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Adobe Acrobat Sign ofrece la opción de enviar recordatorios regulares por correo electrónico a los destinatarios que no hayan interactuado con sus acuerdos.
Activación/desactivación de recordatorios de acuerdos
Todos los niveles de servicio tienen acceso a lo siguiente:
- Crear recordatorios cíclicos
- durante el proceso de envío
- desde la página Administrar
- Crear recordatorios cíclicos y específicos desde la página Administrar
Los niveles de servicio Individual y Team no tienen la capacidad de automatizar o eliminar la función de recordatorio.
Opciones de niveles empresariales y para negocios
Los niveles de servicio empresariales y para negocios pueden exponer la opción Recordatorio de forma selectiva durante el proceso de envío o activar la automatización en el nivel de cuenta o grupo.
La función se puede activar/desactivar y configurar de la siguiente manera:
- Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign como administrador
- Vaya a Configuración de cuenta > Configuración de envío.
Nota:
Al habilitar recordatorios predeterminados se elimina la posibilidad de configurarlos en la página Enviar, a menos que la opción Permitir a los remitentes establecer o modificar esté activada.
El informe de auditoría
Las cuentas de nivel empresarial y de negocios tienen la opción de agregar eventos de recordatorio a sus informes de auditoría yendo a Configuración de la cuenta > Configuración global > Informe de auditoría y activando la opción Incluir recordatorios en el informe de auditoría.
Cuando se habilita, se registra cada correo electrónico de recordatorio enviado en el informe de auditoría (hasta un máximo de 250 eventos de recordatorio).
Alerta:
Cuando se suprimen los correos electrónicos de recordatorio, no se añaden actualizaciones al informe de auditoría. Esta restricción incluye recordatorios que se activan para producir un evento webhook. Por ejemplo, cuando la configuración de la cuenta se configura para añadir recordatorios al informe de auditoría y se suprime el correo electrónico de recordatorio de los grupos individuales, los grupos configurados específicamente no incluirán eventos de recordatorio en sus informes de auditoría.
Establecer un recordatorio durante el proceso de envío
Los usuarios que no tengan un recordatorio predeterminado configurado para el grupo o cuenta tienen la oportunidad de definir un recordatorio durante el proceso de envío.
Estos recordatorios son siempre cíclicos y se aplican a todos los destinatarios del acuerdo. El remitente tiene que definir únicamente el tipo de repetición en la que se activará el recordatorio. Hay seis opciones:
- Cada día
- Cada semana
- Cada día laborable
- Cada dos días
- Cada tres días
- Cada cinco días
Cuando se envía un acuerdo con un recordatorio, se enviará un correo electrónico Firme al primer destinatario. Este evento inicia el temporizador para el primer recordatorio.
Por ejemplo, si el recordatorio está configurado para enviarse cada tercer día, el primer recordatorio se activará exactamente 72 horas después de enviar el primer correo Firme.
Cuando el destinatario termina su acción con el acuerdo, el reloj del recordatorio del destinatario se finaliza.
En caso de que haya varios destinatarios, el siguiente destinatario en el flujo recibirá un correo electrónico Firme inmediatamente después de que el destinatario anterior haya completado su interacción. El reloj se reinicia para el nuevo destinatario en función de la hora de envío de su correo electrónico Firme (no de la marca de hora inicial).
Este proceso pasa por todos los destinatarios del acuerdo hasta que este se ejecute por completo.
Nota:
Todos los recordatorios cíclicos tienen un ciclo de vida tras el cual los recordatorios se detendrán.
Los recordatorios que se activan cada día tienen un ciclo de vida de diez días.
El resto de los recordatorios tienen un ciclo de vida de 60 días.
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Haga clic una vez en el acuerdo que desea revisar
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Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho
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Configure el recordatorio para el usuario adecuado y la iteración
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Haga clic en Crear para establecer el recordatorio
La interfaz de la página Administrar tiene algunas opciones más que la de Envío:
- Puede seleccionar qué destinatarios desea incluir en el recordatorio. Puede diseñar el recordatorio para uno, algunos o todos los destinatarios.
- Puede seleccionar un proceso de recordatorio cíclico tal y como se muestra en la página de Envío
- Si se añade un destinatario a un recordatorio cíclico después de que hayan terminado la acción en el acuerdo, no recibirán recordatorios
- Puede crear un recordatorio único (específico) y enviarlo “Ahora” o en una “Fecha específica”
- Los recordatorios específicos se pueden configurar para los participantes que hayan completado su acción para el acuerdo.
- Los recordatorios específicos pueden configurarse después de firmar, cerrar o archivar el acuerdo
- Debe incluir un mensaje. Este es un campo obligatorio al crear un recordatorio en la página Administrar
Si ya hay otros recordatorios configurados para el acuerdo, aparecerá una lista de los acuerdos en lugar de la interfaz de Crear recordatorio.
Puede crear un nuevo recordatorio haciendo clic en el botón Añadir recordatorio
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Vaya a la página Administrar.
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Haga clic una vez en el acuerdo que desea revisar
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Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho
Nota:
Se ordenan los recordatorios según la próxima vez en la que se activarán
Todos los recordatorios cancelados o caducados se enumeran bajo recordatorios activos.
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Inicie sesión como el usuario que creó el acuerdo
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Vaya a la página Administrar
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Haga clic una vez en el acuerdo en cuestión para seleccionarlo
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Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho
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Busque el recordatorio que desea cancelar y haga clic en él una vez
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Haga clic en el icono de eliminar (la papelera)
Nota:
Los destinatarios tienen la autoridad de finalizar los recordatorios desde el correo electrónico recordatorio. Se trata de una funcionalidad necesaria y no puede eliminarse.
Plantillas de correo electrónico personalizadas
Los clientes de nivel Enterprise tienen la opción de crear una plantilla de correo electrónico totalmente personalizada para los recordatorios.
Si las plantillas de correo electrónico personalizadas le interesan, consulte esta guía.
Recordatorios y API REST
La API REST v6 permite acceder directamente a los elementos del recordatorio mediante cuatro operaciones:
- POST /agreements/{agreementId}/reminders: Crea un recordatorio para los participantes especificados de un acuerdo identificados por el ID de acuerdo en la ruta.
- GET /agreements/{agreementId}/reminders: Recupera los recordatorios de un acuerdo, identificados por el ID de acuerdo en la ruta.
- GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Recupera un recordatorio específico asociado con un contrato.
- PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: actualiza un recordatorio existente para un contrato.
Supresión de la entrega de correos electrónicos de recordatorio
De forma predeterminada, todas las cuentas que configuren recordatorios enviarán automáticamente el correo electrónico de recordatorio según la programación o el activador explícito.
Algunos sectores tienen el requisito de capturar todas las comunicaciones por correo electrónico (por ejemplo, los servicios financieros), y estos clientes pueden optar por enviar sus recordatorios a través de un canal diferente, aprovechando los webhooks.
Las cuentas de nivel empresarial tienen la opción de suprimir la entrega de correos electrónicos de recordatorio del sistema Acrobat Sign en los niveles de cuenta y grupo enviando una solicitud al Equipo de Soporte.
Recuerde que si se suprimen los correos electrónicos de recordatorio, no aparecerá ningún evento en el registro de actividad ni en el informe de auditoría.
Webhooks activados por recordatorios
Los webhooks para recordatorios se dividen en eventos que pertenecen al método de redacción (como un solo acuerdo o a través de un proceso Enviar por lote) y el método de notificación (si Acrobat Sign envía el correo electrónico o no).
El contenido del recordatorio se incluye en las cargas útiles de webhook para los siguientes eventos:
- Acuerdo de todos los eventos
- Se ha enviado un recordatorio del acuerdo
- Recordatorio de contrato iniciado
- Enviar por lote de todos los eventos
- Recordatorio de envío por lote enviado
- Recordatorio de envío por lote iniciado
Cuando los recordatorios se activan normalmente con la notificación por correo electrónico activada:
- Los eventos de un solo acuerdo son REMINDER_SENT y el webhook es AGREEMENT_REMINDER_SENT.
- Las transacciones de Enviar en lote generan un webhook denominado MEGASIGN_REMINDER_SENT.
Cuando los recordatorios se activan con la notificación por correo electrónico suprimida:
- Los eventos de un solo acuerdo son REMINDER_INITIATED y el webhook es AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
- Las transacciones de Enviar en lote generan un webhook denominado MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.
Los webhooks de Enviar por lote solo se activan una vez para toda la plantilla. No se activan por acuerdo secundario.
Cosas a tener en cuenta
- La vida útil de los recordatorios cíclicos:
- Los recordatorios diarios caducan después de diez de días.
- El resto de los recordatorios cíclicos caducan después de 60 días.
- Recordatorios específicos
- Activar una sola vez
- Se pueden configurar para enviar el recordatorio a los participantes que hayan completado su labor en el acuerdo
- Se pueden configurar una vez finalizado o archivado el acuerdo
- Los recordatorios no se pueden configurar para los acuerdos que se han cancelado o rechazado, o que han caducado
- Los recordatorios se activan a la misma hora del día a la que se envió el correo electrónico “Firme” original.
- En un flujo de trabajo de varios destinatarios, el reloj del recordatorio se restablecerá cuando uno termine su interacción y el proceso pase al siguiente.
- Sustituir al firmante actual en la página Administrar no restablece la hora del recordatorio.
- Los destinatarios tienen derecho a cancelar el recordatorio. No existe ninguna opción para negarles este derecho.
- Las fechas de caducidad se pueden modificar en la página Administrar una vez enviado el acuerdo.
- Las fechas de caducidad se pueden configurar para que omitan a los destinatarios internos.
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