WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: Niniejszy podręcznik zawiera jedynie wytyczne i NIE stanowi porady prawnej. Skorzystaj z porady radcy prawnego Twojej firmy, aby spełnić wymogi w regionach, w których prowadzisz działalność.
Usługa Adobe Acrobat Sign w pełni przestrzega ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w odniesieniu do wszystkich użytkowników.
W oparciu o wymóg RODO dotyczący uzyskania zgody użytkownika przed zapisaniem danych na urządzeniu użytkownika, niektórzy użytkownicy mogą zobaczyć co najmniej jedno żądanie włączenia plików cookie:
WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: Niniejszy podręcznik zawiera jedynie wytyczne i NIE stanowi porady prawnej. Skorzystaj z porady radcy prawnego Twojej firmy, aby spełnić wymogi w regionach, w których prowadzisz działalność. |
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to nowe prawo Unii Europejskiej dotyczące prywatności, które ujednolica i uaktualnia wymogi dotyczące ochrony danych. Mimo że wprowadzono wiele nowych lub dokładniejszych wymogów, podstawowe zasady pozostają takie same. Nowe przepisy szeroko definiują dane osobowe i mają większy zasięg obowiązywania, wpływając na każdą firmę gromadzącą dane osobowe osób fizycznych w UE. Część rozporządzenia wymaga, aby osoby fizyczne mogły dowiedzieć się, jakie dane osobowe zostały zebrane, oraz, w stosownych przypadkach, miały prawo do usunięcia tych danych na żądanie.
W przypadku tego artykułu termin Użytkownik odnosi się do członka firmy, który wysyła umowy do podpisu. Termin Sygnatariusz odnosi się do osoby, która otrzymuje i podpisuje lub odrzuca umowę. Administrator danych osobowych jest administratorem konta Acrobat Sign ze specjalnymi uprawnieniami do usuwania danych osobowych z usługi na żądanie Wysyłającego umowę lub Sygnatariusza.
Niepowtarzalność użytkownika opiera się na adresie e-mail, który jest używany do identyfikacji osoby. Osoba korzystająca z wielu adresów e-mail może mieć w systemie wiele odrębnych identyfikatorów użytkownika. Wszystkie kontrole RODO przeprowadzane w usłudze Acrobat Sign wykorzystują adres e-mail do wyszukiwania danych osobowych i zarządzania nimi. Między unikalnymi adresami e-mail nie ma powiązań, a administrator może wyszukać jedynie dane związane z podanym adresem e-mail.
Usługa Acrobat Sign oferuje funkcje, które pomagają klientom przestrzegać wymogów rozporządzenia RODO. Więcej informacji na temat ochrony prywatności przez firmę Adobe można znaleźć na stronie www.adobe.com/pl/privacy.
Zgodnie z rozporządzeniem RODO osoby fizyczne mają rozszerzone prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych, oraz ich poprawiania i usuwania.
W odniesieniu do zestawu narzędzi Acrobat Sign dostępne są trzy funkcje:
Każdy użytkownik może złożyć wniosek do Centrum ochrony danych firmy Adobe o udostępnienie dziennika jego działań w systemie Acrobat Sign, zawierającego jego prywatne dane.
Informacje te są zwracane w postaci pliku CSV zawierającego:
Dotyczy tylko umów wysyłanych przez użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.
Gdy Sygnatariusz zażąda usunięcia swoich danych z systemu Acrobat Sign, administrator danych osobowych przypisany do konta może wyszukać adres e-mail użytkownika i zwrócić wszystkie umowy, w których uczestniczył ten adres i które zostały utworzone na koncie administratora.
Jeśli administrator danych osobowych stwierdzi, że dana umowa nie jest już potrzebna, może całkowicie i nieodwracalnie usunąć ją z usługi.
Odbiorcy, którzy skontaktują się z Acrobat Sign, w celu usunięcia umowy zostaną poproszeni o sprawdzenie karty Zarządzaj i skontaktowanie się z firmą, która pierwotnie utworzyła transakcję.
Acrobat Sign, jako podmiot przetwarzający dane Klienta, nigdy nie usunie umowy na żądanie odbiorcy.
Dotyczy tylko użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.
Gdy pracownik zażąda usunięcia swoich danych z systemów, użycie tego narzędzia spowoduje całkowite usunięcie wszystkich danych użytkownika z serwerów Acrobat Sign.
Użytkownicy muszą bezpośrednio zgłosić to żądanie administratorowi danych osobowych. Tylko administrator danych osobowych ma uprawnienia do usuwania użytkowników.
Pomoc techniczna Acrobat Sign nie może usuwać użytkowników z konta, a jeśli zostanie o to poproszona, skieruje użytkownika do administratora przypisanego do konta.
Konta indywidualne i bezpłatne
Użytkownicy, którzy istnieją jako jedyna osoba na koncie lub posiadają tylko darmowe konto, nie będą mogli sami siebie usunąć. W takim przypadku użytkownik będzie musiał skontaktować się z Centrum ochrony danych firmy Adobe.
Użytkownik musi podać swój adres e-mail i wyraźne polecenie usunięcia użytkownika powiązanego z adresem e-mail z systemów Acrobat Sign. Centrum ochrony danych firmy Adobe podejmie wówczas odpowiednie kroki, aby użytkownik został usunięty.
Usunięcie danych osobowych z systemu Acrobat Sign wymaga poprawnego przydzielenia zasobów użytkownika. Proces ten różni się w zależności od rodzaju użytkownika/konta, które można podzielić na cztery kategorie:
Sygnatariusze są wyjątkowym przypadkiem, ponieważ wszystkie ich umowy zostały utworzone przez innego użytkownika.
Pierwszym krokiem do usunięcia zawartości z systemu Acrobat Sign jest zarejestrowanie adresu e-mail i przejrzenie zawartości powiązanej z Twoim adresem e-mail.
Adres e-mail można zarejestrować tutaj
Po zarejestrowaniu adresu e-mail:
Jeśli na tej stronie nie ma zawartości, skontaktuj się z Centrum ochrony danych firmy Adobe i poproś o usunięcie użytkownika (adresu e-mail) z systemu Acrobat Sign.
Aby usunąć treść umowy, należy skontaktować się z pierwotną osobą wysyłającą umowę.
Tylko konto pierwotnej osoby wysyłającej może wyświetlić i usunąć umowę.
Uwaga: administrator ochrony danych osobowych przypisany do konta pierwotnego nadawcy określa, kiedy można usunąć umowę.
Aby ustalić, kto jest pierwotnym nadawcą:
Powtórz powyższe czynności dla wszystkich umów wymienionych na stronie Zarządzaj w kategoriach Sfinalizowane i W trakcie.
Wszelkie umowy w sekcji Oczekujące na Ciebie powinny zostać odrzucone:
Po odrzuceniu wszystkich otwartych umów i skontaktowaniu się z nadawcami sfinalizowanych umów skontaktuj się z Centrum ochrony danych firmy Adobe i poproś o usunięcie użytkownika (adresu e-mail) z systemu Acrobat Sign.
Konta indywidualne i bezpłatne mają zarejestrowany adres e-mail, a użytkownicy korzystający z takich kont mogą zalogować się na swoje konto, aby w dowolnym momencie przejrzeć jego zawartość.
W przypadku problemów z logowaniem kliknij łącze Nie pamiętam hasła pod polem logowania i zresetuj swoje hasło.
Po zalogowaniu się do usługi:
Kliknij kartę Zarządzaj u góry okna.
Na stronie zostanie wyświetlona cała pozostała zawartość w usłudze Acrobat Sign powiązana z Twoim adresem e-mail.
Aby usunąć umowy wysłane przez innych użytkowników, należy skontaktować się z ich pierwotnymi nadawcami.
Tylko konto pierwotnej osoby wysyłającej może wyświetlić i usunąć umowę.
Uwaga: zgodnie z rozporządzeniem RODO usunięcie umów, które nadal mają wiążącą moc prawną, nie jest wymagane. Decyzję w tej kwestii podejmuje administrator danych osobowych powiązany z kontem pierwotnego nadawcy.
Aby ustalić, kto jest pierwotnym nadawcą:
Powtórz powyższe czynności dla wszystkich umów wymienionych na stronie Zarządzaj w kategoriach Sfinalizowane i W trakcie
Po usunięciu wszystkich umów z kategorii Podpisana skontaktuj się z Centrum ochrony danych firmy Adobe i poproś o usunięcie konta użytkownika (adresu e-mail) z systemu Acrobat Sign.
Użytkownicy, którzy podlegają administratorowi konta/administratorowi danych osobowych, muszą jedynie skontaktować się ze swoim administratorem i poprosić o usunięcie ich z systemu.
Administrator danych osobowych ma uprawnienia do przeglądania zawartości/ użytkowników i usuwania wszystkich odpowiednich treści.
Usunięcie użytkownika z serwera Acrobat Sign wymaga najpierw posiadania uprawnień kontroli nad tym identyfikatorem użytkownika. Jeśli użytkownik nie znajduje się na Twoim koncie, nie masz uprawnień, aby go usunąć.
Aby określić, czy masz uprawnienia kontroli nad danym użytkownikiem:
Przejdź do interfejsu użytkownika: Konto > Użytkownik.
Kliknij ikonę Opcje (trzy linie przy prawej krawędzi ekranu).
Wybierz pozycję Pokaż wszystkich użytkowników.
Wyszukaj adres e-mail użytkownika.
Jeśli adresu e-mail nie można znaleźć na koncie, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat Brak dostępnych użytkowników używających obecnego filtra.
Jeśli użytkownik istnieje, wyświetlona zostanie tylko jedna pozycja (ponieważ adresy e-mail są unikatowe).
Upewnij się, czy adres e-mail jest prawidłowy i usuwany jest odpowiedni identyfikator użytkownika.
Usunięcia identyfikatora użytkownika nie można cofnąć.
Kliknij rekord użytkownika raz, aby go zaznaczyć. Spowoduje to wyświetlenie łączy akcji nad rekordem użytkownika.
Jeśli użytkownik ma dowolny status inny niż Nieaktywny, kliknij łącze Dezaktywuj użytkownika.
Kliknij łącze Usuń informacje o użytkowniku.
Otworzy się okienko Usuń użytkownika wskazujące, jakie konsekwencje będzie miała wykonana czynność.
Usunięcie użytkownika spowoduje:
Tuż pod tymi ostrzeżeniami dostępne są trzy opcje.
Zaznacz opcję, która odpowiada sytuacji i kliknij opcję Usuń informacje o użytkowniku (lub Anuluj, jeśli nie masz pewności co do tego działania):
Po zaznaczeniu opcji Zachowaj umowy:
Zostanie wyświetlony jeden ostatni monit z prośbą o potwierdzenie:
Wyświetlony zostanie komunikat o powodzeniu operacji, informujący o usunięciu identyfikatora użytkownika z bazy danych.
Zgodnie z rozporządzeniem RODO użytkownicy (zazwyczaj sygnatariusze) mają prawo do usunięcia z systemów wszystkich rekordów zawierających ich dane osobowe, których nie ma już potrzeby przechowywać.
W kontekście usługi Acrobat Sign oznacza to, że użytkownik musi skontaktować się z firmą, z którą podpisał dokumenty, aby zapoznać się z dokumentami przechowywanymi w systemie i w razie potrzeby je usunąć.
Spośród administratorów konta należy wyznaczyć administratora danych osobowych, przyznając mu uprawnienia do przeglądania wszystkich umów i usuwania ich w razie potrzeby.
Proces zapewnienia zgodności z RODO jest prosty, a decyzja o usuwaniu lub zachowywaniu umów spoczywa wyłącznie na administratorze danych osobowych danego konta.
Aby przejrzeć i usunąć zawartość użytkowników:
Zaloguj się jako administrator danych osobowych na swoim koncie.
Przejdź do pozycji Konto > Prywatność.
Wpisz adres e-mail strony proszącej w górnym polu i naciśnij klawisz Enter.
Zostaną wyświetlone wszystkie umowy zawierające podany adres e-mail, które zostały utworzone przez użytkowników na Twoim koncie.
Kliknij każdy rekord, a następnie kliknij łącze Pobierz umowę, które znajduje się na górze listy umów.
RODO nie wymaga usuwania umów, które nadal prawnie obowiązują.
Wyświetli się prośba o potwierdzenie usunięcia umowy.
Zostanie wyświetlony komunikat o powodzeniu operacji oznaczający, że trwa usuwanie.
Wszystkie punkty końcowe /agreements, które mają ścieżkę identyfikatora umowy w interfejsie API REST w wersji 6, zwracają teraz kod błędu 404 AGREEMENT_DESTROYED, jeśli umowę usunięto za pomocą narzędzi RODO.
Dostęp do strony Prywatność mają wyłącznie administratorzy danych osobowych.
Dostęp uzyskają tylko użytkownicy oznaczeni jako administratorzy danych osobowych.
Aby włączyć rolę administratora danych osobowych:
Zaloguj się jako administrator konta.
Przejdź do pozycji Konto > Użytkownicy.
Kliknij użytkownika, którego chcesz awansować na administratora danych osobowych.
Wybierz opcję Edytuj z menu nad listą użytkowników.
Po otworzeniu panelu użytkownika:
Wszelkie prośby o działania nieobsługiwane przez narzędzia w interfejsie użytkownika lub pytania dotyczące zgodności z RODO należy przesyłać do Centrum ochrony danych firmy Adobe.
Agenci wsparcia technicznego i menedżerzy ds. sukcesu nie mają dostępu do narzędzi umożliwiających usuwanie treści z serwerów.
Zaloguj się na swoje konto