Aby utworzyć szablon biblioteki, kliknij kartę Strona główna, a następnie wybierz opcję Utwórz szablon dokumentu wielokrotnego użytku.
Ostatnia aktualizacja
6 kwi 2022
Omówienie
Szablony bibliotek umożliwiają użytkownikom tworzenie interaktywnych dokumentów wielokrotnego użytku. Dokumenty te mogą stanowić po prostu jedno pole podpisu (np. umowa o zachowaniu poufności) lub złożone formularze (np. w dokumentacja podatkowa/wdrożeniowa).
Można utworzyć szablon, który przyspieszy dostarczenie dokumentu do sygnatariusza, zapewni spójność z ostateczną, podpisaną umową i pasywnie zapewni aktualność wersji używanej przez zespół za każdym razem, kiedy potrzebny będzie ten sam rodzaj pliku do określenia umowy.
Szablony można definiować na dwa sposoby: przez warstwy pól formularza lub dokumenty.
- Warstwy pola formularza to tylko pola, które zostają zastosowane do przesłanego pliku. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które dynamicznie tworzą umowy z własnymi treściami, ale w ujednoliconym formacie. Wystarczy przesłać plik i zastosować warstwę pól, aby umieścić wszystkie pola za pomocą kilku kliknięć myszą.
- Oprócz pól dokumenty zawierają również plik podstawowy. Dokumenty standardowe, które nie mają zawartości dynamicznej, takie jak formularze podatkowe, wnioski i umowy o zachowaniu poufności, działają tutaj najlepiej.
Uwaga:
Użytkownik tworzący szablon jest właścicielem obiektu.
Tylko właściciel może edytować szablon lub dostosować poziom uprawnień, chyba że szablon jest udostępniony jego grupie lub organizacji.
- Jeśli szablon jest udostępniany Organizacji, administratorzy na poziomie konta mają uprawnienia do edytowania szablonu w sekcji Udostępnione biblioteki w menu administracyjnym
- Jeśli szablon jest udostępniany Grupie, administratorzy tej Grupy mają uprawnienia do edytowania szablonu w sekcji Udostępnione biblioteki w menu administracyjnym.
- Administratorzy konta mają również dostęp do wszystkich dokumentów udostępnionych grupom
Prawa własności szablonu nie można przenosić na innego użytkownika.
W niniejszym artykule wyjaśniono:
Tworzenie szablonu biblioteki
-
-
Zostanie wczytana strona konfiguracji Utwórz szablon biblioteki.
Wprowadź nazwę szablonu w polu Nazwa szablonu.
Jeśli nie wprowadzisz konkretnej nazwy szablonu, pole przyjmuje nazwę pierwszego dodanego dokumentu.
-
Przeciągnij pliki i upuść je w sekcji Pliki lub kliknij łącze Dodaj pliki w prawym górnym rogu pola Pliki, aby przeglądać lokalizacje w systemie komputera.
W razie potrzeby można dołączyć wiele plików w celu utworzenia większego szablonu.
-
Skonfiguruj typ szablonu:
- Dokument wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisanie całego dokumentu, zawartości i pól formularza.
- Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisane wyłącznie warstwy z polami formularza, którą będzie można zastosować w innym dokumencie (inna zawartość o takim samym układzie).
- Oba – oba typy szablonów będą dostępne.
Uwaga:W dowolnej chwili możesz zmienić typ szablonu poprzez edycję właściwości szablonu.
-
Konfiguracja opcji Kto może używać tego szablonu
To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:
- Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego.
- Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
- Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą.
- Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi grupy użytkownika na poziomie konta i na poziomie grupy w menu Biblioteki udostępnione.
- Konta z włączoną opcją Użytkownicy w wielu grupach będą miały pole rozwijane umożliwiające wybranie grupy, z którą szablon ma zostać powiązany.
- Każdy użytkownik w mojej organizacji — każdy użytkownik w danym koncie będzie miał dostęp do użytkowania tego szablonu.
- Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi na poziomie konta w menu Biblioteki udostępnione.
Uwaga:Właściciel szablonu może zawsze usunąć szablon.
Właściciel i administratorzy grupy/konta mogą edytować szablon.
Inni użytkownicy będą mogli dokonywać zmian w szablonie po jego zastosowaniu do Umowy, jeśli w procesie wysyłania zaznaczona zostanie opcja Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu. Spowoduje to edycję właściwości szablonu dla danej umowy i nie zmieni głównego szablonu.
-
Kliknij opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu, aby wysłać szablon do środowiska tworzenia.
-
Spowoduje to uruchomienie środowiska do tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania. Przeciągnij pola z prawej strony na wybrane miejsca w dokumencie.
Uwaga:Wszystkie umieszczone pola są domyślnie przypisane do pierwszego odbiorcy. Możesz zmienić osobę, do której przypisane są umieszczone pola, przechodząc do listy rozwijanej Odbiorcy i zmieniając zaznaczonego odbiorcę.
-
Po zakończeniu dodawania pól kliknij opcję Zapisz.
Zmiana nazwy szablonu biblioteki
Zmiana nazwy szablonu biblioteki jest łatwym procesem, wymagającym podjęcia tylko kilku kroków. Zmień nazwę starych szablonów, aby być na bieżąco z kolejnymi wersjami lub zaznaczyć nieużywane szablony, które chcesz zachować.
-
Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj.
-
Wybierz filtr Szablony po lewej stronie.
-
Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania.
-
Rozwiń sekcję Właściwości szablonu:
- Kliknij pole Nazwa szablonu.
- Wprowadź żądaną nazwę.
-
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.
Zmiana typu szablonu biblioteki
Typ szablonu określa, czy szablon zawiera dokument bazowy, czy tylko pola.
-
Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj.
-
Wybierz filtr Szablony po lewej stronie.
-
Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania.
-
Rozwiń sekcję Właściwości szablonu:
W sekcji Typ szablonu można zdefiniować typ szablonu:
- Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku — zawiera tylko pola (jako warstwę), które można zastosować do przesłanego dokumentu.
- Dokument wielokrotnego użytku — zawiera dokument o określonych cechach, z zastosowaną warstwą pól.
- Dopuszczalne jest nieumieszczenie żadnych pól.
-
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.
Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
Poziom uprawnień szablonu określa, którzy inni użytkownicy na koncie mogą uzyskać dostęp do szablonu i wykorzystać go.
-
Przejdź do szablonu, wybierając kartę Zarządzaj.
-
Wybierz filtr Szablony po lewej stronie.
-
Kliknij raz szablon, który chcesz zaznaczyć, a następnie kliknij łącze Edytuj szablon po prawej stronie, aby otworzyć szablon w środowisku tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania.
-
Konfiguracja opcji Kto może używać tego szablonu
To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:
- Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego.
- Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
- Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą.
- Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi grupy użytkownika na poziomie konta i na poziomie grupy w menu Biblioteki udostępnione.
- Zmiana relacji szablonu z Grupą spowoduje usunięcie go z dostępu do poprzedniej grupy, ale nie wpłynie na umowy, które zostały już wysłane przy użyciu szablonu.
- Każdy użytkownik w mojej organizacji – każdy użytkownik w danym koncie będzie miał możliwość używania tego szablonu.
- Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi na poziomie konta w menu Biblioteki udostępnione.
-
Na koniec kliknij przycisk Zapisz.
- W przypadku szablonu z wieloma polami zalecamy częste zapisywanie. Kliknięcie opcji Zapisz powoduje powrót do strony Zarządzaj, ale chroni przed utratą danych.
- Nadawanie polom w dokumencie przemyślanych nazw może się okazać pomocne na dłuższą metę. Jeśli chcesz eksportować dane wprowadzone przez sygnatariuszy, dzięki nazwom pól informacje te będą uporządkowane i o wiele bardziej czytelne.
Uprawnienie administratora do edycji szablonów bibliotek udostępnionych
Administratorzy mają uprawnienia do edytowania wszelkich szablonów bibliotek, które zostały udostępnione (za pomocą uprawnień szablonu) ich grupie lub kontu.
- Dołączane są tylko szablony bibliotek. Formularze internetowe nie są dołączane.
- Dołączane są tylko szablony bibliotek udostępniane poprzez uprawnienia szablonów.
- Udostępnianie konta użytkownika (w tym udostępnianie zaawansowane) nie wypełnia tej listy.
- Administratorzy na poziomie grupy mogą edytować wszystkie szablony bibliotek, które zostały udostępnione ich grupie przez członków ich grupy.
- Administratorzy na poziomie konta mogą edytować wszystkie szablony bibliotek, które zostały udostępnione ich grupie lub organizacji.
- Administratorzy na poziomie konta widzą udostępnione szablony ze wszystkich grup.
Administrator może uzyskać dostęp do listy bibliotek udostępnionych, przechodząc do pozycji menu: Konto > Biblioteki udostępnione.
Zawartość strony obejmuje:
- Nazwa szablonu — formalna nazwa szablonu biblioteki podana na stronie zarządzania.
- Typ — typ szablonu. Albo Dokument biblioteki, albo szablon warstwy pola formularza, albo zarówno szablon dokumentu, jak i pola formularza.
- Właściciel — oryginalny twórca szablonu. Podawana jest oficjalna nazwa i adres e-mail użytkownika.
- Udostępniane — odzwierciedla to ustawienie uprawnień szablonu. Wartość to Konto lub Grupa (z dołączoną nazwą grupy).
- Ostatnia modyfikacja — data ostatniego zapisania szablonu w systemie.
Aby edytować szablon:
- Kliknij dwukrotnie szablon.
- Możesz też kliknąć i wybrać operację Edytuj.
Zostanie otwarte środowisko tworzenia dokumentu Adobe Acrobat Sign, w którym można edytować właściwości szablonu, typ, nazwę oraz rozmieszczenie/przydziały pól.
- Wprowadź wymagane zmiany i kliknij przycisk Zapisz po zakończeniu.
Uwaga:
Administratorzy mają uprawnienia do zmiany uprawnień szablonu.
Zmiana uprawnień szablonu może spowodować usunięcie szablonu z listy Udostępnionych bibliotek, co spowoduje usunięcie go z zakresu uprawnień administratora.
