Uwaga:
poniższy artykuł zawiera instrukcje dotyczące nowego formatu strony.
Kliknij tutaj, aby zapoznać się z tym samym procesem w klasycznym układzie strony.


Omówienie

Szablony bibliotek umożliwiają użytkownikom tworzenie interaktywnych dokumentów wielokrotnego użytku.  Dokumenty te mogą stanowić po prostu jedno pole podpisu (np. umowa o zachowaniu poufności) lub złożone formularze (np. w dokumentacja podatkowa/wdrożeniowa).

Można utworzyć szablon, który przyspieszy dostarczenie dokumentu do sygnatariusza, zapewni spójność z ostateczną, podpisaną umową i pasywnie zapewni aktualność wersji używanej przez zespół za każdym razem, kiedy potrzebny będzie ten sam rodzaj pliku do określenia umowy.

Szablony można definiować na dwa sposoby: przez warstwy pól formularza lub dokumenty.

  • Warstwy pola formularza to tylko pola, które zostają zastosowane do przesłanego pliku. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które dynamicznie tworzą umowy z własnymi treściami, ale w ujednoliconym formacie. Wystarczy przesłać plik i zastosować warstwę pól, aby umieścić wszystkie pola za pomocą kilku kliknięć myszą.
  • Oprócz pól dokumenty zawierają również plik podstawowy. Dokumenty standardowe, które nie mają zawartości dynamicznej, takie jak formularze podatkowe, wnioski i umowy o zachowaniu poufności, działają tutaj najlepiej.

Uwaga:

Użytkownik tworzący szablon jest właścicielem obiektu. Tylko właściciel może edytować szablon lub dostosować poziom uprawnień.

Prawa własności szablonu nie można przenosić na innego użytkownika.

W niniejszym artykule wyjaśniono:

  • Jak utworzyć szablon biblioteki w aplikacji Adobe Sign
  • Jak zmienić nazwę szablonu biblioteki na stronie Zarządzaj
  • Jak edytować typ szablonu
  • Jak zmienić uprawnienia dostępu do szablonu 

Tworzenie szablonu biblioteki

  1. Aby utworzyć szablon biblioteki, kliknij kartę Strona główna, a następnie wybierz opcję Utwórz szablony dokumentu

    Dodawanie szablonu
  2. Zostanie wczytana strona konfiguracji Utwórz szablon biblioteki.

    Wprowadź nazwę szablonu w polu Nazwa szablonu.

    Jeśli nie wprowadzisz konkretnej nazwy szablonu, pole przyjmuje nazwę pierwszego dodanego dokumentu.

  3. Przeciągnij pliki i upuść je w sekcji Pliki lub kliknij łącze Dodaj pliki w prawym górnym rogu pola Pliki, aby przeglądać lokalizacje w systemie komputera.

    W razie potrzeby można dołączyć wiele plików w celu utworzenia większego szablonu.

  4. Skonfiguruj typ szablonu:

    • Dokument wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisanie całego dokumentu, zawartości i pól formularza
    • Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisane wyłącznie warstwy z polami formularza, którą będzie można zastosować w innym dokumencie (inna zawartość o takim samym układzie)
    • Oba – oba typy szablonów będą dostępne

    Uwaga:

    W dowolnej chwili możesz zmienić typ szablonu poprzez edycję właściwości szablonu.

  5. Konfiguracja opcji Kto może używać tego szablonu

    To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:

    • Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego
    • Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
      • Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą
    • Każdy użytkownik w mojej organizacji – każdy użytkownik w danym koncie będzie miał dostęp do użytkowania tego szablonu.

    Uwaga:

    We wszystkich przypadkach tylko użytkownik przesyłający może edytować lub usunąć szablon.

    Inni użytkownicy będą mogli dokonywać zmian w szablonie po jego zastosowaniu do Umowy, jeśli w procesie wysyłania zaznaczona zostanie opcja Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Spowoduje to edycję właściwości szablonu dla danej umowy i nie zmieni głównego szablonu.

  6. Kliknij opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu, aby wysłać szablon do środowiska tworzenia

    create_library_template
  7. Spowoduje to uruchomienie środowiska do tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania. Przeciągnij pola z prawej strony na wybrane miejsca w dokumencie.

    Uwaga:

    Wszystkie umieszczone pola są domyślnie przypisane do pierwszego odbiorcy. Możesz zmienić osobę, do której przypisane są umieszczone pola, przechodząc do listy rozwijanej Odbiorcy i zmieniając zaznaczonego odbiorcę.

    place_fields
  8. Po zakończeniu dodawania pól kliknij opcję Zapisz.


Zmiana nazwy szablonu biblioteki

Zmiana nazwy szablonu biblioteki jest łatwym procesem, wymagającym podjęcia tylko kilku kroków. Zmień nazwę starych szablonów, aby być na bieżąco z kolejnymi wersjami lub zaznaczyć nieużywane szablony, które chcesz zachować.

Uwaga:

Tylko użytkownik, który utworzył szablon, może go edytować lub usunąć.

  1. Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj

  2. Wybierz filtr Szablony po lewej stronie

  3. Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania

    Kliknij łącze Edytuj dla szablonu dokumentu
  4. Rozwiń sekcję Właściwości szablonu:

    • Kliknij pole Nazwa szablonu
    • Wprowadź żądaną nazwę
    Kliknij łącze Edytuj dla szablonu dokumentu
  5. Na koniec kliknij przycisk Zapisz


Zmiana typu szablonu biblioteki

Typ szablonu określa, czy szablon zawiera dokument bazowy, czy tylko pola.

  1. Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj

  2. Wybierz filtr Szablony po lewej stronie

  3. Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania

    Kliknij łącze Edytuj dla szablonu dokumentu
  4. Rozwiń sekcję Właściwości szablonu:

    W sekcji Typ szablonu można zdefiniować typ szablonu

    • Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku — zawiera tylko pola (jako warstwę), które można zastosować do przesłanego dokumentu
    • Dokument wielokrotnego użytku — zawiera dokument o określonych cechach, z zastosowaną warstwą pól.
      • Dopuszczalne jest nieumieszczenie żadnych pól
    Kliknij łącze Edytuj dla szablonu dokumentu
  5. Na koniec kliknij przycisk Zapisz


Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki

Poziom uprawnień szablonu określa, którzy inni użytkownicy na koncie mogą uzyskać dostęp do szablonu i wykorzystać go.

  1. Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj

  2. Wybierz filtr Szablony po lewej stronie

  3. Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania

    Kliknij łącze Edytuj dla szablonu dokumentu
  4. Konfiguracja opcji Kto może używać tego szablonu

    To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:

    • Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego.
    • Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
      • Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą.
    • Każdy użytkownik w mojej organizacji – każdy użytkownik w danym koncie będzie miał możliwość używania tego szablonu.
    Kliknij łącze Edytuj dla szablonu dokumentu
  5. Na koniec kliknij przycisk Zapisz

  • Ponieważ twórca szablonu jest jego właścicielem, a prawa własności nie mogą być przenoszone do innego użytkownika, zaleca się nominowanie jednego użytkownika jako administratora szablonu. Znacznie usprawni to obsługę szablonów.
  • W przypadku szablonu z wieloma polami zalecamy częste zapisywanie. Kliknięcie opcji Zapisz powoduje powrót do strony Zarządzaj, ale chroni przed utratą danych.
  • Nadawanie polom w dokumencie przemyślanych nazw może się okazać pomocne na dłuższą metę. Jeśli chcesz eksportować dane wprowadzone przez sygnatariuszy, dzięki nazwom pól informacje te będą uporządkowane i o wiele bardziej czytelne.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online