概要

ServiceNow 用 Adobe Sign を使用すると、ネイティブな機能を使用して ServiceNow プラットフォーム経由で文書の署名依頼を送信できます。  署名依頼は、ワークフローを通して Adobe Sign サービスに送信されます。

アプリケーションの依存関係

ServiceNow 用 Adobe Sign のアプリケーションの依存関係を以下に示します。

  • Adobe Sign エンタープライズレベルサービス

          ○ OAuth 接続を確立するには、Adobe Sign アプリケーションのアカウントレベル管理者権限が必要です。

  • 必須のプラグイン

○ Orchestration

  • 必要なシステムテーブル権限

○ Email Notification(sys_event_email_action)

○ Email Templates(sys_email_client_template)

○ Email Layouts(sys_email_layout)

 

設定手順

ServiceNow 用 Adobe Sign アプリケーションのインストール

コネクタに新規登録するか、コネクタを購入すると、ServiceNow インスタンスの System Applications メニューに表示されます。

app menu

インストールが完了すると、左側のナビゲーションパネルに 2 つの新しいアプリケーションメニュー(「Adobe Sign」および「Adobe Sign Administration」)が表示されます。

前者のメニューはユーザーのメニュー/ビュー、後者は管理者のビューです。

user menu
Admin Menu


スケジュールされたジョブの自動更新

Adobe Sign Documents」テーブルに含まれる文書を更新する、「Adobe Sign - Auto-Refresh Documents」という名前のスケジュールされたジョブが作成されています。  デフォルトで、このジョブは毎晩午前 1 時に実行するように設定されています。  このジョブは、必要に応じて実行するように設定することができます。


MID サーバーと Jar ファイル

添付への署名を容易にするために、(以下で提供する)2 つのカスタム JAR ファイルの他に MID サーバーが必要です。  まだ MID サーバーがない場合は、ServiceNow から提供されているこちらのセットアップ手順に従います。

MID サーバーがインストールされたら、Orchestration のデフォルトサーバーとして設定します。  Orchestration メニューで「Mid Server Properties」に移動し、「Default Mid Server to use for Orchestration activities」フィールドに MID サーバーの名前を入力します。

Mid Server

MID サーバーにデプロイする必要があるカスタム JAR ファイルには次の 2 つがあります。

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

ダウンロード

これらのファイルは、ここに説明されている手順でインストールできます。

MID サーバーを再起動する必要があります(自動的に再起動されます)。

注意:

上記の wiki の参照先は、いずれも Istanbul バージョンのものです。  実行している ServiceNow のバージョンによっては、インストール手順が若干異なる場合があります。


ユーザー/ロール

アプリケーションには、「x_desci_adobesign_admin」と「x_desci_adobesign_user」という 2 つのロールが用意されています。  「x_desci_adobesign_admin」ロールを持つユーザーは、すべての機能と、ユーザーメニューおよび管理メニューの両方にアクセスできます。 

「x_desci_adobesign_user」ロールを持つユーザーは、Adobe Sign ユーザーメニューと、サンプルのカタログアイテムにのみアクセスできます。


カスタムワークフローアクティビティの成功/失敗条件

すべてのカスタムワークフローアクティビティは、「結果」を出力するように作成されています。  デフォルトで、この出力はアクティビティの result の値に設定されています。

  • エラーがない場合(activityOutput.result==null)、アクティビティは成功したものとして続行されます。 
  • エラー状態(activityOutput.result! =null)が発生すると、具体的に発生したエラーがログに記録され、ワークフローは未完了でクローズされたとして設定されます。 

「エラー」状態をどのように処理するかは設定することができます。例えば、通知を送信したり、技術担当者がレビューするためのタスクを追加したりできます。


カスタムタスクフィールド

タスクテーブルには 3 つのカスタムフィールドが追加されており、必要に応じて Adobe Sign カスタムリストビューに追加することができます。これらは、文書のステータスや情報をエンドユーザーにわかりやすく示すものです。  以下に、これらのフィールドを示します。

  • Document Status(x_desci_adobesign_document_status) - Adobe Sign 内のステータスに基づく、文書のステータス。  「文書のステータス」フィールドでも同じ値が使用され、Adobe Sign 内で使用されている状態にも対応しています。
  • Document URL(x_desci_adobesign_document_url) - 契約書の Adobe Sign の URL
  • Agreement ID(x_desci_adobesign_agreement_id) - 契約の一意の ID

カスタムリストビューの作成について詳しくは、ここをクリックしてください。

ユーザーに強制的にカスタムビューを表示するビュールールも作成できます。  詳しくは、ここをクリックしてください。

警告:

すべてのフィールド名は、アプリケーションの機能をサポートするためにアプリケーション全体で使用されます。  名前を変更したり、置き換えたりすると、特定の機能が意図したように動作しなくなる場合があります。

カスタムリストビューの作成について詳しくは、ここをクリックしてください。

ユーザーに強制的にカスタムビューを表示するビュールールも作成できます。  詳しくは、ここをクリックしてください。

以下に、サンプルのビューのスクリーンショットを示します。

Task Fields

外部システム接続

ServiceNow 用 Adobe Sign アプリケーションでは、コネクタと ServiceNow との間の通信をおこなうために Adobe Sign アカウントが必要です。


Adobe Sign アカウントの ServiceNow への接続

ServiceNow が電子サインサービスと通信するには、Adobe Sign アカウントが必要です。  アカウントを持っていない場合は、こちらで Adobe Sign アカウントを取得します。

アカウントを作成したら、Adobe Sign Administration メニューの「Adobe に接続」リンクをクリックして、ServiceNow と Adobe Sign との間のリンクを作成します。

Connect1

このリンクをクリックすると、接続ページが表示されます。

7Connect2-rebranded

 

  • Connect」ボタンをクリックして、Adobe Sign への信頼関係を確立します。
    • Adobe Sign のログインページにリダイレクトされるので、ログインして永続的なアクセス権を付与します。
8login-rebrand
  • Adobe Sign の管理者アカウントを使用して、Adobe Sign で認証をおこないます。
    • パネルが更新され、信頼関係を確立するかどうかの確認が表示されます。
9Trust-rebrand
  • アクセスを許可」ボタンをクリックして、アクセス権を確認します。

この操作を完了すると、「Adobe Sign に接続」リンクを使用したときに、「Adobe Sign への接続完了」というメッセージが表示されます(下図参照)。

 

10Connect 4-rebrand

これで、Adobe Sign サービスを ServiceNow に接続できました。 


接続のテスト

上の節の手順に従って、テストを実行できます。  接続され、ログインしているユーザーに適切なロールが付与されたら、正しく設定がおこなわれています。

デモのカタログアイテム/ワークフロー

カスタムワークフローアクティビティの使用方法を示すデモのカタログアイテムおよびワークフローが作成されています。  これらのデモは、ServiceNow 用 Adobe Sign アプリケーションを利用するために、アイテムおよびワークフローをどのように設定する必要があるかについての例をエンドツーエンドで示します。


カタログアイテム

このアプリケーションのために、デモ用のカタログアイテムが 2 つ作成されています。  この 2 つのアイテムで、署名を取得するためのあらゆるシナリオのデモを見ることができます。

注意:

複数の電子メールアドレスを使用するときは、コンマで区切って入力します(例:email1@email.com, email2@email.com, ...)。署名依頼は入力した順番で送信されます。

  • Adobe Sign - Request A Signature – 依頼者は、既存の文書(ローカルのハードドライブ上の文書、または Adobe Sign の既存のライブラリの文書)を選択し、1 人または複数の受信者に向けて署名用に送信できます。このプロセスでは、文書を現状のまますぐに送信するように設定することも、まず Adobe Sign の送信機能で文書をプレビューするように設定することもできます。
  • Adobe Sign – Request W9 Signature – ユーザーが文書を指定する手間をかけずに、特定の文書(この場合は W9 フォーム)を署名用に送信します。  この例では、コネクタを利用することで、ユーザーが文書を検索したり依頼に添付する手順を省略して、特定の文書を送信できるようにします。  文書の詳細は、ワークフローのカスタムワークフローアクティビティに追加されます。


ワークフロー

このアプリケーションには、デモ用のワークフローが 2 つインストールされています。  これらのワークフローには、Adobe Sign 内の文書のステータスに対応するカスタムのステージ値も用意されています。  現時点では、その値のうち一部しか使用していませんが、アプリケーションの今後のバージョンで他の値を使用する可能性があります。 

Adobe Sign - Request A Signature - 「Adobe Sign - Request A Signature」カタログアイテムに関連付けられており、コネクタを使用して署名用に文書を送信する方法についての 4 つのシナリオを示します。

  • 既存の文書を使用してプレビューをおこなう - ドロップダウンリストから選択した文書を、依頼者がプレビューした後に送信します。 依頼を送信すると、依頼者は、作成された契約書へのリンクが記載された電子メールを受信します(電子メール通知を参照)。  ユーザーが文書を確認した後、入力されたすべての電子メールアドレスに対して(入力順に)、署名用に文書が送信されます。  契約書に署名がおこなわれたら、完了済みの依頼アイテムに添付されます。
  • 既存の文書を使用してプレビューをおこなわない - 依頼を送信すると、 ドロップダウンリストから選択した文書を、入力されたすべての電子メールアドレスに対して入力順に送信します。  文書のプレビューはおこないません。契約書に署名がおこなわれたら、完了済みの依頼アイテムに添付されます。
  • 文書を添付してプレビューをおこなう - 添付した文書を依頼者がプレビューした後に送信します。  依頼を送信すると、依頼者は、作成された契約書へのリンクが記載された電子メールを受信します(電子メール通知を参照)。  ユーザーが文書を確認した後、入力されたすべての電子メールアドレスに対して(入力順に)、文書が署名用に送信されます。  契約書に署名がおこなわれたら、完了済みの依頼アイテムに添付されます。
  • 文書を添付してプレビューをおこなわない - 依頼を送信すると、 ドロップダウンリストから選択した文書を、入力されたすべての電子メールアドレスに対して入力順に送信します。  文書のプレビューはおこないません。契約書に署名がおこなわれたら、完了済みの依頼アイテムに添付されます。

 

Adobe Sign - Request Specific Document Signature - 「Adobe Sign – Request W9 Signature」カタログアイテムに関連付けられており、コネクタを使用してワークフロー経由で文書を送信するように設定し、依頼者が特定の文書を依頼できるようにする方法を示します。  このワークフローでは、以下の 2 つのシナリオが示されます。

  • 送信ワークフロー - 指定された文書、プレビューをおこなう - ワークフローに指定された文書を、依頼者がプレビューした後に送信します。  依頼を送信すると、依頼者は、作成された契約書へのリンクが記載された電子メールを受信します。  ユーザーが文書を確認した後、入力されたすべての電子メールアドレスに対して(入力順に)、署名用に文書が送信されます。  契約書に署名がおこなわれたら、完了済みの依頼アイテムに添付されます。
  • 送信ワークフロー - 指定された文書、プレビューをおこなわない - 依頼を送信すると、 ワークフローに指定された文書を、入力されたすべての電子メールアドレスに対して送信します。  文書のプレビューはおこないません。契約書に署名がおこなわれたら、完了済みの依頼アイテムに添付されます。


カスタムワークフローアクティビティ

署名プロセスをサポートするためにカスタムワークフローアクティビティが作成されています。  依頼を処理するには、選択した操作(文書の添付、既存の文書の使用、プレビューの有無など)に基づいて、異なるアクティビティの操作を実行する必要があります。  それぞれのカスタムアクティビティを以下に示します。これらは、提供されている 2 つのサンプルのワークフローで少なくとも一度使用されています。

注意:

以下に挙げるカスタムアクティビティが表示されない場合は、トラブルシューティングセクションを参照して問題の解決方法を確認してください。

  • Adobe Sign - Send Selection, Preview - 「adobe_preview」変数が yes で、「adobe_attach_or_existing」変数が no の場合に使用されます。  依頼者がプレビューして署名用に送信した後、選択した文書(「adobe_lib_doc」)を「adobe_email_address」の電子メールアドレスに署名用に送信します。
  • Adobe Sign - Send Selection, No Preview - 「adobe_preview」変数が no で、「adobe_attach_or_existing」変数が no の場合に使用されます。  依頼者がプレビューするのを待たずに、依頼が送信された後、選択した文書(「adobe_lib_doc」)を「adobe_email_address」の電子メールアドレスに署名用に送信します。
  • Adobe Sign - Send Attachment, Preview - 「adobe_preview」変数が yes で、「adobe_attach_or_existing」変数が yes の場合に使用されます。依頼者がプレビューして署名用に送信した後、添付した文書を「adobe_email_address」の電子メールアドレスに署名用に送信します。
  • Adobe Sign - Send Attachment, No Preview - 「adobe_preview」変数が no で、「adobe_attach_or_existing」変数が yes の場合に使用されます。  依頼者がプレビューするのを待たずに、依頼が送信された後、選択した文書(「adobe_lib_doc」)を「adobe_email_address」の電子メールアドレスに署名用に送信します。
  • Adobe Sign - Get Attachment Data - 「adobe_attach_or_existing」変数が yes の場合に使用されます。  契約書のデータを収集し、カスタムの jar ファイルと MID サーバーを利用してマルチパート/フォーム形式に変換します。
  • Adobe Sign - Send Document X, No Preview - 文書が事前に定義されており、「adobe_preview」変数が no の場合に使用されます。  「adobe_lib_doc」入力パラメーターには、送信される契約書の名前が保持されます。  名前の値は、「Adobe Sign Documents」テーブルで確認できます。  ここで使用するアイテム/ワークフローの例では、W-9 文書を送信し、「adobe_agreement_name」のデフォルト値を「W9 Form Signature Request」に変更しています。
  • Adobe Sign - Send Document X, Preview - 文書が事前に定義されており、「adobe_preview」変数が yes の場合に使用されます。  「adobe_lib_doc」入力パラメーターには、送信される契約書の名前が保持されます。  名前の値は、「Adobe Sign Documents」テーブルで確認できます。  ここで使用するアイテム/ワークフローの例では、W-9 文書を送信し、「adobe_agreement_name」のデフォルト値を「W9 Form Signature Request」に変更しています。
  • Adobe Sign - Attach Signed Agreement - このアクティビティは、署名された文書を Adobe Sign から返し、現在のレコードに添付します。  このアクティビティは、依頼者が文書を選択または添付した場合に使用します。特定の文書がハードコーディングされている場合は使用できません。  そのような場合は、「Adobe Sign - Attach Signed Agreement X」を使用します。
  • Adobe Sign - Attach Signed Agreement - このアクティビティは、署名された文書を Adobe Sign から返し、現在のレコードに添付します。  このアクティビティは、依頼者が文書を選択または添付した場合に使用します。特定の文書がハードコーディングされている場合は使用できません。
  • Adobe Sign - Attach Signed Agreement X - このアクティビティは、署名された文書(事前に定義された文書のインスタンス)を Adobe Sign から返し、現在のレコードに添付します。


電子メール通知

カスタムのテンプレートおよびレイアウトの説明のため、そしてプレビュー/確認 URL の例を示すために、3 つのカスタム電子メール通知が作成されています。

  • Adobe Sign - Request Opened - プレビューが要求され(「adobe_preview」変数が yes に設定されており)、アイテムがデモアイテムのいずれかの場合に送信されます。  確認待ちの契約書へのリンクが含まれています。

注意 - 別の通知が作成される場合は、依頼者が確認できるように文書の URL を含める必要があります。  このリンクは RITM フォームにも表示され、フォームビューに「Document URL」フィールドを追加して他のフォームに追加することができます。

  • Adobe Sign - Request Cancelled - アイテムが 2 つのデモのカタログアイテムのいずれかであり、状態が「Closed Incomplete」で、ステージが「Aborted」の場合に送信されます。
  • Adobe Sign - Request Closed - アイテムが 2 つのデモのカタログアイテムのいずれかであり、状態が「Closed Complete」で、ステージが「Signed」の場合に送信されます。

これらのいずれかのレコードに移動すると、サンプルのテンプレートとサンプルのレイアウトを確認できます。

自動更新のスケジュールされたジョブの設定

Adobe Sign Documents テーブルを自動更新するスケジュールされたジョブがシステム時刻の午前 1 時に実行されるようにあらかじめ設定されています。このジョブは、任意の時刻に実行するように再設定することが可能で、毎日、毎週または継続的に実行できます。

ジョブを編集するには、Adobe Sign Administration メニューで「ドキュメントの設定を更新」項目を展開し、「ドキュメントのジョブを自動更新」をクリックします。

パネルで必要な設定をおこない、「Update」をクリックして保存します。

Execute Now」をクリックすると、ジョブが即時に一度実行されます。

AutoRefresh panel

サポートとトラブルシューティング

サポートの連絡先情報

ヘルプの文書とリンクは、ユーザーメニューと管理メニューの両方に含まれています。  以下の Web サイトにもサポートの連絡先情報が掲載されています。


トラブルシューティング

以下に、ServiceNow 用 Adobe Sign のセットアップおよび使用時に発生するよくある問題をいくつか示します。

カタログアイテムの変数名 - 2 つのサンプルのカタログアイテムで使用されている変数名は、コネクタの機能にとって非常に重要です。  これらの変数名はカスタムワークフローアクティビティで広く使用されており、これらの名前を変更するとワークフローで問題が発生します。  変数名を変更する場合は、ワークフローで使用されているすべての Adobe Sign アクティビティ内で対応する変更をおこなう必要があります。

「Connect to Adobe Sign」リンクにアクセスしたときに接続エラーが発生する(管理者のみ) - 接続エラー画面(下記参照)が表示された場合は、Adobe Sign アカウントの ServiceNow への接続 の手順に従って再接続します。Adobe Sign のアカウント情報が正しいことも確認してください。

Error Gump-rebrand

 

添付アクティビティが正しく動作しない - 添付アクティビティが正しく動作するためには、MID サーバーへの接続が必要です。  MID サーバーが稼動しており、Jar ファイルが正しくインストールされていることを確認してください。  これらを確認してもまだ動作しない場合は、上記の説明に従ってすべての変数名が正しいことを確認します。

依頼を送信したときに契約 ID エラーが発生する - My Documents メニューオプションの「Adobe Sign Document」テーブルに表示されている文書が別の Adobe Sign アカウントに属している場合に、契約 ID エラーが発生することがあります。  アドビが提供するデモ文書の名前と同じでも、そのアカウントでは契約 ID が異なることがあります。接続されている Adobe アカウントが変更になった場合は、Adobe Sign メニューの「Update Document List」を使用して文書を更新してください。

メニューオプションがユーザーに対して表示される/表示されない - アプリケーションへのアクセスを必要とするすべてのユーザーに対して、正しいロールが割り当てられていることを確認します。  グループを使用している場合は、グループにも必要な役割が割り当てられていることを確認してください。

エラーは発生しないが、電子メールの受信者が署名依頼を受信しない - アドレスをコンマで区切って入力していることを確認します。正しい形式は、「email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com, ...」です。

ワークフローエディターでカスタムワークフローアクティビティが適切に表示されない – 現在、カスタムワークフローアクティビティの表示に影響するバグが存在します。  この問題は通常、ServiceNow アプリケーション用 Adobe Sign のアップグレードやアップデート後に発生します。  アクティビティが表示されない場合は、以下の手順に従って修正してください。

  • 左のナビゲーション検索バーに「wf_element_activity.list」と入力して「wf_element_activity」アクティビティテーブルに移動します
1_navigate_to_wfelement

グローバルなアクティビティを含む、すべてのワークフローアクティビティが一覧表示されます。

  • アプリケーションフィルターで「AdobeSign」を指定して、リストを Adobe Sign のアクティビティのみに絞り込みます
2_filter_using_adobesign

リストを Adobe Sign のアクティビティのみに絞り込むと、アクティビティの各バージョンが一覧表示されます。独自のカスタムアクティビティを追加していない限り、総数はスクリーンショットのように約 320 件です

  • アクティビティレコードをクリックして特定のアクティビティを開き、レコードのヘッダーにあるハンバーガーアイコンをクリックして「Versions」を選択します
3_select_versions

 

バージョンリストが表示されます。

4_versions_list

 

  • バージョンリストをバージョン順に並べ替えて、最新のバージョンレコードを開きます。  この例では、最新のバージョンは 10 なので、このレコードを編集します

バージョン 10 が表示されていますが、「Published」の設定が「false」になっていることに注目してください。  これが問題の根本原因です。  これらのアクティビティがワークフローエディターで利用可能なものとして表示されないのは、最新バージョンのレコードで「Published」の設定が「true」になっていないからです。

5_version_10
  • 「Published」フィールドをダブルクリックして「false」から「true」に変更し、最新バージョンを「true」に設定します
  • それぞれのカスタムアクティビティに対して同じ処理をおこないます
    • 修正したアクティビティをメインリストから除外しながら進めると作業しやすくなります。

注意:

初期設定では関連リストは非表示になっています。  関連リストが表示されない場合は、以下の手順でレコード表示に関連リストを追加します。

表示への関連リストを追加

表示に関連リストを追加するには:

  • (先ほどバージョンオプションを表示したときと同じように)ハンバーガーアイコンをクリックし、Configure/Related Lists の順に選択します。
1_choose_relatedlist
  • Version > Element Definition」関連リストを「Selected」ボックスに移動します
  • 保存」をクリックします。
2_add_version_-_elementdefinition

この操作をおこなうと、すべてのレコードに対して一度だけ入力が必要なフォームに関連リストが追加されます。

これで、有効なフィールドをダブルクリックして「true」に設定できるようになります。

3_related_list_exposed


参照


ダウンロード可能なバージョン

ダウンロード

本作品は Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License によってライセンス許可を受けています。  Twitter™ および Facebook の投稿には、Creative Commons の規約内容は適用されません。

リーガルノーティス   |   プライバシーポリシー