Cree y gestione clases virtuales y cursos relacionados, alumnos matriculados, plantillas, contenido y grabaciones en Adobe Connect.

Acerca de las clases virtuales

Los usuarios que tengan instaladas las funciones Reunión y Formación pueden crear clases virtuales. Los usuarios deben tener la función de anfitrión de reunión o responsable de formación para crear una clase virtual. Los responsables de clase virtual tienen los mismos derechos que los anfitriones de reuniones y los responsables de formación, y pueden crear clases virtuales. Los responsables de clase virtual pueden usar clases virtuales de Adobe Connect sin tener la función de anfitrión de reuniones como parte de la licencia designada de la clase virtual.

Utilice las clases virtuales para llevar a cabo sesiones de formación. Las clases virtuales se agregan a un programa, al igual que las reuniones. A diferencia de una reunión, a las clases virtuales se les puede agregar un curso de Presenter, lo cual puede influir en los requisitos para su finalización. (Las transcripciones de los cursos no se generan para los alumnos que accedan a una clase virtual como invitados).

Nota:

El usuario ya no puede configurar los requisitos de realización; la realización se basa en la asistencia. El alumno se marca como completo si ha asistido a todas y como incompleto si se ausentó.

Al igual que en las reuniones, hay tres niveles de acceso para las clases virtuales: pueden entrar en la sala solo los estudiantes matriculados, los estudiantes matriculados y los invitados aceptados, o cualquiera que tenga la URL de la clase virtual.

Precaución:

Si selecciona la opción Cualquiera que tenga la URL, su sala queda disponible al público. También queda disponible al público cualquier contenido que se haya descargado en la sala. Cualquier usuario que tenga la URL dispone de acceso al contenido cargado sin que usted tenga conocimiento de ello.

Creación de una clase virtual

En la creación de una clase virtual, el flujo de trabajo incluye las tareas siguientes:

Inicio del asistente para clase virtual

En la página de inicio de Adobe Connect Central, vaya a la barra de menús Crear nuevo y haga clic en Clase virtual.

Información de clase virtual

En la primera página del asistente para clase virtual, escriba los detalles contextuales de la clase virtual, como el nombre y el resumen. (Sólo se requieren el nombre y el idioma de la clase virtual; el resto de campos son opcionales.) Puede editar esta información una vez creada la clase virtual.

Puede suspender una clase virtual. La suspensión de una clase virtual impide que los usuarios puedan acceder a la clase hasta que el organizador levante la suspensión después de preparar la clase por completo, al crear la plantilla de la sala por ejemplo.

Nota:

De forma predeterminada, está seleccionada la opción Actualizar la información sobre cualquier elemento vinculado a este elemento. Cuando crea una nueva clase virtual, esta aún no tiene elementos vinculados, pero es recomendable mantener seleccionado este elemento si piensa que va a vincular elementos más adelante.

Registro de alumnos

Sólo los usuarios registrados pueden examinar la URL de la clase virtual e iniciar sesión para visualizar la clase virtual. Para registrar a un gran número de usuarios, presente la clase virtual como un evento si dispone de la aplicación Gestión de eventos.

Puede agregar y eliminar alumnos según sus necesidades una vez creada la clase virtual. Además, se pueden matricular usuarios de forma masiva.

Configuración de notificaciones

Una notificación de la clase virtual es un mensaje de correo electrónico que indica a los alumnos matriculados la forma de acceder a la clase virtual.

Al dar formato a la notificación, puede utilizar campos de tiempo de ejecución en la línea del asunto y en el cuerpo del mensaje. Estos campos son variables de información de la clase virtual que se completan de forma automática cuando se envía la notificación por correo electrónico.

Puede modificar las notificaciones de clase virtual tras crear la clase virtual.

Configurar recordatorios

Los recordatorios son opcionales. Un recordatorio de la clase virtual es un mensaje de correo electrónico enviado a todos los alumnos matriculados en la clase virtual o solo a los seleccionados tras configurar la clase virtual. Puede utilizar recordatorios para, por ejemplo, recordar a los participantes que se han registrado en una clase virtual o para notificar a individuos concretos que es necesario que entren en la clase virtual.

Visualización de la información de clase virtual

Puede ver la información de la clase virtual en la página de Información de clase virtual. Esta página aparece cuando hace clic en el nombre de la clase virtual en la lista de la carpeta Formación. Desde esta página, puede ver o editar la información para una clase virtual concreta, como un nombre, resumen, URL, detalles de acceso e información sobre telefonía.

  1. Haga clic en la ficha Formación disponible en la parte superior de la ventana de Adobe Connect Central.
  2. Desplácese a la carpeta que contiene la clase virtual.
  3. Seleccione el nombre de la clase virtual.

Plantillas de clases virtuales

Si tiene instaladas las funciones Reunión y Formación, se instalará automáticamente una carpeta Plantillas de formación compartida, que contiene la plantilla de clase virtual. Los anfitriones pueden suspender una clase virtual antes de que se utilice por primera vez. Suspender una clase virtual bloquea todos los usuarios, incluyendo el anfitrión. Suspender es útil en un escenario donde los anfitriones desean hacer cambios finales en las plantillas y asegurarse que se aplican.

Para obtener información detallada sobre las plantillas, consulte Plantillas y presentaciones de salas de reuniones.

Nota:

Los administradores de Adobe Connect pueden cambiar los ajustes de los pods, el uso compartido y otros elementos a fin de atenerse a las normativas en vigor. Estos ajustes afectan el diseño de las clases virtuales y a las acciones que se pueden llevar a cabo en ellas. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

Aplicación de una plantilla a una clase virtual nueva

  1. Cuando cree una clase virtual nueva, seleccione una plantilla del menú Seleccionar plantilla en la página Información de clase virtual. De forma predeterminada, se selecciona la plantilla de Clase virtual predeterminada.

    Nota:

    puede mover una clase virtual a la carpeta Plantillas de formación compartida y utilizarla como plantilla para crear otras clases virtuales.

Conversión de una clase virtual a una plantilla

Si es un responsable de formación o un anfitrión de reunión, puede crear una plantilla de clase virtual. Mueva la clase virtual a una de las dos carpetas de plantillas: Plantillas compartidas (en la carpeta de formación compartida) si quiere que otros puedan acceder a la plantilla, o Mis plantillas (en su carpeta de formación de usuario), si quiere ser el único que puede utilizar la plantilla.

Nota: Para agregar una clase virtual a la carpeta de Plantillas compartidas, deberá tener permisos de responsable para la carpeta. De forma predeterminada, tiene control completo sobre las clases virtuales y las plantillas en su carpeta de formación de usuario.

  1. En la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese a la carpeta que contenga la clase virtual que desea convertir.
  2. En la lista Nombre, haga clic en la casilla de verificación disponible junto a la clase virtual.
  3. Haga clic en Mover en la barra de navegación.

    El nombre de la clase virtual se muestra en la columna izquierda.

  4. Desplácese hasta una carpeta y selecciónela. Desplácese a Formación compartida > Plantillas compartidas si desea compartir la plantilla con otros.
  5. Haga clic en Mover.

    Su clase virtual ahora reside en la carpeta de plantillas que ha seleccionado. La plantilla se agrega a la lista en la carpeta apropiada, ya sea Plantillas compartidas o Mis plantillas.

    Cuando esté creando una clase virtual con el asistente para clase virtual, puede seleccionar la nueva plantilla del menú desplegable Seleccionar plantilla. Puede personalizar esta clase como cualquier otra según sus necesidades. Una vez que la clase está creada, no puede aplicarle una nueva plantilla. En lugar de esto, cree una clase virtual nueva con una plantilla nueva. Si la nueva plantilla que se utiliza para crear una nueva clase virtual contiene los cursos, la nueva clase virtual también contiene los mismos cursos.

Editar clases virtuales

Hay varias tareas que puede realizar para gestionar y mantener las clases virtuales que haya creado.

Editar la información de la clase virtual y la telefonía

  1. Desde la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese hasta la clase virtual que quiera editar.
  2. En la columna Nombre, haga clic en una clase virtual.
  3. En la barra de navegación, haga clic en Editar información.
  4. Edite la información de la clase virtual y los ajustes de la conferencia de audio como sea necesario.
  5. Haga clic en Guardar.

Editar los cursos de las clases virtuales

  1. Desde la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese hasta la clase virtual que quiera editar.
  2. En la columna Nombre, haga clic en una clase virtual.
  3. Haga clic en Gestionar cursos.

    Nota:

    Si una plantilla que se utiliza para crear una nueva clase virtual contiene los cursos, la nueva clase virtual también contiene los mismos cursos. Algunos cursos se rellenan automáticamente con anterioridad.

  4. Añada o elimine cursos según sea necesario, incluidos los cursos creados en Adobe Captivate.
  5. Haga clic en Guardar.

    Nota:

    Las aulas virtuales no admiten cursos basados en contenido SCORM de terceros.

Edición de los alumnos matriculados en las clases virtuales

  1. Desde la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese hasta la clase virtual que quiera editar.

  2. En la columna Nombre, haga clic en una clase virtual.

  3. Para modificar las matriculaciones de una en una, haga clic en el vínculo Gestionar alumnos matriculados de la barra de navegación. Realice una de las siguientes acciones:

    • Seleccione alumnos matriculados en la lista Usuarios y grupos disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar. (Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control o Mayús para seleccionar varios usuarios o grupos. Para ampliar un grupo a fin de seleccionar miembros individuales, haga doble clic en el nombre del grupo. A continuación, seleccione usuarios individuales).
    • Seleccione alumnos matriculados en la lista de alumnos matriculados actualmente y, a continuación, haga clic en Eliminar.
  4. Para agregar participantes de forma masiva, siga estos pasos para cargar un archivo con los nombres en formato TXT o CSV:

    1. Cree un archivo CSV o TXT con la lista de los id. de correo electrónico de los usuarios que ya tienen una cuenta de Connect. Defina el título de la primera columna, que contiene los id. de correo electrónico de los usuarios, como inicio de sesión. Haga clic en Importar alumnos matriculados y cargue el archivo CSV o TXT. Tras una importación correcta, todos los participantes tendrán la función Participante. Cambie las funciones de los distintos alumnos matriculados mediante la interfaz de usuario, si es necesario.
    2. (Opcionalmente) Seleccione la casilla de verificación “Enviar notificación por correo electrónico a los usuarios matriculados durante la importación” para enviar notificaciones por correo electrónico.

Nota:

la primera aparición de una entrada duplicada del archivo CSV o TXT se importa correctamente. La segunda se omite y se notifica después de la importación.

Editar las notificaciones y los recordatorios de la clase virtual

Puede utilizar la función de notificación para enviar un mensaje de correo electrónico que proporcione datos a los alumnos matriculados en la clase virtual, incluido un vínculo a la clase. El mensaje puede dirigirse a todos los participantes o a un subconjunto de estos.

La función de recordatorios de Adobe Connect Central, igual que la función de notificación, le permite enviar mensajes de correo electrónico a los alumnos matriculados. Sin embargo, la diferencia principal entre notificaciones y recordatorios es que la página Recordatorios permite enviar los mensajes en intervalos especificados. El mensaje puede dirigirse a todos los participantes o a un subconjunto de estos.

Nota: Los administradores de Adobe Connect pueden cambiar los ajustes de los pods, el uso compartido y otros elementos a fin de atenerse a las normativas en vigor. Estos ajustes afectan el diseño de las clases virtuales y a las acciones que se pueden llevar a cabo en ellas. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

  1. Desde la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese hasta la clase virtual que quiera editar.
  2. En la columna Nombre, haga clic en una clase virtual.
  3. Haga clic en Notificaciones.
  4. Haga clic en una notificación o un recordatorio de la lista. (Las notificaciones aparecen en la lista de asuntos con el icono de notificación  y los recordatorios, con el icono de recordatorio ).

  5. Haga clic en Editar.
  6. Edite la notificación o el recordatorio tal como sea necesario. Por ejemplo:
    • Cambie la opción de frecuencia. Para los recordatorios, puede definir una opción de recurrencia para enviar varios recordatorios automáticamente.

    • Cambie los destinatarios. Si escribe varias direcciones de correo electrónico, utilice comas para separarlas.

    • Edite el asunto y el texto del mensaje de correo electrónico. Para editar con campos de tiempo de ejecución, copie el nombre del campo de la lista Campos de tiempo de ejecución y péguelo en el asunto o el cuerpo del mensaje. No cambie el texto del campo de tiempo de ejecución entre llaves.

  7. Haga clic en Enviar.

Editar el contenido de las clases virtuales

  1. Desde la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese hasta la clase virtual que quiera editar.
  2. En la columna Nombre, haga clic en una clase virtual.
  3. Haga clic en Contenido cargado.
  4. Agregue, elimine o mueva contenido según sea necesario.

Visualización y edición de las grabaciones de la clase virtual

Puede controlar quién puede ver una grabación de clase virtual si establece la grabación como pública o privada. Para obtener más información, consulte Reproducción de una reunión grabada

  1. Desde la ficha Formación de Adobe Connect Central, desplácese hasta la clase virtual que quiera editar.
  2. En la columna Nombre, haga clic en una clase virtual.
  3. Haga clic en Grabaciones.
  4. Vea y edite la información según sea necesario.

Visualización de informes de clase virtual

La función Informes de Adobe Connect Central le permite crear informes que muestran una clase virtual determinada desde distintos puntos de vista.

  1. Si no se encuentra en la página Información de clase virtual, vaya a la ficha Formación de Adobe Connect Central y busque la clase. Haga clic en el nombre de la clase para abrir la página Información de la clase virtual.
  2. Haga clic en el vínculo Informes, situado cerca de la parte superior de la ventana de Adobe Connect Central.
  3. El informe de resumen predeterminado le muestra información de la clase virtual e información agregada de usuarios, como una sola instancia en la que un determinado usuario ha entrado y salido de la clase (Sesiones exclusivas); la última vez que un invitado entró en la clase (Sesión más reciente); el número de personas invitadas; el número de personas que asistieron; y el mayor número de personas que estuvieron en la clase en un determinado momento (Usuarios en hora punta).
  4. Seleccione otro tipo de informe para obtener otros tipos de información:
    • El informe Por asistentes muestra el nombre y la dirección de correo electrónico de cada participante de la clase virtual, así como la hora a la que entraron en la clase y la hora a la que salieron.

    • El informe Por curso enumera todos los cursos incrustados en la clase virtual. Haga clic en los diferentes cursos incrustados para ver una lista de los alumnos que hayan realizado el curso. Si los cursos se han actualizado y hay varias versiones que han visto los alumnos, los informes muestran la versión vista por cada alumno.

    • El informe Por sesión muestra la hora de inicio y finalización de cada una de las sesiones, el número de sesiones y el número de asistentes. Al hacer clic en el número de sesión, se muestra la lista de participantes para esa sesión, incluidos el nombre del participante y la hora de entrada y salida de cada participante.

    • El informe Por preguntas muestra cada encuesta por número de sesión, número y pregunta. Puede ver dos vistas independientes si hace clic en el vínculo adecuando en la columna Informe: “Ver la distribución de respuestas” muestra un gráfico circular en que cada respuesta se representa con un color único. “Ver respuestas de usuarios” proporciona una clave de respuestas que enumera cada respuesta para la encuesta y su correspondiente número de respuesta; estas cifras se vinculan al gráfico circular. Esta opción también muestra una lista de todos los participantes que respondieron la encuesta así como el número de la respuesta que seleccionaron (si la pregunta de la encuesta permite múltiples respuestas, se muestran todas las de los usuarios).

Establecer opciones de automatriculación

Las opciones de automatriculación normalmente se definen con el catálogo de formación. Agregue cursos, programas y clases virtuales al catálogo si desea utilizar la función de automatriculación. Para obtener más información, consulte Gestión del catálogo de formación.

Nota:

los administradores de Adobe Connect pueden cambiar los ajustes de automatriculación y del catálogo de formación para cumplir las normativas en vigor. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

  1. Si todavía no se encuentra en la página de información del curso, programa o clase virtual, vaya a la ficha Formación de Adobe Connect Central y busque el elemento. Haga clic en el nombre del curso, el programa o la clase virtual y se abrirá la página de información.
  2. Haga clic en Ajustes del catálogo de formación.
  3. Seleccione “Enumerar en el catálogo de formación” para que los alumnos se automatriculen. Esta selección permite que los usuarios registrados se agreguen a la lista de permisos para el curso, el programa o la clase virtual del catálogo de formación.
  4. Realice una de las siguientes acciones:
    • En Adobe Connect, los alumnos matriculados reciben una notificación de su estado por correo electrónico cuando se automatriculan. La opción “Habilitar notificaciones del catálogo” solo funciona cuando se selecciona “Habilitar automatriculación en el catálogo”.

    • Seleccione Se ha abierto la matriculación para que todos los alumnos puedan acceder al curso, programa o clase virtual.

  5. Seleccione Mostrar en el catálogo de formación.
  6. Elija una o más ubicaciones en el Catálogo de formación y haga clic en Aplicar lista o Aplicar Lista y continuar. Recuerde que el contenido debe estar en el catálogo de formación para utilizar la función de automatriculación.
  7. Haga clic en Guardar.

Retirada de la automatriculación

Los alumnos matriculados (o los que han enviado la solicitud de matriculación) pueden retirar su matriculación. Esta opción se aplica a las clases virtuales, los cursos y los programas, y está disponible hasta una hora antes del inicio de la formación. El usuario puede hacer clic en el botón Retirar matriculación para anular su matriculación o solicitud de matriculación; en ambos casos, el estado volverá a ser No matriculado.

  1. Si todavía no se encuentra en la página de información del curso, programa o clase virtual, vaya a la ficha Formación de Adobe Connect Central y busque el elemento. Haga clic en el nombre del curso, el programa o la clase virtual y se abrirá la página de información.
  2. Haga clic en Ajustes del catálogo de formación.
  3. Seleccione “Enumerar en el catálogo de formación” para que los alumnos se automatriculen.
  4. Haga clic en el botón “Retirar matriculación” para retirar la matriculación o la solicitud de matriculación. En ambos casos, el estado volverá a ser “No matriculado”.

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