Opis funkcji

Ustawienia Ograniczonej widoczności dokumentu umożliwiają zawarcie umowy zawierającej wiele plików, które są wybiórczo widoczne dla odbiorców w zależności od tego, które ustawienia są włączone i w jaki sposób umowa jest skonfigurowana.

Przykłady zastosowań obejmują:

  • Umowy sprzedaży, które wymagają wewnętrznego nadzoru/zatwierdzenia przed wysłaniem ich do klienta.
  • Nową dokumentację zatrudnienia, która zostanie dostarczona po zaakceptowaniu listu ofertowego.
  • Formularze internetowe rejestrujące dane aplikacji i zwracające podpisaną aplikację z dodatkową dokumentacją.

Oto krótki film prezentujący zaawansowane formy użytkowania:


Ograniczona widoczność dokumentu obejmuje kilka określonych słów:

Użytkownik a identyfikator użytkownika

  • Użytkownik jest terminem ogólnym dla wszystkich użytkowników, którzy uzyskują dostęp do usługi Adobe Sign poprzez logowanie bezpośrednie, uwierzytelnianie federacyjne lub integrację. Użytkownik może mieć wiele adresów e-mail, których może używać do uwierzytelniania w usłudze Adobe Sign (użytkownik może mieć wiele identyfikatorów użytkownika).
  • Identyfikator użytkownika jest określonym i uwierzytelnionym obiektem w usłudze Adobe Sign. Rzeczywisty identyfikator jest numerem przypisanym przez system, który zapewnia identyfikację niepowtarzalnego obiektu (użytkownika). Identyfikatory użytkownika są często porównywane z adresami e-mail, ponieważ oba są unikatowymi wartościami w systemie. Użytkownik może jednak zmienić swój adres e-mail, ale nie może zmienić identyfikatora użytkownika.  Wszystkie zasoby są logicznie powiązane z identyfikatorem użytkownika, który je utworzył.

Wewnętrzne a zewnętrzne strony

  • Wewnętrzne strony to identyfikatory użytkownika należące do tego samego konta Adobe Sign co wysyłający identyfikator użytkownika.
    • Warto zauważyć, że użytkownicy w tej samej firmie mogą znajdować się na różnych kontach Adobe Sign. Adobe Sign nie przyjmuje żadnych założeń opartych na domenach e-mail ani nazwach firm. Jedyną istotną relacją jest to, że identyfikatory użytkownika są zawarte w tym samym identyfikatorze konta.
  • Strony zewnętrzne identyfikują wszystkie identyfikatory użytkowników, które nie należą do wysyłającego konta identyfikatorów użytkowników.
    • Jeśli adres e-mail użytkownika nie znajduje się na liście użytkowników dla konta, z definicji są one zewnętrzne.


Korzystanie

Reguły ograniczonej widoczności dokumentu (ang. Limited Document Visibility, LDV) są włączone na poziomie konta lub grupy (ustawienia na poziomie grupy zastępują ustawienia konta).

Reguły LDV pokazują tylko zawartość pliku, która została jawnie przypisana do określonego odbiorcy.

Zawartość pliku jest przypisywana do odbiorcy przez dodanie co najmniej jednego pola przypisanego do tego odbiorcy.

  • Protokół LDV jest oparty na pliku, a nie na stronie. Jeśli plik zawiera 40 stron, a odbiorca ma przypisane jedno pole na jednej stronie, odbiorca może zobaczyć wszystkie 40 stron pliku.
  • Jeśli plik nie zawiera pól dla odbiorcy, cały plik zostanie wykluczony z widoku tego odbiorcy.
  • Jeśli istnieją cztery pliki, a odbiorca chce zobaczyć wszystkie cztery, co najmniej jedno pole musi zostać zastosowane do jednej strony każdego pliku.
  • Jeśli wymagana jest kontrola na poziomie strony, plik musi zostać podzielony na poszczególne pliki, z których każdy zawiera jedną stronę.

W przykładzie po prawej stronie znajdują się dwaj sygnatariusze i dwa dokumenty w umowie.

Sygnatariusz 1 widzi oba dokumenty, ponieważ w obu dokumentach jest przypisane pole (Pole 1 i Pole 2).

Sygnatariusz 2 zobaczy tylko Dokument 2, ponieważ nie ma przypisanego pola w Dokumencie 1. 

  • Dokument 2 jest widoczny, ponieważ Pole 3 jest przypisane do Sygnatariusza 2.
Przykład LDV

Uwaga:

Reguły LDV wymagają dwóch wymagań wstępnych:

  • Musi istnieć więcej niż jeden odbiorca.
    • Odbiorcy obejmują wszystkich użytkowników dodanych do procesu podpisywania/zatwierdzania.
    • Strony DW nie są odbiorcami.
  • Do umowy musi być dodany więcej niż jeden plik.
    • Pliki to jakiekolwiek załączniki używane do tworzenia umowy (.doc, .xls, .pdf, .png itp.).

Jeśli którekolwiek z powyższych wymagań nie jest spełnione, reguły LDV dla tej umowy zostają zawieszone.

Opcje konfiguracji

Po włączeniu protokół LDV ma trzy ustawienia, które modyfikują zachowanie umowy i sposób jej wyświetlania:

Sygnatariusze i użytkownicy DW na moim koncie będą widzieć wszystkie pliki. Jeśli ta opcja jest włączona, będą to wszystkie identyfikatory użytkowników na koncie uzyskujące dostęp do umowy (jako odbiorca lub jako strona DW).

Ustawienia LDV w interfejsie użytkownika

Widoczność dokumentów na podstawie ustawień:

Gdy opcja „Sygnatariusze będą widzieć tylko pliki zawierające pola podpisu, inicjałów oraz wprowadzania danych, które są do nich przypisane” będzie wyłączona, protokół LDV również będzie wyłączony w interfejsie użytkownika.

Wszyscy odbiorcy i strony DW cały czas widzą wszystkie pliki.

Protokół LDV jest wyłączony
Uczestnik Podczas podpisywania Sfinalizowana umowa
Nadawca Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca wewnętrzny Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca zewnętrzny Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Wewnętrzny DW Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Zewnętrzny DW Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty

Gdy tylko opcja Sygnatariusze będą widzieć tylko pliki zawierające pola podpisu, inicjałów oraz wprowadzania danych, które są do nich przypisane jest włączona.

  • Nadawca może zawsze wyświetlać całą zawartość pliku.
  • Odbiorcy widzą tylko pliki, do których są dołączani podczas podpisywania i po zakończeniu umowy.
  • Strony DW nie widzą żadnej zawartości pliku.
Protokół LDV jest włączony.
Uczestnik Podczas podpisywania Sfinalizowana umowa
Nadawca Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca wewnętrzny Przypisane dokumenty Przypisane dokumenty
Odbiorca zewnętrzny Przypisane dokumenty Przypisane dokumenty
Wewnętrzny DW Brak Brak
Zewnętrzny DW Brak Brak

Gdy opcja Sygnatariusze i użytkownicy DW na moim koncie będą widzieć wszystkie pliki jest włączona:

  • Wszystkie wewnętrzne identyfikatory użytkownika (względem wysyłającego użytkownika) mogą wyświetlać całą zawartość pliku.
  • Odbiorcy zewnętrzni widzą tylko zawartość plików, do których są przypisani, podczas podpisywania i po sfinalizowaniu umowy.
  • Zewnętrzne strony DW nie widzą zawartości pliku.
Protokół LDV umożliwia wewnętrznym agentom wyświetlanie wszystkich plików.
Uczestnik Podczas podpisywania Sfinalizowana umowa
Nadawca Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca wewnętrzny Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca zewnętrzny Przypisane dokumenty Przypisane dokumenty
Wewnętrzny DW Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Zewnętrzny DW Brak Brak

Gdy opcja Sygnatariusze i użytkownicy DW będą widzieć wszystkie pliki, gdy otrzymają podpisaną umowę jest włączona:

  • Odbiorcy widzą tylko przypisaną zawartość pliku podczas procesu podpisywania.
  • Użytkownicy DW nie widzą żadnej zawartości pliku podczas procesu podpisywania.

Po sfinalizowaniu umowy wszyscy odbiorcy i strony DW będą mogli zobaczyć całą zawartość pliku.

Po zakończeniu protokół LDV wyświetla wszystkie pliki.
Uczestnik Podczas podpisywania Sfinalizowana umowa
Nadawca Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca wewnętrzny Przypisane dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca zewnętrzny Przypisane dokumenty Wszystkie dokumenty
Wewnętrzny DW Brak Wszystkie dokumenty
Zewnętrzny DW Brak Wszystkie dokumenty

Ta konfiguracja włącza reguły LDV i zezwala wszystkim wewnętrznym identyfikatorom użytkownika (względem nadawcy) na wyświetlanie całej zawartości pliku podczas cyklu podpisywania.

Po sfinalizowaniu umowy wszyscy użytkownicy mogą wyświetlić całą zawartość pliku.

Protokół LDV umożliwia wewnętrznym agentom wyświetlanie wszystkich plików.
Uczestnik Podczas podpisywania Sfinalizowana umowa
Nadawca Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca wewnętrzny Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca zewnętrzny Przypisane dokumenty Wszystkie dokumenty
Wewnętrzny DW Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Zewnętrzny DW Brak Wszystkie dokumenty

Jeśli planujesz akceptowanie podpisów pisemnych, należy włączyć tę opcję, ale też pamiętać, że reguły LDV nie mają zastosowania w przypadku podpisu pisemnego.

W każdym przypadku, gdy podpis pisemny dotyczy umowy, reguły LDV są zawieszane dla tej umowy.

Protokół LDV dla podpisu pisemnego
Uczestnik Podczas podpisywania Sfinalizowana umowa
Nadawca Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca wewnętrzny Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Odbiorca zewnętrzny Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Wewnętrzny DW Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty
Zewnętrzny DW Wszystkie dokumenty Wszystkie dokumenty

Korzystanie z protokołu LDV z interfejsem REST API w wersji 6

Za pomocą interfejsu REST API w wersji 6 nadawca może jawnie przyznać widoczność dokumentów.

Wywołania interfejsu REST API w wersji 6 ignorują wszystkie ustawienia widoczności dokumentów w interfejsie użytkownika, ponieważ wywołanie interfejsu API powoduje przełączenie ustawień konta/grupy.

Jedyne zachowanie przeniesienia polega na tym, że nadawca musi określić etykietę dokumentu, jeśli określa to pole formularza dla konkretnego odbiorcy. 

Punkt końcowy POST/umowy interfejsu REST API w wersji 6 ma trzy parametry, których można użyć do sterowania zachowaniem widoczności dokumentu.

AgreementInfo

Nazwa parametru Typ Wymagane Opis
documentVisibilityEnabled Wartość logiczna Nie Opcjonalny parametr widoczności dokumentu dla umowy. Parametr ten musi być określony i mieć ustawioną wartość „true”, aby umożliwić widoczność dokumentu.


ParticipantSetInfo

Nazwa parametru Typ Wymagane Opis
visiblePages. String[] Nie

Lista FileInfo.label, która powinna być widoczna dla uczestników w tym zestawie uczestników.


CcInfo

Nazwa parametru Typ Wymagane Opis
visiblePages. String[] Nie Lista FileInfo.label, która powinna być widoczna dla uczestników w tym DW.


Kod stanu HTTP

Kod stanu HTTP Powód Opis
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Co najmniej jedna widoczna etykieta strony w zestawie uczestników jest nieprawidłowa.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Co najmniej jedna widoczna etykieta strony w obiekcie DW jest nieprawidłowa.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Widoczność dokumentu jest ustawiona na „false”, dlatego nie można określić indeksu informacji o pliku dla żadnego zestawu uczestników ani DW.

Punkt końcowy GET/umowy/{agreementId} interfejsu API REST w wersji 6 może służyć do pobierania relacji między uczestnikami i dokumentami.

AgreementInfo

Nazwa parametru Typ Opis
documentVisibilityEnabled Wartość logiczna Jeśli opcja „true” jest włączona, widoczność dokumentu została włączona dla tej umowy.


ParticipantSetInfo

Nazwa parametru Obiekt REST Opis
visiblePages. String[] Lista FileInfo.label, która powinna być widoczna dla uczestników w tym zestawie uczestników.


CcInfo

Nazwa parametru Obiekt REST Opis
visiblePages. String[]
Lista FileInfo.label, która powinna być widoczna dla uczestników w tym DW.

Jeśli GET/umowy/{agreementId} zgłasza stan CANCELLED, może to być spowodowane co najmniej jedną nieprawidłową wartością parametru widoczności dokumentu.

Użyj polecenia GET/umowa/{agreementId}/wydarzenia, aby pobrać przyczynę niepowodzenia.

Komunikat o błędzie Warunek
Brak parametru fileInfoIndex <FileInfo index> w jednym z obiektów ParticipantSets zawierających <participant email>. Element <label> musi być określony jako visiblePages dla uczestnika <participant email>.

Powyższy błąd jest rejestrowany przy użyciu wartości Event.type AUTO_CANCELED_CONVERSION_PROBLEM i Event.comment.


Ważne kwestie

Ograniczona widoczność dokumentu i certyfikaty podpisów cyfrowych są niezgodne.

Gdy protokół LDV jest włączony, obiekt podpisu cyfrowego jest usuwany ze środowiska tworzenia aplikacji.

Jeśli umowa z polem podpisu cyfrowego zostanie wysłana z włączonymi regułami LDV, zostanie wyzwolony błąd:

Pole podpisu cyfrowego <nazwa pola> jest nieobsługiwane z powodu ograniczonej widoczności dokumentu.

Jeśli identyfikator użytkownika może wyświetlić plik zawierający pole załącznika, ma on również uprawnienia do wyświetlania treści załącznika.

Zastępowanie odbiorcy działa tak samo jak zwykle z jednym wyjątkiem:

  • Nadawca umowy nie może zastąpić siebie, gdy jest odbiorcą na liście z rolą nie wymagającą podpisu.Sygnatariusze i użytkownicy DW na moim koncie będą widzieć wszystkie pliki są wyłączone

Kiedy opcja Sygnatariusze i użytkownicy DW na moim koncie będą widzieć wszystkie pliki jest włączona:

  • Odbiorcy wewnętrzni mogą delegować tylko do innego użytkownika wewnętrznego.
  • Odbiorcy zewnętrzni nie mogą delegować do użytkownika wewnętrznego.
    • Próba wykonania tej operacji spowoduje wygenerowanie błędu: „Administrator konta nie zezwala na delegowanie do tej osoby”.

Pliki i pola można edytować (za pomocą funkcji Modyfikuj umowę), o ile umowa nie została wyświetlona przez uczestnika.

Protokół LDV jest niezależny od roli.

Jeśli odbiorca nie podpisuje dokumentu, musi on mieć przynajmniej jedno pole umieszczone na każdym pliku, do którego ma mieć on dostęp.

Jeśli odbiorca nie ma żadnych widocznych plików (ponieważ nie umieszczono żadnych pól), zostaje wygenerowany błąd:

Uczestnik <email> (<participant role>) nie ma żadnego widocznego dokumentu.

Umowy Mega Sign działają tak samo jak inne umowy.

Włączenie obsługi formularzy internetowych za pomocą protokołu LDV wymaga dostosowania ustawienia wewnętrznego.

Aby włączyć tę funkcję, skontaktuj się z menedżerem ds. sukcesów klienta.

Gdy ta opcja jest włączona, formularze internetowe działają tak samo jak inne umowy.

Podczas wysyłania umowy musi istnieć co najmniej jedno wymagane (nieopcjonalne ani warunkowe) pole podpisu dla każdego odbiorcy z rolą podpisywania.

Jeśli co najmniej jeden sygnatariusz nie ma wymaganego pola podpisu, na końcu umowy zostanie dodana dodatkowa strona i dodany zostanie blok podpisu dla każdego sygnatariusza (wszyscy sygnatariusze mogą wyświetlić ostatnią stronę).