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Las plantillas de la biblioteca permiten a los usuarios crear documentos interactivos y reutilizables. Estos documentos puede ser tan simples como un campo de firma (por ejemplo, para un acuerdo de confidencialidad) o formularios muy complejos (por ejemplos, los documentos sobre impuestos o sobre incorporación).
Siempre que utilice el mismo archivo para definir un acuerdo, podrá crear una plantilla que agilice la entrega del documento al firmante, garantice la coherencia en el acuerdo firmado final, y que asegure de forma pasiva que su equipo siempre está utilizando la versión del documento actual.
Las plantillas se pueden definir de dos formas: Las capas de campo y los documentos de formulario.
- Las capas de campo del formulario son solo los campos que se aplican al archivo cargado. Ideal para empresas que crean acuerdos dinámicamente con contenido personalizado, pero en un formato estandarizado. Solo tiene que cargar el archivo y aplicar la capa de campo para colocar los campos en unos pocos clics.
- Los documentos incluyen el archivo base además de los campos. Los documentos repetitivos que no tienen contenido dinámico funcionan mejor aquí, como los formularios de impuestos, las aplicaciones y los acuerdos de confidencialidad.
Nota:
El usuario que crea la plantilla es el propietario del objeto.
Solo el propietario puede editar la plantilla o ajustar el nivel de permisos, a menos que la plantilla se comparta con su grupo u organización.
- Si la plantilla se comparte con la Organización, los administradores de nivel de cuenta tienen autoridad para editar la plantilla en la sección Bibliotecas compartidas de su menú de administración
- Si la plantilla se comparte con el Grupo, los administradores de ese grupo tienen autoridad para editar la plantilla en la sección Bibliotecas compartidas del menú de administración.
- Los administradores de nivel de cuenta también tienen acceso a todos los documentos compartidos a grupos
La propiedad de una plantilla no se puede transferir a otro usuario.
Este artículo explica:
- Cómo crear una plantilla de biblioteca en la aplicación de Adobe Sign
- Cómo cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca en la página Gestionar
- Cómo editar el tipo de plantilla
- Cómo cambiar los permisos de acceso de la plantilla
- Edición de plantillas compartidas con grupos o cuentas por parte de los administradores
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Configurar el tipo de plantilla:
- Documento reutilizable - esta opción guarda el documento completo, así como los campos de formulario y contenido
- Capa de campo de formulario reutilizable - esta opción guarda únicamente la capa de campo de formulario que se debe aplicar a un documento diferente (distinto contenido con el mismo diseño)
- Ambos - ambos tipos de plantillas estarán disponibles
Nota:
Puede cambiar el tipo de plantilla en cualquier momento editando las propiedades de la plantilla.
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Configurar Usuarios que pueden usar esta plantilla
Esta configuración garantizará el acceso a la plantilla en función del usuario que realice la carga:
- Solo yo - esta opción limitará la disponibilidad de la plantilla al usuario que realice la carga
- Cualquier usuario de mi grupo - al configurar la plantilla al nivel grupal, se creará una asociación lógica entre la plantilla y el grupo del que forme parte actualmente el usuario que realiza la carga. Todos los miembros del grupo tendrán acceso a la plantilla
- Si el usuario que ha cargado la plantilla se mueve a otro grupo, no se romperá esta asociación de plantilla y grupo
- La plantilla se puede editar desde el perfil de administrador de cuenta o de grupo del grupo del usuario en el menú Bibliotecas compartidas
- Cualquier usuario de mi organización - cualquier usuario de la cuenta tendrá acceso al uso de la plantilla.
- La plantilla se puede editar desde el perfil de administrador de cuenta en el menú Bibliotecas compartidas
Nota:
El usuario propietario de una plantilla siempre puede eliminarla.
- Las cuentas que utilizan la interfaz moderna de la página Administrar permiten a los administradores de nivel de grupo y de cuenta eliminar plantillas compartidas.
- Las cuentas que utilizan la interfaz heredada de la página Administrar no permiten a los administradores eliminar plantillas que no les pertenecen.
Solo el usuario propietario y los administradores del grupo o cuenta pueden editar o eliminar la plantilla.
Otros usuarios pueden manipular la plantilla una vez que se haya aplicado un acuerdo al seleccionar la opción Vista previa y agregar campos de firma durante el proceso de envío. Esta opción edita las propiedades de la plantilla para el acuerdo y no modifica la plantilla original.
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Se abre el entorno de creación Arrastrar y soltar. Arrastre archivos desde la sección derecha hasta los lugares deseados en su documento.
Nota:
Todos los campos que se han colocado se asignan al primer destinatario, de forma predeterminada. Puede cambiar a quién se asignan los campos colocados al acceder a la lista desplegable Destinatarios y modificar el destinatario seleccionado.
Cambiar el nombre de una plantilla es muy fácil; solo es necesario seguir un par de pasos. Cambie el nombre de las plantillas antiguas para mantenerse al día de las revisiones o para indicar qué plantillas obsoletas desea conservar.
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Expanda la sección Propiedades de la plantilla:
En la sección Tipo de plantilla puede seleccionar el que más le convenga
- Capa de campo de formulario reutilizable: Contiene solo los campos (como una capa) que se pueden aplicar a un documento cargado
- Documento reutilizable: Contiene un documento de alguna naturaleza determinada, con una capa de campo aplicada.
- Es posible no colocar ningún campo
El nivel de permiso de la plantilla determina a qué pueden tener acceso otros usuarios de la cuenta y qué pueden utilizar de esta plantilla.
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Configurar Usuarios que pueden usar esta plantilla
Esta configuración garantizará el acceso a la plantilla en función del usuario que realice la carga:
- Solo yo - esta opción limitará la disponibilidad de la plantilla al usuario que realice la carga
- Cualquier usuario de mi grupo - al configurar la plantilla al nivel grupal, se creará una asociación lógica entre la plantilla y el grupo del que forme parte actualmente el usuario que realiza la carga. Todos los miembros del grupo tendrán acceso a la plantilla
- Si el usuario que ha cargado la plantilla se mueve a otro grupo, no se romperá esta asociación de plantilla y grupo
- La plantilla se puede editar desde el perfil de administrador de cuenta o de grupo del grupo del usuario en el menú Bibliotecas compartidas
- Cualquier usuario de mi organización - cualquier usuario de la cuenta tendrá acceso al uso de la plantilla.
- La plantilla se puede editar desde el perfil de administrador de cuenta en el menú Bibliotecas compartidas
- Si la plantilla tiene muchos campos, recuerde guardar con frecuencia. Al hacer clic en Guardar, se le redirigirá a la página Administrar, pero es mejor que perder el trabajo.
- La asignación inteligente de nombres a los campos del documento puede serle de ayuda a largo plazo. Si planea exportar los datos que introdujeron los usuarios, asignar nombres a los campos puede facilitar que esta información esté organizada y sea mucho más legible.
Los administradores tienen autoridad para editar cualquier plantilla de biblioteca que se haya compartido (mediante permisos de plantilla) con sus respectivos grupos o cuentas.
- Solo se incluyen plantillas de biblioteca. Los formularios web no
- Solo se incluyen las plantillas de biblioteca que se comparten mediante los permisos de plantilla.
- El uso compartido de cuentas de usuario (incluido el uso compartido avanzado) no rellena esta lista
- Los administradores de nivel de grupo pueden editar todas las plantillas de biblioteca que los miembros de su grupo hayan compartido con su grupo
- Los administradores de nivel de cuenta pueden editar todas las plantillas de biblioteca que se hayan compartido con su grupo o la organización
- Los administradores de nivel de cuenta ven las plantillas compartidas de todos los grupos
Un administrador puede acceder a la lista de bibliotecas compartidas desde: Cuenta > Bibliotecas compartidas
El contenido de la página incluye:
- Nombre de la plantilla: El nombre formal de la plantilla de biblioteca tal y como aparece en la página de administración.
- Tipo: Tipo de plantilla. Puede ser Documento de biblioteca, Plantilla de capas de campos de formulario, o Plantilla de documento y de campos de formulario
- Propietario: El creador original de la plantilla. Se proporcionan el nombre y el correo electrónico formales del usuario
- Compartido con: Refleja la configuración de permisos de plantilla. El valor es Cuenta o Grupo (con el nombre del grupo añadido)
- Última modificación: La fecha en que la plantilla se guardó por última vez en el sistema.
Para editar una plantilla:
- Haga doble clic en la plantilla
- O bien, haga un solo clic y seleccione la acción Editar
El entorno de creación de Adobe Sign se abre para permitirle editar las propiedades, el tipo, el nombre y la ubicación/asignaciones de campos de la plantilla.
- Realice los cambios que necesite y haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Precaución:
Los administradores tienen autoridad para cambiar los permisos de plantilla.
Cambiar los permisos de plantilla puede eliminar la plantilla del listado de Bibliotecas compartidas y, así, el administrador ya no tendría autoridad sobre ella.