Begrense dokumentsynlighet

Beskrivelse av funksjon

Innstillingen Begrenset dokumentsynlighet tillater at en avtale inneholder flere filer som er selektivt synlige for mottakerne, avhengig av hvilke innstillinger som er aktivert og hvordan avtalen er konfigurert.

Eksempel på brukstilfeller:

  • Salgsavtaler som krever intern oversikt/godkjenning før de kan sendes til kunden.
  • Dokumentasjon for nye ansatte som skal leveres etter at tilbudsbrevet er godtatt.
  • Webskjemaer som registrerer programdata og returnerer det signerte programmet med ekstra dokumentasjon.

Her er en kort video som viser en oversikt over bruken:

Begrenset dokumentsynlighet involverer en rekke svært spesifikke termer:

Bruker vs. Bruker-ID

  • Bruker er et generelt begrep som gjelder alle som har tilgang til Adobe Acrobat Sign via direkte pålogging, føderert godkjenning eller integrasjon. En bruker kan ha flere e-postadresser som brukes til å godkjenne til Acrobat Sign (så en bruker kan ha flere bruker-ID-er)   
  • Bruker-ID er et spesifikt, godkjent objekt i Adobe Acrobat Sign. Den faktiske ID-en er et systemtildelt nummer som sikrer identifikasjon av et unikt objekt (bruker). Bruker-ID-er er ofte lik e-postadressen siden begge er unike verdier i systemet, men en bruker kan endre e-postadressen, men ikke bruker-ID-en.  Alle aktiva er logisk knyttet til bruker-ID-en de ble opprettet av.

Interne vs. eksterne parter

  • Interne parter er bruker-ID-er som er en del av samme Acrobat Sign-konto som bruker-ID-en som sender.
    • Det er verdt å merke seg at brukere i samme selskap kan være i forskjellige Acrobat Sign-kontoer. Acrobat Sign gjør ingen antakelser basert på e-postdomener eller selskapsnavn. Den eneste relevante relasjonen er hvis bruker-ID-ene er innenfor samme konto-ID.
  • Eksterne parter identifiserer en bruker-ID som ikke er en del av kontoen til bruker-ID-en som sender. 
    • Hvis brukerens e-postadresse ikke er oppført i brukerlisten for en konto, er brukeren per definisjon ekstern.


Bruk

Regler for Begrenset dokumentsynlighet (LDV – Limited Document Visibility) aktiveres på konto- eller gruppenivå (innstillinger på gruppenivå overstyrer kontoinnstillingene).

LDV-regler viser bare filinnhold som eksplisitt er tildelt en gitt mottaker.

Filinnhold tildeles en mottaker ved å legge til minst ett felt tildelt til den mottakeren.

  • LDV er fil basert, ikke sidebasert. Hvis en fil har 40 sider, og mottakeren har ett tildelt felt på én side, kan mottakeren se alle 40 sidene av filen.
  • Hvis filen ikke inneholder noen felt for mottakeren, blir hele filen utelatt fra den mottakerens visning.
  • Hvis det er fire filer og mottakeren må se alle fire, må minst ett felt påføres på en av sidene i hver fil.
  • Hvis sidekontroll kreves, må filen deles opp i enkeltfiler der hver fil består av én side.
LDV-eksempel

I eksempelet til høyre er det to underskrivere og to dokumenter i en avtale.

Underskriver 1 ser begge dokumentene siden det er et tildelt felt i begge dokumentene (Felt 1 og Felt 2).

Underskriver 2 vil se bare Dok 2 fordi vedkommende ikke har et tildelt felt i Dok 1. 

  • Dok 2 er synlig fordi Felt 3 er tildelt til Underskriver 2.
Merk:

LDV-regler har to forutsetninger:

  • Det må være mer enn én mottaker.
    • Mottakere inkluderer brukere som er lagt til i signerings-/godkjenningsprosessen.
    • Kopi til-parter er ikke mottakere.    
  • Det må være mer enn én fil i avtalen
    • Filer er alle vedlegg som brukes til å bygge avtalen (.doc, .xls, .pdf, .png, osv.).

Hvis et av kravene over ikke er oppfylt, blir LDV-regler suspendert for den avtalen.

Konfigurere alternativer

Når funksjonen er aktivert, har LDV tre innstillinger som endrer virkemåten til avtalen og måten den vises på:

Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene – Når aktivert, alle bruker-ID-er i kontoen din med tilgang til avtalen (som mottaker eller kopimottaker).

LDV-innstillinger i brukergrensesnittet

Dokumentsynlighet basert på innstillinger:

Når Underskrivere vil bare se filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem, blir LDV som helhet deaktivert i brukergrensesnittet.

Alle mottakere og kopimottakere ser alle filer hele tiden.

LDV er deaktivert

Deltaker

Under signering

Fullført avtale

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Når bare Underskrivere vil bare se filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem er aktivert:

  • Avsenderen kan se alt filinnhold hele tiden.
  • Mottakere kan bare se filene de eksplisitt er inkludert i under signering og etter at avtalen er fullført.
  • Kopimottakere ser ikke noe filinnhold.
LDV er aktivert

Deltaker

Under signering

Fullført avtale

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Tildelte dokumenter

Tildelte dokumenter

Ekstern mottaker

Tildelte dokumenter

Tildelte dokumenter

Intern kopimottaker

Ingen

Ingen

Ekstern kopimottaker

Ingen

Ingen

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Når Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er aktivert:

  • Alle interne bruker-ID-er (i forhold til brukeren som sender) kan se alt filinnhold.
  • Eksterne mottakere ser bare filinnhold som er tildelt til dem, under signering og etter at avtalen er fullført.
  • Eksterne kopimottakere ser ikke noe filinnhold.
LDV tillater at interne agenter ser alle filer.

Deltaker

Under signering

Fullført avtale

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern mottaker

Tildelte dokumenter

Tildelte dokumenter

Intern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern kopimottaker

Ingen

Ingen

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Når Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene når de mottar den signerte avtalen er aktivert:

  • Mottakere ser bare sitt tildelte filinnhold under signeringsprosessen.
  • Kopimottakere ser ikke noe filinnhold under signeringsprosessen.

Når avtalen er fullført, kan alle mottakere og kopimottakere se alt filinnhold.

LDV viser alle filer når fullført.

Deltaker

Under signering

Fullført avtale

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Tildelte dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern mottaker

Tildelte dokumenter

Alle dokumenter

Intern kopimottaker

Ingen

Alle dokumenter

Ekstern kopimottaker

Ingen

Alle dokumenter

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Denne konfigurasjonen aktiverer LDV-regler og tillater at alle interne bruker-ID-er (i forhold til avsenderen) kan vise alt filinnhold under signeringssyklusen.

Når avtalen er fullført, kan alle brukere vise alt filinnhold.

LDV tillater at interne agenter ser alle filer.

Deltaker

Under signering

Fullført avtale

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern mottaker

Tildelte dokumenter

Alle dokumenter

Intern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern kopimottaker

Ingen

Alle dokumenter

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Hvis du planlegger å godta håndskrevne signaturerm bør du aktivere dette alternativet, men vær oppmerksom på at LDV-regler ikke gjelder når håndskrevne signaturer er involvert.

Når en håndskrevet signatur er involvert, suspenderes LDV-regler for den avtalen i alle tilfeller.

LDV for håndskrevet signatur

Deltaker

Under signering

Fullført avtale

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Bruke LDV med REST API v6

REST API v6 kan brukes av avsenderen for eksplisitt å gi synlighet til dokumenter.

REST API v6-kall ignorerer alle innstillinger for dokumentsynlighet i brukergrensesnittet fordi API-kallet overstyrer innstillinger på konto-/gruppenivå.

Den eneste virkemåten som tas med, er at avsenderen må angi en dokumentetikett hvis den angir et skjemafelt for en bestemt mottaker. 

POST /agreements REST API v6-endepunktet har tre parametere som kan brukes til å styre dokumentsynlighet.

AgreementInfo

Parameternavn

Type

Obligatorisk

Beskrivelse

documentVisibilityEnabled

Boolsk

Nei

Valgfri dokumentsynlighetsparameter for avtalen. Denne parameteren må angis og settes til True for å aktivere dokumentsynlighet.


ParticipantSetInfo

Parameternavn

Type

Obligatorisk

Beskrivelse

visiblePages

Streng[]

Nei

En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i dette deltakersettet.


CcInfo

Parameternavn

Type

Obligatorisk

Beskrivelse

visiblePages

Streng[]

Nei

En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i CC.


HTTP-statuskode

HTTP-statuskode

Årsak

Beskrivelse

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

En eller flere synlige sideetiketter i deltakersettet er ugyldig.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

En eller flere synlige sideetiketter i CC er ugyldig.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

Dokumentsynlighet aktivert settes til False og derfor kan ikke filinfo-indeks angis for noe deltakersett eller CC.

GET /agreements/{avtale-ID} REST API v6-endepunkt kan brukes til å hente relasjon mellom deltakere og dokumenter.

AgreementInfo

Parameternavn

Type

Beskrivelse

documentVisibilityEnabled

Boolsk

Hvis True, var dokumentsynlighet aktivert for denne avtalen.


ParticipantSetInfo

Parameternavn

REST-objekt

Beskrivelse

visiblePages

Streng[]

En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i dette deltakersettet.


CcInfo

Parameternavn

REST-objekt

Beskrivelse

visiblePages

Streng[]

En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i CC.

Hvis GET /agreements/{avtale-ID} rapporterer statusen CANCELLED, kan det skyldes en eller flere ugyldige parameterverdier for dokumentsynlighet.

Bruk GET /agreements/{avtale-ID}/events til å hente feilårsak.

Feilmelding

Betingelse

fileInfoIndex <FileInfo index> mangler i ett av participantSets som inneholder <participant email>.

<label> må angis som visiblePages for deltaker <participant email>.

Feilen over logges med Event.type-verdien AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM og Event.comment.


Ting å kjenne til....

Begrenset dokumentsynlighet og sertifikater for digitale signaturer er inkompatible.

Når LDV er aktivert, blir objektet med digital signatur fjernet fra redigeringsmiljøet i appen.

Hvis en avtale med et felt for digital signatur blir sendt med LDV-regler aktivert, utløses en feil:

Felt for digital signatur <field name> støttes ikke på grunn av begrenset dokumentsynlighet.

Hvis bruker-ID-en kan vise filen som inneholder vedleggsfeltet, kan ID-en også vise innholdet i vedlegget.

Erstatting av en mottaker fungerer som vanlig, men med ett unntak:

  • Avsenderen av avtalen kan ikke erstatte seg selv når vedkommende er en oppført mottaker med en ikke-signeringsrolle, og Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er deaktivert.

Hvis Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er aktivert:

  • Interne mottakere kan bare delegere til en annen intern bruker.
  • Eksterne mottakere kan ikke delegere til en intern bruker.
    • Forsøk på dette returnerer feilen: “Kontoadministrator tillater ikke delegering til denne personen.”

Filene og feltene kan redigeres (med funksjonen Endre avtale) så lenge avtalen ikke er vist av en deltaker.

LDV er rolle-agnostisk

Hvis du har en mottaker som ikke er underskriver, må den mottakeren ha minst ett felt plassert i hver fil som du vil at vedkommende skal ha tilgang til.

Hvis en mottaker ikke har noen synlige filer (fordi det ikke er plassert noen felt), utløses en feil: 

Deltaker <email> (<participant role>) har ikke noe synlig dokument.

Send samlet virker på samme måte som andre avtaler. 

Når en avtale sendes, må det være minst ett obligatorisk (ikke valgfritt eller betinget) signaturfelt for hver mottaker som må signere dette.

Hvis én eller flere som må signere ikke har et obligatorisk signaturfelt, legges det til en ekstra side på slutten av avtalen, og et signaturfelt for hver person som må signere blir lagt til (og alle som må signere kan vise den siste siden).

Adobe-logoen

Logg på kontoen din