Zarządzanie danymi/przechowywanie danych — omówienie
Domyślnie usługa Adobe Acrobat Sign przechowuje w bezpieczny sposób wszystkie dokumenty użytkownika przez cały okres aktywności konta.
Informacje o transakcjach są zachowywane w systemie do czasu podjęcia przez klienta działań w celu wyraźnego usunięcia umów.
- Usługa Acrobat Sign spełnia wymagania wielu branżowych standardów w zakresie bezpieczeństwa danych oraz ich dostępności, jak na przykład PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II oraz ISO 27001.
Po wygaśnięciu lub zakończeniu licencji klienta na usługę Acrobat Sign firma Adobe nie jest zobowiązana do zachowania umów Klienta, raportów kontroli ani innych danych klienta.
Jeśli jednak firma Adobe zachowa takie dane, zostaną one usunięte zgodnie z zasadami przechowywania określonymi w czasie, gdy klient miał aktywną licencję Acrobat Sign.
Klienci, którzy wolą przechowywać rekordy umów we własnych systemach i chcą usunąć oryginalne dokumenty z systemów Acrobat Sign, mogą ustalić „zasady przechowywania”, które określają, jak długo usługa Acrobat Sign powinna zachować transakcję i automatycznie usunąć umowę (i opcjonalnie dane kontroli / dane osobowe) z usługi Acrobat Sign po upływie tego czasu.
Reguły przechowywania definiuje administrator na poziomie konta w sekcji Zarządzanie danymi w menu administratora.
- Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do tworzenia lub wyłączania reguł przechowywania.
- Ustawienia na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy na koncie jako wartość domyślna.
- Grupy muszą być konfigurowane indywidualnie, jeśli mają się różnić od ustawień na poziomie konta.
- Ustawienia na poziomie grupy zawsze zastępują ustawienia na poziomie konta.
Dokumenty/pliki/załączniki a umowy i transakcje
- Dokumenty/pliki/załączniki to pojedyncze pliki, które wysyła się do systemu Acrobat Sign. Materiały tworzące umowę.
- Umowy są to obiekty widoczne dla klienta, które usługa Acrobat Sign tworzy z przesłanych plików i które odbiorcy wypełniają i/lub podpisują. Terminu „umowa” używa się do definiowania zarówno obiektu podczas uzyskiwania podpisów, jak i wynikowego pliku PDF, który jest generowany.
- Transakcje obejmują umowę oraz wszystkie związane z nią operacje rejestrowania i dokumentacji, które są generowane dla/w ramach umowy (np.: Raporty kontroli, wyniki uwierzytelniania, strony csv danych na poziomie pola).
Reguła a identyfikator reguły
Termin reguła (w kontekście tego artykułu) opisuje określony proces. W tym przypadku jest to proces określający datę usunięcia umowy z systemu Acrobat Sign. Jest to ogólny termin używany do opisania koncepcji zastosowania zmiennej warunkowej (kiedy umowa ma zostać usunięta) do innego obiektu (w tym przypadku umowy).
Terminu identyfikator reguły używa się do opisu określonej skonfigurowanej reguły. Po utworzeniu reguły zostaje przypisany niepowtarzalny identyfikator (identyfikator reguły, czyli RuleID), który odróżnia ją od wszystkich innych reguł. Skonfigurowany identyfikator ruleID jest obiektem literału powiązanym z umową
Stan końcowy umowy
Reguły przechowywania uruchamiają się, gdy umowa osiąga „stan końcowy”.
Stan końcowy następuje, gdy umowa nie zawiera dalszych działań, które odbiorcy mogą podjąć w celu jej sfinalizowania. Istnieją trzy „stany końcowe”:
- Sfinalizowana — gdy w ramach umowy pomyślnie zakończono wszystkie procesy ze wszystkimi odbiorcami.
- Porzucona — porzucona umowa została przerwana przez wyraźne działanie. Działanie to może pochodzić z jednego z kilku źródeł:
- Anulowana przez nadawcę
- Odrzucona przez odbiorcę
- Niepowodzenie z powodu niepowodzenia uwierzytelniania odbiorcy
- Niepowodzenie z powodu błędu systemu
- Wygasłe — umowy, które osiągnęły datę wygaśnięcia z powodu braku działania w określonym czasie.
Jak to działa
Gdy umowa przechodzi w stan końcowy:
- Usługa Acrobat Sign sprawdza reguły przechowywania na poziomie grupy użytkownika, który utworzył umowę (bieżącą grupę, w której użytkownik znajduje się, gdy umowa kończy się).
- Jeśli obecnie nie stosuje się reguły na poziomie grupy, zostanie użyta reguła na poziomie konta.
- Jeśli reguła na poziomie konta również nie jest zdefiniowana, nie są zdefiniowane reguły przechowywania, a umowa nie uzyskuje daty usunięcia.
- Umowy, które nie uzyskały daty usunięcia, gdy stały się końcowe, nadal można usunąć za pomocą narzędzi RODO.
Jeśli do umowy zastosowano regułę przechowywania:
- Zaplanowano usunięcie umowy na podstawie parametrów reguły.
- Identyfikator reguły jest skojarzony z transakcją, zapewniając poprawność reguły w momencie usuwania.
Umowa końcowa oczekuje na wyznaczony termin usunięcia
- Liczba dni do usunięcia jest literałem.
- Np.: jeśli zdefiniowano 14 dni, operacja usuwania uruchamia się dokładnie 14 dni (do drugiego) po tym, jak umowa stała się końcowa.
Gdy nadejdzie czas usunięcia, usługa Acrobat Sign sprawdza identyfikator reguły, aby określić, czy reguła jest wyłączona, czy nie
- Jeśli reguła jest wyłączona, nie zostanie wykonane żadne działanie.
- Jeśli reguła nie została wyłączona, umowa zostanie usunięta.
- Jeśli włączona jest opcja usuwania raportu kontroli i danych osobowych, ten sam proces ma zastosowanie w oparciu o przedział czasu zdefiniowany dla tych dokumentów.
- Konta używające metody uwierzytelniania dokumentem tożsamości usuwają raport tożsamości sygnatariusza (jeśli pobrano) w ramach danych osobowych.
- Jeśli włączona jest opcja usuwania raportu kontroli i danych osobowych, ten sam proces ma zastosowanie w oparciu o przedział czasu zdefiniowany dla tych dokumentów.
Konfiguracja
Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie konta
Najpierw skonfiguruj przechowywanie na poziomie konta (jeśli istnieje).
Wszystkie grupy automatycznie dziedziczą ustawienia na poziomie konta, dlatego jeśli chcesz zastosować jedną zasadę do wszystkich grup, należy wykonać następujące czynności:
- Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
- Kliknij ikonę plusa.
Nakładka Utwórz regułę przechowywania pokazuje:
- Określ liczbę dni, przez jaką umowa powinna być zachowana po osiągnięciu stanu końcowego.
- Minimalnie 1 dzień
- Maksymalnie 5475 dni (15 lat)
- Opcjonalnie ustaw okres przechowywania rejestru kontrolnego umowy i powiązanych informacji osobowych stron zaangażowanych w umowę.
- Kontrola i dane osobowe muszą być przechowywane przynajmniej przez czas przechowywania umowy i potencjalnie dłużej.
- Jeśli ta opcja nie jest włączona, rekord kontroli i dane osobowe są przechowywane do czasu usunięcia za pomocą innej metody (np.: usunięcie RODO).
Pierwsza reguła (na górze stosu, bez daty zakończenia) jest obecnie stosowana. W danej grupie może być stosowana w tym samym czasie tylko jedna reguła.
Jeśli zostanie utworzona nowa reguła:
- Nowa reguła stanie się obecnie stosowaną regułą.
- Nowa reguła zostaje wstawiona na początku listy z datą rozpoczęcia z dnia utworzenia reguły i nie ma daty zakończenia.
- Jeśli podczas tworzenia nowej reguły istnieje już aktywnie stosowana reguła:
- Istniejąca reguła przestaje być stosowana do nowych umów końcowych.
- Istniejąca reguła przesuwa się w dół listy bezpośrednio pod nową (bieżącą) regułą.
- Istniejąca reguła automatycznie przyjmuje wartość daty zakończenia, która jest dostosowana do daty rozpoczęcia nowej (bieżącej) reguły.
Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy
Konfigurując reguły przechowywania na poziomie grupy, zastąpisz odziedziczone reguły na poziomie konta dla użytkowników znajdujących się obecnie w grupie.
Jeśli użytkownik jest przenoszony między grupami z umowami w toku, reguły przechowywania dla nowej grupy mają zastosowanie do wszystkich umów, które wchodzą w stan końcowy w tej grupie.
Umowy końcowe, dla których zastosowano regułę przechowywania sprzed przeniesienia, użytkownik tworzony do nowej grupy będzie akceptować datę usunięcia zastosowanej reguły, pod warunkiem że reguła nie zostanie wyłączona przed operacją usuwania.
Mając powyższe na uwadze, konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy różni się tylko pod dwoma względami:
Aby uzyskać dostęp do zakładki zarządzania danymi grupy:
- Przejdź do pozycji Konto > Grupy.
- Kliknij raz grupę, którą chcesz edytować.
- Wybierz Ustawienia grupy.
- Wybierz opcję Zarządzanie danymi po lewej stronie.
- Należy zauważyć, że jeśli nie są stosowane żadne reguły przechowywania na poziomie grupy, reguły na poziomie konta obowiązują.
- Utwórz nowe reguły, klikając ikonę plusa (podobnie jak w przypadku interfejsu na poziomie konta).
Po utworzeniu reguł w grupach można uzyskać dostęp do tych reguł przechowywania na poziomie grupy z zakładki Zarządzanie danymi na poziomie konta:
- Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
- Kliknij kartę Grupy z regułami przechowywania.
- Kliknij raz nazwę grupy, którą chcesz edytować.
- Wybierz Wyświetl reguły przechowywania grupy; otworzy się strona Zarządzanie danymi na poziomie grupy.
Podczas konfigurowania reguł na poziomie grupy dostępna jest dodatkowa opcja Zachowaj wszystkie umowy dla tej grupy.
Ta opcja umożliwia grupie zastąpienie reguły przechowywania na poziomie konta i bezterminowe zachowywanie wszystkich umów (dla użytkowników w grupie).
Stan reguły przechowywania
Włączone — reguły, które są nadal ważne dla umów i które wprowadzają stan końcowy podczas stosowania reguły.
- Obecnie stosowana reguła znajduje się zawsze na górze listy i nie zawiera Daty zakończenia.
Wyłączone — wyłączonych reguł już się nie stosuje. Jeśli umowa osiągnęła stan końcowy na podstawie wyłączonej reguły, nie zostanie usunięta w docelowym dniu usuwania.
- Wyłączone reguły są wyszarzone.
- Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł.
Wygasłe — wygasłe reguły nie mają umów końcowych oczekujących na usunięcie.
- np.: jeśli reguła obowiązuje przez 14 dni i jej data zakończenia przypada na 10 marca, reguła wygaśnie z końcem 24 marca, ponieważ wszystkie umowy objęte regułą zostały już usunięte.
Starsze — klienci, których reguła przechowywania określona była na podstawie starszych ustawień, zobaczą odzwierciedlenie tych reguł w postaci starszej reguły przechowywania.
- Umowy, które zostały już zaplanowane do usunięcia w ramach starszej reguły (przed wprowadzeniem nowych reguł), będą uwzględniać czas usunięcia starszej reguły.
Filtrowanie reguł według stanu
Listę reguł przechowywania można filtrować, klikając ikonę hamburgera w prawym górnym rogu tabeli.
Ten zestaw opcji umożliwia następujące filtrowanie:
- Wszystkie reguły — wartość domyślna
- Tylko włączone reguły
- Tylko wyłączone reguły
- Tylko wygasłe reguły
Istnieje również opcja wyświetlenia 15, 30 lub 50 rekordów na stronę.
Wyłączanie reguły
Nie można
wycofać wyłączenia reguły.
Wyłączenie reguły spowoduje, że wszystkie pozostałe umowy podlegające tej regule nie będą już miały daty usunięcia, która będzie stosowana.
Umowy te musiałyby zostać następnie usunięte za pomocą narzędzi RODO.
Aby wyłączyć regułę:
- Wybierz regułę.
- Kliknij łącze Wyłącz.
Usunięte grupy
Przechowywanie jest oparte na ustawieniach na poziomie grupy (wyraźnie ustawianych lub dziedziczonych z ustawień na poziomie konta).
Do przyszłych kontroli zastosowanych reguł przechowywania wymaga się historii reguł.
Z tego powodu identyfikator grupy nie został w pełni usunięty. Zamiast tego zachowano niezbędne ustawienia, które można przeglądać i edytować z poziomu administratora konta do grup.
Usunięte grupy można wyświetlić na stronie Grupy, klikając ikonę „hamburgera” i wybierając opcję Pokaż tylko usunięte grupy.
Kliknij grupę, którą chcesz edytować, a następnie kliknij łącze Ustawienia grupy.
- Reguły można tworzyć i wyłączać w taki sam sposób, jak podczas aktywacji grupy.
Operacja usuwania oparta na interfejsie API
Można włączyć przechowywanie dokumentów na żądanie, gdy administratorzy klienta mają możliwość korzystania z interfejsu API Acrobat Sign w celu usuwania poszczególnych dokumentów.
- Użyto wywołania interfejsu API: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Aby włączyć tę opcję, skontaktuj się z zespołem pomocy technicznej.
Warto zapamiętać
- Tylko jedna reguła może być stosowana, ponieważ umowy osiągają stan końcowy.
- Wiele reguł może mieć wartość Włączona, ponieważ reguła pozostaje włączona, jeżeli istnieją umowy mające docelową datę usunięcia (zgodnie z zakresem reguły).
- Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł. Wyłączenie jest trwałe.
- Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa przejdzie w stan końcowy, a nie gdy umowa zostanie utworzona.
- Zastosowana reguła przechowywania jest oparta na grupie, w której tworzący użytkownik obecnie się znajduje w momencie przejścia umowy do stanu końcowego.
- Nie można edytować reguł przechowywania zastosowanych do umowy po jej przejściu do stanu końcowego w odniesieniu do czasu oczekiwania.
- Możesz wyłączyć regułę, aby uniemożliwić usunięcie umowy, ale uniemożliwiłoby to usunięcie wszystkich umów, które przyjęły regułę i nie zostały jeszcze usunięte.
- Możesz określić, która reguła ma zastosowanie do danej umowy, sprawdzając raport kontroli umowy i porównując datę jej sfinalizowania z zakresem dat różnych reguł przechowywania.
- 5475 dni to maksymalny dopuszczalny okres przechowywania.
