Bij nieuwe installaties moet u Sjablonen voor voorbeeldovereenkomsten genereren wanneer u Salesforce koppelt aan Adobe Sign

Als de sjablonen niet zijn gegenereerd tijdens de installatie of als u een upgrade hebt uitgevoerd van een eerdere versie van het pakket naar versie 19, kunt u de sjablonen op het tabblad Adobe Sign-beheer genereren.

Controleer de volgende punten:

• Het tabblad Overeenkomsttypen bevat het type NDA
• Het tabblad Overeenkomstsjablonen bevat de sjabloon Test Community-overeenkomst
  

Chatter inschakelen (alleen v18-21)

Als u met een oudere versie dan v22 werkt, moet Chatter zijn ingeschakeld in uw SFDC-organisatie.

Als u Chatter nog niet hebt ingeschakeld:

• Navigeer naar: Setup > Platformgereedschappen > Functie-instellingen > Chatter > Chatter-instellingen
• Klik op de knop Bewerken
• Schakel het selectievakje Inschakelen in
• Klik op Opslaan.

Digitale ervaringen inschakelen

Digitale ervaringen moeten worden ingeschakeld, als dit nog niet is gedaan.

• Navigeer naar: Instellen > Platformtools > Functie-instellingen > Digital Experiences >
• Schakel het selectievakje Digital Experiences in
• Geef een domeinnaam op voor uw ervaringen
  
  • Als uw account al een gevestigd domein heeft, kunt u dezelfde waarde gebruiken voor ervaringen.
• Klik op Opslaan.
  • Klik op OK als een bericht wordt weergegeven dat uw domein kan niet worden gewijzigd nadat het is aangemaakt

Activeer twee door CSP vertrouwde sites

Er moeten twee door Content Security Policy vertrouwde sites geconfigureerd zijn om de basis-URL's voor uw Adobe Sign-account expliciet toe te staan

1. Zoek uw Adobe Sign-URL-shard:

• Meld u aan bij Adobe Sign en bekijk de URL
  
• Kopieer de parameter net voor het gedeelte ecechosign.com (mogelijk adobesign.com) (de shard-waarde)
  • .na1 in dit geval: https://caseyjones.na1.echosign.com
• Sluit het tabblad

2. Navigeer naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Door CSP vertrouwde sites

3. Klik op Nieuwe vertrouwde site

4. Stel de velden als volgt in:

• Naam van vertrouwde site: AdobeSign
• URL van vertrouwde site: https://secure.<shard>.adobesign.com
  • (bijv. https://secure.na1.adobesign.com)
  • Als uw account niet is bijgewerkt naar het domein adobesign.com, kunt u in plaats daarvan echosign.com gebruiken
    
• Actief: ingeschakeld houden
• Context: Experience Builder Sites
• Selecteer de CSP-richtlijn Site toestaan voor frame-src
  

5. Klik op Opslaan

6. Navigeer terug naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Door CSP vertrouwde sites

7. Klik op Nieuwe vertrouwde site

8. Stel de velden als volgt in:

• Naam van vertrouwde site: AdobeSign2
• URL van vertrouwde site: https://secure.adobesign.com
• Actief: ingeschakeld houden
• Context: Experience Builder Sites
• Selecteer de CSP-richtlijn Site toestaan voor frame-src

9. Klik op Opslaan.

Wanneer u klaar bent, moeten de CSP-sites er als volgt uitzien:

De toestemming Adobe Sign-communitygebruiker inschakelen voor alle communitygebruikers

Het inschakelen van machtigingenset Adobe Sign-communitygebruiker is geen vereiste voor het samenstellen van de communityportal, maar wel voor het gebruik ervan:

• Navigeer naar: Setup > Beheer > Gebruikers > Machtigingensets
• Klik op het label Adobe Sign-communitygebruiker

• De pagina Machtigingenset wordt geopend:
  • Klik op Toewijzingen beheren
• De pagina Toegewezen gebruikers wordt geopend
  • Klik op Toewijzing toevoegen
• De pagina Gebruikers toewijzen wordt geopend
  • Selecteer alle gebruikers op wie u de machtigingenset wilt toepassen
  • Klik op Toewijzen

Een Community Portal-gebruiker maken

Het gebruikersprofiel voor de community klonen

Om uw gebruikersprofielen te configureren voor gebruik van de Adobe Sign-selfserviceportal, moet u het profiel bewerken en dat betekent dat u een van de standaardprofielen moet klonen.

• Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Profielen
• Klik op de koppeling Klonen naast een van de standaardprofielen voor Klantcommunity
  • Er zijn vier Klantcommunity profielen en elk van deze kan worden gebruikt
  • Houd rekening met het type van de licentieovereenkomst voor het profiel dat u kloont
• Geef een intuïtieve naam voor uw gekloonde profiel op en klik op Opslaan
  

Een account, contactpersoon en gebruiker maken voor de community

U moet een account, een contactpersoon en een gebruiker maken.

Het account maken:

• Start de Sales-app van de App-launcher
• Klik op de pijl omlaag op het tabblad Account en selecteer de menuoptie + Nieuw account

Wanneer de overlay van het nieuwe account wordt weergegeven, voert u een waarde in voor de Accountnaam waarmee dit account duidelijk wordt geïdentificeerd als een Adobe Sign Portal-account.

• Dit is de enige benodigde waarde
• Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

Vervolgens moet u een contactpersoon en een gebruiker in het account aanmaken:

• Klik op het pictogram Maken rechtsboven in het venster
• Selecteer Nieuwe contactpersoon in het menu

Wanneer de overlay van de nieuwe contactpersoon wordt weergegeven:

• Voer een betekenisvolle waarde voor de optie Naam in
• Voer een e-mailwaarde voor de contactpersoon in. Bij voorkeur is dit het e-mailadres van een beheerder die de portalinhoud van de community beheert
• Koppel de Contactpersoon aan het Adobe Sign Community Portal-account dat u in de vorige stap hebt gemaakt
• Klik op Opslaan.

• Open de nieuwe pagina Contactpersoon die u zojuist hebt gemaakt
  
• Klik op het tandwiel Setup in de rechterbovenhoek van het venster
• Selecteer Object bewerken in het menu

• Selecteer de optie Paginalay-out in het deelvenster aan de linkerkant
• Bewerk de lay-out voor de contactpersoon

• Selecteer Acties voor Mobile en Lightning in de objectopties
• Sleep de knop Klantgebruiker inschakelen naar de sectie Acties voor Salesforce Mobile en Lightning-ervaring
• Sleep de knop Aanmelden bij Experience als gebruiker naar de sectie Salesforce - Mobiele and Lightning Experience-acties
• Pagina-indeling Opslaan

• Ga terug naar uw communitycontactpersoon en klik op de knop Klantgebruiker inschakelen

De pagina Nieuwe gebruiker wordt geopend met de geïmporteerde contactgegevens.

De gebruiker configureren:

• Stem de Gebruikerslicentie af op de licentie van het profiel dat u eerder hebt gekloond
• Stel het Profiel in op het gekloonde profiel
• Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

De pagina Gebruiker instellen wordt vernieuwd en de gegevens van de gebruiker worden weergegeven.

• Plaats de muis boven de koppeling Toewijzingen machtigingenset
• Klik op de knop Toewijzingen bewerken

De pagina Toewijzingen machtigingenset voor de gebruiker wordt geopend.

• Selecteer de Adobe Sign-communitygebruiker
• Klik op de knop Toevoegen
• Klik op Opslaan
  

De pagina SFDC-community configureren

Een nieuwe digitale ervaring starten

• Navigeer naar: Instellen > Platformtools > functie-instellingen > Digital Experiences > Alle Sites
• Klik op de knop Nieuw

• Selecteer de Klantenservice-ervaring
  • De Klantenservice-ervaring is vereist voor de selfservicecomponenten

• Wanneer de pagina Klantenservice is geladen, klikt u op Aan de slag

• Voer een Naam in voor de site
  • U kunt ook een sitespecifieke naam aan de URL toevoegen, wat handig is als u meerdere sites hebt
• Klik op Maken wanneer de Naam is geconfigureerd

Enkele leuke afbeeldingen worden afgespeeld terwijl de community wordt aangemaakt. Als u klaar bent, wordt de pagina voor de community weergegeven.

►De naam van community staat bovenaan in het venster en is in geel gemarkeerd

►De tekenreeks voor de site in de URL staat in de adresbalk en is blauwgroen

De Experience-werkruimte configureren voor het inschakelen van gebruikers

• Navigeer naar: Instellen > Platformtools > functie-instellingen > Digital Experiences > Alle sites
• Klik op de koppeling Werkruimten van uw community

De pagina Mijn werkruimten wordt geladen:

• Klik op de Beheer

De pagina Beheer van de uw community wordt geopend.

Met Instellingen die op het linkse track zijn geselecteerd:

• Klik op de knop Activeren rechts van de statusindicator

Selecteer Leden in het linker deelvenster

• Selecteer Alle in de vervolgkeuzelijst Zoeken
• Selecteer het aangepaste profiel dat u hebt gemaakt in de lijst Beschikbare profielen
• Klik op de knop Toevoegen zodat het profiel wordt verplaatst naar de lijst Geselecteerde profielen
  
• Klik op de knop Opslaan

De portal publiceren

• Navigeer naar: Instelling > Platformtools > functie-instellingen > Digital Experiences > Alle sites
• Klik op de koppeling Builder van uw community

• Klik op de knop Publiceren in de rechterbovenhoek van het venster

Stel de profielzichtbaarheidsinstellingen voor de e-mailinstelling van de communitygebruiker in op Openbaar

Het e-mailadres in de sectie Profielzichtbaarheid van de community moet zijn ingesteld op Openbaar:

• Open de pagina Contactpersoon voor de gebruiker die u gebruikt bij het verzenden namens
• Selecteer Aanmelden bij Experience als gebruiker

De portalinterface wordt geopend:

• Klik op de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van het communitypaginavenster om de vervolgkeuzelijst te openen
• Selecteer Mijn Instellingen

De pagina Mijn instellingen voor de gebruiker wordt geopend:

• In de sectie Profielzichtbaarheid stelt u de waarde voor E-mail in op Openbaar
• Klik op Opslaan.

Voeg het onderdeel Adobe Self Service Sign toe aan de werkruimte

• Navigeer naar: Instelling > Platformtools > functie-instellingen > Digital Experiences > Alle sites
• Klik op de koppeling Werkruimten van uw community
• Klik op de optie Builder in de sectie Mijn werkruimten van de pagina
• Klik op het pictogram Onderdelen linksboven op de pagina, scroll naar beneden in het menu, en klik en sleep de optie Adobe Self Service Sign naar de pagina-indeling.
  
  • Zet het onderdeel neer waar u de Adobe Sign-overeenkomsten wilt tonen

De pagina wordt vernieuwd en de toegevoegde component wordt weergegeven op de paginalay-out. Het deelvenster voor het beheer van de component staat rechtsboven in het scherm.

Dit deelvenster regelt de instellingen voor de portal. De nieuwe instellingen gelden voor alle overeenkomsten die zichtbaar zijn binnen de component.

Geen van de instellingen is vereist. De instellingen moeten bovendien alleen worden gebruikt wanneer u de instelling globaal wilt toepassen.

De afzonderlijke besturingselementen zijn:

► Overeenkomstsjabloon: de sjabloon die bepalend is voor de overeenkomsten in de portal.

► Overeenkomstbereik: deze instelling bepaalt het niveau waarop de ondertekenaar is betrokken. Twee instellingen zijn mogelijk:

○ Gebruiker: de instelling Gebruiker maakt de overeenkomst beschikbaar voor alle gebruikers in dit account, en elke gebruiker moet de overeenkomst ondertekenen. 

○ Account: de instelling Account maakt de overeenkomst zichtbaar voor alle gebruikers in het account, maar vereist dat slechts één gebruiker de overeenkomst ondertekent. Eenmaal ondertekend is de overeenkomst niet meer beschikbaar voor de andere gebruikers in het account.

► Deadline voor ondertekening: een statisch veld dat bepaalt hoe lang de overeenkomst nog beschikbaar is voor ondertekening. Wanneer de deadline is gepasseerd, wordt de knop Ondertekenen naast de overeenkomst verwijderd, zodat gebruikers de overeenkomst niet meer kunnen voltooien.

► Aantal dagen voor verlenging: een getal in vrije vorm dat aangeeft na hoeveel dagen de overeenkomst na ondertekening opnieuw beschikbaar is. Als u een overeenkomst hebt die elke 90 dagen opnieuw moet worden ondertekend, kunt u de overeenkomst 90 dagen nadat de vorige overeenkomst is ondertekend, automatisch opnieuw publiceren.

► Kopteksttitel: de bovenste titel in het selfserviceonderdeel, direct rechts van het Adobe Sign-logo in de bovenstaande afbeelding.

► Logo koptekst verbergen: deze optie verbergt het Adobe Sign-logo links van de Kopteksttitel. Als u dit vakje inschakelt, wordt het logo verborgen

• Voorbeelden van deze instellingen vindt u hieronder in de weergave voor communitygebruikers.

Klik op Publiceren om de portal beschikbaar te maken.

• Elke keer dat u een wijziging aanbrengt in de portal of instellingen, moet u de portal opnieuw publiceren
  

'Verzenden namens anderen toestaan' om gebruikers opties te bieden die geen Adobe Sign-licenties hebben

Als u portalgebruikers hebt die geen Adobe Sign- licentie hebben, moet u de gebruikerslicentie omzeilen door de ingebouwde functie 'Verzenden namens' toe te passen. Op deze manier kan een communitygebruiker een overeenkomst genereren met de licentie van een andere gebruiker.

Deze setup vereist vier configuraties:

• Schakel de functie Verzenden namens anderen toestaan bij de aangepaste instellingen
• Schakel de functie Verzenden namens in voor de gebruiker met de licentie
  
• De overeenkomstsjabloon configureren met de Salesforce-id van een communitygebruiker die beschikt over een Adobe Sign-licentie
  
• Stel de instelling voor profielzichtbaarheid bij de optie E-mail van de bovenstaande communitygebruiker in op Openbaar

Deel 1 - De instelling inschakelen:

1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen
   • Hierdoor wordt de pagina Aangepaste instellingen geladen
2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen
   • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen

    3. Klik op de knop Beheren

    4. Klik op Nieuw (of op Bewerken als u de instellingen eerder hebt geconfigureerd)

• De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen.

5. Zoek naar Verzenden namens anderen toestaan

• Schakel de instelling in door het selectievakje aan te vinken
• Klik op Opslaan.

De gebruiker toestaan dat er namens hem of haar overeenkomsten worden verzonden

Om de gebruiker in te schakelen die ondersteuning biedt voor de functie Verzenden namens, moet u het veld Verzenden namens andere gebruikers toestaan toevoegen aan de lay-out van de gebruikersrecord. Ga als volgt te werk:

• Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer
• Selecteer Gebruiker in Objectbeheer
• Selecteer Paginalay-outs voor gebruikers links op de pagina met het Gebruiker-object
• Klik op de koppeling Lay-out voor gebruiker
• Zorg dat Velden is geselecteerd en klik op Adobe Sign verzenden als andere gebruikers toestaan. Sleep dit veld vervolgens naar de sectie Aanvullende informatie (alleen zichtbaar bij bewerking) van de lay-out
• Klik op Opslaan.

Als het veld op zijn plaats staat, kunt u de specifieke gebruiker inschakelen:

• Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers
• Klik op de actie Bewerken voor de gebruiker die als contactpersoon voor de community fungeert
• Schakel op de pagina Bewerking door gebruiker in de sectie Aanvullende informatie de optie Adobe Sign verz. als andere gebruikers in.
• Klik op de knop Opslaan

De overeenkomstsjabloon configureren met de userID van de beheerder

Bij elke overeenkomst kan aan slechts één gebruiker worden toegestaan om overeenkomsten uit zijn of haar naam te laten verzenden. De gekozen gebruiker moet overeenkomsten kunnen verzenden via Adobe Sign. Er gelden geen andere beperkingen.

In het onderstaande voorbeeld nemen we hiervoor de communitygebruiker die we eerder hebben geconfigureerd.

Eerst moet u de userID voor de Salesforce-gebruiker zoeken en opslaan:

• Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers
• Klik op de koppeling Volledige naam van de gebruiker
  

De pagina Gebruikers instellen wordt geopend.

De UserID staat in de URL van de pagina (hieronder in geel gemarkeerd):

De bovenstaande URL bevat de volgende informatie (met de UserID vet weergegeven):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Let op dat u %2F niet opneemt

• Kopieer en sla de UserID op

Nu past u de UserID toe op de sjabloon:

• Ga naar: App-launcher > Adobe Sign > Overeenkomstsjablonen
• Klik op de Sjabloonnaam van de overeenkomst die u wilt bewerken
  

Klik op het tabblad Ontvangers en bewerk het veld Verzenden namens

• Plak de Salesforce UserID in het veld (er is een tijdelijke aanduiding voor de ID die u rustig kunt verwijderen)
  
• Klik op Opslaan

De portal vullen met overeenkomsten

Er zijn twee methoden om overeenkomsten te leveren aan gebruikers in de communityportal:

• Direct verzenden: als u een overeenkomst verzendt naar een Salesforce-contactpersoon, ziet die gebruiker de overeenkomsten vermeld in zijn of haar persoonlijke portalweergave.
  
• Accountsjabloon: wanneer u handtekeningen van een account moet krijgen, kunt u een sjabloon maken en die sjabloon vervolgens beschikbaar maken voor de gebruikers. Vanuit het gebruikersperspectief is er geen verschil tussen beide methoden, maar met de laatste methode wordt alleen een nieuwe overeenkomst gegenereerd wanneer de gebruiker op de knop Ondertekenen/Goedkeuren klikt. Bekijk de sectie Overeenkomstsjabloon voor meer informatie.
  

Voor beide methoden moet u het volgende doen:

• De portal correct configureren
  • De portal moet actief zijn
  • De portal moet het juiste profiel toestaan, zodat de gebruiker toegang krijgt
  • De Adobe Sign-component moet geïnstalleerd zijn
• Gebruikers voor de community configureren
  • Ingeschakeld in de community
  • Geconfigureerd met de juiste gebruikerslicentie en het juiste profiel

Een overeenkomst rechtstreeks naar een gebruiker sturen:

• De Ontvanger moet een Contactpersoon zijn
  •  Als u een E-mailwaarde gebruikt, wordt de overeenkomst niet in de portal geladen

Een sjabloon op accountniveau maken 

• Gemaakt met een overeenkomstsjabloon met de juiste hiërarchische instelling voor een type overeenkomst
• Heeft een Hoofdobjecttype dat is ingesteld op Contactpersoon
• Heeft een bestand bijgevoegd
  
• Verzenden namens kan geconfigureerd zijn

De weergave Communitygebruikers

Als de gebruikers en de portal op de juiste manier zijn geconfigureerd, worden de overeenkomsten die naar de contactpersoon zijn verzonden, automatisch in de portal geïmporteerd, zodat gebruikers deze kunnen bekijken en ondertekenen wanneer het ze uitkomt.

De overeenkomsten die wachten op ondertekening door de gebruiker staan bovenaan. De knop rechts van de overeenkomstnaam geeft aan of de overeenkomst moet worden ondertekend of goedgekeurd.

• Wanneer een gebruiker een overeenkomst ondertekent of goedkeurt, wordt dit bovenaan het deelvenster van de component via een bericht getoond

Direct onder de overeenkomsten die nog moeten worden ondertekend, staan de overeenkomsten die eerder door de gebruiker zijn ondertekend, maar die wachten tot de andere ontvangers hun handelingen voltooien.

Onder aan het venster met onderdelen staan de afgeronde overeenkomsten. Hier vindt u ook het e-mailadres van de ondertekenaar/goedkeurder en de uitvoeringsdatum.

Overeenkomstsjabloon

Een overeenkomstsjabloon kan worden ingevoegd in de communityportal via het deelvenster van de community voor onderdeelbeheer.

Nadat de sjabloon is toegevoegd kan deze worden bekeken in de sectie Wachtend op u. Deze ziet er net zo uit als een overeenkomst die rechtstreeks naar de gebruiker is verzonden.

Het verschil is dat de sjabloon bij het klikken op de knop Verzenden/Goedkeuren wordt geactiveerd om een nieuwe overeenkomst te genereren en deze vervolgens te hosten binnen de portal. Op deze manier wordt de lijst met overeenkomsten pas gevuld met potentiële overeenkomsten wanneer de gebruiker het ondertekeningsproces start.

U kunt slechts één sjabloon tegelijkertijd gebruiken, en die sjabloon is onderhevig aan de andere instellingen op het beheerdeelvenster (hieronder beschreven).

Omvang van de overeenkomst

Het overeenkomstbereik bepaalt wie de sjabloon kan activeren met betrekking tot het volume:

• Wanneer het bereik is ingesteld op gebruiker, is de sjabloon beschikbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot de portal. Iedere gebruiker kan zijn of haar eigen kopie van de overeenkomst ondertekenen
  • Wanneer Gebruiker is geselecteerd, is elke ondertekend exemplaar van de sjabloon zichtbaar in de portal onder het gedeelte Voltooide overeenkomsten
• Met de optie Account kan slechts één gebruiker zich aanmelden (dit is de eerste gebruiker die op de knop klikt en de overeenkomst genereert). Nadat de eerste ondertekenaar de overeenkomst heeft voltooid, wordt de koppeling verwijderd uit de weergave van alle andere gebruikers

Deadline voor ondertekening

Wanneer een Deadline voor ondertekening is opgegeven in het venster met onderdelen, moeten overeenkomsten voor die datum zijn ondertekend. De deadline wordt duidelijk aangegeven onder de naam van de overeenkomst.

Wanneer deze datum is gepasseerd, wordt de knop Ondertekenen verwijderd en wordt de deadline in het rood weergegeven.

Aantal dagen voor verlenging

De waarde voor Aantal dagen voor verlenging is niet expliciet zichtbaar aan de kant van de klant, maar zal ervoor zorgen dat de sjabloonkoppeling opnieuw beschikbaar wordt zodra het aantal dagen verstreken is.

Bv.: als de waarde 360 is, zal de sjabloonkoppeling van de overeenkomst 360 dagen na de laatste ondertekening van de sjabloon opnieuw verschijnen.

Titel en logo van koptekst

De titel van de koptekst is een open-tekstveld waarin u elke gewenste waarde kunt invoeren.

Het logo van de koptekst biedt een aan/uit-optie waarmee het Adobe Sign-logo wordt getoond of verborgen.