Deltaker
Sist oppdatert
28. feb. 2024
Oversikt
Innstillingen Begrenset dokumentsynlighet (Limited Document Visibility – LDV) tillater at en avtale inneholder flere filer som er selektivt synlige for mottakerne, avhengig av hvilke innstillinger som er aktivert og hvordan avtalen er konfigurert.
Eksempel på brukstilfeller:
- Salgsavtaler som krever intern oversikt eller godkjenning før de kan sendes til kunden.
- Dokumentasjon for nye ansatte som skal leveres etter at tilbudsbrevet er godtatt.
- HR-dokumenter som krever intern behandling utenfor omfanget til den første underskriveren.
Her er en kort video som viser bruk på høyt nivå:
Tilgjengelighet:
Begrenset dokumentsynlighet er bare tilgjengelig for enterprise-lisensplanen.
Konfigurasjonsomfang:
LDV kan være aktivert på både konto- og gruppenivåer.
Begrenset dokumentsynlighet innebærer flere spesielle begreper:
Bruker vs. Bruker-ID
- Bruker er et generelt begrep som gjelder alle som har tilgang til Adobe Acrobat Sign via direkte pålogging, føderert autentisering eller integrasjon. En bruker kan ha flere e-postadresser som brukes til å godkjenne til Acrobat Sign (følgelig kan en bruker ha flere bruker-ID-er).
- Bruker-ID er et spesifikt, godkjent objekt i Adobe Acrobat Sign. Den faktiske ID-en er et systemtildelt nummer som sikrer identifikasjon av et unikt objekt (bruker). Bruker-ID-er er ofte lik e-postadressen siden begge er unike verdier i systemet. En bruker kan endre e-postadressen men ikke bruker-ID-en. Alle aktiva er logisk knyttet til opprettelse av deres bruker-ID.
Interne vs. eksterne parter
- Interne parter er bruker-ID-er som er en del av samme Acrobat Sign-konto som bruker-ID-en som sender.
- Det er verdt å merke seg at brukere i samme selskap kan være i forskjellige Acrobat Sign-kontoer. Acrobat Sign gjør ingen antakelser basert på e-postdomener eller bedriftsnavn. Den eneste relevante relasjonen er hvis bruker-ID-ene er relatrt til samme konto-ID.
- Eksterne parter identifiserer en bruker-ID som ikke er medlem av kontoen til senderens bruker-ID.
- Hvis brukerens e-postadresse ikke er oppført i brukerlisten for en konto, er brukeren per definisjon ekstern.
Slik fungerer dokumentsynlighet
LDV-regler kan aktiveres på konto- og gruppenivå.
LDV-regler viser bare filinnhold eksplisitt tildelt en gitt mottaker.
Filinnhold tildeles en mottaker ved å legge til minst ett felt tildelt til den mottakeren.
- LDV er filbasert, ikke sidebasert. Hvis en fil har 40 sider og mottakeren har ett tildelt felt på én side, kan mottakeren se alle 40 sidene av filen.
- Hvis filen ikke inneholder noen felt for mottakeren, blir hele filen utelatt fra den mottakerens visning.
- Hvis det er fire filer og mottakeren må se alle fire, må minst ett felt påføres på en av sidene i hver fil.
- Hvis sidekontroll kreves, må filen deles i individuelle filer som hver består av én side.
I eksempelet til høyre er det to underskrivere og to dokumenter i en avtale.
Underskriver 1 ser begge dokumentene siden det er et tildelt felt i begge dokumentene (Felt 1 og Felt 2).
Underskriver 2 ser bare dok 2 fordi vedkommende ikke har et tildelt felt i dok 1.
- Dok 2 er synlig fordi Felt 3 er tildelt til Underskriver 2.
Merk:
LDV-regler har to forutsetninger:
- Det må være mer enn én mottaker
- Mottakere inkluderer brukere som er lagt til i signerings-/godkjenningsprosessen.
- Kopi til-parter er ikke mottakere.
- Det må være mer enn én fil i avtalen
- Filer er alle vedlegg som brukes til å bygge avtalen (.doc, .xls, .pdf, .png osv.).
Hvis et av kravene ovenfor ikke er sant, suspenderes LDV-reglene for den avtalen.
Underskrivere ser bare filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem, noe som er rotinnstillingen som muliggjør LDV-opplevelsen og settet med underordnede kontroller. Hvis denne kontrollen er deaktivert, deaktiveres LDV som helhet i mottakeropplevelsen.
Alle mottakere og kopimottakere ser alle filer hele tiden.
|
|
Under signeringsprosessen |
Når avtalen er fullført |
|---|---|---|
|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Etter aktivering av LDV-rotkontrollen, finnes det tre ytterligere konfigurasjoner for å kontrollere synligheten avhengig av hva du foretrekker:
Når bare Underskrivere vil bare se filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem er aktivert:
- Avsenderen kan se alt filinnhold hele tiden.
- Mottakere kan bare se filene de eksplisitt er inkludert i under signering og etter at avtalen er fullført.
- Kopimottakere ser ikke noe filinnhold.
|
Deltaker |
Under signering |
Fullført avtale |
|---|---|---|
|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern mottaker |
Tildelte dokumenter |
Tildelte dokumenter |
|
Ekstern mottaker |
Tildelte dokumenter |
Tildelte dokumenter |
|
Intern kopimottaker |
Ingen |
Ingen |
|
Ekstern kopimottaker |
Ingen |
Ingen |
|
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Når Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er aktivert:
- Alle interne bruker-ID-er (i forhold til brukeren som sender) kan se alt filinnhold.
- Eksterne mottakere ser bare filinnhold som er tildelt til dem, under signering og etter at avtalen er fullført.
- Eksterne kopimottakere ser ikke noe filinnhold.
|
Deltaker |
Under signering |
Fullført avtale |
|---|---|---|
|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern mottaker |
Tildelte dokumenter |
Tildelte dokumenter |
|
Intern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern kopimottaker |
Ingen |
Ingen |
|
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Når Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene når de mottar den signerte avtalen er aktivert:
- Mottakere ser bare sitt tildelte filinnhold under signeringsprosessen.
- Kopimottakere ser ikke noe filinnhold under signeringsprosessen.
Når avtalen er fullført, kan alle mottakere og kopimottakere se alt filinnhold.
|
Deltaker |
Under signering |
Fullført avtale |
|---|---|---|
|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern mottaker |
Tildelte dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern mottaker |
Tildelte dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern kopimottaker |
Ingen |
Alle dokumenter |
|
Ekstern kopimottaker |
Ingen |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Denne konfigurasjonen aktiverer LDV-regler og tillater at alle interne bruker-ID-er (i forhold til avsenderen) kan vise alt filinnhold under signeringssyklusen.
Når avtalen er fullført, kan alle brukere vise alt filinnhold.
|
Deltaker |
Under signering |
Fullført avtale |
|---|---|---|
|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern mottaker |
Tildelte dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern kopimottaker |
Ingen |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Hvis du planlegger å godta håndskrevne signaturerm bør du aktivere dette alternativet, men vær oppmerksom på at LDV-regler ikke gjelder når håndskrevne signaturer er involvert.
Når en håndskrevet signatur er involvert, suspenderes LDV-regler for den avtalen i alle tilfeller.
|
Deltaker |
Under signering |
Fullført avtale |
|---|---|---|
|
Avsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern mottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern kopimottaker |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmottaker |
I/T |
Alle dokumenter |
Bruke LDV med REST API v6
Avsenderen kan bruke REST API v6 for å uttrykkelig gi dokumentene synlighet.
REST API v6-kall ignorerer alle innstillinger for dokumentsynlighet i brukergrensesnittet, fordi API-kallet overstyrer innstillinger på konto-/gruppenivå.
Den eneste virkemåten som tas med, er at senderen må spesifisere en dokumentetikett hvis den angir et skjemafelt for en bestemt mottaker.
POST /agreements REST API v6-endepunktet har tre parametere som kan brukes til å styre dokumentsynlighet.
AgreementInfo
|
Parameternavn |
Type |
Obligatorisk |
Beskrivelse |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Boolsk |
Nei |
Valgfri dokumentsynlighetsparameter for avtalen. Denne parameteren må angis og settes til True for å aktivere dokumentsynlighet. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternavn |
Type |
Obligatorisk |
Beskrivelse |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Streng[] |
Nei |
En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i dette deltakersettet. |
CcInfo
|
Parameternavn |
Type |
Obligatorisk |
Beskrivelse |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Streng[] |
Nei |
En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i CC. |
HTTP-statuskode
|
HTTP-statuskode |
Årsak |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
En eller flere synlige sideetiketter i deltakersettet er ugyldig. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
En eller flere synlige sideetiketter i CC er ugyldig. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
Dokumentsynlighet aktivert settes til False og derfor kan ikke filinfo-indeks angis for noe deltakersett eller CC. |
GET /agreements/{avtale-ID} REST API v6-endepunkt kan brukes til å hente relasjon mellom deltakere og dokumenter.
AgreementInfo
|
Parameternavn |
Type |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Boolsk |
Hvis True, var dokumentsynlighet aktivert for denne avtalen. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternavn |
REST-objekt |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Streng[] |
En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i dette deltakersettet. |
CcInfo
|
Parameternavn |
REST-objekt |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Streng[] |
En liste med FileInfo.label som skal gjøres synlig for deltakere i CC. |
Hvis GET /agreements/{avtale-ID} rapporterer statusen CANCELLED, kan det skyldes en eller flere ugyldige parameterverdier for dokumentsynlighet.
Bruk GET /agreements/{avtale-ID}/events til å hente feilårsak.
|
Feilmelding |
Betingelse |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> mangler i ett av participantSets som inneholder <participant email>. |
<label> må angis som visiblePages for deltaker <participant email>. |
Feilen over logges med Event.type-verdien AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM og Event.comment.
Begrenset dokumentsynlighet og sertifikater for digitale signaturer er inkompatible.
Når LDV er aktivert, blir objektet med digital signatur fjernet fra redigeringsmiljøet i appen.
Hvis en avtale med et felt for digital signatur blir sendt med LDV-regler aktivert, utløses en feil:
Felt for digital signatur <field name> støttes ikke på grunn av begrenset dokumentsynlighet.
Hvis bruker-ID-en kan vise filen som inneholder vedleggsfeltet, kan ID-en også vise innholdet i vedlegget.
Erstatting av en mottaker fungerer som vanlig, men med ett unntak:
- Avsenderen av avtalen kan ikke erstatte seg selv når vedkommende er en oppført mottaker med en ikke-signeringsrolle, og Underskrivere og kopimottakere på min konto som vil se alle filene er deaktivert.
Hvis Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene er aktivert:
- Interne mottakere kan bare delegere til en annen intern bruker.
- Eksterne mottakere kan ikke delegere til en intern bruker.
- Forsøk på dette returnerer feilen: “Kontoadministrator tillater ikke delegering til denne personen.”
Filene og feltene kan redigeres (med funksjonen Endre avtale) så lenge avtalen ikke er vist av en deltaker.
LDV er rolle-agnostisk.
Hvis du har en mottaker som ikke er underskriver, må den mottakeren ha minst ett felt plassert i hver fil som du vil at vedkommende skal ha tilgang til.
Hvis en mottaker ikke har noen synlige filer (fordi det ikke er plassert noen felt), utløses en feil:
Deltaker <email> (<participant role>) har ikke noe synlig dokument.
Send samlet virker på samme måte som andre avtaler.
Når en avtale sendes, må det være minst ett obligatorisk (ikke valgfritt eller betinget) signaturfelt for hver mottaker som må signere dette.
Hvis én eller flere som må signere ikke har et obligatorisk signaturfelt, legges det til en ekstra side på slutten av avtalen, og et signaturfelt for hver person som må signere blir lagt til (og alle som må signere kan vise den siste siden).
