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Gire fácilmente un formulario en papel digitalizado o a un formulario sencillo creado en Microsoft Word, Excel u otra aplicación en un formulario PDF inteligente.

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Crear un formulario desde cero

Para crear un formulario, puede empezar con un archivo PDF en blanco, agregarle el texto, las etiquetas y los campos de formulario. Para obtener más información, consulte Cómo crear un formulario desde cero.

Crear un formulario a partir de un documento existente

Cuando convierte un documento existente en un formulario PDF, Acrobat añade automáticamente campos de formulario interactivos al formulario. Luego puede editar el formulario para añadir campos especializados de formulario como una lista desplegable, un cuadro de lista o botones.

Crear un formulario en Acrobat
Tipos de campos de formulario que se pueden agregar a un PDF

A. Campo de firma basado en certificado B. Cuadro de lista desplegable C. Campos de texto D. Barra de mensajes automática E. Casillas de verificación F. Botones de radio G. Cuadro de lista H. Botones 

  1. Seleccione Herramientas > Preparar formulario.

  2. Seleccione una de las opciones siguientes:

    Archivo individual

    Convierte un documento electrónico existente (por ejemplo, Word, Excel o PDF) en un formulario PDF interactivo.

    Escáner

    Digitaliza un formulario impreso y lo convierte en un formulario PDF interactivo.

    Crear nuevo

    Empiece a crear un formulario desde cero con una página en blanco. Para obtener más información, consulte Cómo crear un formulario desde cero.

  3. Si desea que otros firmen este formulario, seleccione la casilla de verificación Este documento requiere firmas.

    Nota:

    La detección automática del campo de formulario está activada de forma predeterminada. Para cambiar este valor, haga clic en el vínculo Cambiar y elija la configuración según corresponda. Para obtener más información, diríjase a Preferencias de formularios.  

  4. Haga clic en Inicio.

    Acrobat crea el formulario y lo abre en el modo Edición de formulario. El panel derecho muestra las opciones de edición del formulario. En la barra de herramientas se incluyen herramientas de campos de formulario para añadir campos adicionales.

    Barra de herramientas de Prepare Form

  5. Revise los campos de formulario que Acrobat ha creado. Añada campos con las herramientas de campo de formulario de la barra de herramientas. Elimine, cambie el tamaño u organice los campos según sea necesario. Puede agregar cualquiera de los siguientes tipos de campos de formulario:

    Añadir un campo de texto

    Añada texto al documento PDF.

    Códigos de barras

    Codifican los datos introducidos en los campos seleccionados y los muestran como un patrón visual que puede ser interpretado por software o hardware de descodificación (disponibles por separado).

    Botones

    Inician un cambio en el equipo del usuario, como abrir un archivo, reproducir un sonido o enviar datos a un servidor Web. Estos botones pueden personalizarse con imágenes, texto y cambios visuales activados por acciones del ratón.

    Casillas de verificación

    Presentan opciones de sí o no para elementos individuales. Si el formulario contiene varias casillas de verificación, normalmente el usuario puede seleccionar tantas o tan pocas como desee.

    Campo de fecha

    Permite al usuario introducir una fecha en el documento PDF.

    Campo de firma digital

    Permite que el usuario firme electrónicamente un documento PDF con una firma digital.

    Lista desplegable

    Permite al usuario elegir un elemento de un menú emergente o escribir un valor. Puede definir una propiedad de campo de formulario que permite al usuario introducir un valor personalizado.

    Campo de imagen

    Añade un campo de imagen. Permite que el usuario busque y seleccione la imagen que desee añadir al documento PDF.

    Cuadros de lista

    Muestran una lista de las opciones que el usuario puede seleccionar. Puede establecer una propiedad de campo de formulario que permita al usuario seleccionar varios elementos de la lista presionando Mayús y haciendo clic.

    Botones de radio

    Presentan un grupo de opciones, solo una de las cuales se puede seleccionar. Todos los botones de radio con el mismo nombre funcionan como un grupo.

    Campos de texto

    Permiten que el usuario escriba texto (nombre, dirección, número de teléfono, etc.).

    Para obtener más información, consulte Cómo añadir campos de formulario y establecer sus valores.

  6. Para cambiar el texto o las imágenes, haga clic en Editar en la barra de herramientas. Todos los campos de texto e imagen se pueden editar.  

    Utilice la herramienta Editar para modificar el texto o las imágenes

    Nota:

    Si no ve la opción Editar en la barra de herramientas, actualice su Acrobat. Para actualizar automáticamente Acrobat, seleccione Ayuda > Buscar actualizaciones y, a continuación, siga las instrucciones que se enumeran en la ventana del programa de actualización para completar el proceso de actualización.

  7. Para probar el formulario, haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas. La vista previa de un formulario permite ver el formulario tal como lo verán los destinatarios y verificar el formulario. Si ha abierto una vista previa de un formulario, puede hacer clic en el botón Editar para regresar al modo de edición.

  8. Una vez completado el formulario, guárdelo y, a continuación, haga clic en el botón Cerrar situado en el extremo derecho de la barra de herramientas para cerrar la edición de formularios.

Para distribuir el formulario y recopilar respuestas, consulte Distribuir formularios Web o PDF.  

Creación de formularios de Adobe Acrobat Sign

Puede convertir un formulario existente en un formulario de Adobe Acrobat Sign o arrastrar y soltar campos de Acrobat Sign fácilmente en un archivo PDF. Puede enviar el formulario para rellenarlo y firmarlo con Acrobat Sign. No todos los campos se convierten en campos de Acrobat Sign, como los campos Cuadro de lista, Lista desplegable o Botón. Puede añadir campos de Acrobat Sign adicionales desde la barra de herramientas.

  1. Abra el PDF que desee convertir en un formulario de Acrobat Sign.

  2. Seleccione Herramientas > Preparar formulario.

  3. Haga clic en Inicio.

    Acrobat crea el formulario y lo abre en el modo Edición de formulario. El panel derecho muestra las opciones de edición del formulario. En la barra de herramientas se incluyen herramientas de campos de formulario para añadir campos adicionales.

  4. En el panel derecho, haga clic en Más y seleccione Convertir en formulario de Acrobat Sign.

  5. Cuando se le avise de que Acrobat eliminará los campos de formulario que no sean compatibles con Acrobat Sign, haga clic en Siguiente y, en el aviso que se mostrará a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Para añadir un campo al formulario, seleccione su icono en la barra de herramientas. Posicione el puntero donde desee colocar el campo y haga clic para insertarlo.

    Campos de formulario específicos de Adobe Acrobat Sign
    Cuando se crean o editan formularios de Acrobat Sign, en la barra de herramientas se muestran los campos de formulario específicos de Acrobat Sign.

  7. Asigne un nombre al campo y designe quién lo va a rellenar o firmar. Para configurar sus propiedades, como el color del borde, relleno, fuente y tamaño de fuente, haga doble clic en el campo.

    Colocar un campo de Adobe Acrobat Sign
    La primera vez que coloque un campo de Acrobat Sign, puede asignarle un nombre y especificar quién va a firmarlo o rellenarlo.

  8. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Vista previa en la esquina superior derecha. Haga clic en el botón Editar, situado en la esquina superior derecha, para volver al modo de edición.

  9. Guarde el formulario.

Para distribuir el formulario y recopilar respuestas, consulte Distribución de formularios de Adobe Acrobat Sign.

Permitir que los usuarios de Reader guarden datos de formulario

Normalmente, los usuarios de Acrobat Reader y versiones anteriores no pueden guardar copias de los formularios que han rellenado. Sin embargo, puedes ampliar los derechos de un PDF para permitir que estos usuarios guarden los datos del formulario. Si dispones de Acrobat Pro, puedes incluir capacidades adicionales para los usuarios de Acrobat Reader, como añadir texto a formularios no interactivos.

Nota:

A diferencia de versiones anteriores de Reader, Reader XI y versiones superiores de Reader incluyen tanto la herramienta Agregar texto como la capacidad de guardar datos de formularios. Los usuarios de Acrobat pueden escribir en formularios no rellenables, agregar comentarios y firmar digitalmente archivos PDF sin tener que ampliar derechos especiales.

  1. Abra un solo PDF o vea una vista previa de un PDF componente de una cartera PDF.

  2. Si está editando el formulario, haga clic en el icono de cruz junto al botón Vista previa en la esquina superior derecha.

  3. Seleccione Archivo > Guardar como otro > PDF ampliado de Reader y elija una de las opciones siguientes:

    Habilitar comentarios y mediciones

    (Acrobat Pro) Permite a los usuarios añadir comentarios o acceder a las herramientas Datos de objeto, Medir y Geoespaciales.

    Activar más herramientas (incluye rellenar y guardar el formulario)

    Permite a los usuarios guardar los datos que han escrito en formularios interactivos o rellenables.

Notas sobre cómo guardar formularios cumplimentados de forma local

Acrobat Standard y Acrobat Pro permiten a los usuarios de Adobe Reader 8 o una versión posterior rellenar y guardar formularios PDF de forma local. Tenga en cuenta dos puntos sobre la capacidad de Reader Extensions para guardar de forma local los formularios PDF (llamados documentos extendidos):

Número de documentos extendidos implementados

Un cliente de Acrobat Standard o Acrobat Pro puede enviar un documento extendido a un número ilimitado de destinatarios para que lo rellenen. Por ejemplo, un cliente de Acrobat puede publicar una plantilla de formulario vacía en una página web que permita a los usuarios rellenar y guardar los formularios PDF localmente. Un número ilimitado de personas puede tener acceso a la plantilla. Además, el cliente de Acrobat puede recopilar  un número ilimitado de respuestas del formulario cumplimentado.

Número de destinatarios del documento extendido

Un cliente de Acrobat Standard o Acrobat Pro puede enviar un documento extendido a un número ilimitado de destinatarios. El cliente de Acrobat puede enviar un número ilimitado de copias del documento extendido a un número ilimitado de destinatarios y recopilar un número ilimitado de respuestas del formulario cumplimentado.

Agregar JavaScript a formularios

El lenguaje JavaScript permite crear páginas Web interactivas. Adobe ha mejorado JavaScript para que el usuario pueda integrar fácilmente la interactividad en los formularios PDF. Los usos más habituales de este lenguaje en formularios de Acrobat son la aplicación de formato, el cálculo y la validación de datos, así como la asignación de acciones. En Windows, también puede configurar formularios Adobe PDF para conectarlos directamente a bases de datos mediante ODBC (Conexión abierta a bases de datos, Open Database Connection).

Nota:

Si crea formularios dinámicos, tenga presente que Acrobat Reader no admite algunos JavaScript personalizados. Es posible que el formulario no funcione correctamente cuando se visualice en Acrobat Reader a menos que se añadan derechos de uso adicionales al PDF.

Recursos adicionales

Para obtener más información sobre JavaScript para Acrobat, consulte los siguientes recursos:

Distribuir (enviar) formularios a destinatarios

Distribuir archivos PDF o formularios web

Después de crear un formulario, debe elegir un método para enviarlo a los destinatarios.

  1. Haga clic en Distribuir en la esquina inferior derecha del panel derecho.

  2. Puede que aparezca una serie de mensajes, dependiendo de las situaciones que Acrobat detecte en el formulario. Responda a las instrucciones en pantalla, según sea necesario y guarde el formulario.

  3. Elija un método de distribución y recopilación:

    Correo electrónico

    Recopile respuestas en su buzón de entrada de correo electrónico.

    Servidor interno

    Distribuya y recopile respuestas en un servidor interno como SharePoint o en una carpeta de red. Para obtener más información, consulte Especificación de un servidor.

    Para obtener más información, consulte Elección de una opción de distribución para revisiones y formularios.

  4. Haga clic en Continuar y siga las instrucciones que aparecen en pantalla para distribuir el formulario.

  5. Si elige recopilar respuestas en su buzón de entrada de correo electrónico, realice una de las siguientes acciones:
    • Introduzca las direcciones de correo electrónico separadas con un punto y coma, o haga clic en el botón Para para seleccionar direcciones de correo electrónico de la libreta de direcciones.
    • Edite el mensaje predeterminado.
    • Seleccione la opción Recopilar nombre y correo electrónico de los destinatarios para proporcionar un rastreo óptimo. El sistema pedirá a los destinatarios que proporcionen su nombre y su dirección de correo electrónico cuando envíen el formulario. Esto garantiza que en el Rastreador, aparezca exactamente quién ha respondido y quién no, y cuándo lo ha hecho.
    • Desactive la opción si desea recibir envíos anónimos o si no le importa el nivel de seguimiento.
    Nota:

    Si no conoce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, introduzca su propia dirección de correo electrónico. El sistema le envía un vínculo al formulario, que puede enviar por correo electrónico a los destinatarios que desee.

Para rastrear el estado del formulario distribuido, haga clic en Rastrear en la esquina inferior derecha del panel derecho. Para obtener más información, consulte Acerca del Rastreador de formularios.

Distribución de formularios de Adobe Acrobat Sign

Después de crear un formulario de Acrobat Sign, puede utilizar el servicio de Acrobat Sign para enviarlo a los destinatarios a fin de que lo rellenen y lo firmen.

  1. Haga clic en Enviar para firmar en la esquina inferior derecha del panel derecho.

  2. Haga clic en Listo para enviar. El documento se carga en Adobe Document Cloud.

  3. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que desee que firmen el documento. Añada un mensaje si lo desea.

  4. Haga clic en Enviar.

    Recibirá un mensaje de correo electrónico de Acrobat Sign en el que se indica que los documentos se han enviado al primer usuario para su firma. El primer usuario también recibe un correo electrónico para firmar el documento. Cuando el usuario añade su firma en el campo de firma y hace clic en el botón Haga clic para firmar, el documento se envía al siguiente usuario para firmar y así sucesivamente.

    Todo el mundo obtiene una copia del documento firmado y el archivo se guarda de forma segura en Adobe Document Cloud.

Para realizar un seguimiento del estado del formulario de Acrobat Sign, consulte Seguimiento de acuerdos enviados para firmar.

Recursos similares

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