名済み契約書の表示

「完了」状態(すべての関係者によって署名済み)の契約書を表示するには:

  • セルフサービス/Adobe Sign に移動します。
  • 署名済み文書」をクリックします。
署名済み文書

送信者または受信者であった契約書のリストが表示され、状態が「完了」です。

注意:

まだ完了していない(すべての署名者によって署名されているわけではない)契約書はリストに表示されません。 

契約書を依頼または署名しても、完了するまでリストには表示されません。

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