Deltaker
Oversikt
Innstillingen Begrenset dokumentsynlighet (Limited Document Visibility – LDV) tillater at en avtale inneholder flere filer som er selektivt synlige for mottakerne, avhengig av hvilke innstillinger som er aktivert og hvordan avtalen er konfigurert.
Eksempel på brukstilfeller:
- Salgsavtaler som krever intern oversikt eller godkjenning før de kan sendes til kunden.
- Dokumentasjon for nye ansatte som skal leveres etter at tilbudsbrevet er godtatt.
- HR-dokumenter som krever intern behandling utenfor omfanget til den første underskriveren.
Her er en kort video som viser bruk på høyt nivå:
Tilgjengelighet:
Begrenset dokumentsynlighet er bare tilgjengelig for enterprise-lisensplanen.
Konfigurasjonsomfang:
LDV kan være aktivert på både konto- og gruppenivåer.
Slik fungerer dokumentsynlighet
LDV-regler kan aktiveres på konto- og gruppenivå.
LDV-regler viser bare filinnhold eksplisitt tildelt en gitt mottaker.
Filinnhold tildeles en mottaker ved å legge til minst ett felt tildelt til den mottakeren.
- LDV er filbasert, ikke sidebasert. Hvis en fil har 40 sider og mottakeren har ett tildelt felt på én side, kan mottakeren se alle 40 sidene av filen.
- Hvis filen ikke inneholder noen felt for mottakeren, blir hele filen utelatt fra den mottakerens visning.
- Hvis det er fire filer og mottakeren må se alle fire, må minst ett felt påføres på en av sidene i hver fil.
- Hvis sidekontroll kreves, må filen deles i individuelle filer som hver består av én side.
I eksempelet til høyre er det to underskrivere og to dokumenter i en avtale.
Underskriver 1 ser begge dokumentene siden det er et tildelt felt i begge dokumentene (Felt 1 og Felt 2).
Underskriver 2 ser bare dok 2 fordi vedkommende ikke har et tildelt felt i dok 1.
- Dok 2 er synlig fordi Felt 3 er tildelt til Underskriver 2.
LDV-regler har to forutsetninger:
- Det må være mer enn én mottaker
- Mottakere inkluderer brukere som er lagt til i signerings-/godkjenningsprosessen.
- Kopi til-parter er ikke mottakere.
- Det må være mer enn én fil i avtalen
- Filer er alle vedlegg som brukes til å bygge avtalen (.doc, .xls, .pdf, .png osv.).
Hvis et av kravene ovenfor ikke er sant, suspenderes LDV-reglene for den avtalen.
Underskrivere ser bare filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem, noe som er rotinnstillingen som muliggjør LDV-opplevelsen og settet med underordnede kontroller. Hvis denne kontrollen er deaktivert, deaktiveres LDV som helhet i mottakeropplevelsen.
Alle mottakere og kopimottakere ser alle filer hele tiden.
|
Under signeringsprosessen |
Når avtalen er fullført |
---|---|---|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
Intern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
Ekstern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
Intern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
Ekstern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Etter aktivering av LDV-rotkontrollen, finnes det tre ytterligere konfigurasjoner for å kontrollere synligheten avhengig av hva du foretrekker:
Bruke LDV med REST API v6
Avsenderen kan bruke REST API v6 for å uttrykkelig gi dokumentene synlighet.
REST API v6-kall ignorerer alle innstillinger for dokumentsynlighet i brukergrensesnittet, fordi API-kallet overstyrer innstillinger på konto-/gruppenivå.
Den eneste virkemåten som tas med, er at senderen må spesifisere en dokumentetikett hvis den angir et skjemafelt for en bestemt mottaker.