Adobe Acrobat Sign para ServiceNow: Guía de instalación y configuración (versión 2.2)

La aplicación Adobe Acrobat Sign para ServiceNow permite enviar documentos para su firma mediante la funcionalidad nativa de la plataforma ServiceNow. La integración de Acrobat Sign con ServiceNow le proporciona acceso a las siguientes funciones y funcionalidades:

• Envíe documentos para su firma a varios destinatarios. 
• Realice un seguimiento del proceso de firma a lo largo de su ciclo de vida e identifique a los firmantes esperados en cada fase.
• Recupere el documento firmado con un documento de seguimiento de auditoría incrustado o independiente.
• Recupere los datos de formulario introducidos en el documento antes o durante el proceso de firma.
• Cree borradores del proceso de firma para una revisión inicial y un envío posterior. Cualquier modificación de los firmantes antes del envío se sincroniza con ServiceNow.
• Genere y envíe notificaciones por correo electrónico a particulares durante el proceso de firma.
• Obtenga los documentos para firmar de los archivos locales en ServiceNow o de una fuente externa.
• Utilice plantillas de documento con campos que se pueden rellenar utilizando datos de registros de ServiceNow antes del envío. Permite utilizar una única plantilla para generar documentos específicos del usuario basados en un registro de asunto seleccionado, como un incidente o una solicitud de servicio.
• Utilice las plantillas de biblioteca de su cuenta de Acrobat Sign, que están sincronizadas con ServiceNow y están disponibles para su selección durante el proceso de envío.

Adobe Acrobat Sign para ServiceNow: Guía de instalación y personalización proporciona instrucciones sobre cómo hacer lo siguiente:

• Instalar Acrobat Sign para la aplicación ServiceNow
• Conectarse a Acrobat Sign
  • Clientes de la nube comercial
  • Clientes de la nube gubernamental
• Configurar Acrobat Sign para la aplicación ServiceNow
  • Establecer propiedades de la aplicación
  • Configurar componentes personalizados
  • Configurar componentes del portal de servicios
  • Crear plantillas de documento
  • Sincronizar plantillas de biblioteca
  • Crear plantillas locales
  • Crear un elemento de catálogo de servicio
  • Crear un acuerdo a partir de una actividad de flujo de trabajo
• Usar Acrobat Sign con administración de contratos
• Utilizar API de scripts

Una vez instalado y configurado Acrobat Sign para la aplicación ServiceNow, puede utilizarlo para enviar, firmar, realizar el seguimiento y administrar acuerdos. Consulte Adobe Acrobat Sign para ServiceNow: Guía del usuario.

Instalar la aplicación Acrobat Sign para ServiceNow

Debe ser administrador de Adobe Acrobat Sign y administrador del sistema de ServiceNow (admin) para poder instalar la aplicación en ServiceNow.  

Puede solicitar una cuenta de prueba gratuita de Adobe Acrobat Sign para ServiceNow.

Conectarse a Acrobat Sign

La aplicación Adobe Acrobat Sign para ServiceNow está diseñada para funcionar con cuentas comerciales y gubernamentales (FedRAMP). Si no está seguro de la cuenta que tiene, siga las instrucciones para clientes comerciales en la nube.

Para clientes de la nube comercial:

Una vez instalada la aplicación Adobe Acrobat Sign en ServiceNow, los administradores de grupo o cuenta de Adobe Acrobat Sign deben conectar ServiceNow a la nube comercial de Adobe Acrobat Sign siguiendo los pasos que se indican a continuación:

Para clientes de la nube gubernamental:

Una vez instalada la aplicación Adobe Acrobat Sign en ServiceNow, un usuario administrador de grupo o cuenta de la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign puede conectar ServiceNow a la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign.

Configurar la aplicación Acrobat Sign para ServiceNow

Para ver cómo configurar Acrobat Sign para la aplicación ServiceNow, consulte las siguientes opciones de configuración:

• Establecer propiedades de la aplicación
• Configurar componentes personalizados
• Configurar componentes del portal de servicios
• Crear plantillas de documento
• Sincronizar plantillas de biblioteca
• Crear plantillas locales
• Crear un elemento de catálogo de servicio
• Crear un acuerdo a partir de una actividad de flujo de trabajo

Establecer propiedades de la aplicación

Para acceder a las propiedades de la aplicación y establecerlas, vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Propiedades.

Muestra la siguiente configuración predeterminada:

• Nombre de host [x_adosy_as.redirect_host]: Si tiene una URL de instancia personalizada, especifique el host completo que se utilizará en el URI de redireccionamiento para las devoluciones de llamada de OAuth y API (por ejemplo, webhooks).
  De forma predeterminada, este valor está vacío y el host es el valor de la propiedad del sistema “glide.servlet.uri”.
  Solo se aplica a la redirección de instancias de ServiceNow. Si desea redirigir al firmante posterior a la firma a un host diferente, proporcione ese host en la propiedad URI de redireccionamiento del firmante (post_sign_uri).
• URL posterior a la firma predeterminada [x_adosy_as.post_sign_uri]: El lugar predeterminado para redirigir a un usuario después de que haya firmado un documento en Acrobat Sign. Se utiliza cuando no se especifica el URI posterior a la firma durante la creación del acuerdo. Este URI es relativo al nombre de instancia especificado, pero se puede reemplazar incluyendo un protocolo (como https://www.adobe.com/), que permite que la redirección después de la firma vaya a otro lugar que no sea esta instancia de ServiceNow. El sys_id del acuerdo creado se puede insertar usando "{sys_id}" en la URL. El valor predeterminado es "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on", que llevará al usuario a una lista de acuerdos completados.
• Retraso de redirección del firmante [x_adosy_as.post_sign_delay]: El retraso (en segundos) que transcurre antes de que se redirija a un usuario después de que haya firmado un documento en Acrobat Sign. El valor predeterminado es 3.
• Defensa de clickjacking [x_adosy_as.clickjacking_domains]: proporcione una lista separada por comas de las URL del dominio principal en la que los documentos enviados para firmar se pueden incluir en un iframe, por ejemplo, service-now.com.
  Esto es necesario para los clientes de la nube gubernamental. Si deja este campo en blanco, Acrobat Sign puede mostrar páginas en blanco cuando se muestran dentro de un marco.
• Permitir correos electrónicos de Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: controlar si Acrobat Sign envía correos electrónicos de notificación durante el proceso de firma. El valor predeterminado es false.
• Borrador del acuerdo emergente [x_adosy_as.popout_draft]: de forma predeterminada, al hacer clic en el botón Revisar detalles de un acuerdo, se abrirá el borrador en Acrobat Sign en la misma ventana del navegador.
  Establezca esta opción en true para abrir una nueva ventana en su lugar. El valor predeterminado es false.
• Incluir auditoría [x_adosy_as.include_audit]: controlar el seguimiento de auditoría que se incluye en los documentos firmados. El valor predeterminado es true.
• Usar nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign [x_adosy_as.fedramp]: los clientes de la nube gubernamental de Adobe deben habilitar esta propiedad para que Acrobat Sign para ServiceNow utilice los servicios de la nube gubernamental de Acrobat Sign. El valor predeterminado es false.
• Sugerencia de inicio de sesión de conexión [x_adosy_as.login_hint]: el valor login_hint utilizado al conectarse por primera vez a la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Esto rellenará automáticamente la página “Conectarse a Acrobat Sign” y suele ser el correo electrónico del usuario administrador de la cuenta. El valor predeterminado es empty.
• Campos de formato de actividad de acuerdo [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: establece qué campos deben mostrarse en el formato de actividad que se muestra en el registro del acuerdo.
  El valor predeterminado es "name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag".
• Consulta “Mis acuerdos” [x_adosy_as.my_agreements_query]: la consulta que se utiliza al mostrar mis acuerdos en lugares como el portal. El valor predeterminado es "requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe", que devuelve acuerdos en los que el usuario es el solicitante o un firmante.
• Extensión de archivo multiparte [x_adosy_as.multipart_extension]: la extensión de nombre de archivo que se va a utilizar para los archivos adjuntos temporales multiparte. El valor predeterminado (recomendado) es “mpfd”.
• Registro de aplicaciones [x_adosy_as.logging.verbosity]: controlar el registro del sistema. El valor predeterminado es “info”.
• Depurar conexión [x_adosy_as.connect_debug]: mostrar alertas de diagnóstico durante la conexión a Acrobat Sign. El valor predeterminado es false.

La propiedad URL de redireccionamiento predeterminada se aplica a cualquier acuerdo en el que no se haya establecido el valor del campo “URI posterior a la firma”.

Las propiedades restantes gestionan si Acrobat Sign envía notificaciones durante el proceso de firma (predeterminado = no) y si el seguimiento de auditoría se incluye con los documentos firmados (predeterminado = sí).

Configurar componentes personalizados

La aplicación Adobe Acrobat Sign contiene componentes personalizados que se pueden configurar según sus necesidades. Consulte la lista de componentes a continuación para ver cómo modificar cada uno.

Configurar componentes del portal de servicios

La aplicación Acrobat Sign para ServiceNow incluye los siguientes elementos de portal de servicios que se pueden utilizar o copiar con sus propios portales de servicios.

Crear plantillas de documento

Una plantilla de documento define una plantilla que se puede seleccionar para su inclusión en un acuerdo.  Se puede utilizar una plantilla para ofrecer un documento estándar que puede reutilizarse para muchos acuerdos individuales. El registro “Documento de origen” hace referencia a una plantilla para que las funciones de dicha plantilla estén disponibles para el acuerdo asociado.

La plantilla puede ser local en la instancia de ServiceNow o una plantilla de biblioteca cuyos detalles se han sincronizado desde la cuenta de Adobe Acrobat Sign vinculada.

Sincronizar plantillas de biblioteca

Una vez instalada y configurada la aplicación, los administradores pueden sincronizar las plantillas de biblioteca. Una plantilla de biblioteca de Adobe Acrobat Sign se define dentro de la cuenta de Acrobat Sign y sus detalles se sincronizan con ServiceNow.  El documento que define una plantilla de biblioteca también se almacena en la cuenta de Acrobat Sign vinculada, por lo que no es necesario cargarlo para enviarlo.

Para sincronizar las plantillas de biblioteca con ServiceNow, haga lo siguiente:

1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Plantillas de documento.
2. Seleccione Actualizar biblioteca.

De este modo, se actualiza la lista con plantillas de biblioteca desde la cuenta de Acrobat Sign vinculada.

Crear plantillas locales

El documento que define una plantilla local se guarda como un registro adjunto en ServiceNow y debería cargarse en Acrobat Sign como parte del proceso de envío.

El documento de una plantilla puede contener o no campos de formulario que deben rellenarse previamente utilizando datos del registro de asunto de un acuerdo. Debe utilizar una plantilla si un documento contiene estos campos de formulario.

Crear un elemento de catálogo de servicios

Acrobat Sign para ServiceNow le permite crear nuevos acuerdos a los que los usuarios pueden acceder a través del catálogo de servicios mediante la creación de un productor de registros. Puede configurar el productor de registros para recopilar los datos que desee combinar en el documento y crear y enviar automáticamente el acuerdo al usuario. 

Usuarios con catalog_admin o admin pueden crear un elemento de catálogo. En los pasos siguientes se explica cómo crear un elemento de catálogo denominado Productor de registros. Puede replicar los pasos para crear otros elementos de catálogo.

Nota: Asegúrese de que la aplicación Adobe Acrobat Sign no esté seleccionada al configurar la instancia.

El proceso de creación de cada productor de registros puede diferir en función de los requisitos específicos de los campos de documento, plantilla, variable, etc.; sin embargo, se aplican los mismos principios.  El ejemplo de esta guía muestra cómo crear un acuerdo de permiso de estacionamiento. 

Para crear un productor de registros:

Crear un acuerdo desde una actividad de flujo de trabajo

Para agregar documentos para su firma a elementos de catálogo existentes, puede agregar una tarea al flujo de trabajo que genere el acuerdo y una tarea de catálogo que lo asigne a un usuario para su firma.

En el ejemplo siguiente se muestra cómo puede utilizar la aplicación Acrobat Sign; sin embargo, los detalles específicos de los pasos de configuración pueden variar según los requisitos de su proceso.

Para crear un acuerdo a partir de una actividad de flujo de trabajo, debe configurar los siguientes componentes: 

• Tarea de catálogo: crea el acuerdo, lo envía para su firma y asigna una tarea al firmante.
• Acción de script: responde al evento desencadenado cuando se firma el acuerdo y, a continuación, cierra la tarea, lo que proporciona el bucle de comentarios y permite que el flujo de trabajo continúe. 

Para crear una tarea de catálogo:

1. En Editor de flujos de trabajo, seleccione la pestaña Principal.
2. Vaya a Actividades principales > Tareas y arrastre la actividad de Tarea de catálogo en el lugar adecuado de su flujo de trabajo.
3. Asigne un nombre a la tarea y establezca su prioridad.
4. Establezca Esperar a la finalización en true.
5. En la sección de script, defina el indicador Avanzado a true y, a continuación, en el campo Script avanzado, escriba el código. A continuación se proporciona un código de ejemplo.
6. Seleccione  Actualizar.

Ahora puede configurar una acción de script para establecer automáticamente la tarea de catálogo en el estado “Cerrado completado” cuando se haya completado el acuerdo. Debe configurar la acción de script para que se active mediante el evento x_adosy_as.agreement.complete en la tabla del acuerdo.

Para crear una nueva acción de script:

1. Vaya a Directiva del sistema > Eventos > Acciones de script y haga clic en Nuevo.
2. En la nueva página de acción de script:
   1. Asigne un nombre a la acción de script.
   2. Establezca el nombre del evento a x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Seleccione la casilla de verificación Activar. 
   4. En el campo Script, copie y pegue el script de Acción de script: código de ejemplo a continuación.
3. Haga clic con el botón derecho en la barra de encabezado y seleccione Guardar.

Acción de script: código de ejemplo

// Acción de script para establecer el estado de la tarea de catálogo en Cerrado completado

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Cerrado completado

  catalog_task.update();

})();

Usar Acrobat Sign con administración de contratos

Puede utilizar Acrobat Sign con registros distintos de los registros basados en tareas, como se describe anteriormente en Componentes personalizados. En las instrucciones siguientes se muestra cómo utilizar Acrobat Sign para la gestión de contratos. Los detalles específicos de los pasos de configuración pueden variar según los requisitos del proceso.

Para utilizar Acrobat Sign para la gestión de contratos, debe configurar los dos componentes siguientes:

• Acción de IU: crea el acuerdo y lo somete a firma.  Una vez firmado el acuerdo, se activa un evento. 
• Acción de script: responde al evento y proporciona un bucle de comentarios, haciendo avanzar el proceso y actualizando el contrato. 

Nota: Solo los usuarios con las funciones ‘ui_action_admin’ o ‘admin’ pueden definir acciones de IU. Los usuarios con la función ‘admin’ solo pueden definir una acción de script.

Utilizar API de scripts

Puede ampliar fácilmente la aplicación Adobe Acrobat Sign para que funcione con cualquiera de sus procesos mediante las API internas. Se puede acceder a la API a través del espacio de nombres x_adosy_as.