Hurtigveiledning for Workday

Dette dokumentet gir Workday-administratorer en beskrivelse av fremgangsmåten som kreves for tilpassing av Workday-forretningsprosesser, slik at de inkluderer Acrobat Sign når det kreves henting av signaturer. Dette er en konfigurasjonsveiledning og er ikke ment å være en omfattende opplæringshåndbok for Workday.

For å bruke Acrobat Sign med Workday, må du ha eller få en forståelse av hvordan du oppretter og endrer Workday-elementer som: rammeverket for forretningsprosess, oppsett og konfigurasjon av leier, rapportering og integrering av Workday Studio. 

Få tilgang til Acrobat Sign i Workday

Funksjonen for elektronisk signatur i Acrobat Sign vises som handlingen «Gjennomgå dokument» i Business Process Framework (BPF) og som en oppgave for distribusjon av dokumenter.

Review Document-trinn (Gjennomgå dokument)

Acrobat Sign for Workday eksponeres via trinnet Gjennomgå dokument som kan legges til i ethvert av over 400 forretningsprosesser i Workday. Dette inkluderer blant annet Offer (Tilbud), Distribute Documents and Tasks (Distribuer dokumenter og oppgaver) og Propose Compensation (Foreslå kompensasjon).

Gjennomgå den omfattende dokumentasjonen fra Workday-fellesskapet om trinnet Gjennomgå dokument her. 

Det er et 1:1-forhold mellom trinnene i gjennomgå dokument og fakturerbare transaksjoner med Acrobat Sign. Du kan kombinere flere dokumenter i ett enkelt gjennomgå dokument-trinn, og de blir presentert som én pakke for signering. Merk: Bare ett enkelt dynamisk dokument kan refereres til i et spesifikt gjennomgå dokument-trinn.

Definere et funksjonelt Review Document-trinn (Gjennomgå dokument):

1. Sett inn et Review Document-trinn (Gjennomgå dokument).
2. Angi gruppene (rollene) som kan utføre en handling på gjennomgå dokument-trinnet.
   

Konfigurere Document Review (dokumentgjennomgangstrinnet):

1. Sett eSignature Integration type (eSignature-integreringstype) til eSign by Adobe (eSign fra Adobe).
2. Legge til rader i signaturrutenettet
   • Signaturrutenettet angir serierekkefølgen dokumentet rutes i til signering. Hver rad kan inneholde én eller flere roller, og hver rad representerer et trinn i signeringsprosessen
   • Hver medlem med rollen i et bestemt trinn blir varslet om at den signeringshendelse venter
   • Når en person fra rollen signerer, er radtrinnet fullført og dokumentet flyttes til neste radtrinn
   • Når alle radene er signert, er Review Document-trinnet (Gjennomgå dokument) fullført.
3. Angi dokumentet som skal signeres. Hvis dette er en forretningsprosess for Offer (Tilbud), kan du bruke dokumentet fra et Generate Document-trinn (Generer dokument). Hvis ikke, velger du et eksisterende dokument eller rapport.
   • Gjenta trinn 3 for så mange dokumenter som det er behov for

4. (Valgfritt) Legg til en “redirect user” (til-bruker omdiriger) for registrering av “decline to sign”-handlingene (signere å avslår). Når brukere avslår, ruter Workday dokumentene på nytt til en konfigurert sikkerhetsgruppe for gjennomgang. 

Fra menyen med relaterte handlinger for et Review Documents-trinn (Gjennomgå dokumenter) velger du Business Process > Maintain Redirect (Forretningsprosess > Oppretthold omdirigering). Velg deretter:

• Send Back (Send tilbake): Gjør det mulig for gruppemedlemmer å sende en trinn tilbake til et tidligere trinn i forretningsprosessen. Forretningsprosessen starter på nytt fra det trinnet.
• Move to Next Step (Flytt til neste trinn): Gjør det mulig for gruppemedlemmer å videresende et trinn til neste trinn i forretningsprosessen.
• Security Groups (Sikkerhetsgrupper): Velg sikkerhetsgrupper for å omdirigere trinnene i forretninsgprosessflyten. Sikkerhetsgrupper som vises ved denne ledeteksten, velges i forretningsprosessens sikekrhetspolicy i Redirect-delen (Omdiriger).

Merknader for Forretningsprosess-trinnet

Rammeverket for forretningsprosesser er svært kraftig og beskrives ikke i detalj her. Det er imidlertid et par punkter å merke seg:

• Alle forretningsprosesser må ha et fullføringstrinn
  • Ideelt sett er dette på slutten av forretningsprosessen
• Angivelse av et fullføringstrinn er deaktivert på den relaterte handlingsmenyen for søkeikonet
  • Dette er bare mulig ved visning av forretningsprosessen, ikke under redigering av den
• Alle trinn i forretningsprosessen utføres sekvensielt
  • Du kan endre rekkefølgen for et trinn ved å endre verdien for rekkefølge
  • Hvis du vil sette inn et trinn mellom element c og d, angir du et nytt element som ca.

Eksempel: Tilbud

Forretningsprosessen Offer (Tilbud) er en delprosess for den Job Application Dynamic (Dynamiske forretningsprosessen jobbsøknad), som må konfigureres til å utføre forretningsprosessen Offer (Tilbud). Dette utløses når Job Application-statusen flyttes til Offer (Tilbud) eller Make Offer (Gi tilbud).

I dette eksemplet bruker Review Document-trinnet (Gjennomgå dokument) et Dynamic Document-trinn (Dynamisk dokument) for både Nord-Amerika og Japan.

Denne forretningsprosessen gjør følgende:

• Initiativtakeren til forretningsprosessen blir bedt om å foreslå kompensasjon for kandidaten (trinn b).
• Bruk en trinnbetingelse for å teste om gjeldende land IKKE er Japan.
  • Hvis sann, utfør trinn ba, som bruker et dokument med engelsk språk.
  • Hvis usann, utfør trinn bb, som bruker et dokument med japansk språk.
• Trinn bc er Document Review (Gjennomgå dokument)-trinnet.
  • Det er her signaturprosessen er definert.
• Trinn d er avgjørelsespunktet for å gi et tilbud.
  • Dette er fullføringstrinnet, som er obligatorisk.

Det dynamiske dokumentet som opprettes i trinn ba, kalles Offer Letter (Tilbudsbrev), og det inneholder én enkelt tekstblokk med navnet Rapid Offer (Hurtigtilbud). Du kan legge til flere tekstblokker, for eksempel overskrift, hilsen, kompensasjon, aksje, avslutning, vilkår og så videre, etter behov.

Det dynamiske tilbudsbrevet nedenfor ble opprettet i det redigeringsprogrammet for rik tekst i Workday.

Elementer uthevet i grått er Workday-objekter som refererer til kontekstavhengige data.

Elementer i {{klammeparenteser}} er Adobe-tekstkoder.

I Review Document-trinnet (Gjennomgå dokument) refererer det dynamiske dokumentet fra det forrige trinnet, og definerer den sekvensielle signaturprosessen via to signeringsgrupper.

Virkemåten som er illustrert nedenfor, ruter først det dynamisk genererte dokumentet til ansettelsesansvarlig og deretter til kandidaten.

Eksempel: Distribuere dokumenter

Oppgaven Mass Distribute Documents or Tasks (Massedistribuer dokumenter eller oppgaver) ble introdusert i Workday 30, og kan brukes til å sende et enkelt dokument til en stor gruppe (<20k) med individuelle underskrivere. Den er begrenset til én enkelt underskrift per dokument. Oppretting av en distribusjon gjøres ved å starte handlingen Create Distribute Documents or Tasks (Opprett distribusjonsdokumenter eller oppgaver) fra søkefeltet.

Eksempel: Send et skjema for ansattaksjevalg til alle ledere hos Global Modern Services. Dette kan filtreres ytterligere til enkeltledere, hvis det er ønskelig.

Du kan også bruke rapporten View Distribute Documents or Tasks (Vis distribusjonsdokumenter eller oppgaver) til å spore fremdriften i distribusjonen.

Eksempel: Rapportering

Workday har en omfattende infrastruktur for rapportering. For å se på detaljene for Acrobat Sign-prosessen, kan du undersøke elementene til gjennomgå dokumenthendelsen.

Nedenfor er en enkel egendefinert rapport som kan kjøres på tvers av alle forretningsprosesser som søker etter Acrobat Sign-transaksjoner og statusen deres.

Rapporten nedenfor ble generert ved å se på forretningsprosessene Offer (Tilbud), Onboarding (Igangsetting) og Propose Compensation (Foreslå kompensasjon) i en implementeringsleietager.

Du kan se:

• Dokumentene som er ute til signering
• Det tilknyttede trinnet for forretningsprosessen
• Den neste personen som venter på signering

Signerte dokumenter

Workday-signatursyklusen undertrykker alle e-postvarsler fra Acrobat Sign. Brukere informeres om ventende handlinger i Workday-innboksen.

Når et dokument er fullstendig signert av alle signaturgrupper, distribueres en kopi av det signerte dokumentet til alle medlemmer i signaturgruppen, via e-post.

Denne atferden kan undertrykkes hvis ønskelig (kontakt Acrobat Sign Success Manager eller Acrobat Sign-støtteteamet).

I Workday er det tilgang til signerte dokumenter i oppføringen for den fullstendige prosessen.

• Ansattdokumenter finnes i Worker-profilen (Ansatt)
• Kandidatdokumenter (tilbudsbrev) finnes i Candidate-profilen (Kandidat)

Nedenfor vises et signert tilbudsbrev for kandidaten Chris Foxx. 

Støtte

Kundestøtte for Workday

Workday er integreringseieren og må være det første kontaktpunktet for spørsmål om omfanget av integreringen, forespørsler om funksjoner eller problemer med den daglige funksjonen til integreringen.

Workday-fellesskapet har flere gode artikler om hvordan du feilsøker integreringen og genererer dokumenter:

• Feilsøke e-signeringsintegreringer
• Review Document-trinn
  (Gjennomgå dokument)
• Dynamisk generering av dokument
• Tips om konfigurasjon av tilbudsdokumentgenerering

Acrobat Sign-kundestøtte

Acrobat Sign er integreringspartneren og må kontaktes hvis integreringen ikke kan hente signaturer, eller hvis varsling om ventende signaturer mislykkes.

Acrobat Sign-kunder må kontakte sin Customer Success Manager (CSM) for kundestøtte. Teknisk kundestøtte for Adobe kan også kontaktes via telefon: 1-866-318-4100. Vent på produktlisten, og tast deretter 4 og 2 (når du blir bedt om det).

• Legge til Adobe-tekstkoder i dokumenter