Conseguir que otros firmen el documento

Adobe Acrobat Sign facilita el envío de un documento a otros usuarios para que lo firmen. Se lo puede enviar a una o varias personas para que lo firmen.

Enviar un acuerdo a un único firmante

Una vez que hayas iniciado sesión en Acrobat Sign, selecciona la pestaña Firmar en la barra de navegación superior.

Enviar un documento para su firma es el flujo de trabajo básico utilizado en Acrobat Sign. Enviar un documento para que lo firme un solo destinatario es la forma más sencilla de utilizar el sistema.

Para enviar un documento para su firma:

  1. Desplázate a la pestaña Inicio y haz clic en el botón Solicitar firmas.

    Página de inicio: Solicitar firmas

    También puedes comenzar el proceso seleccionando primero una plantilla de biblioteca (o flujo de trabajo) haciendo clic en el botón Iniciar desde biblioteca.

    De este modo puedes seleccionar una de las tres opciones:

    • Recientes: la lista de las 20 plantillas usadas más recientemente. En la parte superior se muestra la utilizada hace menos tiempo.
    • Documento de bibliotecaenumera todas las plantillas de biblioteca disponibles.
    • Flujo de trabajoenumera todos los flujos de trabajo disponibles para el usuario.

    Una vez seleccionado un archivo o flujo de trabajo, haz clic en Inicio y se te trasladará a la página Enviar con la plantilla ya adjunta (lo que te permite omitir el paso 4).

    Iniciar biblioteca de formularios

  2. Nota:

    Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo desde el que desea enviar el acuerdo antes de configurarlo.

    • Al definir el valor de Grupo, se cargan las propiedades y plantillas relacionadas con el grupo entre las que elegir.
    • Al cambiar el grupo, verá que la página se actualiza. Cualquier contenido introducido se eliminará en esta actualización.

    Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.

    Seleccionar el grupo

     

    Indique el destinatario del acuerdo. 

    Introduzca/defina lo siguiente (de izquierda a derecha):

    La página Enviar con los elementos de registro del destinatario resaltados

    Opcionalmente, puedes utilizar un Grupo de destinatarios.

    Los grupos de destinatarios son similares a las listas de distribución y se componen de varias direcciones de correo electrónico de destinatarios. Se notifica a todos los miembros del grupo de destinatarios cuando les toca interactuar con el acuerdo, pero solo se le permite hacerlo a un miembro del grupo. Una vez que el primer miembro completa la acción del grupo, el acuerdo pasa al siguiente paso.

    Se puede añadir un grupo de destinatarios como un grupo único (ad hoc), definido manualmente por el remitente al redactar el acuerdo, o un grupo de destinatarios reutilizables que se haya creado previamente y esté disponible para el usuario a través de los permisos del grupo. Solo tienes que empezar a escribir el nombre del grupo y la libreta de direcciones mostrará las opciones según lo que hayas escrito.

    El registro del destinatario con un grupo de destinatarios añadido y las opciones de la libreta de direcciones expuestas

    Nota:

    Los grupos de destinatarios reutilizables no pueden modificar sus nombres de destinatario ni sus direcciones de correo electrónico. Solo se puede editar el tipo de autenticación.

  3. Añada un Nombre de acuerdo y un Mensaje que se incluirán en el correo electrónico inicial al destinatario.

    la página Enviar con el campo Mensaje resaltado

  4. Para enviar una plantilla de biblioteca, puedes arrastrar y soltarla, adjuntarla o seleccionarla.

    • Las plantillas disponibles están limitadas por el grupo desde el que se envía el acuerdo.
    • Se pueden adjuntar varios documentos, que se envían como un documento contiguo para el destinatario.
    La sección de archivos de la página Enviar con el desplegable de la plantilla expuesto

  5. Configure las opciones necesarias:

    • Protegido con contraseña (el PDF firmado): esta contraseña se aplica a cualquier copia de PDF del acuerdo descargado de Acrobat Sign. La contraseña evita la visualización del documento hasta que se haya introducido correctamente.
    • Fecha límite de finalización: la fecha límite hace que la transacción expire después de una cantidad definida de días.
    • Establecer recordatorio: los recordatorios pueden configurarse para una de varias iteraciones. Solo se envían recordatorios al destinatario activo en ese momento.
    • Tipo de firma: cuando está habilitada, esta opción permite al usuario cambiar el flujo de firma entre una firma electrónica y una escrita.
    • Idioma del destinatario: define el idioma utilizado en el correo electrónico enviado al destinatario, así como en las instrucciones en pantalla.
    Enviar página resaltando las opciones de envío

  6. Para añadir los campos con los que el destinatario pueda interactuar, selecciona Campos Vista previa y Agregar firma

    • Si la casilla de verificación Vista previa está habilitada, selecciona Siguiente.
    • Si la casilla Vista previa está deshabilitada, selecciona Enviar.
    Resaltado inferior de la página de envío de la opción “Campos Vista previa y Añadir firma”

  7. Arrastra campos de las pestañas de la derecha de la pantalla y colócalos en el documento.

    El entorno de creación resaltando los campos de firma

    El botón Atrás le permite volver a la página Enviar si necesita cambiar el correo electrónico de los destinatarios o los archivos adjuntos al acuerdo.

    Nota:

    Si está creando un documento común para su uso, puede marcar la opción Guardar como plantilla, y así guardar el documento con los campos como los haya colocado.

    En futuras transacciones, puedes simplemente adjuntar el documento desde la biblioteca y omitir la colocación de los campos.

  8. Cuando hayas insertado todos los campos en el documento, haz clic en Enviar.

Se envía un correo electrónico al destinatario que incluye un enlace al documento y permite utilizarlo.

Una vez que la acción se ha completado, se le notificará por correo electrónico.


Enviar un acuerdo a varios destinatarios

Enviar un acuerdo a varios destinatarios es casi el mismo proceso que enviarlo a uno solo.

Las diferencias principales son que se deberá:

  • Definir cada destinatario en el orden en el que deben utilizar el acuerdo
  • Colocar campos de forma específica para cada destinatario según sea necesario
Nota:

Las transacciones que incluyen varios destinatarios pueden configurarse para rastrear un flujo de trabajo paralelo, secuencial o híbrido.

  1. Desplázate a la pestaña Inicio y haz clic en el botón Solicitar firmas

  2. Si está disponible, configura el selector Enviar desde para identificar el grupo desde el que va a enviar el acuerdo.

    La página se actualiza cuando se selecciona un nuevo grupo y se eliminan las configuraciones de la página.

    Seleccionar grupo

    Nota:

    Si no hay ningún selector Enviar desde, su cuenta no está habilitada para UMG

  3. Defina cada destinatario del acuerdo. 

    Introduce o define lo siguiente (de izquierda a derecha) para cada registro de destinatario:

     

    Para agregarte a ti mismo a la lista de destinatarios, haz clic en el vínculo Añadirme en la esquina superior derecha.

    Es posible añadir la misma dirección de correo electrónico varias veces.

    Nota:

    Si deseas eliminar una fila de destinatarios, haz clic en el X que aparece en la parte derecha de la fila.

    La página Enviar con los elementos de registro del destinatario resaltados

    Opcionalmente, puedes utilizar un Grupo de destinatarios.

    Los grupos de destinatarios son similares a las listas de distribución y se componen de varias direcciones de correo electrónico de destinatarios. Se notifica a todos los miembros del grupo de destinatarios cuando les toca interactuar con el acuerdo, pero solo se le permite hacerlo a un miembro del grupo. Una vez que el primer miembro completa la acción del grupo, el acuerdo pasa al siguiente paso.

    El grupo de destinatarios se puede añadir como un grupo único, definido manualmente por el remitente al redactar el acuerdo, o se puede utilizar un grupo de destinatarios reutilizable disponible para el remitente. Solo tienes que empezar a escribir el nombre del grupo y la libreta de direcciones mostrará las opciones según lo que hayas escrito

    El registro del destinatario con un grupo de destinatarios añadido y las opciones de la libreta de direcciones expuestas

  4. Añada un Nombre de acuerdo y un Mensaje que se incluyan en el correo electrónico inicial a los destinatarios

  5. Puede arrastrar y soltar un documento, adjuntarlo o seleccionarlo de la biblioteca para enviarlo.

    • Se pueden adjuntar varios documentos, que se envían como un documento contiguo para el destinatario
  6. Configure las opciones necesarias:

    • Proteger con contraseña (el PDF firmado): esta contraseña se aplica a cualquier copia de PDF del acuerdo descargado de Acrobat Sign. La contraseña evita la visualización del documento hasta que se haya introducido correctamente.
    • Fecha límite de finalización: la fecha límite hace que la transacción expire después de una cantidad definida de días.
    • Establecer recordatorio: los recordatorios pueden configurarse para una de varias iteraciones. Solo se envían recordatorios al destinatario activo en ese momento.
    • Tipo de firma: cuando está habilitada, esta opción permite al usuario cambiar el flujo de firma entre una firma electrónica y una escrita.
    • Idioma del destinatario: define el idioma utilizado en el correo electrónico enviado al destinatario, así como en las instrucciones en pantalla.
    Enviar página resaltando las opciones de envío

  7. Para añadir los campos con los que el destinatario pueda interactuar, selecciona Campos Vista previa y Agregar firma

    • Si la casilla de verificación Vista previa está habilitada, selecciona Siguiente. Esta acción avanza al proceso de entorno de creación.
    • Si la casilla Vista previa está deshabilitada, selecciona Enviar. Esta acción envía el acuerdo al primer destinatario inmediatamente.
    Resaltado inferior de la página de envío de la opción “Campos Vista previa y Añadir firma”

  8. Arrastra campos de las pestañas de la derecha de la pantalla y colócalos en el documento.

    Seleccionar destinatario

  9. Cuando hayas insertado todos los campos en el documento, haz clic en Enviar.

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