Beskrivelse av funksjon

Innstillingen Begrenset dokumentsynlighet tillater at en avtale inneholder flere filer som er selektivt synlige for mottakerne, avhengig av hvilke innstillinger som er aktivert og hvordan avtalen er konfigurert.

Eksempel på brukstilfeller:

  • Salgsavtaler som krever intern oversikt/godkjenning før de kan sendes til kunden.
  • Dokumentasjon for nye ansatte som skal leveres etter at tilbudsbrevet er godtatt.
  • Webskjemaer som registrerer programdata og returnerer det signerte programmet med ekstra dokumentasjon.

Her er en kort video som viser en oversikt over bruken:


Begrenset dokumentsynlighet involverer en rekke svært spesifikke termer:

Bruker vs. Bruker-ID

  • Bruker er en generell term som gjelder alle som har tilgang til Adobe Sign via direkte pålogging, føderert godkjenning eller integrasjon. En bruker kan ha flere e-postadresser som brukes til å godkjenne til Adobe Sign (så en bruker kan ha flere bruker-ID-er).  
  • Bruker-ID er et spesifikt, godkjent objekt i Adobe Sign. Den faktiske ID-en er et systemtildelt nummer som sikrer identifikasjon av et unikt objekt (bruker). Bruker-ID-er er ofte lik e-postadressen siden begge er unike verdier i systemet, men en bruker kan endre e-postadressen, men ikke bruker-ID-en.  Alle aktiva er logisk knyttet til bruker-ID-en de ble opprettet av.

Interne vs. eksterne parter

  • Interne parter er bruker-ID-er som er en del av samme Adobe Sign-konto som bruker-ID-en som sender.
    • Det er verdt å merke seg at brukere i samme selskap kan være i forskjellige Adobe Sign-kontoer. Adobe Sign gjør ingen antakelser basert på e-postdomener eller selskapsnavn. Den eneste relevante relasjonen er hvis bruker-ID-ene er innenfor samme konto-ID.
  • Eksterne parter identifiserer en bruker-ID som ikke er en del av kontoen til bruker-ID-en som sender. 
    • Hvis brukerens e-postadresse ikke er oppført i brukerlisten for en konto, er brukeren per definisjon ekstern.


Bruk

Regler for Begrenset dokumentsynlighet (LDV – Limited Document Visibility) aktiveres på konto- eller gruppenivå (innstillinger på gruppenivå overstyrer kontoinnstillingene).

LDV-regler viser bare filinnhold som eksplisitt er tildelt en gitt mottaker.

Filinnhold tildeles en mottaker ved å legge til minst ett felt tildelt til den mottakeren.

  • LDV er fil basert, ikke sidebasert. Hvis en fil har 40 sider, og mottakeren har ett tildelt felt på én side, kan mottakeren se alle 40 sidene av filen.
  • Hvis filen ikke inneholder noen felt for mottakeren, blir hele filen utelatt fra den mottakerens visning.
  • Hvis det er fire filer og mottakeren må se alle fire, må minst ett felt påføres på en av sidene i hver fil.
  • Hvis sidekontroll kreves, må filen deles opp i enkeltfiler der hver fil består av én side.

I eksempelet til høyre er det to underskrivere og to dokumenter i en avtale.

Underskriver 1 ser begge dokumentene siden det er et tildelt felt i begge dokumentene (Felt 1 og Felt 2).

Underskriver 2 vil se bare Dok 2 fordi vedkommende ikke har et tildelt felt i Dok 1. 

  • Dok 2 er synlig fordi Felt 3 er tildelt til Underskriver 2.
LDV-eksempel

Merk:

LDV-regler har to forutsetninger:

  • Det må være mer enn én mottaker.
    • Mottakere inkluderer brukere som er lagt til i signerings-/godkjenningsprosessen.
    • Kopi til-parter er ikke mottakere.    
  • Det må være mer enn én fil i avtalen
    • Filer er alle vedlegg som brukes til å bygge avtalen (.doc, .xls, .pdf, .png, osv.).

Hvis et av kravene over ikke er oppfylt, blir LDV-regler suspendert for den avtalen.

Konfigurere alternativer

Når funksjonen er aktivert, har LDV tre innstillinger som endrer virkemåten til avtalen og måten den vises på:

Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene – Når aktivert, alle bruker-ID-er i kontoen din med tilgang til avtalen (som mottaker eller kopimottaker).

LDV-innstillinger i brukergrensesnittet

Dokumentsynlighet basert på innstillinger:

Når Underskrivere vil bare se filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem, blir LDV som helhet deaktivert i brukergrensesnittet.

Alle mottakere og kopimottakere ser alle filer hele tiden.

LDV er deaktivert
Deltaker Under signering Fullført avtale
Avsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern mottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern mottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern kopimottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern kopimottaker Alle dokumenter Alle dokumenter

Når bare Underskrivere vil bare se filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem er aktivert:

  • Avsenderen kan se alt filinnhold hele tiden.
  • Mottakere kan bare se filene de eksplisitt er inkludert i under signering og etter at avtalen er fullført.
  • Kopimottakere ser ikke noe filinnhold.
LDV er aktivert
Deltaker Under signering Fullført avtale
Avsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern mottaker Tildelte dokumenter Tildelte dokumenter
Ekstern mottaker Tildelte dokumenter Tildelte dokumenter
Intern kopimottaker Ingen Ingen
Ekstern kopimottaker Ingen Ingen

Når Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er aktivert:

  • Alle interne bruker-ID-er (i forhold til brukeren som sender) kan se alt filinnhold.
  • Eksterne mottakere ser bare filinnhold som er tildelt til dem, under signering og etter at avtalen er fullført.
  • Eksterne kopimottakere ser ikke noe filinnhold.
LDV tillater at interne agenter ser alle filer.
Deltaker Under signering Fullført avtale
Avsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern mottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern mottaker Tildelte dokumenter Tildelte dokumenter
Intern kopimottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern kopimottaker Ingen Ingen

Når Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene når de mottar den signerte avtalen er aktivert:

  • Mottakere ser bare sitt tildelte filinnhold under signeringsprosessen.
  • Kopimottakere ser ikke noe filinnhold under signeringsprosessen.

Når avtalen er fullført, kan alle mottakere og kopimottakere se alt filinnhold.

LDV viser alle filer når fullført.
Deltaker Under signering Fullført avtale
Avsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern mottaker Tildelte dokumenter Alle dokumenter
Ekstern mottaker Tildelte dokumenter Alle dokumenter
Intern kopimottaker Ingen Alle dokumenter
Ekstern kopimottaker Ingen Alle dokumenter

Denne konfigurasjonen aktiverer LDV-regler og tillater at alle interne bruker-ID-er (i forhold til avsenderen) kan vise alt filinnhold under signeringssyklusen.

Når avtalen er fullført, kan alle brukere vise alt filinnhold.

LDV tillater at interne agenter ser alle filer.
Deltaker Under signering Fullført avtale
Avsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern mottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern mottaker Tildelte dokumenter Alle dokumenter
Intern kopimottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern kopimottaker Ingen Alle dokumenter

Hvis du planlegger å godta håndskrevne signaturerm bør du aktivere dette alternativet, men vær oppmerksom på at LDV-regler ikke gjelder når håndskrevne signaturer er involvert.

Når en håndskrevet signatur er involvert, suspenderes LDV-regler for den avtalen i alle tilfeller.

LDV for håndskrevet signatur
Deltaker Under signering Fullført avtale
Avsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern mottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern mottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern kopimottaker Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern kopimottaker Alle dokumenter Alle dokumenter

Bruke LDV med REST API v6

REST API v6 kan brukes av avsenderen for eksplisitt å gi synlighet til dokumenter.

REST API v6-kall ignorerer alle innstillinger for dokumentsynlighet i brukergrensesnittet fordi API-kallet overstyrer innstillinger på konto-/gruppenivå.

Den eneste virkemåten som tas med, er at avsenderen må angi en dokumentetikett hvis den angir et skjemafelt for en bestemt mottaker. 

POST /agreements REST API v6-endepunktet har tre parametere som kan brukes til å styre dokumentsynlighet.

AgreementInfo

Parameternavn Type Obligatorisk Beskrivelse
documentVisibilityEnabled Boolsk Nei Valgfri dokumentsynlighetsparameter for avtalen. Denne parameteren må angis og settes til True for å aktivere dokumentsynlighet.


ParticipantSetInfo

Parameternavn Type Obligatorisk Beskrivelse
visiblePages Streng[] Nei

En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i dette deltakersettet.


CcInfo

Parameternavn Type Obligatorisk Beskrivelse
visiblePages Streng[] Nei En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i denne CC.


HTTP-statuskode

HTTP-statuskode Årsak Beskrivelse
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL En eller flere synlige sideetiketter i deltakersettet er ugyldig.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL En eller flere synlige sideetiketter i CC er ugyldig.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Dokumentsynlighet aktivert settes til False og derfor kan ikke filinfo-indeks angis for noe deltakersett eller CC.

GET /agreements/{avtale-ID} REST API v6-endepunkt kan brukes til å hente relasjon mellom deltakere og dokumenter.

AgreementInfo

Parameternavn Type Beskrivelse
documentVisibilityEnabled Boolsk Hvis True, var dokumentsynlighet aktivert for denne avtalen.


ParticipantSetInfo

Parameternavn REST-objekt Beskrivelse
visiblePages Streng[] En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i dette deltakersettet.


CcInfo

Parameternavn REST-objekt Beskrivelse
visiblePages Streng[]
En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i denne CC.

Hvis GET /agreements/{avtale-ID} rapporterer statusen CANCELLED, kan det skyldes en eller flere ugyldige parameterverdier for dokumentsynlighet.

Bruk GET /agreements/{avtale-ID}/events til å hente feilårsak.

Feilmelding Betingelse
fileInfoIndex <filinformasjon-indeks> mangler i ett av participantSets som inneholder <e-postadresse til deltaker>. <etikett> må angis som visiblePages for deltaker <e-postadresse til deltaker>.

Feilen over logges med Event.type-verdien AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM og Event.comment.


Ting å kjenne til...

Begrenset dokumentsynlighet og sertifikater for digitale signaturer er inkompatible.

Når LDV er aktivert, blir objektet med digital signatur fjernet fra redigeringsmiljøet i appen.

Hvis en avtale med et felt for digital signatur blir sendt med LDV-regler aktivert, utløses en feil:

Felt for digital signatur <feltnavn> støttes ikke på grunn av begrenset dokumentsynlighet.

Hvis bruker-ID-en kan vise filen som inneholder vedleggsfeltet, kan ID-en også vise innholdet i vedlegget.

Erstatting av en mottaker fungerer som vanlig, men med ett unntak:

  • Avsenderen av avtalen kan ikke erstatte seg selv når vedkommende er en oppført mottaker med en ikke-signeringsrolle, og Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er deaktivert.

Hvis Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er aktivert:

  • Interne mottakere kan bare delegere til en annen intern bruker.
  • Eksterne mottakere kan ikke delegere til en intern bruker.
    • Forsøk på dette returnerer feilen: “Kontoadministrator tillater ikke delegering til denne personen.”

Filene og feltene kan redigeres (med funksjonen Endre avtale) så lenge avtalen ikke er vist av en deltaker.

LDV er rolle-agnostisk

Hvis du har en mottaker som ikke er underskriver, må den mottakeren ha minst ett felt plassert i hver fil som du vil at vedkommende skal ha tilgang til.

Hvis en mottaker ikke har noen synlige filer (fordi det ikke er plassert noen felt), utløses en feil: 

Deltaker <e-postadresse> (<deltakerrolle>) har ikke noe synlig dokument.

Mega Sign fungerer på samme måte som andre avtaler. 

Aktivering av webskjemaer for å fungere med LDV krever at en “back end”-innstilling justeres. 

Kontakt din kundeansvarlige for å få denne funksjonen aktivert.

Når den er aktivert, fungerer webskjemaer på samme måte som andre avtaler.

Når en avtale sendes, må det være minst ett obligatorisk (ikke valgfritt eller betinget) signaturfelt for hver mottaker med en signeringsrolle.

Hvis én eller flere underskrivere ikke har et obligatorisk signaturelt, legegs det til en ekstra side på slutten av avtalen, og en signaturblokk for hver underskriver blir lagt til (og alle underskrivere kan vise den siste siden).