Tworzenie szablonów dokumentów i zarządzanie nimi

Szukaj

Ostatnia aktualizacja 6 kwi 2022

Omówienie

Szablony bibliotek umożliwiają użytkownikom tworzenie interaktywnych dokumentów wielokrotnego użytku. Dokumenty te mogą stanowić po prostu jedno pole podpisu (np. umowa o zachowaniu poufności) lub złożone formularze (np. w dokumentacja podatkowa/wdrożeniowa).

Można utworzyć szablon, który przyspieszy dostarczenie dokumentu do sygnatariusza, zapewni spójność z ostateczną, podpisaną umową i pasywnie zapewni aktualność wersji używanej przez zespół za każdym razem, kiedy potrzebny będzie ten sam rodzaj pliku do określenia umowy.

Szablony można definiować na dwa sposoby: przez warstwy pól formularza lub dokumenty.

Warstwy pola formularza to tylko pola, które zostają zastosowane do przesłanego pliku. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które dynamicznie tworzą umowy z własnymi treściami, ale w ujednoliconym formacie. Wystarczy przesłać plik i zastosować warstwę pól, aby umieścić wszystkie pola za pomocą kilku kliknięć myszą.
Oprócz pól dokumenty zawierają również plik podstawowy. Dokumenty standardowe, które nie mają zawartości dynamicznej, takie jak formularze podatkowe, wnioski i umowy o zachowaniu poufności, działają tutaj najlepiej.

Uwaga:

Użytkownik tworzący szablon jest właścicielem obiektu.

Tylko właściciel może edytować szablon lub dostosować poziom uprawnień, chyba że szablon jest udostępniony jego grupie lub organizacji.

Jeśli szablon jest udostępniany Organizacji, administratorzy na poziomie konta mają uprawnienia do edytowania szablonu w sekcji Udostępnione biblioteki w menu administracyjnym
Jeśli szablon jest udostępniany Grupie, administratorzy tej Grupy mają uprawnienia do edytowania szablonu w sekcji Udostępnione biblioteki w menu administracyjnym.
- Administratorzy konta mają również dostęp do wszystkich dokumentów udostępnionych grupom

Prawa własności szablonu nie można przenosić na innego użytkownika.

W niniejszym artykule wyjaśniono:

Jak utworzyć szablon biblioteki w aplikacji Adobe Acrobat Sign
Jak zmienić nazwę szablonu biblioteki na stronie Zarządzaj
Jak edytować typ szablonu
Jak zmienić uprawnienia dostępu do szablonu
Jak administratorzy mogą edytować szablony udostępnione swoim grupom/kontom

Tworzenie szablonu biblioteki

Aby utworzyć szablon biblioteki, kliknij kartę Strona główna, a następnie wybierz opcję Utwórz szablon dokumentu wielokrotnego użytku.
Zostanie wczytana strona konfiguracji Utwórz szablon biblioteki.

Wprowadź nazwę szablonu w polu Nazwa szablonu.

Jeśli nie wprowadzisz konkretnej nazwy szablonu, pole przyjmuje nazwę pierwszego dodanego dokumentu.
Przeciągnij pliki i upuść je w sekcji Pliki lub kliknij łącze Dodaj pliki w prawym górnym rogu pola Pliki, aby przeglądać lokalizacje w systemie komputera.

W razie potrzeby można dołączyć wiele plików w celu utworzenia większego szablonu.
Skonfiguruj typ szablonu:
- Dokument wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisanie całego dokumentu, zawartości i pól formularza.
- Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisane wyłącznie warstwy z polami formularza, którą będzie można zastosować w innym dokumencie (inna zawartość o takim samym układzie).
- Oba – oba typy szablonów będą dostępne.
Uwaga:

W dowolnej chwili możesz zmienić typ szablonu poprzez edycję właściwości szablonu.
Konfiguracja opcji Kto może używać tego szablonu

To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:
- Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego.
- Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
  
  Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą.
  
  Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi grupy użytkownika na poziomie konta i na poziomie grupy w menu Biblioteki udostępnione.
  
  Konta z włączoną opcją Użytkownicy w wielu grupach będą miały pole rozwijane umożliwiające wybranie grupy, z którą szablon ma zostać powiązany.
- Każdy użytkownik w mojej organizacji — każdy użytkownik w danym koncie będzie miał dostęp do użytkowania tego szablonu.
  
  Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi na poziomie konta w menu Biblioteki udostępnione.
Uwaga:

Właściciel szablonu może zawsze usunąć szablon.

Właściciel i administratorzy grupy/konta mogą edytować szablon.

Inni użytkownicy będą mogli dokonywać zmian w szablonie po jego zastosowaniu do Umowy, jeśli w procesie wysyłania zaznaczona zostanie opcja Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu. Spowoduje to edycję właściwości szablonu dla danej umowy i nie zmieni głównego szablonu.
Kliknij opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu, aby wysłać szablon do środowiska tworzenia.
Spowoduje to uruchomienie środowiska do tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania. Przeciągnij pola z prawej strony na wybrane miejsca w dokumencie.

Uwaga:

Wszystkie umieszczone pola są domyślnie przypisane do pierwszego odbiorcy. Możesz zmienić osobę, do której przypisane są umieszczone pola, przechodząc do listy rozwijanej Odbiorcy i zmieniając zaznaczonego odbiorcę.
Po zakończeniu dodawania pól kliknij opcję Zapisz.

Zmiana nazwy szablonu biblioteki

Zmiana nazwy szablonu biblioteki jest łatwym procesem, wymagającym podjęcia tylko kilku kroków. Zmień nazwę starych szablonów, aby być na bieżąco z kolejnymi wersjami lub zaznaczyć nieużywane szablony, które chcesz zachować.

Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj.
Wybierz filtr Szablony po lewej stronie.
Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania.
Rozwiń sekcję Właściwości szablonu:
- Kliknij pole Nazwa szablonu.
- Wprowadź żądaną nazwę.
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.

Zmiana typu szablonu biblioteki

Typ szablonu określa, czy szablon zawiera dokument bazowy, czy tylko pola.

Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj.
Wybierz filtr Szablony po lewej stronie.
Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania.
Rozwiń sekcję Właściwości szablonu:

W sekcji Typ szablonu można zdefiniować typ szablonu:
- Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku — zawiera tylko pola (jako warstwę), które można zastosować do przesłanego dokumentu.
- Dokument wielokrotnego użytku — zawiera dokument o określonych cechach, z zastosowaną warstwą pól.
  
  Dopuszczalne jest nieumieszczenie żadnych pól.
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.

Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki

Poziom uprawnień szablonu określa, którzy inni użytkownicy na koncie mogą uzyskać dostęp do szablonu i wykorzystać go.

Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj.
Wybierz filtr Szablony po lewej stronie.
Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania.
Konfiguracja opcji Kto może używać tego szablonu

To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:
- Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego.
- Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
  
  Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą.
  
  Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi grupy użytkownika na poziomie konta i na poziomie grupy w menu Biblioteki udostępnione.
  
  Zmiana relacji szablonu z Grupą spowoduje usunięcie go z dostępu do poprzedniej grupy, ale nie wpłynie na umowy, które zostały już wysłane przy użyciu szablonu.
- Każdy użytkownik w mojej organizacji – każdy użytkownik w danym koncie będzie miał możliwość używania tego szablonu.
  
  Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi na poziomie konta w menu Biblioteki udostępnione.
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.

W przypadku szablonu z wieloma polami zalecamy częste zapisywanie. Kliknięcie opcji Zapisz powoduje powrót do strony Zarządzaj, ale chroni przed utratą danych.
Nadawanie polom w dokumencie przemyślanych nazw może się okazać pomocne na dłuższą metę. Jeśli chcesz eksportować dane wprowadzone przez sygnatariuszy, dzięki nazwom pól informacje te będą uporządkowane i o wiele bardziej czytelne.

Uprawnienie administratora do edycji szablonów bibliotek udostępnionych

Administratorzy mają uprawnienia do edytowania wszelkich szablonów bibliotek, które zostały udostępnione (za pomocą uprawnień szablonu) ich grupie lub kontu.

Dołączane są tylko szablony bibliotek. Formularze internetowe nie są dołączane.
Dołączane są tylko szablony bibliotek udostępniane poprzez uprawnienia szablonów.
- Udostępnianie konta użytkownika (w tym udostępnianie zaawansowane) nie wypełnia tej listy.
Administratorzy na poziomie grupy mogą edytować wszystkie szablony bibliotek, które zostały udostępnione ich grupie przez członków ich grupy.
Administratorzy na poziomie konta mogą edytować wszystkie szablony bibliotek, które zostały udostępnione ich grupie lub organizacji.
- Administratorzy na poziomie konta widzą udostępnione szablony ze wszystkich grup.

Administrator może uzyskać dostęp do listy bibliotek udostępnionych, przechodząc do pozycji menu: Konto > Biblioteki udostępnione.

Przejdź do pozycji menu „Biblioteki udostępnione”.

Zawartość strony obejmuje:

Nazwa szablonu — formalna nazwa szablonu biblioteki podana na stronie zarządzania.
Typ — typ szablonu. Albo Dokument biblioteki, albo szablon warstwy pola formularza, albo zarówno szablon dokumentu, jak i pola formularza.
Właściciel — oryginalny twórca szablonu. Podawana jest oficjalna nazwa i adres e-mail użytkownika.
Udostępniane — odzwierciedla to ustawienie uprawnień szablonu. Wartość to Konto lub Grupa (z dołączoną nazwą grupy).
Ostatnia modyfikacja — data ostatniego zapisania szablonu w systemie.

Aby edytować szablon:

Kliknij dwukrotnie szablon.
- Możesz też kliknąć i wybrać operację Edytuj.

Zostanie otwarte środowisko tworzenia dokumentu Adobe Acrobat Sign, w którym można edytować właściwości szablonu, typ, nazwę oraz rozmieszczenie/przydziały pól.

Wprowadź wymagane zmiany i kliknij przycisk Zapisz po zakończeniu.

Uwaga:

Administratorzy mają uprawnienia do zmiany uprawnień szablonu.

Zmiana uprawnień szablonu może spowodować usunięcie szablonu z listy Udostępnionych bibliotek, co spowoduje usunięcie go z zakresu uprawnień administratora.