Entorno clásico de la página Enviar

Defina los destinatarios y el orden en el que obtienen acceso para interactuar con el documento.

• La configuración de acuerdos con varios firmantes es el mismo proceso que con uno solo, pero con más destinatarios. Añada cada uno y configúrelos según sea necesario.
• Añadir el mismo correo electrónico en el acuerdo varias veces (p. ej. si alguien tiene acciones en diferentes etapas del proceso).
  

En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el orden básico de firma:

• Completar en orden está seleccionado (como se muestra anteriormente). Es un proceso de firma secuencial que se observa desde un paso de firma al siguiente y los números de los destinatarios para indicar el orden exacto de participación
  • Los flujos de firma híbridos comienzan como flujos de trabajo secuenciales (completar en orden)
• Cuando la opción Completar en cualquier orden esté activada, se puede realizar una firma paralela y los destinatarios no estarán numerados para indicar que no existe ningún orden de participación.

A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:

• Agregarme: Haga clic en este vínculo para insertarse como el siguiente destinatario en el orden de participación
• Agregar grupo de destinatarios: Haga clic en este vínculo para crear un grupo de destinatarios donde uno tenga que participar en nombre de todo el grupo. Por ejemplo, puede crear un grupo para el equipo de RR. HH. en el que solo una persona de RR. HH. deba firmar el acuerdo.
• Agregar sello electrónico: se trata de una configuración opcional, disponible si el administrador ha configurado al usuario para que añada sellos electrónicos al proceso del acuerdo.

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

A. Orden de participación: cuando la opción Completar en orden está seleccionada, el orden de participación proporciona una indicación clara de cuándo cada destinatario debe interactuar con el acuerdo.

B. Función: ¿Cuál es la característica que mejor define al destinatario?

C. Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico que identifica al destinatario y se utiliza para la comunicación por correo electrónico, incluida la solicitud para firmar.

D. Métodos de autenticación: ¿Cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios? ¿Deseas utilizar la autenticación?

E. Método de entrega: ¿Cómo deseas que el destinatario reciba los vínculos de los acuerdos? (Vínculos Firmar, Recordatorio y Acuerdo completado). Las opciones son por correo electrónico y SMS al número de teléfono del destinatario.

F. Requerir notarización (opcional). ¿Se requiere que las firmas estén certificadas ante un notario? Esta opción solo está disponible si el administrador configura la integración.

G. Mensaje privado (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario visualiza el acuerdo.

El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle autoridad de firma/aprobación. 

Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de participación, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.

Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar en nombre de todo el grupo. 

La sección Mensaje contiene dos campos que pueden mejorar significativamente su éxito.

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena rellenará la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). Este mensaje aparece en el correo electrónico de Petición de firma enviado a todos los destinatarios (a diferencia del mensaje privado que solo aparece para el destinatario para el que está configurado).

Plantillas de mensaje

Los clientes de nivel empresarial tendrán acceso a las plantillas de mensaje que configura su administrador. Las plantillas de mensaje se adjuntan directamente a la función Idioma de los destinatarios en las secciones Opciones, por lo que si se selecciona "español" en el menú desplegable de idioma, todas las plantillas español pasarán a estar disponibles.  

La sección Opciones le permite tener un mejor control del acuerdo después de enviarlo:

• Proteger con contraseña: Establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado. Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Acrobat Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!
• Fecha límite de finalización: Especifique el número de días tras los que caducará el acuerdo y ya no se podrá completar.
• Establecer recordatorio: Establece la frecuencia (diaria o semanal) de los recordatorios que se van a enviar hasta que se complete el acuerdo. Solo se notificará a los destinatarios actuales.
• Idioma de los destinatarios: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.
  • Este ajuste también define las plantillas de mensaje visibles si su cuenta está configurada para utilizarlas.

En la sección Archivo es donde adjunta los documentos a la transacción.

Para el proceso de firma, Acrobat Sign combina todos los documentos en un solo acuerdo en PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox y OneDrive, y subirse desde el sistema local con la tecnología de búsqueda de archivos, o bien se pueden arrastrar y soltar en el cuadro Archivos.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Campos Vista previa y Agregar firma

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en ellos los campos de formulario necesarios. 

Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.

El envío de un documento a un solo destinatario es uno de los flujos de trabajo de acuerdos más habituales y una buena manera de conocer el proceso básico. Todo lo que necesita es:

• La dirección de correo electrónico del destinatario
  • Esta dirección de correo electrónico debe ser diferente a la que utilizó para iniciar sesión (no puede enviárselo a sí mismo)
• Un documento o un archivo que quiera tener firmado

Enviar a varios destinatarios

Para enviar un acuerdo a varios destinatarios se siguen exactamente los mismos pasos con dos diferencias importantes:

• Se debe incluir a cada destinatario en su propia línea en la sección Destinatarios y en el orden en que te gustaría que firmaran
• Al colocar los campos, tiene que establecer qué destinatario puede acceder a ese campo haciendo doble clic sobre cada uno de ellos y configurando el valor del destinatario.