La función "Firma automática" en Adobe Acrobat Sign para Salesforce permite a los usuarios del portal de la comunidad firmar acuerdos de autoservicio. Puede añadir una Firma automática a cualquier portal de Experience Cloud de Salesforce, como cliente, socio, empleado, etc. para ayudar a los usuarios a iniciar y firmar sus acuerdos directamente desde el portal.
Se puede acceder a la función 'Self Sign' (firma automática) desde los siguientes portales de algunas ediciones diferentes de la nube de la comunidad de Salesforce:
Para permitir que los usuarios del portal de la comunidad reciban y firmen acuerdos en el portal de la comunidad, debe completar los siguientes pasos:
Nota: Lo ideal es seleccionar la opción Generar plantillas de acuerdo de muestra al vincular su cuenta de Acrobat Sign a Salesforce.
Si está usando la versión 22 o anterior de Acrobat Sign para Salesforce, debe habilitar Chatter en su organización SFDC.
Para habilitar chatter:
Los usuarios de Acrobat Sign Government Cloud no necesitan habilitar Chatter.
Debe configurar dos sitios de confianza de CSP (directiva de seguridad de contenido) para permitir las direcciones URL base para su cuenta de Adobe Acrobat Sign. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
Obtenga el valor de fragmento de su cuenta de Acrobat Sign de la siguiente manera:
Descubra cómo identificar el Entorno de cuenta de Adobe Acrobat Sign.
En la barra de búsqueda de la página de configuración, busque 'Sitios de confianza' y, a continuación, en los resultados de búsqueda, seleccione Sitios de confianza CSP. En la página que se abre, seleccione Nuevo sitio de confianza.
Como alternativa, vaya a Ajustes > Configuración > Seguridad > Sitios de confianza CSP y, a continuación, seleccione Nuevo sitio de confianza.
En la nueva página Definición del sitio que se abre, rellene los campos obligatorios de la siguiente manera:
Debe habilitar a los usuarios de la comunidad con el conjunto de permisos Usuario de la comunidad de Adobe Acrobat Sign para permitirles utilizar el portal. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
Nota: Puede crear el Portal de la comunidad sin activar el conjunto de permisos Usuario de la comunidad de Adobe Acrobat Sign.
En la página "Seleccionar una caducidad..." que se abra, puede seleccionar una fecha de caducidad para los usuarios asignados si es necesario. Una vez hecho esto, seleccione Asignar.
Para configurar sus perfiles de usuario y utilizar el portal de autoservicio de Adobe Acrobat Sign, debe clonar y editar uno de los perfiles estándar. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
Vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Perfiles.
Para cualquiera de los perfiles de cliente estándar, seleccione Clonar.
Hay cuatro perfiles de Comunidad de clientes y puede usar cualquiera de ellos para clonar y crear un perfil de usuario. Tenga en cuenta el tipo de Licencia de usuario del perfil que va a clonar.
Proporcione un nombre intuitivo para su perfil clonado y seleccione Guardar.
En la página de perfil clonado que se abre, seleccione Editar.
En la página Edición personalizada, desplácese hacia abajo, hasta Permisos de objetos personalizados, y active todos los objetos de Adobe Acrobat Sign. Puede seleccionar la casilla de verificación Modificar todo o solo los permisos necesarios para mayor seguridad.
Se puede conceder acceso adicional a los registros de objetos personalizados en función de las licencias de usuario. Por ejemplo, a los usuarios con licencias de la Comunidad de clientes se les puede conceder acceso a través de perfiles de usuario, mientras que a los usuarios con licencias de la Comunidad de clientes Plus se les puede proporcionar acceso a través de reglas de uso compartido.
Debe crear una cuenta y un contacto para la comunidad.
El propietario de la cuenta debe tener una función asociada para habilitar usuarios del portal. Para asociar una función a su usuario de Salesforce, vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios. A continuación, en la lista de usuarios, seleccione Editar para un usuario y, en la página que se abre, abra el menú desplegable Función > seleccione una función > seleccione Guardar.
En el cuadro de diálogo Nuevo contacto que aparece, haga lo siguiente:
En la página Nuevo usuario que se abre, configure el usuario de la siguiente manera:
La página Configurar usuario se actualiza y muestra la información del usuario.
En la página Asignaciones de conjuntos de permisos para el usuario que se abre, haga lo siguiente:
Para habilitar las experiencias digitales, haga lo siguiente:
Para configurar la página del portal de la comunidad de SFDC, debe implementar los siguientes pasos:
En el cuadro de diálogo que aparece, haga lo siguiente:
Aparece un hermoso espectáculo gráfico mientras se crea la Comunidad. Una vez hecho esto, se muestra la página de la comunidad, donde el nombre de la comunidad se muestra en la parte superior de la ventana (resaltado en amarillo) y la cadena específica del sitio en la URL se puede ver en la barra de direcciones.
En el panel izquierdo, seleccione Miembros y configure los campos de la siguiente manera:
En el panel izquierdo, seleccione Preferencias y, a continuación, marque la casilla de verificación de Ver otros miembros de este sitio.
En la página Generador que se abre, haga lo siguiente:
En la esquina superior derecha de la página, seleccione el icono Publicar. A continuación, en el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Publicar otra vez para confirmar.
Muestra un mensaje que indica que las actualizaciones del sitio se están publicando. Recibirá un correo electrónico de confirmación cuando los cambios estén activos.
En el panel izquierdo, seleccione el icono Componentes y, a continuación, haga lo siguiente:
La página se actualiza para mostrar el componente agregado en el diseño de página y expone el panel de administración para el componente en la esquina superior derecha.
Puede controlar la configuración del portal a través del panel Administración, situado en la parte superior derecha de la ventana. La configuración se aplica a todos los acuerdos expuestos dentro del componente.
Nota: No se requiere ninguna de estas opciones de configuración, y solo se deberían utilizar cuando se deseen aplicar globalmente.
El panel de administración tiene los siguientes controles:
Consulte Vista de usuarios de la comunidad para ver ejemplos de la configuración anterior.
Puede habilitar la opción Permitir envío en nombre de otros para los usuarios que no tengan licencias de Adobe Acrobat Sign. Esto permite que un usuario de la comunidad genere un acuerdo con la licencia de otro usuario.
Para realizar esta configuración, debe completar los siguientes pasos:
Cada plantilla de acuerdo puede tener un solo usuario (y no más) en nombre del cual se envían los acuerdos. El usuario seleccionado debe poder enviar acuerdos a través de Adobe Acrobat Sign, pero no hay otras restricciones.
Configure la Plantilla de acuerdo con el ID de Salesforce para un usuario de la comunidad que tenga licencia de Adobe Acrobat Sign. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
Seleccione el vínculo Nombre completo del usuario.
Se abre la página Configuración de personas usuarias, donde el ID de persona usuaria se encuentra en la URL de la página (resaltado en verde).
La URL anterior dice (con el ID en negrita): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Debe establecer la configuración de correo electrónico de la persona usuaria de la comunidad para hacer público el perfil. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
En la página Mi configuración, en la sección Visibilidad de perfil, defina el valor del Correo electrónico a Público y seleccione
Guardar.
Si está utilizando una plantilla en la que la configuración “Enviar en nombre de...” está habilitada para una persona usuaria interna, debe establecer UserPreferencesShowEmailToExternalUsers en verdadero.
Los objetos personalizados de nuestro paquete se establecen inicialmente como "privados" para los usuarios externos de forma predeterminada. Los conjuntos de permisos de usuario de la comunidad proporcionan acceso a los objetos personalizados y sus campos, pero no a los registros creados por otros usuarios (tanto internos como externos).
En los portales de la comunidad, los administradores disponen de las dos opciones siguientes para configurar los flujos de firmar electrónicamente:
En ambos casos, los administradores suelen utilizar plantillas de acuerdo para permitir que los usuarios de la comunidad inicien flujos de firmar electrónicamente o participen en ellos. Para que esto funcione, los usuarios de la comunidad necesitan acceso de solo lectura a las plantillas de acuerdo y a los recursos relacionados, como los objetos de asignación de combinación y datos, que suelen crear los usuarios internos.
El tipo de licencia de usuario de la comunidad determina cómo se puede conceder el acceso:
Para que los usuarios de la comunidad creen acuerdos mediante plantillas de acuerdo, deben tener acceso "Ver todo" a las plantillas de acuerdo y objetos asociados.
Asignación de datos (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)
Si las plantillas de Document Builder de Acrobat Sign se utilizan con la plantilla Acuerdo como un archivo adjunto, los objetos siguientes deben tener acceso a los usuarios de la comunidad:
Plantilla de Document Builder (adobesign_Document_Template__c)
Asignación de campos de objetos (adobesign_Object_Field_Mapping__c)
Para utilizar el portal de la comunidad para enviar y firmar acuerdos, consulte los siguientes temas:
Para poder enviar acuerdos o firmar acuerdos a través del portal de la comunidad, debe asegurarse de lo siguiente:
Una plantilla de nivel de cuenta debe cumplir los siguientes requisitos:
Puede utilizar cualquiera de los dos métodos siguientes para Enviar acuerdos a usuarios en el portal de la comunidad:
Se puede insertar una Plantilla de acuerdo en el portal de la comunidad a través del panel de administración del componente para la comunidad. Cuando se agrega, la plantilla se visualiza en la sección En espera y tiene la apariencia de un acuerdo enviado directamente a la persona usuaria.
La diferencia es que el botón Enviar/Aprobar provoca que la plantilla genere un nuevo acuerdo en el momento en que se hace clic y luego lo aloja dentro del portal. Por lo tanto, la lista de acuerdos no se completa con estos acuerdos potenciales hasta que el usuario inicie el proceso de firma.
Solo una plantilla se pueda utilizar en un momento concreto, y dicha plantilla está controlada por las otras opciones de configuración en el panel de administración (descrito a continuación).
Para enviar un acuerdo directamente a un usuario, el Destinatario debe ser un contacto. El uso de un valor de correo electrónico no rellenará el acuerdo en el portal.
Una vez que los usuarios y el portal están configurados correctamente, los acuerdos enviados al contacto aparecen en el portal. Los usuarios pueden acceder a estos acuerdos y firmarlos cuando lo necesiten. Esto es lo que ven los usuarios en el portal de la comunidad:
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