Oversikt

Ved hjelp av bibliotekmaler kan brukere opprette gjenbrukbare, interaktive dokumenter.  Disse dokumentene kan være så enkle som ett signaturfelt (for eksempel en konfidensialitetsavtale), eller svært sammensatte skjemaer (som liknings- eller ombordstigningsdokumenter).

Hvis du bruker den samme filen til å definere en avtale, kan du opprette en mal som fremskynder leveringen av dokumentet til underskriveren, sørger for konsistens i den ferdige signerte kontrakten, og passivt sørger for at teamet alltid bruker den gjeldende versjonen av dokumentet.

Maler kan defineres på to måter: skjemafeltlag og dokumenter.

  • Skjemafeltlag er bare feltene som brukes på den opplastede filen. Ideelt for firmaer som utformer kontrakter dynamisk med tilpasset innhold, men i et standardisert format. Bare last opp filen, og bruk feltlaget til å plassere alle feltene med noen få museklikk.
  • Dokumenter inkluderer basisfilen i tillegg til feltene. Standardtekstdokumenter som ikke har dynamisk innhold, fungerer best her, som likningsskjemaer, applikasjoner og konfidensialitetsavtaler.

Merk:

Brukeren som oppretter malen, er eier av objektet.

Bare eieren kan redigere malen eller justere tillatelsesnivået hvis ikke malen deles med gruppen eller organisasjonen.

  • Hvis malen deles med organisasjonen, har administratorer på kontonivå myndighet til å redigere malen fra Delte biblioteker-delen av administratormenyen.
  • Hvis malen deles med gruppen, har administratorer for den gruppen myndighet til å redigere malen fra Delte biblioteker-delen av administratormenyen.
    • Administratorer på gruppenivå har også tilgang til alle dokumenter som er delt med grupper.

Eierskapet av en mal kan ikke overdras til en annen bruker.

Opprette en biblioteksmal

  1. Hvis du skal opprette en biblioteksmal, klikker du på Hjem-fanen og velger Opprett en gjenbrukbar mal.

    Legge til mal fra Hjem-siden
  2. Da lastes konfigurasjonssiden Opprett bibliotekmal.

    Oppgi navnet på malen i feltet Malnavn.

    Hvis du ikke eksplisitt angir et navn for malen, bruker feltet navnet på det første dokumentet som er lagt til.

  3. Dra og slipp filene til Filer-delen, eller klikk på koblingen Legg til filer øverst til høyre i Filer-feltet, for å bla gjennom systemet.

    Flere filer kan legges ved for å lage en større mal, om ønskelig.

  4. Konfigurere maltypen:

    • Gjenbrukbart dokument – Dette alternativet lagrer det fullstendige dokumentet, innholdet og skjemafeltene
    • Gjenbrukbart skjemafeltlag – Dette alternativet lagrer bare skjemafeltlaget som skal brukes på et annet dokument (forskjellig innhold med samme oppsett)
    • Begge – Begge typer maler vil være tilgjengelig

    Merk:

    Du kan når som helst endre maltype ved å redigere malegenskapene.

  5. Konfigurere Hvem kan bruke denne malen

    Denne innstillingen gir tilgang til malen basert på brukeren som laster opp:

    • Bare meg – Dette alternativet gjør malen tilgjengelig bare for brukeren som laster opp
    • Hvilken som helst bruker i gruppen min – Angivelse av malen på gruppenivå vil opprette en logisk tilknytning mellom malen og gruppen brukeren som laster opp er en del av. Alle medlemmer av gruppen har tilgang til malen
      • Hvis brukeren som lastet opp malen flyttes til en annen gruppe, brytes ikke denne mal-gruppe-tilknytningen
      • Malen gjøres tilgjengelig for redigering for kontoadministratoren og gruppeadministratoren for brukerens gruppe, fra Delte biblioteker-menyen.
    • Enhver bruker i organisasjonen min – Alle brukere i kontoen har tilgang til malen.
      • Malen gjøres tilgjengelig for redigering for kontoadministratoren fra Delte biblioteker-menyen.

    Merk:

    Brukeren som eier malen kan alltid slette malen.

    • Kontoer som bruker det moderne Behandle-sidegrensesnittet, gjør det mulig for administratorer på gruppe- og kontonivå å slette delte maler.
    • Kontoer som bruker det eldre Behandle-sidegrensesnitt, lar ikke administratorer slette maler som de ikke eier
      .

    Bare brukeren som eier malen, og gruppe-/kontoadministratorer, kan redigere malen.

    Andre brukere kan endre malen etter at den er brukt på en avtale, ved å velge Forhåndsvis og legg til signaturfelt under sendeprosessen.  Dette endrer egenskapene til malen for den separate avtalen, og endrer ikke rotmalen.

  6. Klikk på Forhåndsvis og legg til felter for å sende malen til redigeringsmiljøet 

    create_library_template
  7. Miljøet for dra og slipp-redigering åpnes. Dra felt fra ruten til høyre til ønskede plasseringer i dokumentet.

    Merk:

    Alle feltene som plasseres tilordnes første underskriver som standard. Du kan endre hvem de plasserte feltene tilordnes til ved å gå til rullegardinlisten Mottakere og endre valgt mottaker.

    place_fields
  8. Når du er ferdig med å legge til felt, klikker du Lagre.


Endre navnet på en bibliotekmal

Det er enkelt å endre navnet på en mal, det krever bare et par trinn. Endre navn på de gamle malene for å holde oversikt over revisjoner eller betegne utgåtte maler du ønsker å beholde.

  1. Gå til malen ved å velge Behandle-fanen.

  2. Velg filteret Maler til venstre.

  3. Klikk på malen du ønsker for å velge den, og klikk deretter på koblingen Rediger mal på høyre side for å åpne malen i dra-og-slipp-redigeringsmiljøet.

    Klikk på rediger-koblingen til malen.
  4. Utvid Malegenskaper-delen:

    • Klikk i Malnavn-feltet.
    • Skriv inn det ønskede navnet
    Klikk på rediger-koblingen til malen
  5. Klikk på Lagre når du er ferdig.


Endre maltypen for en bibliotekmal

Maltypen angir om malen inkluderer basisdokumentet, eller om den bare består av felt.

  1. Gå til malen ved å velge Behandle-fanen.

  2. Velg filteret Maler til venstre.

  3. Klikk på malen du ønsker for å velge den, og klikk deretter på koblingen Rediger mal på høyre side for å åpne malen i dra-og-slipp-redigeringsmiljøet.

    Klikk på rediger-koblingen til malen.
  4. Utvid Malegenskaper-delen:

    Under Maltype kan du angi type mal.

    • Gjenbrukbart skjemafeltlag – Inneholder bare feltene (som et lag) som kan brukes på et opplastet dokument.
    • Gjenbrukbart dokument – Inneholder et dokument av et eller annet slag med et feltlag.
      • Det er mulig å ikke plassere noen felt
    Klikk på rediger-koblingen til malen
  5. Klikk på Lagre når du er ferdig.


Endre tillatelsesnivået for en bibliotekmal

Malens tillatelsesnivå bestemmer hvilke andre brukere i kontoen som har tilgang til og kan bruke malen.

  1. Gå til malen ved å velge Behandle-fanen.

  2. Velg filteret Maler til venstre.

  3. Klikk på malen du ønsker for å velge den, og klikk deretter på koblingen Rediger mal på høyre side for å åpne malen i dra-og-slipp-redigeringsmiljøet.

    Klikk på rediger-koblingen til malen.
  4. Konfigurere Hvem kan bruke denne malen

    Denne innstillingen gir tilgang til malen basert på brukeren som laster opp:

    • Bare meg – Dette alternativet gjør malen tilgjengelig bare for brukeren som laster opp.
    • Hvilken som helst bruker i gruppen min – Angivelse av malen på gruppenivå vil opprette en logisk tilknytning mellom malen og gruppen brukeren som laster opp er en del av. Alle medlemmer av gruppen har tilgang til malen.
      • Hvis brukeren som lastet opp malen flyttes til en annen gruppe, brytes ikke denne mal-gruppe-tilknytningen.
      • Malen gjøres tilgjengelig for redigering for kontoadministratoren og gruppeadministratoren for brukerens gruppe, fra Delte biblioteker-menyen.
    • Hvilken som helst bruker i organisasjonen min – Alle brukere i kontoen har tilgang til malen.
      • Malen gjøres tilgjengelig for redigering for kontoadministratoren fra Delte biblioteker-menyen.
    Klikk på rediger-koblingen til malen
  5. Klikk på Lagre når du er ferdig.

  • Lagre ofte hvis malen har mange felt! Når du klikker Lagre omdirigeres du til Behandle-siden, men det er bedre enn at du mister arbeidet ditt.
  • Intelligent navngiving av feltene i dokumentet kan hjelpe deg i det lange løp. Hvis du skal eksportere dataene underskriverne har angitt, kan navngiving av feltene holder informasjonen organisert og lettere å lese.


Administratorrettighet til å redigere delte biblioteksmaler

Administratorer kan redigere alle biblioteksmaler som har blitt delt (via maltillatelse) med gruppen eller kontoen deres.

  • Bare biblioteksmaler er inkludert.  Webskjemaer er ikke det.
  • Bare biblioteksmaler som er delt via maltillatelsene er inkludert.  
  • Gruppeadministratorer kan redigere alle biblioteksmaler som har blitt delt med deres gruppe av medlemmer i deres gruppe.
  • Kontoadministratorer kan redigere alle biblioteksmaler som har blitt delt med deres gruppe eller organisasjonen.
    • Kontoadministratorer ser de delte malene fra alle grupper.

En administrator får tilgang til den delte bibliotekslisten ved å gå til: Konto > Delte biblioteker.

Gå til menyelementet Delte biblioteker

Innholdet på siden inkluderer:

  • Navnet på malen – Det formelle navnet på malen slik det er oppført på Behandle-siden.
  • Type – Typen mal. Enten Biblioteksdokument, Mal for skjemafeltlag eller Både dokument- og skjemafeltmal.
  • Eier – Den som opprettet malen. Det formelle navnet på og e-postadressen til brukeren.
  • Delt med – Dette gjenspeiler maltillatelsesinnstillingen. Verdien er enten Konto eller Gruppe (med gruppenavnet tilføyd).
  • Sist endret – Datoen da malen sist ble lagret i systemet.

 

Redigere en mal:

  • Dobbeltklikk på malen.
    • Eller enkeltklikk og velg Rediger-handlingen.
Rediger malen

 

Adobe Sign-redigeringsmiljøet åpnes slik at du kan redigere malegenskapene, type, navn og feltplasseringer/-tildelinger.

  • Gjør de nødvendige endringene og klikk på Lagre.
Redigere

Forsiktig!

Administratorer kan endre maltillatelsene.

Endring av maltillatelsene kan potensielt fjerne malen fra Delte biblioteker-listen og derved fjerne den fra administratorens tillatelsesomfang.