기본적으로, Adobe Acrobat Sign은 계정이 활성 상태인 경우에 한해서 서비스의 모든 고객 문서를 안전하게 보유합니다.

고객이 계약을 명확하게 삭제하기 위한 조치를 취할 때까지 트랜잭션 정보는 시스템에서 계속 남아 있습니다.

• Acrobat Sign 서비스는 PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II, ISO 27001과 같은 데이터 보안 및 가용성에 대한 몇 가지 업계 표준을 준수합니다.

계약 트랜잭션을 자체 시스템에 저장하고 Acrobat Sign 시스템에서 원본 문서를 삭제하려는 고객에게는 Acrobat Sign이 트랜잭션을 유지해야 하는 기간을 나타내는 “보존 정책”을 정의할 수 있으며, 해당 기간 이후 Acrobat Sign에서 계약(선택적으로 지원 감사/개인 데이터)을 자동으로 삭제합니다.

보존 규칙은 관리 메뉴의 데이터 거버넌스섹션에서 계정 수준 관리자로 정의됩니다.

• 그룹 수준 관리자는 보존 규칙을 만들거나 사용하지 않도록 설정하는 권한을 가지고 있지 않습니다.
• 계정의 모든 그룹은 계정 수준 설정을 기본값으로 상속합니다.
  • 그룹이 계정 수준 설정과 다를 경우 개별적으로 구성해야 합니다.
  • 그룹 수준 설정은 항상 계정 수준 설정을 재정의합니다.

작동 방식

계약이 최종 상태로 들어갈 때:

• Acrobat Sign은 계약을 만든 사용자의 그룹 수준 보존 규칙을 확인합니다(계약이 최종 상태가 될 때 사용자가 있는 현재 그룹).
  • 현재 적용 중인 그룹 수준 규칙이 없으면 계정 수준 규칙이 사용됩니다.
  • 계정 수준 규칙도 정의되지 않으면, 정의된 보존 규칙이 없고 계약은 삭제 날짜를 획득하지 못합니다.
    • 계약이 최종 상태가 될 때 삭제를 획득하지 못하는 계약은 GDPR 도구를 통해 삭제할 수 있습니다.

보존 규칙이 계약에 적용되는 경우

• 계약은 규칙 매개 변수를 기준으로 삭제되도록 예약됩니다.
• 적용된 규칙의 규칙 ID는 트랜잭션과 연결되어, 삭제 시 올바른 규칙이 사용되도록 합니다.

최종 계약은 지정된 삭제 시간까지 대기합니다.

• 삭제까지 남은 일수는 리터럴입니다. 
  • 예: 14일이 정의된 경우, 액션 삭제는 계약이 최종 상태가 되고 정확히 14일 후 작동됩니다.

삭제 시간에 도달하면, Acrobat Sign은 규칙 ID를 확인하여 규칙이 사용 안 함으로 설정되었는지 아닌지를 판별합니다.

• 규칙이 사용하지 않도록 설정된 경우, 액션을 취하지 않습니다.
• 규칙이 사용하지 않도록 설정되지 않았다면, 계약이 삭제됩니다.
  • 감사 보고서 및 개인 정보(PII)를 삭제하는 옵션이 사용하도록 설정된 경우, 이 동일한 프로세스는 이러한 문서에 대해 정의된 시간 간격에 따라 적용됩니다.
    • 정부 ID 인증 방법을 사용하는 계정은 서명자 ID 보고서(수집된 경우)를 PII의 부분으로 삭제합니다.

구성

계정 수준에서 보존 규칙 구성

먼저 계정 수준(있는 경우)을 구성합니다.

모든 그룹은 자동으로 계정 수준 설정을 상속하므로, 한 정책을 모든 그룹에 적용하려는 경우, 이러한 구성으로 해결할 수 있습니다.

• 계정 > 계정 설정 > 데이터 거버넌스로 이동합니다.
• 더하기 아이콘을 클릭합니다.

보존 규칙 만들기 오버레이가 나타납니다.

• 계약이 최종 상태에 도달한 후 보유되는 기간(일)을 정의합니다.
  • 1일이 최소값입니다.
  • 5475일(15년)이 최대값입니다.
• 선택 사항으로 계약 감사 추적에 대한 보존 기간과 계약 관계자의 관련 개인 정보를 설정합니다.
  • 감사 및 PII은 최소한 계약 기간 이상은 보존되어야 합니다.
  • 이 옵션이 사용하도록 설정되지 않은 경우, 감사 기록 및 PII는 다른 방법(예: GDPR 삭제)에 의해 삭제될 때까지 보존됩니다.

첫 번째 규칙(스택의 맨 위에 있음, 종료일)이 현재 적용된 규칙입니다.  한 번에 한 그룹에 한 가지 규칙만 적용할 수 있습니다. 

새 규칙이 생성된 경우:

• 새 규칙이 현재 적용된 규칙이 됩니다.
  • 규칙이 생성된 시작일이 있고 종료일은 없는 새 규칙이 목록 맨 위에 삽입됩니다.
• 새 규칙을 만들 때 적극적으로 적용되는 이전의 기존 규칙이 있는 경우: 
  • 이전의 기존 규칙은 새로운 최종 계약에 적용되지 않습니다.
  • 이전의 기존 규칙은 새(현재) 규칙에 따라서만이 아니라, 목록 아래로 이동합니다.
  • 이전의 기존 규칙은 새(현재) 규칙의 시작일과 맞춰지는 종료일 값을 자동으로 채택합니다.

그룹 수준에서 보존 규칙 구성

그룹 수준 보존 규칙을 구성함으로써, 현재 그룹에 있는 사용자에 대해 상속된 계정 수준 규칙을 재정의합니다.

사용자가 진행 중인 계약이 있는 그룹 간에 이동될 경우, 새 그룹의 보존 규칙은 해당 그룹에 있을 때 최종 상태로 들어가는 계약에 적용됩니다.

삭제 액션 전에 규칙이 사용하지 않도록 설정되지 않은 경우, 생성하는 사용자를 새 그룹으로 이동하기 전에 보존 규칙이 적용된 최종 계약은 적용된 규칙의 삭제 날짜를 사용합니다.

위 사항을 염두에 두고, 그룹 수준 보존 규칙을 구성하는 것은 두 가지 면에서만 다릅니다.

보존 규칙 상태

사용 – 규칙이 적용되었을 때 최종 상태로 들어가는 계약에 계속 유효한 규칙입니다.

• 현재 적용된 규칙은 항상 목록의 맨 위에 있고 종료일을 포함하지 않습니다.

사용 안 함 – 사용 안 함 규칙은 더 이상 적용되지 않습니다.  계약이 사용하지 않도록 설정된 규칙 아래 최종 상태에 도달한 경우, 목표 삭제일에 계약이 삭제되지 않습니다.

• 사용 안 함 규칙은 회색으로 나타납니다.
• 사용 안 함 규칙은 다시 사용하도록 설정될 수 없습니다.

만료됨 – 만료됨 규칙에는 삭제 보류 중인 최종 계약이 없습니다.

• 예: 종료일이 3월 10일인 14일 간의 규칙이 있으면, 규칙에 적용되는 모든 계약도 이미 삭제되었으므로, 규칙은 3월 24일 만료됩니다.

레거시 - 이전의 백엔드 설정으로 통제된 보존 정책을 가지는 고객은 해당 정책뿐만 아니라, 레거시 보존 규칙이 사용됨을 확인할 수 있습니다.

• 이미 레거시 규칙(새 규칙이 적절히 배치되기 전)에 따라 삭제되기로 예약된 계약은 레거시 규칙의 삭제 시간을 사용합니다.

상태별 규칙 필터링

테이블 오른쪽 위에 있는 "햄버거" 아이콘을 클릭하여 보존 규칙 목록을 필터링할 수 있습니다.

이 옵션 집합을 사용하여 다음을 필터링할 수 있습니다.

• 모든 규칙 – 기본값
• 사용 규칙만
• 사용 안 함 규칙만
• 만료됨 규칙만

또한 페이지당 15개, 30개 또는 50개 기록을 반환할 것을 선택할 수 있습니다.

규칙 사용 안 함

규칙을 사용하지 않도록 설정하면 규칙을 따르는 남은 모든 계약은 더 이상 사용될 삭제 날짜가 없습니다.

이렇게 되면 해당 계약은 GDPR 도구를 사용하여 삭제해야 합니다.

규칙을 사용하지 않도록 설정하려면,

• 규칙을 선택합니다.
• 사용 안 함 링크를 클릭합니다.

삭제된 그룹

보존은 그룹 수준 설정(명확하게 설정되거나 계정 수준 설정에서 상속됨)을 기반으로 합니다.

향후 적용된 보존 규칙을 감사하기 위해 규칙 기록을 그대로 가지고 있어야 합니다.

이러한 이유로, 그룹 ID는 완전히 삭제되지 않습니다. 대신에 필수 설정은 제 위치에 보존되고 계정 수준 관리자의 그룹에 대한 액세스를 통해 검토/편집될 수 있습니다.

"햄버거" 아이콘을 클릭하고 삭제된 그룹만 표시를 선택하여 그룹 페이지에서 삭제된 그룹을 표시할 수 있습니다.

편집할 그룹을 한 번 클릭하고, 그룹 설정 링크를 클릭합니다.

• 그룹이 사용하도록 설정되었을 때와 같은 방식으로 규칙을 만들고 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다.

API 기반 액션 삭제

고객이 Acrobat Sign API를 사용하여 관리 제어에서 개별적으로 문서를 삭제할 수 있는 주문형 보존을 사용하도록 설정할 수 있습니다.

• 사용된 API 호출: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
  

지원팀에 문의하여 이 옵션을 활성화합니다.

기억해야 할 사항

• 계약이 최종 상태에 도달할 때 하나의 규칙만 적용할 수 있습니다. 
  
  • (규칙의 범위 당) 목표 삭제일이 있는 계약이 있으면 규칙은 계속 사용하도록 설정된 상태로 유지되므로, 여러 규칙이 사용 설정될 수 있습니다.
• 사용 안 함 규칙은 다시 사용하도록 설정될 수 없습니다. 사용 안 함은 영구적입니다.
• 보존 규칙은 계약이 생성될 때가 아니라, 계약이 최종 상태로 들어갈 때 적용됩니다.
• 적용된 보존 규칙은 생성되는 계약이 최종 상태로 들어가는 시점에 사용자가 현재 있는 그룹에 기반합니다.
• 대기 시간에 대하여 계약이 최종 상태로 들어간 후에는 계약에 적용된 보존 규칙을 편집할 수 있는 방법이 없습니다.
  • 계약을 삭제하지 못하게 하는 규칙을 사용하지 않도록 설정할 수 있지만, 이렇게 하면 규칙을 채택했지만 아직 삭제되지 않은 모든 계약을 삭제하지 못하게 됩니다.
• 계약의 감사 보고서를 확인하고 이것이 완료된 날짜와 다양한 보존 규칙의 날짜 범위를 비교하여 계약에 적용되는 규칙을 확인할 수 있습니다.
• 5475일은 설치할 수 있는 최대 보존 기간입니다.