Oversikt

Dette dokumentet gir Workday-administratorer en beskrivelse av fremgangsmåten som kreves for tilpassing av Workday-forretningsprosesser, slik at de inkluderer Adobe Sign når det kreves henting av signaturer. Dette er en konfigurasjonsveiledning og er ikke ment å være en omfattende opplæringshåndbok for Workday.

Hvis du vil bruke Adobe Sign med Workday, må du ha eller få en forståelse av hvordan du oppretter og endrer Workday-elementer som: rammeverket for forretningsprosess, oppsett og konfigurasjon av leier, rapportering og integrering av Workday Studio. 

Se gjennom dokument-trinnet

Adobe Sign for Workday eksponeres via Se gjennom dokument-trinnet, som kan legges til i alle de mer enn 400 forretningsprossene i Workday. Dette inkluderer blant annet Tilbud, Distribuer dokumenter og oppgaver og Foreslå kompensasjon.

Se gjennom den omfattende Workday-fellesskapsdokumentasjonen om Se gjennom dokument-trinnet her: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definere et funksjonelt Se gjennom dokument-trinn:

  1. Sett inn et Se gjennom dokument-trinn
  2. Angi gruppene (rollene) som kan utføre en handling på Se gjennom dokument-trinnet.

Forretningsprosess-trinnene

Konfigurere Se gjennom dokument-trinnet:

  1. Sett eSignature-integreringstype til eSign by Adobe
  2. Legge til rader i signaturrutenettet
    • Signaturrutenettet angir serierekkefølgen dokumentet rutes i til signering. Hver rad kan inneholde én eller flere roller, og hver rad representerer et trinn i signeringsprosessen
    • Hver medlem med rollen i et bestemt trinn blir varslet om at den signeringshendelse venter
    • Når en person fra rollen signerer, er radtrinnet fullført og dokumentet flyttes til neste radtrinn
    • Når alle radene er signert, er Se gjennom dokument-trinnet fullført
  3. Angi dokumentet som skal signeres. Hvis dette er en forretningsprosess for Tilbud, kan du bruke dokumentet fra et Generer dokument-trinn. Hvis ikke, velger du et eksisterende dokument eller rapport.
    • Gjenta trinn 3 for så mange dokumenter som det er behov for
Konfigurere Se gjennom dokument-trinnet

Merknader for Forretningsprosess-trinnet

Rammeverket for forretningsprosesser er svært kraftig og beskrives ikke i detalj her. Det er imidlertid et par punkter å merke seg:

  • Alle forretningsprosesser må ha et fullføringstrinn
    • Ideelt sett er dette på slutten av forretningsprosessen
  • Angivelse av et fullføringstrinn er deaktivert på den relaterte handlingsmenyen for søkeikonet
    • Dette er bare mulig ved visning av forretningsprosessen, ikke under redigering av den
  • Alle trinn i forretningsprosessen utføres sekvensielt
    • Du kan endre rekkefølgen for et trinn ved å endre verdien for rekkefølge
    • Hvis du vil sette inn et trinn mellom element c og d, angir du et nytt element som ca.

Eksempel: Tilbud

Forretningsprosessen Tilbud er en delprosess for den dynamiske forretningsprosessen Jobbsøknad, som må konfigureres til å utføre forretningsprosessen Tilbud. Dette utløses når Jobbsøknad-statusen flyttes til Tilbud eller Gi tilbud.

I dette eksemplet bruker Se gjennom dokument-trinnet et Dynamisk dokument-trinn for både Nord-Amerika og Japan.

Eksempel på en Workday-forretningsprosess

Denne forretningsprosessen gjør følgende:

  • Initiativtakeren til forretningsprosessen blir bedt om å foreslå kompensasjon for kandidaten (trinn b).
  • Bruk en trinnbetingelse for å teste om gjeldende land IKKE er Japan
    • Hvis sann, utfør trinn ba, som bruker et dokument med engelsk språk
    • Hvis usann, utfør trinn bb, som bruker et dokument med japansk språk
  • Trinn bc er Se gjennom dokument-trinnet
    • Det er her signaturprosessen er definer
  • Trinn d er avgjørelsespunktet for å gi et tilbud
    • Dette er fullføringstrinnet, som er obligatorisk

Det dynamiske dokumentet som opprettes i trinn ba, kalles Tilbudsbrev, og det inneholder én enkelt tekstblokk med navnet Hurtigtilbud. Du kan legge til flere tekstblokker, for eksempel overskrift, hilsen, kompensasjon, aksje, avslutning, vilkår og så videre, etter behov.

Siden Vis dokument i Workday

Det dynamiske tilbudsbrevet nedenfor ble opprettet i det redigeringsprogrammet for rik tekst i Workday.

Elementer uthevet i grått er Workday-objekter som refererer til kontekstavhengige data.

Elementer i {{klammeparenteser}} er Adobe-tekstkoder.

Eksempel på dynamisk skjema

I Se gjennom dokument-trinnet refererer det dynamiske dokumentet fra det forrige trinnet, og definerer den sekvensielle signaturprosessen via to signeringsgrupper.

Virkemåten som er illustrert nedenfor, ruter først det dynamisk genererte dokumentet til ansettelsesansvarlig og deretter til kandidaten.

 

Workday-signeringsgrupper defineres

Eksempel: Distribuere dokumenter

Forretningsprosessen Distribuer dokumenter eller oppgaver inneholder et obligatorisk trinn, handlingen Distribuer dokumenter for gjennomgang. Denne forretningsprosessen utløses av oppgaven Distribuer dokumenter eller oppgaver.

Du kan legge til et Se gjennom dokument-trinn i denne forretningsprosessen for å sende et dokument til flere personer for signering enkeltvis, men du kan ikke fjerne trinnet for handlingen Distribuer dokumenter til gjennomgang.

Hvis du vil deaktivere denne virkemåten for forretningsprosessen, kan du legge til en trinnbetingelse som alltid evalueres til usann for Distribuer dokumenter til gjennomgang.

Dokumentet som distribueres for gruppesignering, er dokumentet eller rapporten som er angitt i Se gjennom dokument-trinnet.

Merk:

Når oppgaven utløses, angir du dokumentet som skal sendes. Dette dokumentet rutes bare til  Distribuer dokumenter til gjennomgang og ikke til Distribusjon til gjennomgang-trinnet. 

Forretningsprosessen Distribusjon av dokumenter til gjennomgang i Workday

Eksempel: Rapportering

Workday har en omfattende infrastruktur for rapportering. Hvis du vil se på detaljene for Adobe Sign-prosessen, kan du undersøke elementene til Se gjennom dokument-hendelsen.

Nedenfor er en enkel egendefinert rapport som kan kjøres på tvers av alle forretningsprosesser som søker etter Adobe Sign-transaksjoner og statusen deres.

 

Eksempel på en egendefinert Workday-rapport

Rapporten nedenfor ble generert ved å se på forretningsprosessene Tilbud, Motta og Foreslå kompensasjon i en implementeringsleier.

Du kan se:

  • Dokumentene som er ute til signering
  • Det tilknyttede trinnet for forretningsprosessen
  • Den neste personen som venter på signering
Eksempel på en Workday-rapport som bruker tre objekter

Signerte dokumenter

Workday-signatursyklusen deaktiverer alle e-postvarsler fra Adobe Sign. Brukere informeres om ventende handlinger i Workday-innboksen.

Når et dokument er fullstendig signert av alle signaturgrupper, distribueres en kopi av det signerte dokumentet til alle medlemmer i signaturgruppen, via e-post.

Denne virkemåten kan deaktiveres ved behov (kontakt Success Manager for Adobe Sign eller kundestøtteteamet for Adobe Sign).

I Workday er det tilgang til signerte dokumenter i oppføringen for den fullstendige prosessen.

  • Ansattdokumenter finnes i ansattprofilen
  • Kandidatdokumenter (tilbudsbrev) finnes i kandidatprofilen

Nedenfor vises et signert tilbudsbrev for kandidaten Chris Foxx. 

Eksempel på tilbudsbrev i Workday

Støtte

Kundestøtte for Workday

Workday er integreringseieren og må være det første kontaktpunktet for spørsmål om omfanget til integreringen, forespørsler om funksjoner eller problemer med den daglige funksjonen til integreringen.

Workday-fellesskapet har flere gode artikler om hvordan du feilsøker integreringen og genererer dokumenter:

Feilsøke eSignature-integreringer

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Se gjennom dokument-trinn
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisk generering av dokument

https://community.workday.com/node/176443

Tilby tips om konfigurasjon av generering av dokumenter

https://community.workday.com/node/183242

Kundestøtte for Adobe Sign

Adobe Sign er integreringspartneren og må kontaktes hvis integreringen ikke kan hente signaturer, eller hvis varsling om ventende signaturer mislykkes.

Adobe Sign-kunder må kontakte CSM (Customer Success Manager) for kundestøtte. Teknisk kundestøtte for Adobe kan også kontaktes via telefon: 1-866-318-4100. Vent på produktlisten, og tast deretter 4 og 2 (når du blir bedt om det).

Legge til Adobe-tekstkoder i dokumenter

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Last ned

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet