Basert på GDPR-kravet om å innhente brukertillatelse før data lagres på brukerenheten, kan noen brukere oppleve en eller flere forespørsler om å aktivere informasjonskapsler:

Brukere som har tilgang til Adobe Acrobat Sign fra landene som håndhever GDPR, må aktivere kjernetjeneste -informasjonskapsler
- Informasjonskapsler for ytelse og personlig reklame kan aktiveres eller deaktiveres ved å klikke på Tilpass -knappen
- Informasjonskapsler kan behandles når som helst ved å klikke på lenken Informasjonskapselytelse nederst til høyre på alle Acrobat Sign-nettsider:

Kontoer som migrerer til domenet adobesign.com (fra echosign.com), må konfigurere informasjonskapslene sine to ganger, da hvert domene må plassere unike informasjonskapsler

Forsiktig!

FRASKRIVELSE: Denne veiledningen er ment å være retningsgivende og er IKKE juridisk råd. Søk råd fra merkets juridiske rådgivere når det gjelder overholdelse av kravene i områdene der du driver virksomhet.

Hva er GDPR?

Personvernforordningen (GDPR) er EUs nye personvernlov som harmoniserer og moderniserer databeskyttelseskravene. Selv om det er mange nye eller utvidede krav, er de viktigste underliggende prinsippene de samme. De nye reglene har en bred definisjon av personlige data og stor rekkevidde, og gjelder for alle selskaper som samler inn personlig informasjon fra enkeltpersoner i EU. Deler av forskriftene krever at enkeltpersoner har rett til å forstå hvilke personlige data som er innhentet, og til å få de dataene slettet på forespørsel, når det er riktig.

I denne artikkelen henviser termen «bruker» til et medlem av et selskap som sender avtaler til signering. Termen «underskriver» henviser til en enkeltperson som mottar og enten signerer eller avviser avtalen. En personvernadministrator er en Acrobat Sign-kontoadministrator med unike kontroller for å fjerne personlig informasjon fra tjenesten, på forespørsel fra en avsender eller underskriver.

Brukerentydighet erklæres i e-postadressen som brukes til å identifisere enkeltpersonen. En person med flere e-postadresser, kan ha flere diskrete bruker-ID-er i systemet. Alle GDPR-kontroller i Acrobat Sign bruker e-postadresser til å finne og behandle personlig informasjon. Det er ingen kobling mellom de unike e-postadressene, og en administrator vil bare finne data om e-postadressen som oppgis.

Funksjoner som støtter GDPR

Acrobat Sign har funksjoner som hjelper kunder med å overholde GDPR. Hvis du vil vite mer om hvordan Adobe beskytter personvernet, kan du gå til www.adobe.com/no/privacy.

Under GDPR har enkeltpersoner utvidede rettigheter til å be om tilgang til, korrigering og sletting av deres personlige informasjon.

Tilgang – mesteparten av den personlige informasjonen om en bruker eller underskriver kan nås direkte av den personen gjennom Acrobat Sign-brukergrensesnittet. En liten mengde aktivitetsinformasjon er for øyeblikket ikke tilgjengelig direkte. En individuell kontoinnehaver må kontakte Adobes personvernkontor på Adobe.com/privacy for å be om tilgang til denne informasjonen. Et eksempel på rapporten er tatt med senere i denne artikkelen.
Korrigering – All personlig informasjon som er innhentet om brukere eller underskrivere, er tilgjengelig gjennom brukergrensesnittet. Hvis det er nødvendig med endringer, kan brukeren eller underskriveren endre dem direkte uten å kontakte Adobe eller administratoren.
Sletting – Forskjellige handlinger er tilgjengelige, avhengig av rollen i signeringsprosessen. En bruker som sender avtaler, må sende forespørselen til selskapet vedkommende er ansatt i. Adobe kan ikke delta i denne interaksjonen og styrer ikke dataene arbeidsgiveren har innhentet under virksomheten. Signeringsprosessen innhenter en minimumsinformasjon om en underskriver under prosessen. Dette inkluderer navn, e-postadresse, IP-adresse samt eventuelt telefonnummer og kode for engangspassord. Denne informasjonen lagres med avtalen med underskriverens signatur, og styres av selskapet som sendte avtalen. Hvis en underskriver trenger informasjon om den personlige informasjonen som er samlet inn sammen med den avtalen, må vedkommende kontakte avsenderen av avtalen. Som en databehandler kan ikke Adobe gi noe informasjon til underskriveren om avtalen eller selskapet som sendte dem avtalen. Siden den eneste informasjonen som lagres om underskriveren er i avtalen, vil sletting av en avtale slette underskriverens personlige informasjon. Hvis avsendere godtar å slette underskriverens informasjon, bruker de personvernmenyen til å finne og slette avtaler der underskriveren var en deltaker.

Når det gjelder Acrobat Sign-verktøysettet, finnes det tre funksjoner:

Logger på brukernivå – en logg over de ulike hendelsene (som inkluderer personlig informasjon) som er utløst i Acrobat Sign-miljøet
Avtalesletting – Personvernadministratorer har myndighet til å vise og slette alle avtaler som er opprettet av en bruker innenfor deres konto.
Brukersletting – Personvernadministratorer kan slette en bruker innenfor deres konto.

Personvernadministratorer kan administrere brukerens informasjon og avtaler ved å logge på Admin Console og redigere brukerens profil.

Logg på Acrobat Sign

Logger på brukernivå

Alle brukere kan forespørre Adobes personvernsenter om å få en logg over deres aktiviteter i Acrobat Sign-systemet som inkluderer deres private informasjon.

Den informasjonen returneres i form av en CSV som inneholder følgende:

Datoen for hendelsen
Hendelsestypen
IP-adressen som hendelsen ble utløst fra

Sletteavtale

Gjelder kun for avtaler som er sendt av brukere som personvernadministratoren har myndighet over.

Når en underskriver ber om å få informasjonen sin fjernet fra Acrobat Sign-systemet, kan kontoens personvernadministrator søke opp brukerens e-postadresse og returnere alle avtaler som den e-postadressen har deltatt i og som ble opprettet innenfor administratorens organisasjon.

Hvis personvernadministratoren fastslår at avtalen ikke lenger trengs, kan han slette den, fullstendig og irreversibelt, fra tjenesten.

Mottakere som kontakter Acrobat Sign, vil bli bedt om å se gjennom sine Behandle-faner og kontakte selskapet som opprinnelig opprettet transaksjonen, for å få slettet avtalen.

Acrobat Sign, som en databehandler for kunden, vil aldri slette en avtale etter anmodning fra en mottaker.

Personvernvinduet med avtaler som vises og Last ned avtale-lenken uthevet

Sletting av bruker

Gjelder kun for brukere som personvernadministratoren har myndighet over

Når en ansatt ber om å få slettet informasjonen sin fra systemene dine, vil dette verktøyet slette all informasjonen om den brukeren fra Acrobat Sign-serverne.

Brukere må sende denne forespørselen direkte til kontoens personvernadministrator. Det er bare personvernadministratorer som har myndighet til å slette brukere.

Acrobat Signs kundestøtte kan ikke slette brukere fra en konto, og vil, hvis de blir bedt om å gjøre det, henvise brukeren til kontoadministratoren.

Brukere-fanen med alternativer for inaktive brukere vist og Slett brukerinformasjon-lenken uthevet

Merk:

Individuelle kontoer og gratiskontoer

Brukere som eksisterer som den eneste personen i en konto, eller som bare har en gratiskonto, kan ikke slette seg selv. I slike tilfeller må brukeren kontakte Adobes personvernsenter.

Brukeren må oppgi e-postadressen sin og en eksplisitt instruksjon om å slette brukeren som er knyttet til e-postadressen, fra Acrobat Sign-systemene. Adobes personvernsenter vil så gjøre det som er nødvendig for å slette brukeren.

Hvordan brukere kan be om å få datene sine slettet fra Acrobat Sign

Å få personlig informasjon slettet fra Acrobat Sign-systemet krever at aktivaene til brukeren løses riktig.Denne prosessen varierer, avhengig av hvilken type bruker/konto som er involvert, og kan grupperes i tre kategorier:

Underskrivere er unike ved at en annen bruker har opprettet alle avtalene deres.

Første trinn i å få innholdet ditt slettet fra Acrobat Sign-systemet, er å registrere e-postadressen din og se gjennom innholdet som er knyttet til den e-postadressen.

Du kan registrere e-postadressen din her.

Når e-postadressen er registrert:

Logg på og klikk på Behandle-fanen øverst i vinduet.
Gå gjennom filtrene på venstre side (Venter på deg, Fullført, Kansellert og Utløpt) for å finne avtalene dine.

Hvis det ikke er noe innhold på denne siden, kontakter du Adobes personvernsenter og ber om at din bruker (e-postadresse) blir slettet fra Acrobat Sign-systemet.

Hvis du ønsker at avtaleinnholdet skal slettes, må du kontakte den opprinnelige avsenderen av avtalen.

Bare den opprinnelige avsenderkontoen kan gjennomgå avtalen og slette den.

Merk: Personvernadministratoren for den opprinnelige avsenderkontoen avgjør når en kontrakt kan slettes.

Slik finner du ut hvem den opprinnelige avsenderen er:

Velg en post i Behandle-fanen med et enkeltklikk (dobbeltklikk vil åpne avtalen).
- Avtalemetadataene og -handlingene vises på høyre side.
Kopier e-postadressen øverst til høyre i vinduet (ved siden av Fra: – uthevet i bildet over).
Send en e-postmelding til den som opprinnelig opprettet dokumentet, og angi at du ønsker å få informasjonen din fjernet fra Acrobat Sign-kontoen.
- Sørg for at du sender e-postmeldingen fra samme adresse som den opprinnelige avtalen ble sendt til, slik at vedkommende vet at du har myndighet til å sende forespørselen.

Gjenta det ovenstående for alle avtaler som er oppført på Behandle-siden i kategoriene Fullført og Pågår.
Selskapene som kontaktes, har 30 dager på seg til å slette innholdet.

Alle avtaler i delen Venter på deg skal avslås:

Åpne avtalen som skal signeres.
Velg alternativene i øverst til venstre.
Velg Jeg vil ikke e-signere..
Oppgi en årsak til at du avslå og velg deretter på knappen Avslå.

Når alle åpne avtaler er avslått og avsenderne av fullførte avtaler er kontaktet, kontakter du Adobes personvernsenter og ber om at brukeren din (e-postadresse) blir slettet fra Acrobat Sign-systemet.

Gratisabonnementer og enkeltpersonabonnementer har en registrert e-postadresse og bør kunne logge på kontoen for å se gjennom innholdet etter eget ønske.

Hvis du har problemer med å logge på, velger du Jeg har glemt passordet under påloggingsfeltene og nullstiller passordverdien.

Acrobat Sign-påloggingssiden med koblingen Jeg har glemt passordet uthevet

Når du kan logge på tjenesten:

Naviger til fanen Personvern i administrasjonsmenyen.
- Dette åpner siden der du kan bruke en e-postadresse til å søke etter innhold du har opprettet med den e-postverdien.
Oppgi din egen e-postadresse øverst og velg Enter.
- En liste returneres med alle avtalene du har opprettet.
Velg hver fullførte avtale og last ned PDF-filen for gjennomgang.
Slett alle avtaler som ikke lenger gjelder, ved å velge papirkurvikonet lengst til høyre.
- Brukeren kan ikke slettes før alle fullførte avtaler er slettet fra kontoen.

Velg fanen Behandle øverst i vinduet.

Denne siden viser alt gjenværende Acrobat Sign-innhold som har inkludert e-postadressen din.

Hvis du ønsker at avtaler som er sendt av andre brukere, skal slettes, må du kontakte den opprinnelige avsenderen av avtalen.

Bare den opprinnelige avsenderkontoen kan gjennomgå avtalen og slette den.

Merk: GDPR krever ikke sletting av kontrakter som fremdeles er juridisk gyldige. Personvernadministratoren for den opprinnelige avsenderkontoen avgjør dette.

Slik finner du ut hvem den opprinnelige avsenderen er:

Velg én oppføring på Behandle (dobbeltklikk åpner avtalen).
- Høyre skinne vises, og gir tilgang til avtalemetadataene og -handlingene.
Kopier e-postadressen øverst til høyre i vinduet (ved siden av Fra: – uthevet i bildet over).
Send en e-postmelding til den som opprinnelig opprettet dokumentet, og angi at du ønsker å få informasjonen din fjernet fra Acrobat Sign-kontoen.
- Sørg for å sende e-posten fra samme adresse som den opprinnelige avtalen ble sendt til, slik at de vet at du er autorisert til å sende forespørselen.
Selskapene har 30 dager på seg til å slette innholdet.

Gjenta det ovennevnte for alle avtaler som er oppført på Behandle-siden i kategoriene Fullført og Pågående.

Hvis du opprettet avtalen Pågår, kanseller du den.
Avslå eventuelle avtaler i kategorien Venter på deg.

Når alle signerte avtaler er slettet, kontakter du Adobes personvernsenter og ber om at brukeren din (e-postadresse) blir slettet fra Acrobat Sign-systemet.

Brukere underlagt en personvernadministrator trenger bare å kontakte administratoren og be om å bli slettet fra systemet.

Personvernadministratoren kan gjennomgå innholdet ditt og brukeren din, og slette alt relevant innhold.

Adobes personvernsenter

En forespørsel om en handling som ikke støttes av verktøyene i brukergrensesnittet, eller spørsmål om GDPR-samsvar, må sendes til Adobes personvernsenter.

Kundestøtteagenter og kundeansvarlige har ikke tilgang til verktøyene som sletter innhold fra serverne.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Overholde GDPR-kravene