Información general

Adobe Sign para ServiceNow permite enviar solicitudes de firma de documentos mediante la plataforma ServiceNow empleando funcionalidad nativa. La solicitud de firma se envía a través de un flujo de trabajo al servicio de Adobe Sign.

Dependencias de aplicación

A continuación se indican las dependencias de aplicación de Adobe Sign para ServiceNow.

  • Complementos necesarios

○ Orchestration

  • Permisos de la tabla del sistema necesarios

○ Notificación de correo electrónico (sys_event_email_action)

○ Plantillas de correo electrónico (sys_email_client_template)

○ Diseños de correo electrónico (sys_email_layout)

Instrucciones de configuración

Instale la aplicación Adobe Sign para ServiceNow

Una vez que haya iniciado sesión y/o haya adquirido el conector, este debe aparecer en el menú “Aplicaciones del sistema” de la instancia de ServiceNow.

app menu

Tras completarse la instalación, dispone de dos nuevos menús Aplicación en el panel de navegación izquierdo: “Adobe Sign” y “Administración de Adobe Sign”.

El menú de la izquierda es el menú/vista del usuario, y el de la derecha es la vista del administrador.

user menu
Admin Menu


Actualización automática de tarea programada

Se ha creado una tarea programada llamada Adobe Sign: Actualización automática de documentos que actualiza los documentos contenidos en la tabla Documentos de Adobe Sign. De forma predeterminada, esta tarea está configurada para ejecutarse todas las noches a la 1 de la madrugada. Esta configuración puede modificarse como se desee.


Servidor Mid y archivo Jar

Para facilitar la firma de archivos adjuntos, se precisa un servidor MID y dos archivos Jar personalizados (que se proporcionan a continuación).Si no dispone ya de un servidor Mid, siga las instrucciones de configuración que ServiceNow proporciona aquí.

Una vez que el servidor Mid está instalado, asegúrese de que esté configurado como servidor predeterminado para Orchestration. En el menú Orchestration, vaya a Propiedades del servidor Mid e introduzca el nombre del suyo en el campo Servidor Mid predeterminado para usar en actividades de Orchestration.

Mid Server

Es preciso implementar en su servidor MID dos archivos Jar personalizados:

  • JSON simple
  • MultiPartFileUpload

Descargar

Se pueden instalar siguiendo el procedimiento que se describe aquí.

Asegúrese de que el servidor Mid se reinicia (debería suceder automáticamente).

Nota:

Las dos referencias anteriores al documento wiki corresponden a la versión Istanbul. Su instalación puede variar ligeramente en función de la versión de ServiceNow que esté ejecutando.


Usuarios/funciones

La aplicación incluye dos funciones: “x_desci_adobesign_admin” y “x_desci_adobesign_user”. Cualquier usuario con la función “x_desci_adobesign_admin” tiene acceso completo a todas las funciones, así como a los menús de usuario y de administrador.  

Los usuarios con “x_desci_adobesign_user” solo tienen acceso al menú de usuario “Adobe Sign” y a elementos de catálogo de ejemplo.


Condiciones de éxito/fallo de la actividad de flujo de trabajo personalizado

Todas las actividades de flujo de trabajo personalizado se crearon con una salida “result”. De forma predeterminada, esta salida está establecida en el valor resultado de la actividad: 

  • Si no hay ningún error (activityOutput.result==null), las actividades se consideran correctas. 
  • Un estado de error (activityOutput.result!=null) provoca que se registre el error específico y que el estado del flujo de trabajo pase a ser “Cerrado incompleto”. 

Es posible configurar el modo en que se gestiona el estado “fallo”: se pueden enviar notificaciones, se puede añadir una tarea para la revisión de un recurso técnico, etc.


Campos de tarea personalizados

Se han añadido a la tabla de tareas tres campos personalizados que se pueden agregar a una vista de lista personalizada de Adobe Sign para mostrar, de una manera más clara para el usuario final, el estado y la información de un documento. Los campos son:

  • Estado del documento (x_desci_adobesign_document_status): estado del documento en función del estado dentro de Adobe Sign. Los mismos valores se encuentran en el campo “Estado del documento” y también se corresponden con los estados utilizados en Adobe Sign.
  • URL del documento (x_desci_adobesign_document_url): URL de Adobe Sign del documento del acuerdo.
  • Id. del acuerdo (x_desci_adobesign_agreement_id): Id. exclusivo del acuerdo. 

Para obtener más información sobre la creación de una vista de lista personalizada, haga clic aquí

También puede crearse una regla de visualización que obligue a los usuarios a emplear la vista personalizada. Para obtener más información, haga clic aquí.

Precaución:

Los nombres de campo se utilizan en toda la aplicación para facilitar la funcionalidad. Si estos nombres se modifican, sustituyen, etc., algunas características podrían no comportarse del modo esperado.

Para obtener más información sobre la creación de una vista de lista personalizada, haga clic aquí

También puede crearse una regla de visualización que obligue a los usuarios a emplear la vista personalizada. Para obtener más información, haga clic aquí

A continuación se muestra una captura de pantalla de una vista de ejemplo:

Task Fields

Conexiones con sistemas externos

La aplicación Adobe Sign para ServiceNow precisa de una cuenta de Adobe Sign que facilite la comunicación entre el conector y ServiceNow. 


Conexión de la cuenta de Adobe Sign a ServiceNow

Debe disponer de una cuenta de Adobe Sign para que ServiceNow pueda comunicarse con el servicio de firma electrónica. Si no tiene una cuenta, obtenga una aquí: Adobe Sign.

Una vez que tenga una cuenta, cree el vínculo entre ServiceNow y Adobe Sign haciendo clic en el vínculo Conectar con Adobe del menú Administración de Adobe Sign.

Connect1

Se le dirigirá a la página de conexión:

7Connect2-rebranded

 

  • Haga clic en el botón Conectar para establecer una relación de confianza con Adobe Sign.
    • Esto lo redirige a la página de inicio de sesión de Adobe Sign, donde debe introducir sus credenciales y conceder acceso persistente.
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  • Autentíquese en Adobe Sign con su cuenta de administrador de Adobe Sign.
    • El panel se actualiza para confirmar que desea establecer una relación de confianza.
9Trust-rebrand
  • Confirme el acceso haciendo clic en el botón Permitir acceso.

A continuación, debería ver el mensaje Conexión con Adobe Sign completada (como se muestra abajo) al utilizar el vínculo Conectar con Adobe Sign.

 

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Ya ha conectado el servicio de Adobe Sign con ServiceNow. 


Prueba de la configuración

La prueba se puede realizar siguiendo los pasos indicados en la sección anterior. Si está conectado y el usuario que ha iniciado sesión tiene la función correcta, la configuración debería ser correcta.

Elementos/flujos de sesión de catálogo de demostración

Se han creado los elementos y flujos de trabajo de catálogo de demostración que ilustran el uso de las actividades de flujo de trabajo personalizado. Se trata de ejemplos integrales de cómo se deben configurar los elementos y flujos de trabajo para aprovechar al máximo la aplicación Adobe Sign para ServiceNow.


Elementos de catálogo

Se han creado en el catálogo dos elementos de demostración para la aplicación. Entre los dos se muestran todos los casos admitidos de obtención de una firma.

Nota:

Es necesario introducir las direcciones de correo electrónico separadas por una coma (email1@email.com, email2@email.com, etc.). Las solicitudes de firma se envían según el orden de entrada.

  • Adobe Sign: Solicitar una firma: permite al solicitante seleccionar un documento existente (en su disco duro local o en una biblioteca de documentos existente dentro de Adobe Sign) y enviarlo a una o más personas para su firma. El proceso se puede configurar para que el documento se envíe COMO ESTÁ/Inmediatamente o para que antes se revise dentro de la experiencia de envío de Adobe Sign.
  • Adobe Sign: Solicitar firma de W9: envía un documento específico para su firma (en este caso un formulario W9) sin que el usuario tenga que especificar nada. Este ejemplo muestra cómo aprovechar el conector para enviar un documento específico sin tener que pedir al usuario que lo busque o lo adjunte a la solicitud. Los detalles del documento se añaden a la actividad de flujo de trabajo personalizado en el flujo de trabajo.


Flujos de trabajo

Junto a la aplicación se instalan dos flujos de trabajo de demostración. Dichos flujos de trabajo incluyen valores de fase personalizados que se corresponden con los estados de un documento dentro de Adobe Sign. En este momento, solo algunos de estos valores se utilizan, pero otros se pueden emplear en futuras versiones de la aplicación. 

Adobe Sign: Solicitar una firma: está vinculado al elemento de catálogo “Adobe Sign: Solicitar una firma” e ilustra cuatro escenarios distintos de uso del conector para enviar un documento para su firma:

  • Utilizar un documento existente con vista previa: envía el documento seleccionado en la lista desplegable después de que el solicitante la haya revisado. Tras el envío, el solicitante recibe un correo electrónico con un vínculo al acuerdo creado (véase Notificaciones por correo electrónico). Cuando el usuario ha comprobado el documento, este se envía de forma secuencial (por orden de entrada) a todas las direcciones de correo electrónico especificadas para la firma. Una vez firmado el acuerdo, este se adjunta al elemento solicitado completado.
  • Utilizar un documento existente sin vista previa: tras el envío, se manda el documento seleccionado en la lista desplegable a todas las direcciones de correo electrónico especificadas, en orden de entrada. No hay vista previa del documento. Una vez firmado el acuerdo, este se adjunta al elemento solicitado completado.
  • Adjuntar documento con vista previa: envía el documento adjunto después de que el solicitante lo haya revisado. Tras el envío, el solicitante recibe un correo electrónico con un vínculo al acuerdo creado (véase Notificaciones por correo electrónico). Cuando el usuario ha comprobado el documento, este se envía de forma secuencial (por orden de entrada) a todas las direcciones de correo electrónico especificadas para la firma. Una vez firmado el acuerdo, este se adjunta al elemento solicitado completado.
  • Adjuntar documento sin vista previa: tras el envío, se manda el documento seleccionado en la lista desplegable a todas las direcciones de correo electrónico especificadas, en orden de entrada. No hay vista previa del documento. Una vez firmado el acuerdo, este se adjunta al elemento solicitado completado.

 

Adobe Sign: Solicitar firma de documento específico: está vinculado al elemento de catálogo “Adobe Sign: Solicitar firma de W9” e ilustra cómo puede utilizarse el conector para establecer el documento a enviar mediante el flujo de trabajo y presentar al solicitante un documento específico que solicitar. Las dos situaciones siguientes se ilustran en este flujo de trabajo:

  • Enviar documento especificado por flujo de trabajo con vista previa: envía el documento especificado en el flujo de trabajo una vez que el solicitante lo ha revisado. Tras el envío, el solicitante recibe un correo electrónico con un vínculo al acuerdo creado. Cuando el usuario ha comprobado el documento, este se envía de forma secuencial (por orden de entrada) a todas las direcciones de correo electrónico especificadas para la firma. Una vez firmado el acuerdo, este se adjunta al elemento solicitado completado.
  • Enviar documento especificado por flujo de trabajo sin vista previa: tras el envío, se manda el documento especificado en el flujo de trabajo a todas las direcciones de correo electrónico introducidas. No hay vista previa del documento. Una vez firmado el acuerdo, este se adjunta al elemento solicitado completado.


Actividades de flujo de trabajo personalizado

Las actividades de flujo de trabajo personalizado se crearon para facilitar el proceso de firma. En función de la operación seleccionada (adjuntar un documento, usar uno existente, con o sin vista previa, etc.), la operación de la actividad debe cambiar para poder procesar la solicitud. Abajo se indican todas las actividades personalizadas, cada una de las cuales se emplea al menos una vez en los dos flujos de trabajo de ejemplo.

Nota:

Si no ve las actividades personalizadas como se indican abajo, consulte la sección de solución de problemas para ver cómo se puede corregir el problema.

  • Adobe Sign: Enviar selección, vista previa: se utiliza cuando la variable “adobe_preview” = yes y la variable “adobe_attach_or_existing” = no. Envía el documento elegido ("adobe_lib_doc") a las direcciones de correo electrónico en "adobe_email_address" para su firma una vez que el solicitante ha revisado la vista previa y lo ha enviado.
  • Adobe Sign: Enviar selección, sin vista previa: se utiliza cuando la variable “adobe_preview” = no y la variable “adobe_attach_or_existing” = no. Envía el documento elegido ("adobe_lib_doc") a las direcciones de correo electrónico en "adobe_email_address" para su firma tras el envío de la solicitud, no se espera a la revisión de una vista previa.
  • Adobe Sign: Enviar archivo adjunto, vista previa: se utiliza cuando la variable “adobe_preview” = yes y la variable “adobe_attach_or_existing” = yes. Envía el documento adjunto a las direcciones de correo electrónico en "adobe_email_address" para su firma una vez que el solicitante ha revisado la vista previa y lo ha enviado.
  • Adobe Sign: Enviar archivo adjunto, sin vista previa: se utiliza cuando la variable “adobe_preview” = no y la variable “adobe_attach_or_existing” = yes. Envía el documento elegido (el “adibe_lib_doc”) a las direcciones de correo electrónico en "adobe_email_address" para su firma tras el envío de la solicitud, no se espera a la revisión de una vista previa.
  • Adobe Sign: Obtener datos adjuntos: se utiliza cuando la variable “adobe_attach_or_existing” = yes. Recopila los datos del acuerdo y aprovecha el archivo Jar personalizado y el servidor Mid para convertirlos al formato multiforma/parte. 
  • Adobe Sign: Enviar documento X, sin vista previa: se utiliza cuando el documento se ha predefinido y la variable “adobe_preview” = no. El parámetro de entrada "adobe_lib_doc" contiene el nombre del acuerdo enviado. El valor de nombre se puede encontrar en la tabla “Documentos de Adobe Sign”. En nuestro caso, enviamos el documento W9 y para “adobe_agreement_name” establecemos el valor “Solicitud de firma de formulario W9”.
  • Adobe Sign: Enviar documento X, vista previa: se utiliza cuando el documento se ha predefinido y la variable “adobe_preview” = yes. El parámetro de entrada "adobe_lib_doc" contiene el nombre del acuerdo enviado. El valor de nombre se puede encontrar en la tabla “Documentos de Adobe Sign”. En nuestro elemento/flujo de trabajo de ejemplo, enviamos el documento W9 y para “adobe_agreement_name” establecemos el valor “Solicitud de firma de formulario W9”.
  • Adobe Sign: Adjuntar acuerdo firmado: esta actividad devuelve el documento firmado de Adobe Sign y lo adjunta al registro actual. Esta actividad debe usarse cuando el solicitante selecciona o adjunta un documento, NO cuando el documento específico está incluido dentro del código. En estas situaciones, utilice "Adobe Sign: Adjuntar acuerdo firmado X". 
  • Adobe Sign: Adjuntar acuerdo firmado: esta actividad devuelve el documento firmado de Adobe Sign y lo adjunta al registro actual. Esta actividad debe usarse cuando el solicitante selecciona o adjunta un documento, NO cuando el documento específico está incluido dentro del código.
  • Adobe Sign: Adjuntar acuerdo firmado X: Esta actividad devuelve el documento firmado de Adobe Sign y lo adjunta al registro actual, estando el documento predefinido.


Notificaciones de correo electrónico

Se han incluido tres notificaciones de correo electrónico personalizadas para ilustrar las plantillas y diseños personalizados, así como para proporcionar un ejemplo de la dirección URL de vista previa/verificación.

  • Adobe Sign: Solicitud abierta: se activa cuando se solicita una vista previa (la variable “adobe_preview” está establecida en yes) y el elemento es uno de los de demostración. Incluye un vínculo al acuerdo a la espera de ser verificado.

NOTA: Si se crean otras notificaciones, debe incluir la URL del documento para que el solicitante pueda verificar. Este vínculo también se encuentra en el formulario RITM y se puede añadir a otros agregando el campo “URL del documento” a la vista del formulario.

  • Adobe Sign: Solicitud cancelada: se activa cuando el elemento es uno de los dos elementos de catálogo de demostración, el estado es “Cerrado incompleto” y la fase es “Anulado”.
  • Adobe Sign: Solicitud cerrada: se activa cuando el elemento es uno de los dos elementos de catálogo de demostración, el estado es “Cerrado completo” y la fase es “Firmado”.

Puede ir a cualquiera de estos registros para ver las plantillas de ejemplo, así como el diseño de ejemplo.

Configuración de la actualización automática de tarea programada

La tarea programada que actualiza automáticamente la tabla Documentos de Adobe Sign está preconfigurada para ejecutarse a la 1 de la madrugada, hora local del sistema. Esta tarea puede reconfigurarse para que se ejecute en cualquier momento y se puede indicar una frecuencia diaria, semanal o continua.

Para editar la tarea, vaya al menú Administración de Adobe Sign, expanda el elemento Configuración de actualización de documentos y haga clic en Tarea de actualización automática de documentos.

Configure el panel a su gusto y haga clic en Actualizar para guardar los cambios.

Si hace clic en Ejecutar ahora, la tarea se ejecuta una vez inmediatamente.

AutoRefresh panel

Soporte y solución de problemas

Información de contacto del Soporte

Tanto los menús de usuario como los de administrador contienen documentación y vínculos de ayuda. El siguiente sitio web también proporciona información de contacto del Soporte.


Solución de problemas

A continuación se indican algunos problemas comunes que pueden producirse durante la configuración y el uso de Adobe Sign para ServiceNow.

Nombre de variable de los elementos del catálogo: los nombres de variable utilizados en los dos elementos de catálogo de ejemplo son muy importantes para el funcionamiento del conector. Se utilizan numerosas veces en las actividades de flujo de trabajo personalizado y cualquier cambio en ellos provoca problemas en el flujo de trabajo. Si cambia el nombre de alguna variable, deberá realizar el cambio correspondiente dentro de cualquier actividad de Adobe Sign empleada en el flujo de trabajo.

Error de conexión cuando visita el vínculo “Conectar con Adobe Sign” (solo administradores): si ve una pantalla de error de conexión (como la que se muestra a continuación), debe volver a conectar siguiendo los procedimientos detallados en la sección Conexión de la cuenta de Adobe Sign a ServiceNow .  Compruebe también que la información de la cuenta de Adobe Sign sea la correcta.

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Las actividades de archivos adjuntos no funcionan correctamente: las actividades de archivos adjuntos dependen de que la conexión al servidor Mid funcione correctamente. Asegúrese de que el servidor Mid esté en funcionamiento y de que el archivo Jar esté instalado adecuadamente. Si sigue habiendo problemas, compruebe que todos los nombres de variable sean correctos, tal como se ha indicado anteriormente.

Errores de Id. del acuerdo al enviar una solicitud: los errores de Id. del acuerdo pueden deberse a que los documentos indicados en la tabla “Documentos de Adobe Sign” o en la opción de menú Mis documentos pertenezcan a otra cuenta de Adobe Sign. Aunque el nombre proporcionado por Adobe para los documentos de demostración coincida, en la cuenta tienen distintos Id. del acuerdo. Si la cuenta de Adobe asociada cambia, asegúrese de actualizar el documento utilizando “Actualizar lista de documentos” en el menú de Adobe Sign.

Los usuarios ven/no ven las opciones de menú: asegúrese de que todos los usuarios que deben tener acceso a la aplicación tengan asignada la función correcta. Si utiliza grupos, asegúrese de que estos también tengan asignadas las funciones necesarias.

No hay errores, pero los destinatarios de correo electrónico no reciben las solicitudes de firma: asegúrese de que ha separado con comas las direcciones de correo electrónico. El formato correcto es: email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com, etc.

Las actividades de flujo de trabajo personalizado no se muestran como deberían en el editor de flujos de trabajo: en este momento existe un error que afecta a la visibilidad de las actividades de flujo de trabajo personalizado. El problema suele aparecer tras una actualización de la aplicación Adobe Sign para ServiceNow. Si no se ven las actividades, siga los pasos siguientes para corregir el problema.

  • Vaya a la tabla “wf_element_activity” escribiendo wf_element_activity.list en la barra de búsqueda de la izquierda
1_navigate_to_wfelement

Verá el listado de todas las actividades de flujo de trabajo, incluidas las globales.

  • Filtre la lista para ver solo las actividades de Adobe Sign mediante la aplicación = AdobeSign filter
2_filter_using_adobesign

Una vez que tenga únicamente las actividades de Adobe Sign, verá una lista de todas las versiones de la actividad. Salvo que haya añadido sus propias actividades personalizadas, el recuento debería ser de unos 320 elementos, como se muestra en la captura de pantalla

  • Haga clic en cualquier registro de actividad para abrir la actividad específica y, a continuación, haga clic en la “hamburguesa” del encabezado del registro y elija Versiones
3_select_versions

 

Verá una lista de versiones:

4_versions_list

 

  • Ordene la lista de versiones por versión y abra el último registro de versiones. En este ejemplo, nuestra última versión es 10, por lo que deberá editar ese registro concreto.

Tenga en cuenta que, aunque vea la versión 10, Published está establecido en “Published = false”. Esta es la raíz del problema que estamos resolviendo. Aunque las actividades estén ahí, el último registro de versiones no está establecido en Published = true, por lo que no se muestran como disponibles para usted en el editor de flujos de trabajo.

5_version_10
  • Establezca la última versión en “true” haciendo doble clic en el campo Published y cambiando el valor de “false” a “true”.
  • Repita este proceso para todas las actividades personalizadas.
    • Puede ser útil emplear el filtro para ir ocultando las actividades según las corrija.

Nota:

La lista relacionada no es visible de forma inmediata. Si no la ve, añádala a la vista del registro siguiendo los pasos que se describen a continuación.

Añadir la lista relacionada a la vista

Para añadir listas relacionadas a la vista:

  • Haga clic en la hamburguesa (como hizo anteriormente para obtener la opción de versiones) y elija Configurar > Listas relacionadas.  
1_choose_relatedlist
  • Mueva la lista relacionada Versión > Definición de elemento al cuadro Seleccionado.
  • Haga clic en Guardar.
2_add_version_-_elementdefinition

Esta acción añade las listas relacionadas al formulario y solo se tiene que completar una vez para todos los registros.

Ahora debería poder hacer doble clic en el campo activo y establecerlo en “true”.

3_related_list_exposed


Referencias


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