Konfigurere datastyring for å slette fullførte avtaler fra Adobe Acrobat Sign-systemene automatisk


Oversikt over datastyring/dokumentoppbevaring

Som standard beholder Adobe Acrobat Sign alle kundedokumenter på tjenesten på en sikker måte så lenge kontoen er aktiv.

Transaksjonsinformasjon blir værende i systemet til kunden gjennomfører tiltak for å slette avtalene eksplisitt.

  • Acrobat Sign-tjenesten er i samsvar med flere bransjestandarder for datasikkerhet og -tilgjengelighet, som PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II og ISO 27001.
Merk:

Ved utløp eller opphør av en kundes lisens på Acrobat Sign, er ikke Adobe forpliktet til å oppbevare kundens avtaler, revisjonsrapporter eller andre kundedata.

Hvis imidlertid Adobe beholder slike data, vil de bli slettet i samsvar med enhver oppbevaringspolicy som var definert mens kunden hadde en aktiv Acrobat Sign-lisens.

For kunder som foretrekker å lagre avtalene i sine egne systemer, og som ønsker å slette originaldokumentene fra Acrobat Sign-systemene, kan definere en “oppbevaringspolicy” som angir hvor lenge Acrobat Sign skal beholde transaksjonen og automatisk sletter avtalen (og eventuelt understøttende revisjons-/personopplysninger) fra Acrobat Sign etter den tidsperioden.

Oppbevaringsregler defineres av en administrator på kontonivå i Datastyring-delen av administrasjonsmenyen.

  • Administratorer på gruppenivå har ikke myndighet til å opprette eller deaktivere oppbevaringsregler
  • Innstillinger på kontonivå arves av alle gruppene i kontoen som standardverdi
    • Grupper må konfigureres individuelt hvis de skal avvike fra innstillingen på kontonivå
    • Innstillinger på gruppenivå overstyrer alltid innstillingen på kontonivå
Naviger til datastyring

Dokumenter/filer/vedlegg kontra avtaler kontra transaksjoner

  • Dokumenter/filer/vedlegg er alle individuelle filer som lastes opp til Acrobat Sign-systemet. Byggematerialene til avtalen.
  • Avtaler er de kunderettede objektene som Acrobat Sign oppretter fra de opplastede filene, og som mottakerne fyller ut og/eller signerer. "Avtale" er begrepet som brukes til å definere både objektet under prosessen med å innhente signaturer og den endelige PDF-en som genereres.
  • Transaksjoner omfatter avtalen og all tilhørende loggføring og dokumentasjon som genereres for/av avtalen underveis. (f.eks. revisjonsrapporter, godkjenningsresultater, CSV-sider med data på feiltnivå)

 

Regel kontra regel-ID

Begrepet Regel (i sammenheng med denne artikkelen) beskriver en foreskrevet prosess. I dette tilfellet er det prosessen som styrer når en avtale slettes fra Acrobat Sign-systemet. Det er et generisk begrep som brukes til å snakke om ideen om å bruke en variabel betingelse (når man skal slette en avtale) på et annet objekt (i dette tilfellet avtaler).

Begrepet Regel-ID brukes til å beskrive en spesifikk konfigurert regel. Når en regel opprettes, tildeles den et unikt ID-nummer (altså Regel-ID) for å skille den fra alle andre regler. Den konfigurerte regel-ID-en er det faktiske objektet som er relatert til avtalen

 

Avslutningsfase for en avtale

Oppbevaringsregler utløses når en avtale når en “avslutningsfase”.

En avslutningsfase oppnås når avtalen ikke involverer flere handlinger som kan utføres av mottakere for å fullføre den. Det er tre avslutningsfaser:

  • Fullstendig - Oppnådd når avtalen har fullført alle prosesser med alle mottakere.
  • Forlatt - En forlatt avtale er stoppet av eksplisitt handling. Denne handlingen kan komme fra en av flere kilder:
    • Kansellert av avsenderen
    • Avvist av mottakeren
    • Mislykket på grunn av feil ved mottakergodkjenning
    • Mislykket på grunn av systemfeil
  • Utløpt - Avtaler som når utløpsdatoen på grunn av inaktivitet i den definerte tidsperioden.


Slik fungerer det

Når en avtale går inn i en avslutningsfase:

  • Acrobat Sign sjekker oppbevaringsreglene på gruppenivå for brukeren som opprettet avtalen (den gjeldende gruppen brukeren er i når avtalen går inn i avslutningsfasen)
    • Hvis det ikke er noen regel på gruppenivå, blir kontonivåregelen brukt
    • Hvis kontonivåregelen også er udefinert, er ingen oppbevaringsregler definert, og avtalen får ikke en dato for sletting

 

Hvis det er brukt en oppbevaringsregel på avtalen:

  • Avtalen planlegges slettet basert på regelparameterne
  • Den brukte regelens Regel-ID er knyttet til transaksjonen, og sørger for at den riktige regelen håndheves på tidspunktet for sletting

 

Den avsluttede avtalen venter til angitt tidspunkt for sletting.

  • Antall dager til sletting er eksakt. 
    • Eksempel: Hvis 14 dager er definert, utløses slettehandlingen nøyaktig 14 dager (på sekundet) etter at avtalen ble avsluttet

 

Når slettetiden ankommer, sjekker Acrobat Sign Regel-ID for å avgjøre om regelen er deaktivert eller ikke

  • Hvis regelen er deaktivert, blir det ikke gjort noe
  • Hvis regelen ikke er deaktivert, blir avtalen slettet
    • Hvis alternativet for å slette revisjonsrapporten og personopplysninger (PII) er aktivert, gjelder den samme prosessen basert på tidsintervallet som er definert for disse dokumentene
      • Kontoer som bruker godkjenning med myndighetsutstedt ID sletter underskriveridentitetsrapporten (hvis innhentet) som en del av PII


Konfigurasjon

Konfigurere oppbevaringsregler på kontonivå

Konfigurer oppbevaring på kontonivå (hvis noen) først.

Alle grupper arver automatisk innstillingene på kontonivå, så hvis du har til hensikt å bruke en policy på alle grupper, oppnår dette målet:

  • Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Datastyring.
  • Klikk på plussikonet.
Opprett en regel

Opprett oppbevaringsregel-overlegget åpnes:

  • Definer antall dager en avtale skal beholdes etter at den har gått inn i en avslutningsfase
    • 1 dag er minimum
    • 5475 dager (15 år) er maksimum
  • Du kan eventuelt angi en oppbevaringsperiode for revisjonssporet for avtalen og tilhørende personlig informasjon om partene som er involvert i avtalen
    • Revisjonen og PII må beholdes minst så lenge som avtalen, og potensielt lenger
    • Hvis dette alternativet ikke er aktivert, beholdes revisjonsjournalen og PII til de slettes på en annen måte (f.eks. GDPR-sletting)
Opprette oppbevaringsregel

Den første regelen (øverst i bunken, uten Sluttdato) er den gjeldende regelen. Bare én regel kan brukes for en gruppe om gangen. 

Hvis en ny regel opprettes:

  • Den nye regelen blir den gjeldende regelen
    • Den nye regelen settes inn øverst i listen med startdato da regelen ble opprettet, og ingen sluttdato
  • Hvis det finnes en tidligere regel som aktivt blir brukt når den nye regelen opprettes: 
    • Den tidligere regelen slutter å bli brukt på avtaler som nylig er gått over i avslutningsfasen
    • Den tidligere regelen flyttes nedover på listen, rett under den nye (nåværende) regelen
    • Den tidligere regelen får automatisk en sluttdato som stemmer overens med startdato for den nye (nåværende) regelen
Ny regel


Konfigurere oppbevaringsregler på gruppenivå

Ved å konfigurere oppbevaringsreglene på gruppenivå, overstyrer du de arvede reglene på kontonivå for brukerne som er i gruppen.

Hvis en bruker flyttes mellom grupper med avtaler som pågår, gjelder oppbevaringsreglene for den nye gruppen for alle avtaler som går over i en avslutningsfase mens de er i den gruppen.

Avtaler i avslutningsfasen som har en oppbevaringsregel brukt før den opprettende brukeren ble flyttet til en ny gruppe, får slettedatoen for den brukte regelen, forutsatt at regelen ikke deaktiveres før slettingen.

 

Med det ovennevnte i bakhodet er konfigurering av oppbevaringsregler på gruppenivå forskjellig på bare to måter:

Slik får du tilgang til datastyringsfanen for en gruppe:

  • Gå til: Konto > Grupper
  • Enkeltklikk på gruppen du vil redigere
  • Velg Gruppeinnstillinger
Gå til gruppeinnstillinger

 

  • Velg alternativet Datastyring til venstre
    • Vær oppmerksom på at hvis ingen oppbevaringsregler på gruppenivå blir brukt, er det en klar indikator på at regler på kontonivå er i kraft
Datastyring på gruppenivå

  • Opprett nye regler ved å klikke på plussikonet (akkurat som i grensesnittet på kontonivå)
Merk:

Når regler er opprettet i grupper, kan du få tilgang til disse oppbevaringsreglene på gruppenivå fra Datastyring-fanen på kontonivå:

  • Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Datastyring.
  • Klikk på Grupper med oppbevaringsregler-fanen
  • Enkeltklikk på navnet på gruppen du vil redigere
  • Velg Vis oppbevaringsregler for gruppe og Datastyring-siden på gruppenivå åpnes
Få tilgang til gruppeinnstillinger via datastyring på kontonivå

Når du konfigurerer regler på gruppenivå, er det ekstra alternativet Oppbevar alle avtaler for denne gruppen tilgjengelig.

Dette alternativet tillater en gruppe å overstyre en oppbevaringsregel på kontonivå og beholde alle avtaler (for brukerne i gruppen) på ubestemt tid.

Oppbevar alle avtaler


Status for oppbevaringsregel

Aktivert: Regler som fremdeles er gyldige for avtalene som gikk over i en avslutningsfase da regelen ble brukt

  • Den gjeldende regelen er alltid øverst på listen og inneholder ingen sluttdato

Deaktivert: Deaktiverte regler blir ikke lenger brukt. Hvis en avtale nådde en avslutningsfase under en deaktivert regel, vil den ikke bli slettet på målslettedagen

  • Deaktiverte regler er nedtonet
  • Deaktiverte regler kan ikke aktiveres på nytt

Utløpt: Utløpte regler har ingen avtaler i avslutningsfasen som venter på sletting

  • Eksempel: Hvis du har en regel for 14 dager som har sluttdato 10. mars, utløper regelen på slutten av 24. mars, fordi alle avtaler som dekkes av regelen, allerede er slettet

Eldre: Kunder som hadde en oppbevaringspolicy styrt av den eldre innstillingen, vil se en gjenspeiling av den policyen som en eldre oppbevaringsregel. 

  • Avtaler som allerede var planlagt slettet under den eldre regelen (før de nye reglene trådte i kraft) vil følge slettetidspunkt i den eldre regelen
Regelstatuser


Filtrere reglene etter status

Listen over oppbevaringsregler kan filtreres ved å klikke på "hamburger" -ikonet øverst til høyre i tabellen.

Med dette alternativsettet kan du filtrere etter:

  • Alle regler – standardverdien
  • Bare aktiverte regler
  • Bare deaktiverte regler
  • Bare utløpte regler

Du har også muligheten til å returnere 15, 30 eller 50 poster per side.

Regelfiltre


Deaktivere en regel

Forsiktig!

Deaktivering av en regel kan ikke reverseres.

Deaktivering av en regel vil føre til at alle resterende avtaler som er underlagt regelen, ikke lenger har en slettedato som blir fulgt.

Disse avtalene må da slettes ved hjelp av GDPR-verktøy.

Slik deaktiverer du en regel:

  • Velg regelen
  • Klikk på Deaktiver-koblingen.
Deaktivere en regel


Slettede grupper

Oppbevaring er basert på innstillinger på gruppenivå (enten eksplisitt angitt eller arvet fra innstillingene på kontonivå).

Fremtidig revisjon av oppbevaringsregler som er blitt brukt, krever at det opprettholdes en regelhistorikk.

Derfor slettes ikke Gruppe-ID helt. I stedet beholdes de nødvendige innstillingene slik at de kan gjennomgås/redigeres gjennom kontonivåadministratorens tilgang til grupper.

Slettede grupper kan vises på Grupper-siden ved å klikke på “hamburger” -ikonet og velge Vis bare slettede grupper

Vise slettede grupper

Enkeltklikk på gruppen som skal redigeres, og klikk deretter på Gruppeinnstillinger-koblingen.

  • Regler kan opprettes og deaktiveres på samme måte som da gruppen var aktiv
Slettede grupper


API-basert slettehandling

Oppbevaring på forespørsel kan aktiveres, der kundeadministratorer kan velge å bruke Acrobat Sign API til å fjerne dokumenter enkeltvis.

Kontakt kundestøtteteamet for å aktivere dette alternativet.


Ting du bør huske på

  • Bare én regel kan brukes når avtaler når en avslutningsfase 
    • Flere regler kan være aktivert, fordi en regel forblir aktivert så lenge det er avtaler som har en målslettedato (i henhold til regelens omfang)
  • Deaktiverte regler kan ikke aktiveres på nytt. Deaktivert er for alltid
  • Oppbevaringsregler brukes når en avtale går inn i en avslutningsfase, ikke når avtalen opprettes
  • Oppbevaringsregelen som brukes, er basert på gruppen som opprettingsbrukeren er i, på det tidspunktet avtalen går inn i en avslutningsfase
  • Det går ikke an å redigere oppbevaringsreglene som brukes på en avtale, når det gjelder ventetid, etter at avtalen er gått over i en avslutningsfase
    • Du kan deaktivere en regel for å forhindre at avtalen blir slettet, men dette vil forhindre sletting av alle avtaler som regelen ble brukt på, og som ikke er slettet ennå
  • Du kan finne ut hvilken regel som gjelder for en avtale ved å sjekke revisjonsrapporten for avtalen og sammenligne datoen da den ble fullført med datoperioden til de forskjellige oppbevaringsreglene dine
  • 5475 dager er den maksimale oppbevaringsperioden du kan installere

 Adobe

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?