Zgodność z wymogami rozporządzenia RODO

Usługa Adobe Sign w pełni przestrzega ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w odniesieniu do wszystkich użytkowników.

Uwaga:

W oparciu o wymóg RODO dotyczący uzyskania zgody użytkownika przed zapisaniem danych na urządzeniu użytkownika, niektórzy użytkownicy mogą zobaczyć co najmniej jedno żądanie włączenia plików cookie:

  • Użytkownicy uzyskujący dostęp do usługi Adobe Sign z lokalizacji stosujących RODO muszą włączyć pliki cookie podstawowej usługi
    • Pliki cookie dotyczące wydajności i osobiste reklamowe można włączyć lub wyłączyć, klikając przycisk Dostosuj
    • Plikami cookie można w dowolnej chwili zarządzać, klikając łącze Pliki cookie dotyczące wydajności w prawym dolnym rogu wszystkich stron internetowych Adobe Sign:
  • Konta migrujące do domeny adobesign.com (z witryny echosign.com) muszą dwukrotnie konfigurować pliki cookie, ponieważ każda domena musi umieszczać niepowtarzalne pliki cookie

WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: Niniejszy podręcznik zawiera jedynie wytyczne i NIE stanowi porady prawnej. Skorzystaj z porady radcy prawnego Twojej firmy, aby spełnić wymogi w regionach, w których prowadzisz działalność.

Czym jest RODO?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to nowe prawo Unii Europejskiej dotyczące prywatności, które ujednolica i uaktualnia wymogi dotyczące ochrony danych. Mimo że wprowadzono wiele nowych lub dokładniejszych wymogów, podstawowe zasady pozostają takie same. Nowe przepisy szeroko definiują dane osobowe i mają większy zasięg obowiązywania, wpływając na każdą firmę gromadzącą dane osobowe osób fizycznych w UE. Część rozporządzenia wymaga, aby osoby fizyczne mogły dowiedzieć się, jakie dane osobowe zostały zebrane, oraz, w stosownych przypadkach, miały prawo do usunięcia tych danych na żądanie.

W przypadku tego artykułu termin Użytkownik odnosi się do członka firmy, który wysyła umowy do podpisu.  Termin Sygnatariusz odnosi się do osoby, która otrzymuje i podpisuje lub odrzuca umowę.  Administrator danych osobowych jest administratorem konta Adobe Sign ze specjalnymi uprawnieniami do usuwania danych osobowych z usługi na żądanie Wysyłającego umowę lub Sygnatariusza.

Niepowtarzalność użytkownika opiera się na adresie e-mail, który jest używany do identyfikacji osoby. Osoba korzystająca z wielu adresów e-mail może mieć w systemie wiele odrębnych identyfikatorów użytkownika. Wszystkie kontrole RODO przeprowadzane w usłudze Adobe Sign wykorzystują adres e-mail do wyszukiwania danych osobowych i zarządzania nimi.  Między unikalnymi adresami e-mail nie ma powiązań, a administrator może wyszukać jedynie dane związane z podanym adresem e-mail.


Funkcje wspierające RODO

Usługa Adobe Sign oferuje funkcje, które pomagają klientom przestrzegać wymogów rozporządzenia RODO. Więcej informacji na temat ochrony prywatności przez firmę Adobe można znaleźć na stronie www.adobe.com/pl/privacy.

Zgodnie z rozporządzeniem RODO osoby fizyczne mają rozszerzone prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych, oraz ich poprawiania i usuwania.

  • Dostęp – dostęp do większości danych osobowych Użytkownik lub Sygnatariusz może uzyskać bezpośrednio za pośrednictwem interfejsu Adobe Sign.  Istnieje niewielki zakres informacji o aktywności, do których obecnie nie ma bezpośredniego dostępu.  Aby uzyskać dostęp do tych informacji, właściciel indywidualnego konta musi skontaktować się bezpośrednio z biurem ds. ochrony danych firmy Adobe pod adresem adobe.com/pl/privacy.  Przykładowy raport znajduje się w dalszej części tego artykułu.
  • Poprawianie – wszystkie zgromadzone dane osobowe o użytkownikach lub sygnatariuszach dostępne są za pośrednictwem interfejsu użytkownika.  Jeśli wymagane jest wprowadzenie zmian, Użytkownik lub Sygnatariusz może bezpośrednio wprowadzić zmiany bez konieczności kontaktu z firmą Adobe lub administratorem.
  • Usunięcie – istnieją różne działania zależne od roli odgrywanej podczas ceremonii podpisywania.  Użytkownik wysyłający umowy musi złożyć wniosek w firmie, w której jest zatrudniony.  Firma Adobe nie może uczestniczyć w tej interakcji i nie kontroluje danych zebranych przez pracodawcę w ramach prowadzenia działalności.  Podczas ceremonii podpisywania proces zbiera minimalną ilość danych o podpisującym.  Obejmuje to imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP oraz opcjonalnie numer telefonu i kod jednorazowy.  Informacje te są przechowywane w umowie wraz z podpisem i kontrolowane przez firmę, która przesłała umowę.  Jeśli Sygnatariusz potrzebuje informacji dotyczących danych osobowych zebranych przy podpisywaniu umowy, powinien skontaktować się z Wysyłającym umowę.  Adobe, jako podmiot przetwarzający dane, nie może przekazać Sygnatariuszowi żadnych informacji na temat umowy lub firmy, która przesłała umowę. Ponieważ jedyne zachowane informacje o Sygnatariuszu zawarte są w Umowie, jej usunięcie spowoduje usunięcie danych osobowych Sygnatariusza.  Jeśli Wysyłający wyraża zgodę na usunięcie informacji o Sygnatariuszu, może skorzystać z menu ochrony danych, aby wyszukać i usunąć umowy, w których uczestniczył Sygnatariusz.

W odniesieniu do zestawu narzędzi Adobe Sign dostępne są trzy funkcje:

  • Dzienniki poziomu użytkownika – dziennik różnych zdarzeń (obejmujących również dane osobowe) wyzwalanych w środowisku Adobe Sign
  • Usuwanie umowy administratorzy danych osobowych mają uprawnienia do wyświetlania i usuwania wszelkich umów utworzonych przez dowolnych użytkowników na ich kontach.
  • Usuwanie użytkowników – administratorzy danych osobowych są upoważnieni do usunięcia dowolnego użytkownika na koncie.

 


Dzienniki poziomu użytkownika

Każdy użytkownik może złożyć wniosek do Centrum ochrony danych firmy Adobe o udostępnienie dziennika jego działań w systemie Adobe Sign, zawierającego jego prywatne dane.

Informacje te są zwracane w postaci pliku CSV zawierającego:

  • Datę zdarzenia
  • Typ zdarzenia
  • Adres IP, z którego zostało wyzwolone zdarzenie


Usuwanie umowy

Dotyczy tylko umów wysyłanych przez użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.

Gdy Sygnatariusz zażąda usunięcia swoich danych z systemu Adobe Sign, administrator danych osobowych przypisany do konta może wyszukać adres e-mail użytkownika i zwrócić wszystkie umowy, w których uczestniczył ten adres i które zostały utworzone na koncie administratora.

Jeśli administrator danych osobowych stwierdzi, że dana umowa nie jest już potrzebna, może całkowicie i nieodwracalnie usunąć ją z usługi.

Odbiorcy, którzy skontaktują się z Adobe Sign, w celu usunięcia umowy zostaną poproszeni o sprawdzenie karty Zarządzaj i skontaktowanie się z firmą, która pierwotnie utworzyła transakcję.

Adobe Sign, jako podmiot przetwarzający dane Klienta, nigdy nie usunie umowy na żądanie odbiorcy.


Usuwanie użytkownika

Dotyczy tylko użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.

Gdy pracownik zażąda usunięcia swoich danych z systemów, użycie tego narzędzia spowoduje całkowite usunięcie wszystkich danych użytkownika z serwerów Adobe Sign. 

Użytkownicy muszą bezpośrednio zgłosić to żądanie administratorowi danych osobowych. Tylko administrator danych osobowych ma uprawnienia do usuwania użytkowników.

Pomoc techniczna Adobe Sign nie może usuwać użytkowników z konta, a jeśli zostanie o to poproszona, skieruje użytkownika do administratora przypisanego do konta.

Uwaga:

Konta indywidualne i bezpłatne

Użytkownicy, którzy istnieją jako jedyna osoba na koncie lub posiadają tylko darmowe konto, nie będą mogli sami siebie usunąć. W takim przypadku użytkownik będzie musiał skontaktować się z Centrum ochrony danych firmy Adobe.

Użytkownik musi podać swój adres e-mail i wyraźne polecenie usunięcia użytkownika powiązanego z adresem e-mail z systemów Adobe Sign. Centrum ochrony danych firmy Adobe podejmie wówczas odpowiednie kroki, aby użytkownik został usunięty.


W jaki sposób użytkownicy mogą zażądać usunięcia swoich danych z Adobe Sign

Usunięcie danych osobowych z systemu Adobe Sign wymaga poprawnego przydzielenia zasobów użytkownika.  Proces ten różni się w zależności od rodzaju użytkownika/konta, które można podzielić na cztery kategorie:

Sygnatariusze są wyjątkowym przypadkiem, ponieważ wszystkie ich umowy zostały utworzone przez innego użytkownika.

Pierwszym krokiem do usunięcia zawartości z systemu Adobe Sign jest zarejestrowanie adresu e-mail i przejrzenie zawartości powiązanej z Twoim adresem e-mail.

Adres e-mail można zarejestrować tutaj

 

Po zarejestrowaniu adresu e-mail:

  • Zaloguj się i kliknij zakładkę Zarządzaj w górnej części okna.
  • Kliknij każdy filtr w panelu po lewej stronie (Oczekujące na Ciebie, Sfinalizowane, Anulowane i Wygasłe), aby znaleźć swoje umowy

Jeśli na tej stronie nie ma zawartości, skontaktuj się z Centrum ochrony danych firmy Adobe i poproś o usunięcie użytkownika (adresu e-mail) z systemu Adobe Sign.

Wyszukiwanie nadawcy umowy

Aby usunąć treść umowy, należy skontaktować się z pierwotną osobą wysyłającą umowę.

Tylko konto pierwotnej osoby wysyłającej może wyświetlić i usunąć umowę.

Uwaga: administrator ochrony danych osobowych przypisany do konta pierwotnego nadawcy określa, kiedy można usunąć umowę.

 

Aby ustalić, kto jest pierwotnym nadawcą:

  • Na karcie Zarządzaj kliknij jeden rekord, aby go zaznaczyć (dwukrotne kliknięcie otworzy umowę).
    • Zostanie otworzony panel po prawej stronie zawierający metadane i działania dotyczące umów.
  • Skopiuj adres e-mail w prawym górnym rogu okna (obok pozycji Od: – ta część została wyróżniona na powyższej ilustracji).
  • Używając skopiowanego adresu e-mail wyślij wiadomość e-mail do pierwotnego twórcy dokumentu, prosząc go o usunięcie swoich danych z jego konta Adobe Sign.
    • Wiadomość e-mail należy wysłać z tego samego adresu, na który wysłano pierwotną umowę, co stanowi potwierdzenie upoważnienia do złożenia wniosku.

Powtórz powyższe czynności dla wszystkich umów wymienionych na stronie Zarządzaj w kategoriach Sfinalizowane i W trakcie.

  • Firmy,  z którymi nawiązano kontakt,  mają 30 dni na podjęcie działań mających na celu usunięcie zawartości.

 

Wszelkie umowy w sekcji Oczekujące na Ciebie powinny zostać odrzucone:

  • Otwórz umowę do podpisania.
  • Kliknij opcje w lewym górnym rogu.
  • Wybierz Nie podpiszę cyfrowo.
  • Podaj powód odrzucenia, a następnie kliknij przycisk Odrzuć.
Odrzuć

Po odrzuceniu wszystkich otwartych umów i skontaktowaniu się z nadawcami sfinalizowanych umów skontaktuj się z Centrum ochrony danych firmy Adobe i poproś o usunięcie użytkownika (adresu e-mail) z systemu Adobe Sign.

Konta indywidualne i bezpłatne mają zarejestrowany adres  e-mail, a użytkownicy korzystający z takich kont mogą zalogować się na swoje konto, aby w dowolnym momencie przejrzeć jego zawartość.

W przypadku problemów z logowaniem kliknij łącze Nie pamiętam hasła pod polem logowania i zresetuj swoje hasło.

 

Po zalogowaniu się do usługi:

  • Kliknij kartę Konto w górnej części okna.
  • Kliknij opcję Prywatność po lewej.
    • Spowoduje to otwarcie strony, na której można użyć adresu e-mail do wyszukania zawartości, która została utworzona przy użyciu tego adresu e-mail.
  • Wpisz na górze swój adres e-mail i kliknij klawisz Enter.
    • Zostanie wyświetlona lista wszystkich utworzonych umów.
  • Kliknij każdą umowę ze statusem Sfinalizowana i pobierz plik PDF do przejrzenia.
  • Usuń wszystkie umowy, które już wygasły, klikając ikonę kosza na śmieci po prawej stronie.
    • Użytkownika nie można usunąć, dopóki z jego konta nie zostaną usunięte wszystkie umowy ze statusem Sfinalizowana.

 

Kliknij kartę Zarządzaj u góry okna.

Na stronie zostanie wyświetlona cała pozostała zawartość w usłudze Adobe Sign powiązana z Twoim adresem e-mail.

Strona Zarządzaj Od

Aby usunąć umowy wysłane przez innych użytkowników, należy skontaktować się z ich pierwotnymi nadawcami.

Tylko konto pierwotnej osoby wysyłającej może wyświetlić i usunąć umowę.

Uwaga: zgodnie z rozporządzeniem RODO usunięcie umów, które nadal mają wiążącą moc prawną, nie jest wymagane. Decyzję w tej kwestii podejmuje administrator danych osobowych powiązany z kontem pierwotnego nadawcy.

 

Aby ustalić, kto jest pierwotnym nadawcą:

  • Na karcie Zarządzaj kliknij jeden rekord, aby go zaznaczyć (dwukrotne kliknięcie otworzy umowę).
    • Zostanie wyświetlony panel po prawej stronie zapewniający dostęp do metadanych i akcji dotyczących umów.
  • Skopiuj adres e-mail w prawym górnym rogu okna (obok pozycji Od: – ta część została wyróżniona na powyższej ilustracji).
  • Skopiuj adres e-mail.
  • Używając skopiowanego adresu e-mail wyślij wiadomość e-mail do pierwotnego twórcy dokumentu, prosząc go o usunięcie swoich danych z jego konta Adobe Sign.
    • Wiadomość e-mail należy wysłać z tego samego adresu, na który wysłano pierwotną umowę, co stanowi potwierdzenie upoważnienia do złożenia wniosku
  • Firmy, z którymi nawiązano kontakt, mają 30 dni na podjęcie działań mających na celu usunięcie zawartości

Powtórz powyższe czynności dla wszystkich umów wymienionych na stronie Zarządzaj w kategoriach Sfinalizowane i W trakcie

  • Jeśli utworzono umowę o statusie W trakcie, Anuluj ją.
  • Odrzuć wszystkie umowy z kategorii Oczekujące na Ciebie.

Po usunięciu wszystkich umów z kategorii Podpisana skontaktuj się z Centrum ochrony danych firmy Adobe i poproś o usunięcie konta użytkownika (adresu e-mail) z systemu Adobe Sign.

 

 

Użytkownicy, którzy podlegają administratorowi konta/administratorowi danych osobowych, muszą jedynie skontaktować się ze swoim administratorem i poprosić o usunięcie ich z systemu.

Administrator danych osobowych ma uprawnienia do przeglądania zawartości/ użytkowników i usuwania wszystkich odpowiednich treści.


Usuwanie informacji użytkownika

Usunięcie użytkownika z serwera Adobe Sign wymaga najpierw posiadania uprawnień kontroli nad tym identyfikatorem użytkownika. Jeśli użytkownik nie znajduje się na Twoim koncie, nie masz uprawnień, aby go usunąć.

Aby określić, czy masz uprawnienia kontroli nad danym użytkownikiem:

  1. Przejdź do interfejsu użytkownika: Konto > Użytkownik.

  2. Kliknij ikonę Opcje (trzy linie przy prawej krawędzi ekranu).

  3. Wybierz pozycję Pokaż wszystkich użytkowników.

  4. Wyszukaj adres e-mail użytkownika.

    Jeśli adresu e-mail nie można znaleźć na koncie, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat Brak dostępnych użytkowników używających obecnego filtra.

    Jeśli użytkownik istnieje, wyświetlona zostanie tylko jedna pozycja (ponieważ adresy e-mail są unikatowe).


Usuwanie umów użytkownika

Upewnij się, czy adres e-mail jest prawidłowy i usuwany jest odpowiedni identyfikator użytkownika. 

Usunięcia identyfikatora użytkownika nie można cofnąć.

  1. Kliknij rekord użytkownika raz, aby go zaznaczyć. Spowoduje to wyświetlenie łączy akcji nad rekordem użytkownika.

  2. Jeśli użytkownik ma dowolny status inny niż Nieaktywny, kliknij łącze Dezaktywuj użytkownika.

    • Usuwać można wyłącznie Nieaktywnych użytkowników.
  3. Kliknij łącze Usuń informacje o użytkowniku.

    Uwaga:

    Otworzy się okienko Usuń użytkownika wskazujące, jakie konsekwencje będzie miała wykonana czynność.

    Usunięcie użytkownika spowoduje:

    • anulowanie wszystkich umów zainicjowanych przez tego użytkownika, będących obecnie w  trakcie realizacji
    • odrzucenie wszystkich umów będących w trakcie realizacji, których odbiorcą jest ten użytkownik
    • wyłączenie aktywnych formularzy internetowych utworzonych przez tego użytkownika
    • zapobiegnięcie dokonywaniu jakichkolwiek wywołań API przez integracje powiązane z tym użytkownikiem
    • usunięcie wszystkich zapisanych Szablonów biblioteki utworzonych przez tego użytkownika
    • usunięcie wszystkich udostępnień kont dla i przez tego użytkownika
  4. Tuż pod tymi ostrzeżeniami dostępne są trzy opcje.

    Zaznacz opcję, która odpowiada sytuacji i kliknij opcję Usuń informacje o użytkowniku (lub Anuluj, jeśli nie masz pewności co do tego działania):

    • Zachowaj zainicjowane przez użytkownika umowy, ale usuń informacje o użytkowniku, włącznie z powyższymi zasobami.
      • Zaznacz tę opcję, jeśli użytkownik utworzył umowy, które są wciąż istotne dla firmy.
        • Umowy są automatycznie udostępniane kontu administratora usuwającego użytkownika (patrz uwaga poniżej).
      • Dotyczy tylko wypełnionych umów.
      • W razie potrzeby umowy te można usunąć później.
    • Usuń informacje o użytkowniku, włącznie z powyższymi zasobami oraz wszystkimi umowami zainicjowanymi przez użytkownika.
      • Wszystko zostanie usunięte.
    • Nie usuwaj teraz informacji o użytkowniku.
      • Domyślna opcja.

    Uwaga:

    Po zaznaczeniu opcji Zachowaj umowy:

    • Cała uzupełniona zawartość utworzona przez identyfikator użytkownika zostanie udostępniona administratorowi kont, który usunął tego użytkownika.
    • Adres e-mail usuniętego identyfikatora użytkownika zostanie zachowany, tak aby można było tworzyć do niego prawidłowe odniesienia w raporcie historycznym/kontroli.
    • Ponieważ adres e-mail jest zachowywany, nie można utworzyć nowego użytkownika o takim samym adresie e-mail.
    • Jeśli konieczne jest utworzenie nowego identyfikatora użytkownika przy użyciu zachowanego adresu e-mail, należy najpierw usunąć całą udostępnioną zawartość, w przeciwnym wypadku nie będzie można utworzyć takiego użytkownika (z powodu powielonego adresu e-mail w systemie).
  5. Zostanie wyświetlony jeden ostatni monit z prośbą o potwierdzenie:

    • Jeśli dane na pewno mają zostać usunięte, kliknij przycisk Usuń informacje o użytkowniku.
      • W przeciwnym wypadku kliknij przycisk Anuluj.

    Wyświetlony zostanie komunikat o powodzeniu operacji, informujący o usunięciu identyfikatora użytkownika z bazy danych.

    • Nie ma czego żałować… kliknij OK.


Usuwanie umów użytkownika

Zgodnie z rozporządzeniem RODO użytkownicy (zazwyczaj sygnatariusze) mają prawo do usunięcia z systemów wszystkich rekordów zawierających ich dane osobowe, których nie ma już potrzeby przechowywać.

W kontekście usługi Adobe Sign oznacza to, że użytkownik musi skontaktować się z firmą, z którą podpisał dokumenty, aby zapoznać się z dokumentami przechowywanymi w systemie i w razie potrzeby je usunąć.

Spośród administratorów konta należy wyznaczyć administratora danych osobowych, przyznając mu uprawnienia do przeglądania wszystkich umów i usuwania ich w razie potrzeby.

Proces zapewnienia zgodności z RODO jest prosty, a decyzja o usuwaniu lub zachowywaniu umów spoczywa wyłącznie na administratorze danych osobowych danego konta.

 

Aby przejrzeć i usunąć zawartość użytkowników:

  1. Zaloguj się jako administrator danych osobowych na swoim koncie.

  2. Przejdź do pozycji Konto > Prywatność.

  3. Wpisz adres e-mail strony proszącej w górnym polu i naciśnij klawisz Enter.

  4. Zostaną wyświetlone wszystkie umowy zawierające podany adres e-mail, które zostały utworzone przez użytkowników na Twoim koncie.

  5. Kliknij każdy rekord, a następnie kliknij łącze Pobierz umowę, które znajduje się na górze listy umów.

    • Otwórz pobrany plik PDF i przejrzyj jego zawartość, aby ocenić, czy umowa nadal obowiązuje, lub czy istnieje inny ważny powód, aby zachować umowę.
    • Jeśli nie ma żadnego powodu, aby zachować dokument, kliknij ikonę Usuń (kosz na śmieci) znajdującą się po prawej stronie rekordu umowy.
      • Usunięcie umowy jest ostateczne i nieodwracalne.
    Uwaga:

    RODO nie wymaga usuwania umów, które nadal prawnie obowiązują.

  6. Wyświetli się prośba o potwierdzenie usunięcia umowy.

    • Kliknij opcję Usuń umowę, jeśli na pewno chcesz ją usunąć.

    Zostanie wyświetlony komunikat o powodzeniu operacji oznaczający, że trwa usuwanie.

    • Jest już za późno... kliknij przycisk OK.
    Uwaga:

    Wszystkie punkty końcowe /agreements, które mają ścieżkę identyfikatora umowy w interfejsie API REST w wersji 6, zwracają teraz kod błędu 404 AGREEMENT_DESTROYED, jeśli umowę usunięto za pomocą narzędzi RODO. 


Przydzielenie funkcji administratora danych osobowych

Dostęp do strony Prywatność mają wyłącznie administratorzy danych osobowych. 

Dostęp uzyskają tylko użytkownicy oznaczeni jako administratorzy danych osobowych.


Aby włączyć rolę administratora danych osobowych:

  1. Zaloguj się jako administrator konta.

  2. Przejdź do pozycji Konto > Użytkownicy.

  3. Kliknij użytkownika, którego chcesz awansować na administratora danych osobowych.

  4. Wybierz opcję Edytuj z menu nad listą użytkowników.

  5. Po otworzeniu panelu użytkownika:

    • Zaznacz pole wyboru na dole panelu obok opcji Użytkownik jest administratorem danych osobowych.
    • Kliknij przycisk Zapisz.


Centrum ochrony danych firmy Adobe

Wszelkie prośby o działania nieobsługiwane przez narzędzia w interfejsie użytkownika lub pytania dotyczące zgodności z RODO należy przesyłać do Centrum ochrony danych firmy Adobe.

Agenci wsparcia technicznego i menedżerzy ds. sukcesu nie mają dostępu do narzędzi umożliwiających usuwanie treści z serwerów.

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto