Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Håndbok for installasjon og konfigurasjon (v 2.2)

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow-programmet lar deg sende dokumenter til signering ved hjelp av den innebygde funksjonaliteten i ServiceNow-plattformen. Acrobat Sign-integrering med ServiceNow gir deg tilgang til følgende funksjoner og funksjonaliteter:

• Sende dokumenter til signering til flere mottakere. 
• Spore signeringsprosessen gjennom hele livssyklusen og identifiser de forventede underskriverne på hvert trinn.
• Hente det signerte dokumentet med et innebygd eller separat revisjonsspordokument.
• Innhente skjemadata som er lagt inn i dokumentet før eller under signeringsprosessen.
• Opprette signaturprosessutkast for en første gjennomgang og påfølgende innsending. Alle endringer av underskrivere før sending blir synkronisert til ServiceNow.
• Generer og send e-postvarsler til enkeltpersoner under signeringsprosessen.
• Hent dokumentene til signering fra de lokale filene i ServiceNow eller fra en ekstern kilde.
• Bruk dokumentmaler med felt som kan fylles ut ved hjelp av data fra ServiceNow-oppføringer før innsending. Dette lar deg bruke én enkelt mal til å generere brukerspesifikke dokumenter basert på en valgt emneoppføring, som en hendelse eller en tjenesteforespørsel.
• Bruk biblioteksmalene for Acrobat Sign-kontoen, som synkroniseres til ServiceNow og er tilgjengelige for valg under sendeprosessen.

Adobe Acrobat Sign for Salesforce: Veiledning for installasjon og tilpasning gir instruksjoner om hvordan du kan:

• Installere Acrobat Sign for ServiceNow-programmet
• Koble til Acrobat Sign
  • Kommersielle nettskykunder
  • Statlige nettskykunder
• Konfigurere Acrobat Sign for ServiceNow-applikasjonen
  • Angi programegenskaper
  • Konfigurere egendefinerte komponenter
  • Konfigurere komponenter i Service Portal
  • Opprette dokumentmaler
  • Synkroniser bibliotekmaler
  • Opprette lokale maler
  • Opprette et tjenestekatalogelement
  • Opprette avtale fra arbeidsflytaktivitet
• Bruke Acrobat Sign med kontraktsadministrasjon
• Bruke skript-API-er

Når du har installert og konfigurert Acrobat Sign for ServiceNow-programmet, kan du bruke det til å sende, signere, spore og behandle avtaler. Referer til Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Brukerhåndbok.

Installere Acrobat Sign for ServiceNow-applikasjonen

Du må være Adobe Acrobat Sign-administrator og ServiceNow-systemadministrator (administrator) for å kunne installere applikasjonen på ServiceNow.  

Du kan be om en gratis prøvekonto for Adobe Acrobat Sign for ServiceNow.

Koble til Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow-programmet er utformet for å fungere med både kommersielle og offentlige (FedRAMP) kontoer. Hvis du er usikker på hvilken konto du har, følger du instruksjonene for Commercial Cloud-kunder.

For Commercial Cloud-kunder:

Når Adobe Acrobat Sign-programmet er installert i ServiceNow, må gruppe- eller kontoadministratorer for Adobe Acrobat Sign koble ServiceNow til Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud ved å følge trinnene nedenfor:

For Government Cloud-kunder:

Når Adobe Acrobat Sign-programmet er installert i ServiceNow, kan en Adobe Acrobat Sign Government Cloud-gruppe- eller kontoadministratorbruker koble ServiceNow til Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Konfigurere Acrobat Sign for ServiceNow-programmet

Hvis du vil se hvordan du konfigurerer Acrobat Sign for ServiceNow-programmet, kan du se følgende konfigurasjonsinnstillinger:

• Angi programegenskaper
• Konfigurere egendefinerte komponenter
• Konfigurere komponenter i Service Portal
• Opprette dokumentmaler
• Synkroniser bibliotekmaler
• Opprette lokale maler
• Opprette et tjenestekatalogelement
• Opprette avtale fra arbeidsflytaktivitet

Angi programegenskaper

Hvis du vil ha tilgang til og angi programegenskaper, går du til Adobe Acrobat Sign > Administrasjon > Egenskaper.

Den viser følgende standardinnstillinger:

• Vertsnavn [x_adosy_as.redirect_host]: Hvis du har en tilpasset forekomstnettadresse, angir du den fullt kvalifiserte verten som skal brukes i nettadressen for omdirigering for OAuth- og API-tilbakekall (f.eks. webhook).
   Som standard er denne verdien tom, og verten er verdien som innehas av systemegenskapen glide.servlet.uri.
  Den gjelder bare for omdirigering av ServiceNow-forekomsten. Hvis du vil omdirigere underskriveren til en annen vert etter signering, angir du den verten i URI-egenskapen for underskriveromdirigering (post_sign_uri).
• Standard nettadresse etter signering [x_adosy_as.post_sign_uri]: Standardstedet for å omdirigere en bruker etter signering av et dokument i Acrobat Sign. Den brukes når URI-en etter signering ikke er angitt under avtaleopprettelse. Denne URI-en er relativ til det angitte forekomstnavnet, men dette kan overstyres ved å inkludere en protokoll (for eksempel https://www.adobe.com/), som tillater at omdirigeringen etter signering går et annet sted enn denne ServiceNow-forekomsten. Sys_id for den opprettede avtalen kan injiseres ved hjelp av «{sys_id}» i nettadressen. Standardverdien er «/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on» som fører brukeren til en liste over fullførte avtaler.
• Forsinkelse for omdirigering for underskriver [x_adosy_as.post_sign_delay]: Forsinkelsen (i sekunder) før en bruker omdirigeres etter at de har signert et dokument i Acrobat Sign. Standardverdien er 3.
• Clickjacking-forsvar [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Lever en kommadelt liste over nettadresser til overordnede domener, der dokumenter som sendes til signering kan inkluderes i en iframe – for eksempel service-now.com.
  Dette kreves for Government Cloud-kunder. Hvis du lar dette feltet være tomt, kan det føre til tomme sider fra Acrobat Sign når det vises inne i en ramme.
• Tillat e-postmeldinger fra Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Kontroller om e-postvarsler sendes av Acrobat Sign under signeringsprosessen. Standardverdien er usann.
• Avtaleutkast-popup [x_adosy_as.popout_draft]: Som standard vil et klikk på knappen Gjennomgå detaljer på en avtale åpne utkastet i Acrobat Sign i de samme nettleservinduet.
  Angi dette valget til sann for å åpne et nytt vindu i stedet. Standardverdien er usann.
• Inkluder revisjon [x_adosy_as.include_audit]: Kontroller revisjonssporet som inkluderes i signerte dokumenter. Standardverdien er sann.
• Bruk Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]: Kunder med Adobe Government Cloud må aktivere denne egenskapen for at Acrobat Sign for ServiceNow skal kunne bruke Acrobat Sign Government Cloud-tjenester. Standardverdien er usann.
• Hint for pålogging til tilkobling [x_adosy_as.login_hint]: login_hint-verdien som brukes ved første gangs tilkobling til Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Dette fyller automatisk ut siden med «Koble til Acrobat Sign» og er normalt kontoadministratorens e-postadresse. Standardverdien er tom.
• Felt for avtaleaktivitetsformatering [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Angi hvilke felt som skal vises i aktivitetsformatet som vises i avtaleoppføringen.
  Standardverdien er «navn, status, status, agreement_id, compose_url, post_sign_uri,etag».
• Spørringen «Mine avtaler» [x_adosy_as.my_agreements_query]: Spørringen som skal brukes når avtalene mine vises på steder som portalen. Standardverdien er «request_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe» som returnerer avtaler der brukeren er den som forespør eller en underskriver.
• Flerdelt filtype [x_adosy_as.multipart_extension]: Filtypen for midlertidige filvedlegg med flere deler. Standardverdien (anbefalt) er «mpfd».
• Programlogging [x_adosy_as.logging.verbosity]: Kontrollsystemlogging. Standardverdien er «info».
• Feilsøkingstilkobling [x_adosy_as.connect_debug]: Vis diagnosevarsler under tilkobling til Acrobat Sign. Standardverdien er usann.

Standardegenskapen for omdirigeringsnettadressen gjelder for alle avtaler der verdien i feltet «URI etter signering» ikke er angitt.

De resterende egenskapene avgjør om varsler skal sendes av Acrobat Sign under signeringsprosessen (standard = Nei) og om revisjonssporet skal tas med sammen med de signerte dokumentene (standard = Ja).

Konfigurere egendefinerte komponenter

Adobe Acrobat Sign-programmet inneholder egendefinerte komponenter som kan konfigureres etter behov. Se listen over komponenter nedenfor for å se hvordan du endrer hver av dem.

Konfigurere komponenter i Service Portal

Acrobat Sign for ServiceNow-programmet leveres med følgende Service Portal-elementer som kan brukes eller kopieres med dine egne Service Portal.

Opprette dokumentmaler

En dokumentmal definerer en mal som kan velges for inkludering i en avtale.  En mal kan brukes til å tilby et standarddokument som kan brukes på nytt i mange enkeltavtaler. Kildedokument-posten refererer til en mal for å gjøre funksjonene i malen tilgjengelige for den tilknyttede avtalen.

Malen kan være lokal til ServiceNow-forekomsten, eller den kan være en biblioteksmal med detaljer som har blitt synkronisert fra den tilkoblede Adobe Acrobat Sign-kontoen.

Synkroniser bibliotekmaler

Når applikasjonen er installert og konfigurert, kan administratorer synkronisere bibliotekmalene. En Adobe Acrobat Sign-bibliotekmal defineres innenfor Acrobat Sign-kontoen, og detaljene fra den synkroniseres til ServiceNow.  Definisjonsdokumentet for en bibliotekmal lagres også i den tilkoblede Acrobat Sign-kontoen, så det er ikke nødvendig med opplasting for å sende inn.

Slik synkroniseres bibliotekmalene til ServiceNow:

1. Gå til Adobe Acrobat Sign > Administrasjon > Dokumentmaler.
2. Velg Oppdater bibliotek.

Det oppdaterer listevisningen med bibliotekmaler fra den tilkoblede Acrobat Sign-kontoen.

Opprett lokale maler

Definisjonsdokumentet for en lokal mal lagres som en vedleggsoppføring innenfor ServiceNow, og må lastes opp til Acrobat Sign som en del av innsendingsprosessen.

Dokumentet til en mal kan eller kan ikke inneholde skjemafelt som må forhåndsutfylles med data fra emneoppføringen til en avtale. Du må bruke en mal hvis et dokument inneholder slike skjemafelt.

Opprett et tjenestekatalogelement

Acrobat Sign for ServiceNow lar deg opprette nye avtaler som brukere kan få tilgang til gjennom tjenestekatalogen, ved å opprette en oppføringsprodusent. Du kan konfigurere oppføringsprodusenten til å samle inn alle data du vil slå sammen i dokumentet, og opprette og sende avtalen til brukeren automatisk. 

Brukere med catalog_admin eller admin kan opprette et katalogelement. Trinnene nedenfor forklarer hvordan du oppretter et katalogelement kalt Oppføringsprodusent. Du kan gjenta trinnene for å opprette andre katalogelementer.

Merk: Kontroller at Adobe Acrobat Sign-programmet ikke er valgt når du konfigurerer forekomsten.

Prosessen med å opprette hver oppføringsprodusent kan variere basert på de spesifikke kravene for dokumentfeltene, malen, variabelen og mer; de samme prinsippene gjelder imidlertid.  Eksempelet i denne veiledningen viser opprettelse av en parkeringstillatelsesavtale. 

Slik oppretter du en Record Producer:

Opprette en avtale fra en arbeidsflytaktivitet

Hvis du vil legge til dokumenter for signering i eksisterende katalogelementer, kan du legge til en oppgave i arbeidsflyten som genererer avtalen, og en katalogoppgave som tilordner den til en bruker for signering.

Følgende eksempel viser hvordan du kan bruke Acrobat Sign-programmet, men de spesifikke detaljene i konfigurasjonstrinnene kan variere i henhold til kravene i prosessen din.

Hvis du vil opprette en avtale fra en arbeidsflytaktivitet, må du konfigurere følgende komponenter: 

• Katalogoppgave: Den oppretter avtalen, sender den til signering og tilordner en oppgave til underskriveren.
• Skripthandling: Den svarer på hendelsen som ble utløst når avtalen ble signert, og lukker deretter oppgaven, gir tilbakemeldingssløyfen og lar arbeidsflyten gå videre. 

For å opprette en katalogoppgave:

1. i Redigeringsprogram for arbeidsflyt, velger du fanen Kjerne.
2. Gå til Kjerneaktiviteter > Oppgaver og dra aktiviteten Katalogoppgave til riktig sted i arbeidsflyten.
3. Gi oppgaven et navn og angi prioritet.
4. Angi Vent på fullføring til sann.
5. Under delen Skript angir du Avansert-flagget til sann, og deretter i feltet Avansert skript skriver du koden din. En eksempelkode er gitt nedenfor.
6. Velg oppdater.

Du kan nå konfigurere en skripthandling for automatisk å sette katalogoppgaven til tilstanden lukket fullført når avtalen er fullført. Du må konfigurere skripthandlingen til å utløses av hendelsen x_adosy_as.agreement.complete i avtaletabellen.

Slik oppretter du en ny skripthandling:

1. Gå til Systempolicy > Hendelser > Skripthandlinger og klikk på Ny.
2. På siden ny skripthandling:
   1. Gi skripthandlingen et navn.
   2. Sett hendelsesnavn til x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Velg avmerkingsboksen Aktiv. 
   4. Kopier og lim inn skriptet i skriptfeltet fra Skripthandling: Eksempelkode nedenfor.
3. Høyreklikk på topptekstlinjen og velg Lagre.

Skripthandling: Eksempelkode

// Skripthandling for å sette katalogoppgavens tilstand til å lukke fullførte

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Lukket fullført

  catalog_task.update();

})();

Bruke Acrobat Sign med kontraktsadministrasjon

Du kan bruke Acrobat Sign med andre oppføringer enn de oppgavebaserte oppføringene, som beskrevet ovenfor, i Egendefinerte komponenter. Instruksjonene nedenfor viser hvordan du bruker Acrobat Sign til kontraktsadministrasjon. De spesifikke detaljene i konfigurasjonstrinnene kan variere, avhengig av kravene i prosessen din.

Hvis du vil bruke Acrobat Sign til kontraktbehandling, må du konfigurere følgende to komponenter:

• Grensesnitthanding: Den oppretter avtalen og sender den til signering.  Når avtalen er signert, utløses en hendelse. 
• Skript-handlingen: Den reagerer på hendelsen og leverer en tilbakemeldingssløyfe som flytter prosessen videre og oppdaterer kontrakten. 

Merk: Bare brukere med rollene «ui_action_admin» eller «admin» som kan definere grensesnitthandlinger. Brukere med «admin»-rolle kan bare definere en skripthandling.

Bruke skript-API-er

Du kan enkelt utvide Adobe Acrobat Sign-programmet til å fungere med alle prosessene dine ved hjelp av interne API-er. API-et er tilgjengelig via navneområdet x_adosy_as.