Adobe Sign voor Salesforce: Eenvoudig ondertekenen

De functie Eenvoudig ondertekenen is beschikbaar voor toegang via de volgende portals van een paar verschillende versies van de Salesforce-communitycloud:

• B2C-portal: communitygebruikersaanmelding- en communitygebruikersaanmelding plus-licenties worden gebruikt door klanten
• B2B-portal: gebruikerslicentie voor partnercommunity

Omdat communitygebruikers externe gebruikers zijn, is hun toegang tot organisatiegegevens beperkt. Ze hebben standaard geen toegang tot gegevens die door interne gebruikers zijn gegenereerd.

Als u Eenvoudig ondertekenen wilt gebruiken voor het ondertekenen van overeenkomsten op communityportals, moet u de volgende stappen implementeren:

• Vereisten voorafverifiëren
  
• Chatter inschakelen
• Digitale ervaringen inschakelen
• Twee door CSP vertrouwde sites activeren
• Het gebruikersprofiel voor de community klonen
• Een account, contactpersoon en gebruiker voor de community maken
• SFDC-communitypagina configureren
• De Experience-werkruimte configureren voor het inschakelen van gebruikers
• Stel de profielzichtbaarheidsinstellingen voor de e-mailinstelling van de communitygebruiker in op Openbaar
• Voeg het onderdeel Adobe Simple Sign toe aan de werkruimte
• Sluit de code voor Eenvoudig ondertekenen in uw Lightning-onderdelen in
• Toegang verlenen tot Salesforce-integratiegegevens
• Toegang verlenen tot overeenkomstsjablonen en verwante objecten
• Meer informatie over de beperkingen van zelfondertekening

Als u de functie Eenvoudig ondertekenen wilt gebruiken, moet u het volgende controleren:

• Adobe Acrobat Sign voor Salesforce pakketversie 21.0 of hoger is geïnstalleerd.
• Zorg ervoor dat Lightning binnen uw Salesforce-organisatie is ingeschakeld zodat de portal functioneert. Als u de Lightning-interface wilt inschakelen, selecteert u in het bovenste menu Overschakelen naar Lightning. Of selecteer uw naam en selecteer in het vervolgkeuzemenu Overschakelen naar Lighting-ervaring.
• Zorg ervoor dat de optie Voorbeeldovereenkomstsjablonen genereren is geselecteerd wanneer u Salesforce koppelt aan Adobe Acrobat Sign.

• Als de sjablonen tijdens de installatie niet zijn gegenereerd, of als u vanaf een eerdere versie van het pakket een upgrade hebt uitgevoerd naar v19, gaat u naar het tabblad Adobe Acrobat Sign Admin en selecteert u Voorbeeld overeenkomstsjabloon voor zelfondertekening genereren.

• Controleer of het tabblad Overeenkomstsjablonen de sjabloon Testcommunity-overeenkomst bevat.
  

Chatter inschakelen

Chatter inschakelen in uw SFDC-organisatie:

1. Ga naar  Instellingen > Platformtools > Functie-instellingen > Chatter > Chatter-instellingen.
2. Selecteer Bewerken.
3. Schakel het selectievakje Inschakelen in.
4. Selecteer Opslaan.

Digitale ervaringen inschakelen

Digitale ervaringen inschakelen:

1. Ga naar Instellingen >  Platformtools > Functie-instellingen > Digitale ervaringen > Instellingen.
2. Selecteer het selectievakje Digitale ervaringen inschakelen.
3. Geef een domeinnaam op voor uw ervaringen.
   Als uw account al een domein heeft, kunt u dezelfde waarde voor ervaringen gebruiken.
4. Selecteer Opslaan.
5. In het dialoogvenster met de waarschuwing dat uw domein niet kan worden veranderd nadat het is ingesteld, selecteert u OK.

Twee door CSP vertrouwde sites activeren

U moet twee CSP's (Content Security Policy) Vertrouwde sites configureren om de basis-URL's voor uw Adobe Acrobat Sign-account toe te staan. Dat doet u als volgt:

Het gebruikersprofiel voor de community klonen

Als u uw gebruikersprofielen wilt configureren om het Adobe Acrobat Sign-selfserviceportaal te gebruiken, moet u een van de standaardprofielen klonen en bewerken. Dat doet u als volgt:

Een account, contactpersoon en gebruiker maken voor de community

U moet een Account, een Contact en een Gebruiker voor de Community maken. 

Een accounteigenaar moet worden gekoppeld aan een rol om portalgebruikers in te schakelen. Als u een rol aan uw Salesforce-gebruiker wilt koppelen, gaat u naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers. Selecteer vervolgens in de lijst met gebruikers Bewerken voor een gebruiker en open vervolgens op de pagina die wordt geopend, het vervolgkeuzemenu Rol > selecteer een rol > selecteer Opslaan.

Account maken:

SFDC-communitypagina configureren

De Experience-werkruimte configureren voor het inschakelen van gebruikers

Stel de profielzichtbaarheid voor de E-mail-instelling van de communitygebruiker in op Openbaar

Het onderdeel Adobe Simple Sign aan de werkruimte toevoegen

De code voor Eenvoudig ondertekenen in uw Lightning-onderdelen insluiten

U kunt het onderdeel Eenvoudig ondertekenen in een andere Lightning-component insluiten met behulp van de volgende voorbeeldcode:

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

Wanneer u het onderdeel programmatisch insluit in een ander onderdeel, kunt u aanvullende parameters opgeven:

• agreementId: de Salesforce-ID van de actieve of conceptovereenkomst. Voor conceptovereenkomsten moet Verzenden namens geconfigureerd zijn.
• templateId: de Salesforce-ID van de sjabloon die de gegenereerde overeenkomsten regelt.
• pollingInterval: tijd in milliseconden vóór elke poging om de ondertekenings-URL op te halen. De minimumwaarde is 500, de maximumwaarde is 50000 en de standaardwaarde is 1000.
• showSigningModal: als de waarde is ingesteld op false, wordt alleen de signingURL geretourneerd zonder dat de pagina voor elektronisch ondertekenen in een modale overlay wordt geladen. Als de waarde is ingesteld op true, wordt de signingURL geretourneerd en wordt de pagina voor elektronische ondertekening geladen in de modale overlay. De standaardwaarde is true.

De parameters volgen deze regels:

• TemplateID of agreementID moet worden opgegeven. Als beide mogelijkheden zijn opgegeven, wordt de agreementID gebruikt. Als geen van beide is opgegeven, wordt een fout geretourneerd.
• Bij het gebruik van een agreementID moet de overeenkomst in de conceptfase of verzonden voor ondertekening zijn, en moet er minstens één ontvanger over zijn die nog moet ondertekenen.
• Als de overeenkomst de status Concept heeft, wordt deze in de huidige status verzonden en wordt de URL voor ondertekening weergegeven.
• Als de overeenkomst actief is, wordt de ondertekenings-URL opgehaald en weergegeven.
• Als de overeenkomst is voltooid, wordt een fout weergegeven.
• Wanneer u een templateID gebruikt, wordt Automatisch verzenden altijd ingeschakeld.
• Wanneer een agreementID wordt gebruikt, wordt rekening gehouden met de instelling Automatisch verzenden van de sjabloon.
• Overeenkomstsjablonen voor Eenvoudig ondertekenen moeten een Contactpersoon als hoofdobjecttype hebben.
• Verzenden uit naam van wordt sterk aanbevolen omdat het merendeel van de communitygebruikers doorgaans geen licentie heeft voor verzending.

Het onderdeel kan ook gebeurtenissen publiceren naar consumenten. Hier ziet u een voorbeeld van de gebeurtenishandler:

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

In de volgende tabel worden de beschikbare gebeurtenissen weergegeven:

De overeenkomstsjabloon configureren voor Eenvoudig ondertekenen

Toegang verlenen tot Salesforce-integratiegegevens

De aangepaste objecten van ons pakket zijn standaard op 'persoonlijk' ingesteld voor externe gebruikers. Met machtigingensets voor communitygebruikers hebt u toegang tot aangepaste objecten en hun velden, maar niet tot records die door andere gebruikers zijn gemaakt (zowel intern als extern).

Binnen communityportals hebben beheerders de volgende twee opties voor het instellen van flows voor elektronisch ondertekenen:

• Gebruik onze kant-en-klare componenten (voor zelf ondertekenen en eenvoudig ondertekenen).
• Maak zelf flows met onze Apex-API’s. 

In beide gevallen gebruiken beheerders vaak overeenkomstsjablonen waardoor communitygebruikers flows voor elektronisch ondertekenen kunnen starten of eraan kunnen deelnemen. Dit werkt alleen als communitygebruikers alleen-lezen toegang hebben tot overeenkomstsjablonen en verwante bronnen zoals samenvoegings- en gegevenstoewijzingsobjecten, die doorgaans door interne gebruikers worden gemaakt.

Het type communitygebruikerslicentie bepaalt hoe de toegang kan worden verleend:

• Licentie voor communitygebruikersaanmelding: beheerders kunnen Alles weergeven inschakelen voor overeenkomstsjablonen en voor samenvoegings-/gegevenstoewijzingsobjecten via het communitygebruikersprofiel om toegang te verlenen.
• Communitygebruikersaanmelding PLUS-licentie en gebruikerslicentie voor partnercommunity: het is niet mogelijk om de toegang Alles weergeven via het profiel in te schakelen. Beheerders moeten rolgebaseerde regels voor delen gebruiken om toegang te bieden.

Toegang verlenen tot overeenkomstsjablonen en verwante objecten

Communitygebruikers kunnen alleen overeenkomsten maken met behulp van overeenkomstsjablonen als ze toegang hebben tot de Overeenkomstsjablonen en de bijbehorende objecten.

• Overeenkomstsjabloon (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
• Samenvoegingstoewijzing (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)

• Gegevenstoewijzing (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Als Acrobat Sign Document Builder-sjablonen worden gebruikt met een overeenkomstsjabloon als bestandsbijlage, moeten de onderstaande objecten toegang krijgen tot communitygebruikers:

• Sjabloon van Document Builder (adobesign__Document_Template__c)

• Objectveldtoewijzing (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Beperkingen van Eenvoudig ondertekenen

• Als voor de sjabloon Alleen afzender ondertekent niet is ingeschakeld, krijgen Community-gebruikers een foutmelding dat er geen ondertekenings-URL voor hen beschikbaar is.

• Als de sjabloon de opties Voorvertoning inschakelen en Velden positioneren niet bevat, blijft de overeenkomst in de status voor verzending en wordt er geen ondertekenings-URL geladen.

• Als de sjabloon de optie Gehoste handtekening inschakelen niet bevat, worden Gehoste handtekeningen niet ondersteund.

• Eenvoudig ondertekenen biedt geen ondersteuning voor delegatie. Andere ontvangers hebben geen toegang tot de ondertekenings-URL.

• Eenvoudig ondertekenen biedt geen ondersteuning voor Ondertekenaar vervangen (een vorm van delegatie). Nieuwe ondertekenaars hebben geen toegang tot de ondertekenings-URL.

• Voor toegang tot de opmerkingen en bijlagen van een Salesforce-object moeten beheerders de optie Klantgebruikers toegang verlenen tot notities en bijlagen inschakelen in Community-instellingen.