Adobe Self Service Sign es un componente de fábrica sencillo que permite que los usuarios del portal de la comunidad firmen acuerdos de autoservicio. Agregue este componente a cualquier portal de Salesforce Community Cloud (cliente, socio, empleado, etc.) de modo que los usuarios puedan comenzar a firmar los acuerdos directamente en el portal.

Requisitos previos

Para obtener acceso a la funcionalidad de autoservicio de Adobe Sign, debe tener instalada la versión 19.0 o posterior del paquete de Adobe Sign para Salesforce.

Las instalaciones nuevas deben tener en cuenta el hecho de Generar plantillas de acuerdo de muestra al vincular Salesforce con Adobe Sign
.

1_step_1_-_link_youraccount

Si no se generaron las plantillas durante la instalación, o si ha actualizado una versión anterior del paquete a v19, puede generar las plantillas en la ficha Administración de Adobe Sign.

2_generate_templatesfromadmintab

Verifique que:

  • La ficha Tipos de acuerdo tenga el tipo NDA.
  • La ficha Plantillas del acuerdo tenga la plantilla Acuerdo de la comunidad de prueba
    .
3_agreement_type-nda
4_agreement_templates-testcommunity

Activar Lightning

Lightning debe estar activado dentro de la organización de Salesforce para que el portal funcione.

En caso de que no tenga Lightning activado:

  • Vaya a: Configuración > Experiencia de Lightning.
  • Seleccione la ficha Activarla.
  • Haga clic en el botón Activar para mostrar Activada
    .
6_enable_lightning


Activar Chatter

Chatter debe activarse en la organización de SFDC.

Si todavía no tiene activado Chatter:

  • Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Chatter > Configuración de Chatter.
  • Haga clic en el botón Editar.
  • Marque la casilla Activar.
  • Haga clic en Guardar.
5_enable_chatter


Habilitar las comunidades

Las comunidades deberán activarse si no se ha hecho aún.

  • Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Comunidades > Configuración de comunidades.
  • Marque la casilla Activar.
  • Proporcione un nombre de dominio para las comunidades.
    • Si su cuenta ya tiene un dominio establecido, puede utilizar el mismo valor para las comunidades.
  • Haga clic en Guardar.
    • Haga clic en Aceptar cuando se le advierta que el Dominio no se puede cambiar una vez establecido.
7_enabel_communities


Configurar la página de la comunidad de SFDC


Iniciar una nueva comunidad

  • Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Comunidades > Configuración de comunidades.
  • Haga clic en el botón Nueva comunidad.
8_start_new_community

 

  • Seleccione la experiencia del Servicio de atención al cliente (Napili).
    • Se requiere Napili para los componentes de autoservicio.
9_select_the_napiliexperience

 

  • Cuando se cargue la página de lanzamiento de Napili, haga clic en Empezar.
10_click_get_started

 

  • Escriba un Nombre para la comunidad.
    • Opcionalmente, puede agregar un nombre específico del sitio a la URL, lo que resulta útil si tiene varias Comunidades.
  • Haga clic en Crear cuando se configure el Nombre.
11_enter_a_name_forthecommunity

Aparece un hermoso espectáculo gráfico mientras se crea la Comunidad. Una vez que haya terminado, se muestra la página de la Comunidad.

►El nombre de la Comunidad se muestra en la parte superior de la ventana, resaltado en amarillo.

►La cadena específica del sitio en la URL se puede ver en la barra de direcciones, resaltada en verde azulado.

 

  • Haga clic en la opción Generador en la sección Mis espacios de trabajo de la página.
12_completed_communitypage

 

  • Haga clic en el icono Componentes en la parte superior izquierda de la página, desplácese a la parte inferior del menú y haga clic en la opción Adobe Self Service Sign y arrástrela al diseño de página.
    • Arrastre el componente adonde desee que queden expuestos los acuerdos de Adobe Sign.
13_add_the_adobeselfservicesigncomponent

 

La página se actualiza para mostrar el componente agregado en el diseño de página y expone el panel de administración para el componente en la esquina superior derecha.

14_the_adobe_selfservicesignobjectonthecommunitypage

El panel de administración de la parte superior derecha de la ventana controla la configuración del Portal. Todos los acuerdos expuestos dentro del componente tienen aplicadas las opciones de configuración.

No se requiere ninguna de estas opciones, y solo se deberían utilizar cuando se deseen aplicar globalmente.

Los controles individuales son:

► Plantilla del acuerdo: cuál es la plantilla que controla los acuerdos enumerados en el portal.

► Ámbito del acuerdo: esta opción de configuración determina qué nivel de compromiso del firmante se requiere. Hay dos opciones posibles:

○ Usuario: la opción Usuario pone el acuerdo a disposición de todos los usuarios dentro de la cuenta, y se requiere que cada usuario lo firme. 

○ Cuenta: la opción Cuenta pone el acuerdo a disposición de todos los usuarios de la cuenta, pero se requiere que solo un usuario lo firme. Una vez firmado el acuerdo, ya no está disponible para otros usuarios de la cuenta.

► Fecha límite de firma: un campo estático de fecha que limita la cantidad de tiempo que se puede firmar el acuerdo. Cuando la fecha límite ha pasado, se elimina el botón Firmar situado junto al acuerdo, lo que impide que los usuarios lo completen.

► Días de renovación: un valor numérico de forma libre que dicta cuándo el acuerdo queda disponible nuevamente después de la firma. Si tiene un acuerdo que deba volver a firmarse cada 90 días, puede volver a publicarlo automáticamente 90 días después de que el acuerdo anterior se haya firmado.

► Título del encabezado: el título superior presente en el componente Self Service, justo a la derecha del logotipo de Adobe Sign, que se encuentra en la imagen anterior.

► Ocultar logotipo de encabezado: oculta el logotipo de Adobe Sign situado a la izquierda del Título del encabezado. Al marcar la casilla, se oculta el logotipo
.

 

Haga clic en el botón Publicar para que el portal quede disponible.

  • Cada vez que realice un cambio en el portal o cualquier opción de configuración, debe volver a publicar el portal
    .
14a_click_publishtopublishtheportalpage


Crear un usuario en el portal de la comunidad

Clonar el perfil de usuario de la comunidad

Para configurar sus perfiles de usuario para utilizar el portal de autoservicio de Adobe Sign, es necesario editar el perfil y, por lo tanto, clonar uno de los perfiles estándar.

  • Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Perfiles.
  • Haga clic en el vínculo Clonar al lado de uno de los perfiles estándar de la Comunidad del cliente.
    • Existen cuatro perfiles de la Comunidad del cliente y se puede utilizar cualquiera de ellos.
    • Tenga en cuenta el tipo de Licencia de usuario del perfil que va a clonar.
15_clone_a_profile

 

Se abre automáticamente la página del perfil clonado.

  • Haga clic en el botón Editar para abrir el perfil personalizado y editarlo.
16_edit_the_customprofile

 

Desplácese hacia abajo hasta los Permisos de objetos personalizados y active todos los objetos de Adobe Sign, ya sea marcando la casilla Modificar todo o seleccionando una configuración de seguridad más restrictiva marcando solo los permisos que desee establecer (Lectura, Crear o Editar):

  • Agregar archivos adjuntos
  • Agregar plantillas de campos de formulario
  • Agregar destinatarios
  • Acuerdos
  • Eventos del acuerdo
  • Plantillas de acuerdo
  • Tipos de acuerdo
  • Asignaciones de datos
  • Mutexes
  • Asignaciones de campo
  • Asignaciones de archivos
  • Asignaciones secundarias de campos del formulario
  • Entradas de asignaciones secundarias de campos del formulario

 

Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.

  • Importaciones de campo de formulario
  • Asignaciones de campo de formulario
  • Entradas de asignación de campos de formulario
  • Asignaciones en grupo
  • Plantillas de biblioteca
  • Asignar datos en campos de acuerdo
  • Asignaciones de combinación
  • Asignaciones de objetos
  • Destinatarios
  • Acuerdos firmados
  • Desencadenadores
  • Resultados de la sincronización de usuarios

17_enable_all_customobjectsfortheadobesignpackage


Crear una cuenta, un contacto y un usuario para la comunidad

Se deben crear una cuenta, un contacto y un usuario.

Nota:

El propietario de la cuenta debe tener una función asociada para activar usuarios del portal. Asegúrese de que su usuario de Salesforce tenga una función asociada (puede ser cualquier función).

Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios > {haga clic en el vínculo Editar a la izquierda de su nombre completo}

Para crear la cuenta:

  • Inicie la aplicación Ventas desde el Iniciador de aplicaciones.
  • Haga clic en la flecha que señala hacia abajo en la ficha Cuenta y seleccione la opción de menú + Nueva cuenta.
21_click_the_accounttabandselectnewaccountformthedropdownmenu

Cuando aparezca la superposición Nueva cuenta, introduzca un valor de Nombre de cuenta que identifique claramente esta cuenta como cuenta del Portal de Adobe Sign.

  • Es el único valor necesario.
  • Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.
22_name_the_account

A continuación, se deben crear un contacto y un usuario en la cuenta:

  • Haga clic en el icono Crear en la parte superior derecha de la ventana.
  • Seleccione Nuevo contacto en el menú.
23_select_new_contactfromthecreatemenu

Cuando aparezca la superposición Nuevo contacto:

  • Introduzca un valor identificativo para el Nombre.
  • Introduzca un valor de Correo electrónico para el contacto. Preferentemente, el correo electrónico de un administrador que gestione el contenido del portal de la comunidad.
  • Asocie el Contacto a la cuenta del portal de la Comunidad de Adobe Sign que creó en el paso anterior.
24_configure_thecontact

Abra la página del Contacto
nuevo.

  • Haga clic en el botón Activar el usuario del cliente (es posible que necesite agregar este botón al diseño de la página de Contacto, si no está expuesto).
25_enable_customeruser

Se abre una página de Nuevo usuario con la información del contacto importada.

Configure el usuario:

  • Establezca la Licencia del usuario para que coincida con la licencia de perfil que clonó anteriormente.
  • Establezca el Perfil en el perfil clonado.
  • Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.
26_set_the_user_licenseandprofile


Configurar el espacio de trabajo de la Comunidad para activar usuarios

  • Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Comunidades > Todas las comunidades.
  • Haga clic en el vínculo Espacios de trabajo.
29_navigate_to_allcommunities

Se carga la página Mis espacios de trabajo:

  • Haga clic en la opción Administración.
30_click_administration

Se abre la página Administración para su comunidad.

Con la Configuración seleccionada en el raíl izquierdo:

  • Haga clic en el botón Activar comunidad situado a la izquierda del indicador de Estado.
30a_activate_theportal

 

Seleccione Miembros en el raíl izquierdo.

  • Seleccione Portal en la lista desplegable de búsqueda.
  • Seleccione en la lista de Perfiles disponibles el perfil personalizado que creó.
  • Haga clic en el botón Agregar para mover el perfil a la lista Perfiles seleccionados
    .
  • Haga clic en el botón Guardar.
31_add_the_customprofiletotheselectedprofileslist


“Permitir envío en nombre de otros” para activar los usuarios que no tengan licencia de Adobe Sign

Si tiene usuarios de portal que no tienen licencia en Adobe Sign, deberá evitar las licencias de usuario aprovechando la función “Enviar en nombre de” incorporada en el paquete. Esto permite que un usuario de la comunidad genere un acuerdo con la licencia de otro usuario.

Esta modalidad requiere cuatro configuraciones:

  • Active la función Permitir envío en nombre de otros en la configuración personalizada.
  • Active Permitir envío en nombre de otros para el usuario con licencia
    .
  • Configure la Plantilla de acuerdo con el ID de Salesforce para un usuario de la comunidad que tenga licencia de Adobe Sign
    .
  • Establezca como Pública la Visibilidad de perfil para la configuración de Correo electrónico del usuario de la comunidad anterior.

 

Parte uno: activar la configuración

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
    • Se cargará la página de Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta Adobe Sign Settings.
    • Se cargará la página Adobe Sign Settings.
32_navigate_to_customsettings

    3. Haga clic en el botón Gestionar.

33_adobe_sign_settingmanage

    4. Haga clic en Nuevo (o en Editar si ya ha configurado antes las opciones).

  • Se cargará la página Adobe Sign Settings.
34_adobe_sign_settings-edit

5. Busque Permitir envío en nombre de otros.

  • Active la configuración marcando la casilla.
  • Haga clic en Guardar.
35_enable_sendingonbehalfofothers

Activar el envío de acuerdos en nombre del usuario

Para activar el usuario que admite la funcionalidad Enviar en nombre de, agregue el campo Envío como otro usuario al diseño de registro del usuario. Para ello, haga lo siguiente:

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Administrador de objetos.
  • Seleccione Usuario en el Gestor de objetos.
  • Seleccione Diseños de página de usuario en el raíl izquierdo de la página del objeto Usuario.
  • Haga clic en el vínculo Diseño de usuario.
  • Con la opción Campos seleccionada, haga clic en Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ y arrastre hasta la sección “Información adicional (Encabezado solo visible al editar)” del diseño.
  • Haga clic en Guardar.
35a_add_field_touserpagelayout

Con el campo en su lugar, active el usuario específico:

  • Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
  • Haga clic en la acción Editar para el usuario específico.
  • En la página Edición de usuario, sección Información adicional, habilite la opción Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ.
  • Haga clic en el botón Guardar.
35b_enable_the_user


Configurar la plantilla de acuerdo con el userID de administración

Cada plantilla de acuerdo puede tener un solo usuario (y no más) en nombre del cual se envían los acuerdos. El usuario seleccionado debe poder enviar acuerdos a través de Adobe Sign, pero no hay otras restricciones.

El ejemplo siguiente utiliza el usuario de la comunidad configurado anteriormente.

 

En primer lugar, busque y guarde el userID para el usuario de Salesforce:

  • Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
  • Haga clic en el vínculo Nombre completo del usuario
    .
36_navigate_to_theuser

Se abre la página Configurar usuarios.

El userID se encuentra en la URL de la página (resaltado en amarillo a continuación):

37_sfdc_userid

La URL anterior es (con el ID en negrita):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Tenga la precaución de no incluir %2F.

  • Copie y guarde el userID.

 

A continuación, aplique el userID a la plantilla:

  • Vaya a: Iniciador de aplicaciones > Adobe Sign > Plantillas de acuerdo.
  • Haga clic en el Nombre de plantilla del acuerdo que desee editar
    .
38_navigate_to_theagreementtemplate

Desplácese hacia abajo hasta la sección Opciones del acuerdo y edite el campo Enviar en nombre de.

  • Pegue el userID de Salesforce en el campo (hay un ID de marcador de posición que puede eliminar sin problemas)
    .
  • Haga clic en Guardar.
39_edit_the_template


Establecer como pública la visibilidad de perfil para la configuración de correo electrónico del usuario de la comunidad

El valor de perfil correspondiente a la dirección de correo electrónico del usuario en nombre del cual se enviará debe establecerse como público:

  • Abra la página Contacto del usuario que está utilizando para enviar en su nombre.
  • Haga clic en el icono Más opciones (▼) en la parte superior derecha de la ventana de contactos y seleccione Iniciar sesión en la comunidad como usuario.
    • Puede que necesite agregar este botón a su diseño de página de contacto si no está presente
      .
40_log_in_as_communityuser

Se abre la interfaz del portal:

  • Haga clic en el nombre de usuario en la parte superior derecha de la ventana de la página de la comunidad para abrir la ventana desplegable.
  • Seleccione Mi configuración.
41_select_settings

Se abre la página Mi configuración correspondiente al usuario:

  • En la sección Visibilidad de perfil, establezca el valor de Correo electrónico como Público.
  • Haga clic en Guardar.
42_edit_the_emailsetting


Completar el portal con acuerdos

Existen dos métodos para entregar acuerdos a usuarios en el portal de la comunidad:

  • Envío directo: si envía un acuerdo a un Contacto de Salesforce, ese usuario ve los acuerdos en una lista de su vista del portal personal.
  • Plantilla de cuenta: cuando necesite obtener firmas de una cuenta, puede crear una plantilla y, a continuación, exponerla a los usuarios. Desde la perspectiva del usuario, tiene el mismo aspecto, pero este método genera un nuevo acuerdo solamente en el momento en que el usuario hace clic en el botón Firmar/Aprobar. Consulte la sección Plantilla de acuerdo para obtener más detalles.

 

Ambos métodos requieren que:

  • Configure el portal correctamente
    • Debe estar activo
    • Debe permitir el perfil correcto para que el usuario pueda tener acceso a él
    • Debe tener instalado el componente Adobe Sign
  • Configure usuarios de la comunidad
    • Activado en la comunidad
    • Configurado con la licencia de usuario y el perfil correctos
44_contact_setup

Para enviar un acuerdo directamente a un usuario:

  • El Destinatario debe ser un Contacto
    •  Si utiliza un valor de correo electrónico, no se completará el acuerdo en el portal
45_configured_agreement

Cree una plantilla de nivel de cuenta 

  • Creada con una Plantilla de acuerdo que respete correctamente un Tipo de acuerdo
  • Tiene un Tipo de objeto principal establecido en Contacto
  • Tiene un archivo adjunto
  • Tiene configurado opcionalmente Enviar en nombre de
43_template_requirements


La vista de usuarios de la comunidad

Con los usuarios y el portal correctamente configurados, los acuerdos enviados al contacto se completan en el portal para que los usuarios puedan tener acceso y firmar a discreción propia.

Los acuerdos que esperan la firma del usuario aparecen en la parte superior. El botón situado a la derecha del nombre del acuerdo indica si se requiere una Firma o Aprobación.

  • Cada vez que un usuario firma o aprueba un acuerdo correctamente, aparece un mensaje alusivo en la parte superior del panel del componente

A continuación, aparecen los acuerdos previamente firmados por el usuario que están en espera de que otros destinatarios completen sus acciones.

En la parte inferior del panel del componente aparecen los acuerdos completados, con la dirección de correo electrónico del firmante/aprobador y la fecha de ejecución.

example_portal

Plantilla de acuerdo

Se puede insertar una Plantilla de acuerdo en el portal de la comunidad a través del panel de administración del componente para la comunidad.

management_panel

Cuando se agrega, la plantilla se visualiza en la sección Esperándolo y tiene la apariencia de un acuerdo enviado directamente al usuario.

La diferencia es que el botón Enviar/Aprobar provoca que la plantilla genere un nuevo acuerdo en el momento en que se hace clic y luego aloja al acuerdo dentro del portal. Por lo tanto, la lista de acuerdos no se completa con estos acuerdos potenciales hasta que el usuario inicie el proceso de firma.

Solo una plantilla se pueda utilizar en un momento concreto, y dicha plantilla está controlada por las otras opciones de configuración en el panel de administración (descrito a continuación).


Ámbito del acuerdo

El Ámbito del acuerdo limita quién puede activar la plantilla en términos de volumen:

  • Cuando el Ámbito del acuerdo se establece en Usuario, la plantilla está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al portal. Cada usuario puede firmar su propia copia del acuerdo
    • Cuando está seleccionado Usuario, cada copia firmada de la plantilla está visible en el portal dentro de la sección Acuerdos completados
  • La opción Cuenta permite que solo un usuario firme (el primer usuario que hace clic en el botón y genera el acuerdo). Después de que el primer firmante complete el contrato, el vínculo se elimina de la vista del resto de los usuarios


Fecha límite de firma

Si se introduce una Fecha límite de firma en el panel de administración de componentes, los acuerdos deben estar firmados en esa fecha. La fecha límite se indica claramente debajo del nombre del acuerdo.

deadline_defined

Una vez transcurrida la fecha definida, se elimina el botón Firmar y el texto de la fecha límite aparece en una fuente de color rojo.

expired_agreement


Días de renovación

El valor Días de renovación no está explícitamente visible desde el cliente, pero hará que el vínculo de la plantilla quede disponible nuevamente una vez transcurrido el número de días.

Por ejemplo, si hay un valor de 360, el vínculo de la plantilla del acuerdo aparecerá nuevamente 360 días después de la última vez que se firmó la plantilla.


Título y logotipo del encabezado

El título del encabezado es un campo de texto abierto y puede introducir en él cualquier valor.

El logotipo del encabezado es una opción que se activa/desactiva que muestra el logotipo de Adobe Sign o lo elimina.

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