Oversikt
Sletting av en avtalepost i Adobe Sign er en nøye kontrollert prosess som må godkjennes av en administrator på kontonivå.
Sletting av en avtale fra systemet ugyldiggjør ikke avtalen (hvis den ble fullført med hell), og løser heller ikke de involverte partene fra sine forpliktelser.
Å annullere en juridisk kontrakt er en juridisk forhandling mellom de involverte partene, akkurat som å opprette kontrakten, og å slette en avtale permanent bør bare gjøres når selskapet er trygg på at kontrakten ikke lenger er i kraft.
Sletting av avtale på brukernivå – skjule den
Gitt det ovenstående tillater ikke Adobe Sign at brukere som ikke er administratorer, sletter en avtale fra systemet.
Hva en bruker kan gjøre, er å skjule avtalen.
En skjult avtale dukker ikke opp i søk eller rapportering. Den er helt utelatt fra brukerens opplevelse. (Og kan vises igjen hvis nødvendig!)
Brukere som trenger å slette en avtaletransaksjon fullstendig, må kontakte administratoren på kontonivå for å fullføre handlingen.
Datastyring:
Sletting av avtale etter et fast tidsvindu
Administratorer på kontonivå kan konfigurere policyer for dataoppbevaring på konto- og gruppenivå.
Regler for datastyring gjelder avtaler som har gått inn i en avslutningsfase (fullført, utløpt eller forlatt).
Én regel er mulig per gruppe. Selve regelen definerer hvor lenge avtalen blir beholdt i Adobe Sign-systemet etter at den er gått over i avslutningsfasen, og om revisjonsrapporten/SIR skal slettes med PDF-avtalefilene.
Administratorer på gruppenivå har ikke myndighet til å definere datastyringsregler. Administratormyndighet på kontonivå kreves for å konfigurere innstillingene på gruppenivå
GDPR-basert sletting
Administratorer på personvernnivå har fullmakt til å slette en avtale på adhocbasis.
En personvernadministrator er en administrator på kontonivå med ekstra myndighet. Alle kontoadministratorer kan forfremmes til personvernnivå.
Personvernadministratorer bruker GDPR-verktøy til å finne og slette individuelle avtaler.
API-styrt sletting
API-basert sletting av avtaler kan aktiveres, der kundeadministratorer har muligheten til å bruke Adobe Sign-API til å fjerne dokumenter enkeltvis.
Dette er en kodet løsning:
- API-kallet som brukes, er: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Kontakt støtteteamet for å få aktivert dette alternativet.
