Adobe Sign ofrece la opción de enviar recordatorios regulares por correo electrónico a los destinatarios que no hayan interactuado con sus acuerdos o para recordarles que deben firmarlo antes de un determinado periodo de tiempo.


Establecer un fecha de caducidad durante el proceso de envío

  1. Marque la opción Fecha de caducidad debajo de la sección Opciones.

  2. Escriba el número de días disponibles para que los firmantes firmen el documento.

    • Compruebe la fecha prevista que se muestra, para asegurarse de que es correcta.
    expire_date_set
  3. Complete el proceso de envío de la manera habitual.


Añadir, modificar o eliminar una fecha de caducidad

  1. Como remitente del acuerdo, vaya a la página Administrar

  2. Haga clic una vez en el acuerdo que desea modificar.

  3. Haga clic en Fecha de vencimiento

    Fecha de caducidad
  4. Establezca una nueva fecha de caducidad o elimine la caducidad por completo.

  5. Haga clic en Guardar.


Activar o desactivar fechas de caducidad y recordatorios

Todos los niveles de servicio tienen acceso a lo siguiente:

  • Crear recordatorios cíclicos
    • durante el proceso de envío
    • desde la página Administrar
  • Crear recordatorios cíclicos y específicos desde la página Administrar

Los niveles de servicio Individual y Team no tienen la capacidad de automatizar o eliminar la función de recordatorio.

 

Opciones de nivel Enterprise y Business

Los niveles de servicio Enterprise y Business pueden exponer las opciones Recordatorio y Caducidad de documentos durante el proceso de envío, o activar la automatización a nivel de cuenta o grupo.

Las dos configuraciones se pueden activar/desactivar siguiendo estos pasos:

nav_to_settings

Nota:

Al habilitar recordatorios y las fechas de caducidad se elimina la posibilidad de configurar los elementos de la página Enviar a menos que la opción “Permitir a los remitentes establecer o se modificar” esté activada.

Establecer un recordatorio durante el proceso de envío

Los usuarios que no tengan un recordatorio predeterminado configurado para el grupo o cuenta tienen la oportunidad de definir un recordatorio durante el proceso de envío.

Estos recordatorios son siempre cíclicos y se aplican a todos los destinatarios del acuerdo. El remitente tiene que definir únicamente el tipo de repetición en la que se activará el recordatorio. Hay seis opciones:

  • Cada día
  • Cada semana
  • Cada día laborable
  • Cada dos días
  • Cada tres días
  • Cada cinco días
reminder_frequency

Cuando se envía un acuerdo con un recordatorio, se enviará un correo electrónico Firme al primer destinatario. Este evento inicia el temporizador para el primer recordatorio.

Por ejemplo, si el recordatorio está configurado para enviarse cada tercer día, el primer recordatorio se activará exactamente 72 horas después de enviar el primer correo Firme.

Cuando el destinatario termina su acción con el acuerdo, el reloj del recordatorio del destinatario se finaliza.

En caso de que haya varios destinatarios, el siguiente destinatario en el flujo recibirá un correo electrónico Firme inmediatamente después de que el destinatario anterior haya completado su interacción. El reloj se reinicia para el nuevo destinatario en función de la hora de envío de su correo electrónico Firme (no de la marca de hora inicial).

Este proceso pasa por todos los destinatarios del acuerdo hasta que este se ejecute por completo.

Nota:

Todos los recordatorios cíclicos tienen un ciclo de vida tras el cual los recordatorios se detendrán.

Los recordatorios que se activan cada día tienen un ciclo de vida de diez días.

El resto de los recordatorios tienen un ciclo de vida de 60 días.


Establecer un recordatorio en la página Administrar

Los recordatorios creados a partir de el proceso de envío se configuran en la página Administrar:

  1. Vaya a la página Administrar

  2. Haga clic una vez en el acuerdo que desea revisar

  3. Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho

    Recordatorios
  4. Configure el recordatorio para el usuario adecuado y la iteración 

  5. Haga clic en Crear para establecer el recordatorio

La interfaz de la página Administrar tiene algunas opciones que la página de Envío no:

  • Puede seleccionar qué destinatarios desea incluir en el recordatorio. Puede diseñar el recordatorio para uno, algunos o todos los destinatarios.
  • Puede seleccionar un proceso de recordatorio cíclico tal y como se muestra en la página de Envío
    • Si se añade un destinatario a un recordatorio cíclico después de que hayan terminado la acción en el acuerdo, no recibirán recordatorios
  • Puede crear un recordatorio único (específico) y enviarlo “Ahora” o en una “Fecha específica”
    • Los recordatorios específicos se pueden configurar para los participantes que hayan completado su acción para el acuerdo.
    • Los recordatorios específicos pueden configurarse después de firmar, cerrar o archivar el acuerdo
  • Debe incluir un mensaje. Este es un campo obligatorio al crear un recordatorio en la página Administrar

 

Si ya hay otros recordatorios configurados para el acuerdo, aparecerá una lista de los acuerdos en lugar de la interfaz de Crear recordatorio.

Puede crear un nuevo recordatorio haciendo clic en el botón Añadir recordatorio

existing_reminders


Revisar recordatorios existentes

Puede revisar todos los recordatorios que se han configurado para un acuerdo así:

  1. Vaya a la página Administrar.

  2. Haga clic una vez en el acuerdo que desea revisar

  3. Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho

    Recordatorio existente

Nota:

Se ordenan los recordatorios según la próxima vez en la que se activarán

Todos los recordatorios cancelados o caducados se enumeran bajo recordatorios activos.


Cancelar un recordatorio

Para cancelar un recordatorio:

  1. Inicie sesión como el usuario que creó el acuerdo

  2. Vaya a la página Administrar

  3. Haga clic una vez en el acuerdo en cuestión para seleccionarlo

  4. Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho

  5. Busque el recordatorio que desea cancelar y haga clic en él una vez 

  6. Haga clic en el icono de eliminar (la papelera)

    cancel_reminder

Nota:

Los destinatarios tienen la autoridad de finalizar los recordatorios desde el correo electrónico recordatorio. Se trata de una funcionalidad necesaria y no puede eliminarse.

 

Recordatorios y API REST

La API REST v6 permite acceder directamente a los elementos del recordatorio mediante cuatro operaciones:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders: Crea un recordatorio para los participantes especificados de un acuerdo identificados por el ID de acuerdo en la ruta
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders: Recupera los recordatorios de un acuerdo, identificados por el ID de acuerdo en la ruta.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Recupera un recordatorio específico asociado con un contrato
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Actualiza un recordatorio existente para un contrato

 

Lista de actividad/Informe de auditoría

Los recordatorios no se registran en la lista de actividad, ni en el Informe de auditoría del acuerdo.

Se espera que tanto el historial como el informe de auditoría registren los momentos importantes del proceso de firma del documento. Se incluye la primera notificación a un destinatario (“Firme”), pero no las solicitudes cíclicas de firmar para el mismo destinatario (recordatorios).

Un historial de recordatorios se puede obtener por medio de la API (disponible para los clientes de nivel Enterprise)


Plantillas de correo electrónico personalizadas

Los clientes de nivel Enterprise tienen la opción de crear una plantilla de correo electrónico totalmente personalizada para los recordatorios. 

Si las plantillas de correo electrónico personalizadas le interesan, consulte esta guía.


Cosas a tener en cuenta

  • La vida útil de los recordatorios cíclicos:
    • Los recordatorios diarios caducan después de 30 días
    • El resto de los recordatorios cíclicos caducan después de 60 días
  • Recordatorios específicos
    • Activar una sola vez
    • Se pueden configurar para enviar el recordatorio a los participantes que hayan completado su labor en el acuerdo
    • Se pueden configurar una vez finalizado o archivado el acuerdo
      • Los recordatorios no se pueden configurar para los acuerdos que se han cancelado o rechazado, o que han caducado
  • Los recordatorios se activan a la misma hora del día a la que se envió el correo electrónico “Firme” original
    • En un flujo de trabajo de varios destinatarios, el reloj del recordatorio se restablecerá cuando uno termine su interacción y el proceso pase al siguiente
    • Sustituir al firmante actual en la página Administrar no restablece la hora del recordatorio
  • Los destinatarios tienen derecho a cancelar el recordatorio. No existe ninguna opción para negarles este derecho
  • Las fechas de caducidad se pueden modificar en la página Administrar una vez enviado el acuerdo.
  • Las fechas de caducidad se pueden configurar para que omitan a los destinatarios internos