Przejdź do strony ServiceNow Store i wyszukaj Adobe Acrobat Sign.
Omówienie
Aplikacja Adobe Acrobat Sign for ServiceNow umożliwia wysyłanie dokumentów do podpisania przy użyciu natywnej funkcjonalności platformy ServiceNow. Integracja Acrobat Sign z ServiceNow zapewnia dostęp do następujących funkcji i funkcjonalności:
- Wysyłanie dokumentów do podpisania do wielu odbiorców.
- Śledzenie procesu podpisywania przez cały okres jego trwania oraz określanie oczekiwanych sygnatariuszy na każdym etapie.
- Pobieranie podpisanego dokumentu z osadzonym lub oddzielnym dokumentem rejestru kontrolnego.
- Pobieranie wszelkich danych formularza wprowadzonych do dokumentu przed procesem podpisywania lub w trakcie.
- Tworzenie wersji roboczych procesów podpisywania w celu wstępnego przeglądu i późniejszego przesłania. Wszelkie zmiany wprowadzone w podpisach przed przesłaniem są synchronizowane z platformą ServiceNow.
- Generowanie i wysyłanie powiadomień e-mail do osób podczas procesu podpisywania.
- Dokumenty do podpisania mogą pochodzić z plików lokalnych w ServiceNow lub ze źródła zewnętrznego.
- Używanie szablonów dokumentów z polami, które można wypełnić danymi z rekordów ServiceNow przed ich przesłaniem. Umożliwia to użycie pojedynczego szablonu do generowania dokumentów specyficznych dla użytkownika na podstawie wybranego rekordu tematu, takiego jak incydent lub zgłoszenie serwisowe.
- Używanie szablonów biblioteki konta Acrobat Sign, które są zsynchronizowane z ServiceNow i dostępne do wyboru podczas procesu przesyłania.
Adobe Acrobat Sign dla ServiceNow: podręcznik instalacji i personalizacji zawiera instrukcje dotyczące następujących zagadnień:
- Instalowanie aplikacji Acrobat Sign dla ServiceNow
- Łączenie z usługą Acrobat Sign
- Konfiguracja usługi Acrobat Sign dla aplikacji ServiceNow
- Używanie funkcji Acrobat Sign w zarządzaniu umowami
- Korzystanie ze skryptowych interfejsów API
Po zainstalowaniu i skonfigurowaniu programu Acrobat Sign dla aplikacji ServiceNow można go używać do wysyłania, podpisywania, śledzenia i zarządzania umowami. Zapoznaj się z dokumentem Adobe Acrobat Sign dla ServiceNow: podręcznik użytkownika.
Musisz być administratorem Adobe Acrobat Sign i administratorem systemu ServiceNow, aby móc zainstalować aplikację w ServiceNow.
Możesz poprosić o bezpłatne konto próbne Adobe Acrobat Sign dla ServiceNow.
-
-
Z wyników wyszukiwania wybierz Adobe Acrobat Sign, a następnie wybierz opcję Pobierz.
Uwaga:Wyłącz blokowanie wyskakujących okienek podczas instalacji aplikacji.
-
Jeśli zostanie wyświetlony monit, zaloguj się przy użyciu poświadczeń administratora ServiceNow i postępuj zgodnie z instrukcjami instalacji.
-
Aby zweryfikować instalację, z górnego menu instancji ServiceNow wybierz pozycje Wszystkie > Aplikacje systemowe > Aplikacje mojej firmy, a następnie wybierz kartę Zainstalowane. Wyświetla listę najnowszej wersji programu Adobe Acrobat Sign.
Uwaga:Wtyczka Adobe Acrobat Sign dla ServiceNow jest skonfigurowana do pracy z następującymi domenami:
- service-now.com
- servicenowservices.com
Domena servicenowservices.com jest przeznaczona dla klientów chmury rządowej i wymaga dodatkowego ustawienia właściwości systemu. Jeśli Twoja domena znajduje się w domenie servicenowservices.com, musisz utworzyć/ustawić właściwość systemową x_adosy_as.oauth_redirect_host z pełną subdomeną Twojej instancji (taką jakmydomain.servicenowservices.com).
Aplikacja Adobe Acrobat Sign dla ServiceNow jest przeznaczona do pracy zarówno z kontami komercyjnymi, jak i rządowymi (FedRAMP). Jeśli nie masz pewności, jakie masz konto, postępuj zgodnie z instrukcjami dla klientów komercyjnych w chmurze.
Po zainstalowaniu aplikacji Adobe Acrobat Sign w usłudze ServiceNow administratorzy grupy lub konta Adobe Acrobat Sign muszą połączyć usługę ServiceNow z usługą Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud, wykonując poniższe czynności:
-
Przejdź do menu Adobe Acrobat Sign > Administracja > Połącz z Adobe Acrobat Sign.
-
W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz opcję Połącz.
-
Zaloguj się do konta Acrobat Sign przy użyciu poświadczeń administratora.
-
W wyświetlonym oknie dialogowym uprawnień wybierz opcję Zezwól na dostęp, aby przyznać uprawnienia i nawiązać połączenie.
Uwaga:Uwierzytelnianie odbywa się w wyskakującym oknie. Jeśli panel uwierzytelniania nie jest widoczny, sprawdź, czy funkcja blokowania wyskakujących okienek jest wyłączona.
Po nawiązaniu połączenia zostanie wyświetlony komunikat z potwierdzeniem połączenia z kontem Acrobat Sign i powiązanym z nim kontem ServiceNow.
Po zainstalowaniu aplikacji Adobe Acrobat Sign w usłudze ServiceNow administratorzy grupy lub konta chmury rządowej Adobe Acrobat Sign muszą połączyć usługę ServiceNow z usługą chmury komercyjnej Adobe Acrobat Sign, wykonując poniższe czynności:
-
Z lewego panelu wybierz menu Adobe Acrobat Sign > Administracja > Właściwości.
-
Na stronie właściwości aplikacji, która zostanie otwarta:
- Włącz przełącznik Użyj Adobe Acrobat Sign Government Cloud.
- Znajdź właściwość o nazwie Podpowiedź dotycząca logowania w celu połączenia i ustaw wartość na adres e-mail, który będzie używany do logowania się do usługi Adobe Acrobat Sign Government Cloud.
- Wybierz opcję Zapisz.
-
Przejdź do menu Adobe Acrobat Sign > Administracja > Połącz z Acrobat Sign.
-
Na wyświetlonej stronie wybierz opcję Połącz.
-
Jeśli zostanie wyświetlony monit, zaloguj się na konto Adobe Acrobat Sign Government Cloud.
Po nawiązaniu połączenia aplikacja przekierowuje z powrotem do ServiceNow i automatycznie aktualizuje status połączenia.
Aby zobaczyć, jak skonfigurować Acrobat Sign dla aplikacji ServiceNow, zapoznaj się z poniższymi ustawieniami konfiguracji:
Aby uzyskać dostęp i ustawić właściwości aplikacji, należy przejść do strony Adobe Acrobat Sign > Administracja > Właściwości.
Wyświetlane są następujące ustawienia domyślne:
- Nazwa hosta [x_adosy_as.redirect_host]: jeśli masz niestandardowy adres URL instancji, określ w pełni kwalifikowany host, który ma być używany w identyfikatorze URI przekierowania dla OAuth i wywołań zwrotnych API (np. Elementów webhook).
Domyślnie wartość ta jest pusta, a hostem jest wartość przechowywana przez właściwość systemową „glide.servlet.uri”.
Dotyczy to tylko przekierowania instancji ServiceNow. Jeśli chcesz przekierować sygnatariusza po podpisaniu do innego hosta, podaj ten host we właściwości URI przekierowania sygnatariusza (post_sign_uri). - Domyślny adres URL po podpisaniu [x_adosy_as.post_sign_uri]: domyślne miejsce przekierowania użytkownika po podpisaniu dokumentu w programie Acrobat Sign. Jest on używany, gdy podczas tworzenia umowy nie określono identyfikatora URI po podpisaniu. Ten identyfikator URI jest względny w stosunku do określonej nazwy instancji, ale można go zastąpić, dołączając protokół (taki jak https://www.adobe.com/), który umożliwia przekierowanie po podpisaniu do innego miejsca niż ta instancja ServiceNow. Identyfikator sys_id utworzonej umowy można wstrzyknąć za pomocą „{sys_id}" w adresie URL. Domyślna wartość to „/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on”, która przeniesie użytkownika do listy zakończonych umów.
- Opóźnienie przekierowania sygnatariusza [x_adosy_as.post_sign_delay]: opóźnienie (w sekundach) przed przekierowaniem użytkownika po podpisaniu dokumentu w programie Acrobat Sign. Wartość domyślna to 3.
- Ochrona przed clickjackingiem[x_adosy_as.clickjacking_domains]: Podaj rozdzielaną przecinkami listę adresów URL domen nadrzędnych, w których dokumenty wysyłane do podpisu mogą być zawarte w ramce iframe, np. service-now.com.
Jest to wymagane w przypadku klientów usługi Government Cloud. Pozostawienie tego pola pustego może spowodować wyświetlanie pustych stron w programie Acrobat Sign w ramce. - Zezwalaj na wiadomości e-mail od Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: określa, czy wiadomości e-mail z powiadomieniami są wysyłane przez program Acrobat Sign podczas procesu podpisywania. Wartość domyślna to false.
- Wyskakujące projekty umów [x_adosy_as.popout_draft]: domyślnie kliknięcie przycisku Sprawdź szczegóły na umowie spowoduje otwarcie wersji roboczej w programie Acrobat Sign w tym samym oknie przeglądarki.
Ustaw dla tej opcji wartość true, aby zamiast tego otwierać nowe okno. Wartość domyślna to false. - Uwzględnij kontrolę[x_adosy_as.include_audit]: kontroluje rejestr kontrolny dołączany do podpisanych dokumentów. Wartość domyślna to true.
- Użyj usługi Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]: klienci Adobe Government Cloud muszą włączyć tę właściwość, aby usługa Acrobat Sign dla ServiceNow korzystała z usług Acrobat Sign Government Cloud. Wartość domyślna to false.
- Podpowiedź dotycząca logowania w celu połączenia[x_adosy_as.login_hint]: Wartość login_hint używana przy pierwszym połączeniu z usługą Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Zostanie ona automatycznie wypełniona na stronie „Połącz z Acrobat Sign” i zazwyczaj jest to adres e-mail administratora konta. Wartość domyślna jest pusta.
- Pola formatujące operacje umowy[glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: określa, które pola powinny być wyświetlane w formacie aktywności widocznym w rekordzie umowy.
Wartość domyślna to „name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag”. - Kwerenda „Moje umowy” [x_adosy_as.my_agreements_query]: kwerenda używana do wyświetlania moich umów w miejscach takich jak portal. Domyślną wartością jest „requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe”, która zwraca umowy, w których użytkownik jest wnioskodawcą lub sygnatariuszem.
- Rozszerzenie pliku wieloczęściowego [x_adosy_as.multipart_extension]: rozszerzenie nazwy pliku dla tymczasowych załączników pliku wieloczęściowego. Domyślną (zalecaną) wartością jest „mpfd”.
- Rejestrowanie aplikacji [x_adosy_as.logging.verbosity]: rejestrowanie systemu kontroli. Wartość domyślna to „info”.
- Debuguj połączenie [x_adosy_as.connect_debug]: wyświetla alerty diagnostyczne podczas łączenia z Acrobat Sign. Wartość domyślna to false.
Domyślna właściwość URL przekierowania ma zastosowanie do każdej umowy, w której wartość w polu „Identyfikator URI po podpisaniu” nie została ustawiona.
Niezakodowane znaki specjalne lub spacje nie są obsługiwane w adresach URL przekierowań. Dlatego też, jeśli „Domyślny adres URL po podpisaniu” we właściwości aplikacji zawiera symbol karetki (^), należy zakodować go jako %5E.
Na przykład /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on należy zmienić na:
/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on
Pozostałe właściwości zarządzają tym, czy powiadomienia są wysyłane przez Acrobat Sign podczas procesu podpisywania (domyślnie = Nie) i czy rejestr kontrolny jest dołączany do podpisanych dokumentów (domyślnie = Tak).
Aplikacja Adobe Acrobat Sign zawiera niestandardowe komponenty, które można skonfigurować zgodnie z własnymi wymaganiami. Zapoznaj się z poniższą listą komponentów, aby zobaczyć, jak zmodyfikować każdy z nich.
Aplikacja Acrobat Sign for ServiceNow zawiera następujące elementy portalu usług, które można wykorzystać lub skopiować z własnymi portalami usług.
Szablon dokumentu definiuje szablon, który można wybrać do dołączenia do umowy. Szablon może być wykorzystany do zaoferowania standardowego dokumentu, który może być ponownie wykorzystany w wielu indywidualnych umowach. Rekord „Dokument źródłowy” odwołuje się do szablonu, aby udostępnić funkcje tego szablonu powiązanej umowie.
Szablon może być lokalny dla instancji platformy ServiceNow lub może być szablonem biblioteki, którego szczegóły są synchronizowane z połączonym kontem Adobe Acrobat Sign.
Po zainstalowaniu i skonfigurowaniu aplikacji administratorzy mogą zsynchronizować szablony bibliotek. Szablon biblioteki Adobe Acrobat Sign jest zdefiniowany na koncie Acrobat Sign i jego szczegóły są synchronizowane z platformą ServiceNow. Definiujący dokument szablonu biblioteki jest również przechowywany na połączonym koncie Acrobat Sign, dlatego nie jest wymagane przesyłanie.
Aby zsynchronizować szablony biblioteki z platformą ServiceNow:
- Przejdź do menu Adobe Acrobat Sign > Administracja > Szablony dokumentów.
- Wybierz polecenie Odśwież bibliotekę.
Spowoduje to aktualizację widoku listy przy użyciu szablonów biblioteki z połączonego konta Acrobat Sign.
Definiujący dokument szablonu lokalnego przechowywany jest jako rekord załącznika na platformie ServiceNow i musi zostać przesłany do usługi Acrobat Sign w ramach procesu przesyłania.
Dokument szablonu może, ale nie musi zawierać pól formularza, które należy wstępnie wypełnić, wykorzystując dane z rekordu tematu umowy. Jeśli dokument zawiera takie pola formularza, należy użyć szablonu.
Acrobat Sign dla ServiceNow umożliwia tworzenie nowych umów, do których użytkownicy mogą uzyskać dostęp za pośrednictwem katalogu usług, tworząc producenta rekordów. Record Producer można skonfigurować tak, aby zbierał wszelkie dane, które mają zostać scalone w dokumencie oraz automatycznie tworzył i wysyłał umowę do użytkownika.
Użytkownicy z uprawnieniami catalog_admin lub admin mogą tworzyć pozycje katalogu. Poniższe kroki wyjaśniają, jak utworzyć pozycję katalogu o nazwie Producent rekordu. Kroki te można powtórzyć w celu utworzenia innych pozycji katalogu.
Uwaga: upewnij się, że aplikacja Adobe Acrobat Sign nie jest wybrana podczas konfigurowania instancji.
Proces tworzenia każdego Producenta rekordów może się różnić w zależności od konkretnych wymagań dotyczących pól dokumentu, szablonu, zmiennej i innych; jednak obowiązują te same zasady. Przykład w tym przewodniku ilustruje tworzenie umowy dotyczącej zezwolenia na parkowanie.
Aby utworzyć Producenta rekordu:
-
Przejdź do menu Katalog usług > Definicja katalogu > Producenci rekordów, a następnie wybierz Nowy.
-
Na nowo otwartej stronie Producent rekordów:
- Nadaj rekordowi nazwę.
- Ustaw nazwę tabeli na „Umowa” [x_adosy_as_agreement].
- Wprowadź krótki opis.
- Ustaw pole Przekieruj do na Wygenerowany rekord zadania.
-
Wybierz kartę Dostępność i ustaw pola Katalogi, Kategoriai Dostępność zgodnie z wymaganiami. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy na pasku nagłówka i wybierz polecenie Zapisz.
Pola te można ustawić za pomocą list powiązanych „Kategorie” i „Katalogi”.
-
Korzystając z listy powiązanych zmiennych, dodaj zmienne zgodnie z wymaganiami, aby pasowały do pól dokumentu.
W tym przykładzie dodajemy pola nazwy, pracownika i kierownika.
Uwaga:Domyślna wartość zmiennej pytającej „Nazwa pozwolenia” to: „javascript:'Zezwolenie na parkowanie dla ' + gs.getUserDisplayName()”
-
Skonfiguruj skrypt producenta rekordów, który pobierze zmienne i utworzy umowę do wysłania do podpisu. W polu „Skrypt”:
- Skopiuj i wklej poniższy skrypt, który odczytuje zmienne pozycji katalogu.
- Zaktualizuj definicje zmiennych, aby zebrać informacje od producenta.
- Zaktualizuj szablon dokumentu sys_id, którego używasz.
- Zaktualizuj post_sign_uri, jeśli chcesz, aby użytkownik przeszedł w inne miejsce po podpisaniu.
Aby dodać dokumenty do podpisu do istniejących elementów katalogu, można dodać zadanie do obiegu pracy, które generuje umowę i zadanie katalogu, które przypisuje ją użytkownikowi do podpisu.
W poniższym przykładzie przedstawiono sposób korzystania z aplikacji Acrobat Sign, jednak szczegóły poszczególnych kroków konfiguracji mogą być inne w zależności od wymagań danego procesu.
Aby utworzyć umowę na podstawie operacji obiegu pracy, należy skonfigurować następujące komponenty:
- Zadanie katalogu: tworzy umowę, przesyła ją do podpisu i przypisuje zadanie sygnatariuszowi.
- Operacja skryptu: reaguje na zdarzenie wywołane po podpisaniu umowy, a następnie zamyka zadanie, zapewniając pętlę informacji zwrotnej i umożliwiając przejście do następnego etapu obiegu pracy.
Aby utworzyć zadanie Katalog:
- W oknie Edytora obiegu pracy wybierz kartę Rdzeń.
- Przejdź do menu Operacje rdzenia > Zadania, a następnie przeciągnij operację Zadanie katalogu do odpowiedniego miejsca w obiegu pracy.
- Nadaj zadaniu nazwę i ustaw jego priorytet.
- Dla opcji Czekaj na ukończenie ustaw wartość true.
- W sekcji Skrypt ustaw dla flagi Zaawansowane wartość true, a następnie w polu Zaawansowany skrypt wpisz swój kod. Przykładowy kod podany jest poniżej.
- Wybierz opcję Aktualizuj.
Możesz teraz skonfigurować operację skryptu, aby automatycznie ustawić zadanie katalogu w stan Zamknięte zakończone, gdy umowa zostanie zakończona. Akcję skryptu należy skonfigurować tak, aby była wyzwalana przez zdarzenie x_adosy_as.agreement.complete w tabeli Umowa.
Aby utworzyć nową operację skryptu:
- Przejdź do opcji menu Zasady systemowe > Zdarzenia > Akcje skryptu i kliknij opcję Nowa.
- Na nowej stronie operacji skryptu:
- Nadawanie operacji skryptu nazwy.
- Ustaw dla nazwy zdarzenia wartość x_adosy_as.agreement.complete.
- Zaznacz pole wyboru Aktywne.
- W polu Skrypt skopiuj i wklej skrypt z akcji skryptu : przykładowy kod poniżej.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na pasku nagłówka i wybierz polecenie Zapisz.
Akcja skryptu: przykładowy kod
// Akcja skryptu ustawiająca stan zadania katalogu na Close Complete
(function () {
var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();
if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {
return;
}
catalog_task.state = 3; // Zamknięte zakończone
catalog_task.update();
})();
Aplikacji Acrobat Sign można używać z rekordami innymi niż rekordy oparte na zadaniach, jak opisano powyżej w sekcji Komponenty niestandardowe. Poniższe instrukcje przedstawiają sposób korzystania z aplikacji Acrobat Sign do zarządzania umowami. Szczegółowe informacje o poszczególnych etapach konfiguracji mogą być różne w zależności od wymagań danego procesu.
Aby używać programu Acrobat Sign do zarządzania umowami, należy skonfigurować następujące dwa składniki:
- Akcja interfejsu użytkownika: tworzy umowę i przesyła ją do podpisu. Po podpisaniu umowy zostaje wywołane zdarzenie.
- Akcja skryptu: reaguje na zdarzenie i zapewnia pętlę sprzężenia zwrotnego, przesuwając proces i aktualizując Kontrakt.
Uwaga: tylko użytkownicy z rolą „ui_action_admin” lub „admin” mogą definiować akcje interfejsu użytkownika. Użytkownicy z rolą „admin” mogą definiować tylko akcje skryptu.
Aplikację Adobe Acrobat Sign można łatwo rozszerzyć, aby współpracowała z dowolnymi procesami przy użyciu wewnętrznych interfejsów API. Interfejs API jest dostępny za pośrednictwem przestrzeni nazw x_adosy_as.