Tworzenie szablonów dokumentów i zarządzanie nimi

Szukaj

Ostatnia aktualizacja 20 cze 2025

Użyj szablonów dokumentów, aby usprawnić obiegi pracy, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić zespołowi pracę z najnowszą wersją każdego formularza.

Szablony bibliotek umożliwiają użytkownikom tworzenie interaktywnych dokumentów wielokrotnego użytku. Szablony te mogą obejmować zarówno proste umowy z jednym polem do podpisu, takie jak umowy o zachowaniu poufności, jak i złożone formularze do składania zeznań podatkowych lub wdrażania pracowników.

Jeśli często używasz tego samego pliku do definiowania umów, szablon może usprawnić ten proces, przyspieszając dostarczanie dokumentów, zapewniając spójność ostatecznej podpisanej umowy i utrzymując zespół w zgodności z najnowszą wersją.

Typy szablonów

Szablony bibliotek można tworzyć na dwa sposoby:

Szablony warstwy pola formularza — zawierają tylko pola zastosowane do przesłanego pliku. Są idealne dla organizacji, które dynamicznie generują umowy o niestandardowej treści, ale stosują standardowy format. Prześlij plik i zastosuj warstwę pól, aby ustawić wszystkie pola.
Szablony dokumentów — zawierają zarówno plik podstawowy, jak i wstępnie zdefiniowane pola. Najlepiej sprawdzają się w przypadku statycznych, standardowych dokumentów, które nie wymagają dynamicznych treści, takich jak formularze podatkowe, wnioski i umowy o zachowaniu poufności.

Konfiguracja

Dostępność:

Programy Acrobat Standard i Acrobat Pro: Domyślnie włączone. Niekonfigurowalne.
Acrobat Sign Solutions: obsługiwane; domyślnie wyłączone.
Acrobat Sign dla instytucji publicznych: obsługiwane; domyślnie wyłączone.

Uwaga:

Użytkownik, który tworzy szablon, jest jego właścicielem.

Tylko właściciel może edytować szablon lub zmieniać jego poziom uprawnień, chyba że jest on udostępniony jego grupie lub organizacji:

Administratorzy na poziomie konta mogą edytować szablon z sekcji Biblioteki udostępnione w menu administratora, jeśli jest on udostępniony organizacji.
Administratorzy na poziomie grupy mogą edytować szablon z sekcji Biblioteki udostępnione w menu administratora, jeśli są udostępniane grupie, w której mają uprawnienia administratora.
- Administratorzy konta mają również dostęp do wszystkich dokumentów udostępnionych dowolnym grupom.

Administratorzy na poziomie konta lub administratorzy grupy nadzorujący pierwotnego twórcę mogą przenieść własność szablonu do innego użytkownika.

Tworzenie szablonu biblioteki

Aby utworzyć szablon biblioteki, przejdź do karty Strona główna, a następnie wybierz opcję Utwórz szablon dokumentu wielokrotnego użytku
Zostanie wczytana strona konfiguracji Utwórz szablon biblioteki.

Przeciągnij i upuść pliki do sekcji Dodaj pliki lub kliknij przycisk Wybierz pliki, aby otworzyć panel wyboru plików.

W razie potrzeby można dołączyć wiele plików w celu utworzenia większego szablonu.
Wprowadź nazwę szablonu w polu Nazwa szablonu.
Skonfiguruj typ szablonu:
- Dokument wielokrotnego użytku — ta opcja powoduje zapisanie całego dokumentu, zawartości i pól formularza.
- Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku — ta opcja powoduje zapisane wyłącznie warstwy z polami formularza, którą będzie można zastosować w innym dokumencie (inna zawartość o takim samym układzie).
- Oba — oba typy szablonów będą dostępne.
Uwaga:

W dowolnej chwili możesz zmienić typ szablonu poprzez edycję właściwości szablonu.
Skonfiguruj opcję Kto może używać tego szablonu.

Dostęp do szablonu określa użytkownik, który go przesyła. Do wyboru są następujące opcje:
- Tylko ja — szablon jest dostępny tylko dla przesyłającego użytkownika.
- Dowolny użytkownik w mojej grupie — szablon jest powiązany z grupą wysyłającego użytkownika, dając dostęp wszystkim członkom grupy. Jeśli użytkownik ma dostęp do wielu grup, wyświetlone zostanie kolejne menu rozwijane umożliwiające wybór grupy, z którą szablon ma zostać połączony.
  
  Jeśli przesyłający przeniesie się do innej grupy, szablon pozostanie powiązany z pierwotną grupą.
  
  Administratorzy na poziomie grupy i konta mogą edytować szablon w menu Biblioteki udostępnione.
  
  Zmiana powiązania szablonu z grupą usuwa dostęp dla poprzedniej grupy, ale nie ma wpływu na już wysłane umowy.
  
  Konta z włączoną opcją Użytkownicy w wielu grupach zobaczą listę rozwijaną, aby wybrać powiązaną grupę podczas wysyłania szablonu.
- Dowolny użytkownik w mojej organizacji — szablon jest dostępny dla wszystkich użytkowników na koncie.
  
  Administratorzy na poziomie konta mogą edytować szablon w menu Biblioteki udostępnione.
  
  Ta opcja jest zawsze dostępna, ale wystąpi błąd dotyczący uprawnień, jeśli użytkownik nie ma uprawnień do udostępniania szablonów w całej organizacji.
Uwaga:
Usuwanie szablonu — użytkownik, który jest właścicielem szablonu, może go usunąć w dowolnym momencie.

Edycja szablonu — szablon może edytować użytkownik będący jego właścicielem, a także administratorzy grupy i konta.

Modyfikowanie szablonu w umowie — inni użytkownicy mogą dostosowywać pola, wybierając opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podczas wysyłania umowy. Zmiany te dotyczą tylko konkretnej umowy edytowanej przez nadawcę i nie zmieniają oryginalnego szablonu.
Wybierz opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola, aby rozpocząć proces tworzenia pola formularza.
Dodaj uczestników.

Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić panel Dodaj uczestników.

Przed umieszczaniem pól system musi wiedzieć, ilu uczestników może uczestniczyć w wypełnianiu formularza. Dzięki temu pola można przypisać poprawnie.
- Każde pole musi być przypisane do uczestnika, zdefiniowane jako pole Wstępnie wypełnione dla nadawcy lub ustawione na Każdy.
- Dodaj maksymalną liczbę odbiorców, którzy mogą potrzebować interakcji z formularzem, wybierając ikonę plus na liście uczestników. Dodawaj uczestników do momentu dodania wszystkich wymaganych miejsc. Na przykład, jeśli szablon może obejmować maksymalnie czterech odbiorców, dodaj czterech uczestników.
Po zakończeniu wybierz Wyświetl podgląd i dodaj pola, aby kontynuować.
Uwaga:

Wartości Nazwa szablonu, Typ szablonu i Kto może używać szablonu można edytować na tym panelu, jeśli chcesz wprowadzić zmiany.
Otworzy się środowisko tworzenia formularzy, wyświetlając wszystkie pola już obecne w przesłanym dokumencie.

Aby dodać więcej pól:
- Wybierz typ pola z panelu po lewej stronie i przeciągnij je do dokumentu w odpowiednim miejscu.
  
  Po umieszczeniu pola jest ono automatycznie przypisane do obecnie wybranego uczestnika.
- Użyj przycisku Automatyczna umieszczanie pól u góry listy pól, aby system automatycznie umieścił pola.
  
  System próbuje przypisać odpowiedni typ pola na podstawie zawartości dokumentu.
  
  Jeśli nie wykryto żadnego konkretnego typu pola, zostanie umieszczone pole Tekstowe.
  
  Wszystkie automatycznie umieszczone pola są przypisywane do obecnie wybranego uczestnika.
Utwórz szablon po zakończeniu.
Możesz zawsze przywrócić go i edytować później.