Ograniczenie widoczności dokumentu

Omówienie

Ustawienia Ograniczonej widoczności dokumentu (LDV) umożliwiają zawarcie umowy zawierającej wiele plików, które są wybiórczo widoczne dla odbiorców w zależności od tego, które ustawienia są włączone i w jaki sposób umowa jest skonfigurowana.

Przykłady zastosowań obejmują:

  • Umowy sprzedaży, które wymagają wewnętrznego nadzoru lub zatwierdzenia przed wysłaniem ich do klienta.
  • Nową dokumentację zatrudnienia, która zostanie dostarczona po zaakceptowaniu listu ofertowego.
  • Dokumenty kadrowe wymagające wewnętrznego przetwarzania poza zakresem pierwotnego sygnatariusza.

Oto krótki film prezentujący zaawansowane formy użytkowania:

Dostępność:

Ograniczona widoczność dokumentu jest dostępna tylko w przypadku planu licencyjnego dla przedsiębiorstw.

Zakres konfiguracji:

Funkcję LDV można włączyć na poziomie konta i grupy.

Jak działa widoczność dokumentów

Reguły LDV można włączyć na poziomie konta i grupy.

Reguły LDV pokazują tylko zawartość pliku, która została jawnie przypisana do określonego odbiorcy.

Zawartość pliku jest przypisywana do odbiorcy przez dodanie co najmniej jednego pola przypisanego do tego odbiorcy.

  • Protokół LDV jest oparty na pliku, a nie na stronie. Jeśli plik zawiera 40 stron, a odbiorca ma przypisane jedno pole na jednej stronie, odbiorca może zobaczyć wszystkie 40 stron pliku.
  • Jeśli plik nie zawiera pól dla odbiorcy, cały plik zostanie wykluczony z widoku tego odbiorcy.
  • Jeśli istnieją cztery pliki, a odbiorca chce zobaczyć wszystkie cztery, co najmniej jedno pole musi zostać zastosowane do jednej strony każdego pliku.
  • Jeśli wymagana jest kontrola na poziomie strony, plik musi zostać podzielony na poszczególne pliki, z których każdy zawiera jedną stronę.
Przykład LDV

W przykładzie po prawej stronie znajdują się dwaj sygnatariusze i dwa dokumenty w umowie.

Sygnatariusz 1 widzi oba dokumenty, ponieważ w obu dokumentach jest przypisane pole (Pole 1 i Pole 2).

Sygnatariusz 2 zobaczy tylko Dokument 2, ponieważ nie ma przypisanego pola w Dokumencie 1. 

  • Dokument 2 jest widoczny, ponieważ Pole 3 jest przypisane do Sygnatariusza 2.
Uwaga:

Reguły LDV wymagają dwóch wymagań wstępnych:

  • Musi istnieć więcej niż jeden odbiorca.
    • Odbiorcy obejmują wszystkich użytkowników dodanych do procesu podpisywania/zatwierdzania.
    • Strony DW nie są odbiorcami.
  • Do umowy musi być dodany więcej niż jeden plik.
    • Pliki to jakiekolwiek załączniki używane do tworzenia umowy (.doc, .xls, .pdf, .png itp.).

Jeśli którekolwiek z powyższych wymagań nie jest spełnione, reguły LDV dla tej umowy zostają zawieszone.

Konfiguracja

Elementy sterujące tej funkcji można ocenić, przechodząc na stronę Ustawienia globalne > Ograniczona widoczność dokumentu

Karta Ustawienia ogólne zawierająca elementy sterujące LDV.

Sygnatariusze będą widzieć tylko pliki zawierające pola podpisu, inicjałów oraz wprowadzania danych, które są do nich przypisane to główny element sterujący, który umożliwia korzystanie z LDV i zestawu podrzędnych elementów sterujących. Jeśli ten element sterujący jest wyłączony, protokół LDV jako całość jest wyłączany w interfejsie odbiorcy.

Wszyscy odbiorcy i strony DW cały czas widzą wszystkie pliki.

Protokół LDV jest wyłączony

Uczestnik

Podczas procesu podpisywania

Po wypełnieniu umowy

Nadawca

Wszystkie dokumenty

Wszystkie dokumenty

Odbiorca wewnętrzny

Wszystkie dokumenty

Wszystkie dokumenty

Odbiorca zewnętrzny

Wszystkie dokumenty

Wszystkie dokumenty

Wewnętrzny DW

Wszystkie dokumenty

Wszystkie dokumenty

Zewnętrzny DW

Wszystkie dokumenty

Wszystkie dokumenty

Odbiorca archiwum zewnętrznego

n.d.

Wszystkie dokumenty

Po włączeniu głównej kontroli LDV dostępne są trzy dodatkowe konfiguracje do kontrolowania widoczności w zależności od preferowanego działania:

Korzystanie z protokołu LDV z interfejsem REST API w wersji 6

Nadawca może skorzystać z interfejsu REST API w wersji 6, aby jawnie nadać widoczność dokumentom.

Wywołania interfejsu REST API w wersji 6 ignorują wszystkie ustawienia widoczności dokumentów w interfejsie użytkownika, ponieważ wywołanie interfejsu API powoduje przełączenie ustawień konta/grupy.

Jedyne zachowanie przeniesienia polega na tym, że nadawca musi określić etykietę dokumentu, jeśli określa to pole formularza dla konkretnego odbiorcy. 

Ważne kwestie

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?