Oversikt

Adobe Sign for ServiceNow gjør det mulig å sende forespørsler om dokumentsignatur via ServiceNow-plattformen ved hjelp av innebygd funksjonalitet. Signaturforespørsler sendes via arbeidsflyten til Adobe Sign-tjenesten.

Applikasjonsavhengigheter

Nedenfor er applikasjonsavhengighetene for Adobe Sign for ServiceNow.

  • Påkrevde plugin-moduler

○ Orchestration

  • Påkrevde tillatelser for systemtabell

○ E-postvarsel (sys_event_email_action)

○ E-postmaler (sys_email_client_template)

○ E-postoppsett (sys_email_layout)

Konfigurasjonsinstruksjoner

Installere Adobe Sign for ServiceNow-applikasjonen

Når du har registrert deg for og/eller kjøpt tilkoblingen, skal den vises under Systemapplikasjoner-menyen i ServiceNow-forekomsten.

app menu

Når installasjonen er fullført, har du to nye applikasjonsmenyer i panelet til venstre – Adobe Sign og Adobe Sign-administrasjon.

Menyen til venstre er brukerens meny/visning, og den til høyre er administratorens visning.

user menu
Admin Menu


Oppdater planlagt jobb automatisk

En planlagt jobb med navnet Adobe Sign – Oppdater dokumenter automatisk er opprettet, som oppdaterer dokumentene i tabellen Adobe Sign-dokumenter. Denne er satt til å kjøre hver natt kl. 01.00 som standard. Denne kan konfigureres til å kjøre etter behov.


Mellomserver og JAR-fil

For å legge til rette for signering av vedlegg trengs en mellomserver sammen med to tilpassede Jar-filer (gitt nedenfor). Hvis du ikke allerede har en mellomserver, følger du oppsettinstruksjonene for ServiceNow her.

Når mellomserveren er installert, kontrollerer du at den er angitt til å være standardserver for Orchestration. Under Orchestration-menyen går du til Egenskaper for mellomserver og angir navnet på mellomserveren i feltet Standard mellomserver å bruke for Orchestration-saktiviteter.

Mid Server

Det er to tilpassede Jar-filer som må distribueres på mellomserveren:

  • Enkel JSON
  • MultiPartFileUpload

Last ned

De kan installeres ved hjelp fremgangsmåten nedenfor, som er beskrevet her.

Kontroller at mellomserveren starter på nytt (dette skal skje automatisk).

Merk:

Begge wiki-referansene ovenfor er for Istanbul-versjonen. Installasjonen din kan variere noe basert på ServiceNow-versjonen som du kjører.


Brukere/roller

To roller er inkludert med applikasjonen – x_desci_adobesign_admin og x_desci_adobesign_user. Alle brukere med rollen x_desci_adobesign_admin far full tilgang til all funksjonalitet samt bruker- og administratormenyer.  

Brukere med rollen x_desci_adobesign_user har bare tilgang til Adobe Sign-brukermenyen og elementer i eksempelkatalogen.


Betingelser for fullført/mislykket egendefienrt arbeidsflytaktivitet

Alle egendefinerte arbeidsflytaktiviteter er bygget med "resultat"-utdata. Disse utdataene er som standard satt til resultatverdien for aktiviteten: 

  • Hvis det ikke er noen feil (activityOutput.result==null), forsetter aktivitetene som fullført. 
  • En feilstatus (activityOutput.result!=null) fører til at den spesifikke feilen logges, og arbeidsflyten angis som avsluttet ufullstendig. 

Du kan konfigurere hvordan mislykketstatusen håndteres, slik at varsler kan sendes, en oppgave kan legges til for en teknisk ressurs for gjennomgang og så videre.


Felt for egendefinert oppgave

Tre egendefinerte felt er lagt til i oppgavetabellen og kan legges til en egendefinert listevisning for Adobe Sign etter behov, for å vise dokumentstatus og informasjon til sluttbrukeren på en mer oversiktlig måte. Feltene er:

  • Dokumentstatus (x_desci_adobesign_document_status) – Status for dokumentet basert på statusen i Adobe Sign. De samme verdiene er i Dokumentstatus-feltet, og de tilsvarer også statusene som brukes i Adobe Sign.
  • Nettadresse for dokument (x_desci_adobesign_document_url) – Nettadresse for Adobe Sign for dokumentavtalen
  • Avtale-ID (x_desci_adobesign_agreement_id) – Unik ID for avtalen

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en egendefinert listevisning, kan du klikke her

Det kan også opprettes en visningsregel som tvinger brukerne til å se den egendefinerte visningen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke her.

Forsiktig!

Alle feltnavnene brukes i applikasjonen for å tilrettelegge for funksjonalitet. Hvis navnene endres, erstattes osv., kan det hende enkelte ting ikke fungerer slik de skal.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en egendefinert listevisning, kan du klikke her.

Det kan også opprettes en visningsregel som tvinger brukerne til å se den egendefinerte visningen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke her.

Et skjermbilde av en eksempelvisning vises nedenfor:

Task Fields

Tilkoblinger til eksterne systemer

Adobe Sign for ServiceNow-applikasjonen krever en Adobe Sign-konto for å tilrettelegge for kommunikasjon mellom tilkoblingen og ServiceNow.


Koble Adobe Sign-kontoen til ServiceNow

Du må ha en Adobe Sign-konto for å tillate at ServiceNow kommuniserer med tjenesten for e-signatur. Hvis du ikke har en konto, kan du få en her – Adobe Sign

Når du har en konto, oppretter du koblingen mellom ServiceNow og Adobe Sign ved å klikke på Koble til Adobe-koblingen på menyen Adobe Sign-administrasjon.

Connect1

Dette omdirigerer deg til siden for tilkobling.

7Connect2-rebranded

 

  • Klikk på Koble til-knappen for å opprette en klarert relasjon til Adobe Sign.
    • Dette omdirigerer deg til påloggingssiden for Adobe Sign der du må logge på og gi permanent tilgang
8login-rebrand
  • Godkjenne mot Adobe Sign ved hjelp av Adobe Sign-administratorkontoen
    • Panel oppdateres for å kontrollere at du vil opprette en klarert relasjon
9Trust-rebrand
  • Bekreft tilgang ved å klikke på Gi tilgang-knappen

Når du har gjort dette, skal du se meldingen Tilkobling til Adobe Sign er fullført (vises nedenfor) når du bruker koblingen Koble til Adobe Sign.

 

10Connect 4-rebrand

Du har nå koblet Adobe Sign-tjenesten til ServiceNow. 


Teste konfigurasjonen

Testing kan utføres ved å følge fremgangsmåten som er beskrevet i avsnittet nedenfor. Hvis du er koblet til og den loggede brukeren har riktig rolle, skal konfigurasjonen være riktig.

Demokatalogelementer/arbeidsflyter

Demokatalogelementer og arbeidsflyter som illustrerer bruk av egendefinerte arbeidsflytaktiviteter som er oppretter. Disse gir ende-til-ende-eksempler på hvordan elementer og arbeidsflyter må konfigureres for å bruke Adobe Sign for ServiceNow-applikasjonen.


Katalogelementer

To demokatalogelementer er opprettet for applikasjonen. Mellom de to elementene demonstreres alle støttede scenarier for å få en signatur.

Merk:

E-postadresser må angis atskilt med komma (e-post1@epost.com, e-post2@email.com osv.), og signaturforespørslene sendes i angitt rekkefølge.

  • Adobe Sign – Be om en signatur – Lar anmoder velge et eksisterende dokument, på den lokale harddisken eller et eksisterende bibliotekdokument i Adobe Sign, og sende til én eller flere personer til signering. Prosessen kan konfigureres til å sende dokumentet slik det er / umiddelbart, eller først forhåndsvise dokumentet i sendeopplevelsen i Adobe Sign
  • Adobe Sign – Be om W9-signatur – Sender et spesifikt dokument til signering (i dette tilfellet et W9-skjema), som brukerne aldri trenger å angi. Dette eksemplet viser hvordan du bruker tilkoblingen til å sende et spesifikt dokument uten å be brukeren om å søke etter det eller legge det ved i forespørselen. Det angitte dokumentet legges til i den egendefinerte arbeidsflytaktiviteten i arbeidsflyten.


Arbeidsflyter

To demoarbeidsflyter er installert med applikasjonen. Disse arbeidsflytene har også egendefinerte statusverdier som samsvarer med dokumentstatusen i Adobe Sign. På nåværende tidspunkt brukes bare noen få av disse verdiene, men andre kan brukes i nyere versjoner av applikasjonen. 

Adobe Sign – Be om en signatur – Knyttet til katalogelementet Adobe Sign – Be om en signatur, og illustrerer fire ulike scenarier for hvordan tilkoblingen kan brukes til å sende et dokument til signering:

  • Bruk et eksisterende dokument med forhåndsvisning – Sender dokumentet som velges fra rullegardinliste, etter at anmoder har forhåndsvist det. Ved innsending mottar anmoder en e-post med en kobling til den opprettede avtalen (se E-postvarsler). Når brukeren har kontrollert dokumentet, sendes det i rekkefølge (i oppføringsrekkefølge) til alle e-postadresser som er angitt for signering. Når avtalen er signert, legges den ved det fullførte forespurte elementet.
  • Bruk et eksisterende dokument uten forhåndsvisning – Når det sendes , sendes dokumentet som velges fra rullegardinliste, til alle angitte e-postadresser i oppføringsrekkefølgen. Det er ingen forhåndsvisning av dokumentet. Når avtalen er signert, legges den ved det fullførte forespurte elementet.
  • Legg ved dokument med forhåndsvisning – Sender det vedlagte dokumentet etter at anmoder har forhåndsvist det. Ved innsending mottar anmoder en e-post med en kobling til den opprettede avtalen (se E-postvarsler). Når brukeren har kontrollert dokumentet, sendes det i rekkefølge (i oppføringsrekkefølge) til alle e-postadresser som er angitt for signering. Når avtalen er signert, legges den ved det fullførte forespurte elementet.
  • Legg ved dokument uten forhåndsvisning – Når det sendes , sendes dokumentet som velges fra rullegardinliste, til alle angitte e-postadresser i den angitte. Det er ingen forhåndsvisning av dokumentet. Når avtalen er signert, legges den ved det fullførte forespurte elementet.

 

Adobe Sign – Be om spesifikk dokumentsignatur – Knyttet til katalogelementet Adobe Sign – Be om en W9-signatur, og illustrerer hvordan tilkoblingen kan brukes til å sette dokumentet til send via arbeidsflyten, og presentere et spesifikt dokument anmoder skal be om. De to scenarioene nedenfor illustrerer denne arbeidsflyten:

  • Send dokument i arbeidsflyt med forhåndsvisning – Sender dokumentet som er angitt i arbeidsflyten, etter at anmoder har forhåndsvist det. Ved innsending mottar anmoder en e-post med en kobling til den opprettede avtalen. Når brukeren har kontrollert dokumentet, sendes det i rekkefølge (i oppføringsrekkefølge) til alle e-postadresser som er angitt for signering. Når avtalen er signert, legges den ved det fullførte forespurte elementet.
  • Send dokument i arbeidsflyt uten forhåndsvisning – Når det sendes , sendes dokumentet som er angitt i arbeidsflyten, til alle angitte e-postadresser. Det er ingen forhåndsvisning av dokumentet. Når avtalen er signert, legges den ved det fullførte forespurte elementet.


Egendefinerte arbeidsflytaktiviteter

Egendefinerte arbeidsflytaktiviteter ble opprettet for å tilrettelegge for signaturprosessen. Basert på den valgte handlingen (legge ved et dokument, bruke et eksisterende, forhåndsvise eller ikke forhåndsvise osv.), må handlingen for aktiviteten endres for å behandle forespørselen. Hver enkelt egendefinerte aktivitet vises nedenfor, og disse brukes minst én gang i de to angitte eksempelarbeidsflytene.

Merk:

Hvis du ikke ser de egendefinerte aktivitetene slik de er oppført nedenfor, kan du se feilsøking-avsnittet for å finne informasjon om hvordan du løser problemet.

  • Adobe Sign – Send utvalg, forhåndsvisning – Brukes når variabelen adobe_preview = yes og adobe_attach_or_existing = no. Sender det valgte dokument (adobe_lib_doc) til e-postadressene i adobe_email_address, til signering, etter at anmoder har forhåndsvist og sendt til signering.
  • Adobe Sign – Send utvalg, ingen forhåndsvisning – Brukes når variabelen adobe_preview = no og adobe_attach_or_existing = no. Sender det valgte dokument (adobe_lib_doc) til e-postadressene i adobe_email_address, til signering, etter innsending av forespørselen, og venter ikke på en forhåndsvisning.
  • Adobe Sign – Send vedlegg, forhåndsvis – Brukes når variabelen adobe_preview = yes og adobe_attach_or_existing = yes. Sender det vedlagte dokument til e-postadressene i adobe_email_address, til signering, etter at anmoder har forhåndsvist og sendt til signering.
  • Adobe Sign – Send vedlegg, ingen forhåndsvisning – Brukes når variabelen adobe_preview = no og adobe_attach_or_existing = yes. Sender det valgte dokument (adobe_lib_doc) til e-postadressene i adobe_email_address, til signering, etter innsending av forespørselen, og venter ikke på en forhåndsvisning.
  • Adobe Sign – Hent vedleggsdata – Brukes når variabelen adobe_attach_or_existing = yes. Samler inn avtaledataene og bruker den egendefinerte JAR-filen og mellomserveren til flerdels-/skjemaformat. 
  • Adobe Sign – Send dokument X, ingen forhåndsvisning – Brukes når dokumentet er forhåndsdefinert og variabelen adobe_preview = no. Inndataparameteren adobe_lib_doc inneholder navnet på avtalen som sendes. Navneverdien finnes i tabellen Adobe Sign-dokumenter. I eksempelelementet sender vi W-9-dokumentet, og adobe_agreement_name settes også til Signaturforespørsel for W9-skjema som standard.
  • Adobe Sign – Send dokument X, forhåndsvisning – Brukes når dokumentet er forhåndsdefinert og variabelen adobe_preview = yes. Inndataparameteren adobe_lib_doc inneholder navnet på avtalen som sendes. Navneverdien finnes i tabellen Adobe Sign-dokumenter. I eksempelelementet/-arbeidsflyten sender vi W-9-dokumentet, og adobe_agreement_name settes også til "Signaturforespørsel for W9-skjema" som standard
  • Adobe Sign – Legg ved signErt avtale – Denne aktiviteten returnerer det signerte dokumentet fra Adobe Sign, og det legges ved gjeldende oppføring. Denne aktiviteten skal brukes når et dokument er valgt eller lagt ved av anmoder, og IKKE når et angitt dokument er hardkodet. Bruk "Adobe Sign – Legg ved signert avtale X" i slike situasjoner. 
  • Adobe Sign – Legg ved signErt avtale – Denne aktiviteten returnerer det signerte dokumentet fra Adobe Sign, og det legges ved gjeldende oppføring. Denne aktiviteten skal brukes når et dokument er valgt eller lagt ved av anmoder, og IKKE når et angitt dokument er hardkodet.
  • Adobe Sign – Legg ved signert avtale X – Denne aktiviteten returnerer det signerte dokumentet fra Adobe Sign og det legges ved gjeldende oppføring, i forekomsten for et forhåndsdefinert dokument.


E-postvarsler

Tre egendefinerte e-postvarsler er bygget for å illustrere de egendefinerte malene og oppsettene i tillegg til å angi et eksempel på nettadressen for forhåndsvisning/bekreftelse.

  • Adobe Sign – Forespørsel åpnet – Utløses ved forespørsel om forhåndsvisning (variabelen adobe_preview er satt til yes) og elementet er ett av demoelementene. Det inneholder en kobling til avtalen som venter på bekreftelse.

OBS! – Hvis det opprettes andre varsler, må du inkludere nettadressen for dokumentet, slik at anmoder kan bekrefte. Denne koblingen er også i RITM-skjemaet og kan legges til i andre ved å legge til feltet for nettadresse for dokumentet i skjemavisningen.

  • Adobe Sign – Forespørsel avbrutt – Utløses når elementet er ett av de to demokatalogelementene, statusen er Avsluttet ufullstendig og fasen er Avbrutt.
  • Adobe Sign – Forespørsel avsluttet – Utløses når elementet er ett av de to demokatalogelementene, statusen er Avsluttet fullstendig og fasen er Signert.

Når du går til disse oppføringene, kan du se eksempelmalene og eksempeloppsettet.

Konfigurere Oppdater planlagt jobb automatisk

Den planlagte jobben som automatisk oppdaterer tabellen Adobe Sign-dokumenter, forhåndskonfigureres til å utføres kl. 01.00 lokal systemtid. Denne jobben kan konfigureres på nytt til å utføres når som helst, og den kan kjøre daglig, ukentlig eller kontinuerlig.

Hvis du vil redigere jobben, går du til menyen Adobe Sign-administrasjon > viser elementet Oppsett for oppdater dokumenter > klikker på jobben Oppdater dokumenter automatisk

Konfigurer panelet til ønsket innstilling, og klikk på Oppdater for å lagre.

Klikking på Utfør nå kjører jobben umiddelbart én gang.

AutoRefresh panel

Kundestøtte og feilsøking

Kontaktinformasjon for kundestøtte

Hjelpedokumentasjon og -koblinger er inkludert på bruker- og administratormenyene. Nettstedet nedenfor inneholder også kontaktinformasjon for kundestøtte


Feilsøking

Nedenfor er noen vanlige problemer som kan oppstå under oppsett og bruk av Adobe Sign for ServiceNow.

Variabelnavn for katalogelement Variabelnavnene som brukes i de to eksempelkatalogelementene, er svært viktige for tilkoblingens funksjonalitet. Disse brukes mye i de egendefinerte arbeidsflytaktivitetene, og endringer i dem fører til problemer i arbeidsflyten. Hvis du utfører endringer i variabelnavn, må du utføre en tilsvarende endring i Adobe Sign-aktiviteter som brukes i arbeidsflyten.

Tilkoblingsfeil når du går til koblingen Koble til Adobe Sign (bare administratorer) – Hvis det vises en tilkoblingsfeil på skjermen (vises nedenfor), må du koble til på nytt ved hjelp av fremgangsmåten som er beskrevet i avsnittet Koble Adobe Sign-kontoen til ServiceNow .  Kontroller også at informasjonen om Adobe Sign-kontoen er riktig.

Error Gump-rebrand

 

Vedleggsaktiviteter fungerer ikke slik de skal – Vedleggsaktivitetene avhenger av at tilkoblingen til mellomserveren fungerer slik den skal. Kontroller at mellomserveren er tilgjengelig og kjører og at JAR-filen er installert på riktig måte. Hvis det fortsatt oppstår feil, kontrollerer du at variabelnavnene er riktige, som beskrevet ovenfor.

Avtale-ID-feil under sending av en forespørsel – Avtale-ID-feil kan være forårsaket av dokumentene som vises i tabellen Adobe Sign-dokument / menyelementet Mine dokumenter, som tilhører en annen Adobe Sign-konto. Selv om navnene på demodokumentene fra Adobe kan samsvare, har de forskjellige avtale-ID-er i kontoen. Hvis den tilknyttede Adobe-kontoen endres, må du passe på å oppdatere dokumentet ved å bruke Oppdater dokumentliste på Adobe Sign-menyen.

Menyalternativer vises / vises ikke for brukere – Kontroller at alle brukere som trenger tilgang til applikasjonen, har riktige roller tilordnet. Hvis du bruker grupper, kontrollerer du at de også har de nødvendige rollene tilknyttet.

Ingen feil, men e-postmottakere mottar ikke signaturforespørslene – Kontroller at du angir adressene atskilt med komma. Riktig format er e-post1@e-post.com, e-post2@e-post.com, e-post3@e-post.com osv.

Egendefinerte arbeidsflytaktiviteter vises ikke slik de skal i arbeidsflytredigeringen – I øyeblikket er det en feil som påvirker synligheten av aktiviteter i egendefinerte arbeidsflyter. Problemet oppstår vanligvis etter en oppgradering eller oppdatering til Adobe Sign for ServiceNow-programmet. Hvis aktivitetene ikke vises, følger du fremgangsmåten nedenfor for å løse problemet.

  • Gå til “wf_element_activity”-tabellen ved å skrive wf_element_activity.list i søkefeltet i den venstre navigasjonsruten
1_navigate_to_wfelement

Du ser alle arbeidsflytaktivitetene oppført, inkludert de globale.

  • Filtrer listen ned til bare Adobe Sign-aktivitetene ved å bruke filteret program = AdobeSign
2_filter_using_adobesign

Når du har filtrert listen til bare Adobe Sign-aktivitetene, vil du se hver versjon av aktiviteten oppført. Hvis du ikke har lagt til egne egendefinerte aktiviteter, skulle antallet være rundt 320, slik det vises i skjermbildet

  • Klikk på hvilken som helst aktivitetspost for å åpne den spesifikke aktiviteten, og klikk på “hamburgeren” på postoverskriften og velg Versjoner
3_select_versions

 

Dette tar deg til en versjonsliste:

4_versions_list

 

  • Sorter versjonslisten etter versjon, og åpne den nyeste versjonsposten. I dette eksempelet er den siste versjonen 10, så vi må redigere den bestemte posten 

Legg merke til at selv om du ser versjon 10, er den satt til Published = false. Dette er roten til problemet vi jobber oss rundt. Selv om aktivitetene er der, er siste versjon av postene ikke satt til Published = true, så de vises ikke i arbeidsflytredigeringen som tilgjengelige for deg.

5_version_10
  • Sett den nyeste versjonen til sann ved å dobbeltklikke på publiseringsfeltet og endre verdien fra usann til sann
  • Gjenta denne prosessen for hver egendefinerte aktivitet
    • Det kan være nyttig å filtrere aktiviteten du akkurat korrigerte, ut av hovedlisten etter hvert som du går gjennom dem.

Merk:

Den relaterte listen er ikke synlig “rett fra esken”. Hvis du ikke ser den, legger du den til postvisningen ved å følge fremgangsmåten nedenfor.

Legge til den relaterte listen i visningen

Slik legger du til den relaterte listen i visningen:

  • Klikk på “hamburgeren” (slik du gjorde ovenfor for å få versjonsalternativet) og velg Konfigurer > Relaterte lister.  
1_choose_relatedlist
  • Flytt den relaterte listen Versjon > Elementdefinisjon til Valgte-boksen
  • Klikk på Lagre
2_add_version_-_elementdefinition

Denne handlingen legger til de relaterte listene i skjemaet, og trenger bare å utføres én gang for alle poster.

Du skulle nå kunne dobbeltklikke på det aktive feltet og sette det til sann.

3_related_list_exposed


Referanser


Nedlastbar versjon

Last ned

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet