Sekwencyjny proces podpisywania
Sygnatariusze otrzymają i podpisują dokument w kolejności, w jakiej wprowadzono adresy e-mail w polu Do:. Po zakończeniu podpisywania przez ostatniego sygnatariusza wszystkie strony otrzymają wiadomość e-mail informującą o podpisaniu i zarchiwizowaniu dokumentu z załączonymi podpisanymi plikami PDF.
Obieg pracy podpisywania równoległego
Kliknij opcję Finalizuj w dowolnej kolejności, aby rozpocząć równoległy proces podpisywania.
Wszyscy odbiorcy otrzymają dokument w tym samym czasie i mogą go podpisać w dowolnej kolejności. Po zakończeniu podpisywania przez ostatniego sygnatariusza wszystkie strony otrzymają wiadomość e-mail informującą o podpisaniu i zarchiwizowaniu dokumentu z załączonymi podpisanymi plikami PDF.
Hybrydowy obieg pracy
„Hybrydowy” obieg pracy to przykład sekwencyjnej kolejności uczestnictwa, gdzie jeden lub więcej kroków obejmuje dwóch lub więcej odbiorców, którzy uzyskują dostęp do dokumentu w tym samym czasie. Wszyscy równolegli sygnatariusze / osoby zatwierdzające muszą uzupełnić swoją część, zanim proces sekwencyjny przejdzie do następnego kroku.
Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:
- Krok 1 to Poh@jupiter.dom. Gdy umowa zostanie wysyłana do podpisu, tylko użytkownik fclarke otrzyma powiadomienie. Gdy fclarke podpisze dokument, przechodzimy do następnego kroku.
- Krok 2 to krok hybrydowy. Wszyscy trzej odbiorcy otrzymali taki sam numer (2), co oznacza, że program Adobe Acrobat Sign poinformuje wszystkich odbiorców w tym samym czasie. Mogą oni złożyć podpisy w dowolnej kolejności, jednak wszyscy muszą uzupełnić swoją część, zanim cykl podpisywania przejdzie do następnego kroku.
- Krok 3 to kolejny pojedynczy odbiorca. Gdy odbiorca z „kroku 3” zatwierdzi swoją część, umowa zostaje zakończona i sfinalizowana. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię umowy jako plik PDF.
Aby stworzyć grupę hybrydową, wprowadź adresy e-mail wszystkich stron, tak jakby byli to indywidualni odbiorcy, a następnie kliknij i przeciągnij pole odbiorcy nad inne pole w grupie hybrydowej. Na ekranie wyświetli się informacja o tworzeniu grupy równoległej. Ręczne zmiana numerów indeksów na tę samą wartość również spowoduje utworzenie grupy hybrydowej.
Grupy odbiorców są przydatne, gdy konieczny jest podpis zespołu lub organizacji, a nie konkretnej osoby w grupie. Każdy członek grupy jest uprawniony do podpisywania lub zatwierdzenia w imieniu całej grupy.
Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:
- Krok 1 (dave@nope.dom) jest sygnatariuszem i zostanie poinformowany o konieczności złożenia podpisu zaraz po wysłaniu dokumentu. Gdy Dave złoży swój podpis, umowa przejdzie do kroku 2.
- Krok 2 to grupa odbiorców osób zatwierdzających o nazwie „Prawni kontrsygnatariusze”. Do grupy wstąpiły cztery osoby. Gdy którykolwiek z odbiorców zatwierdzi dokument, umowa przejdzie do trzeciego kroku.
- Krok 3 to indywidualny sygnatariusz. W momencie złożenia końcowego podpisu umowa zostaje sfinalizowana. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię umowy w pliku PDF.
Aby utworzyć grupę odbiorców, kliknij łącze Dodaj grupę odbiorców w prawym górnym rogu pola odbiorcy. Spowoduje to utworzenie zbioru, w którym należy wprowadzić nazwę grupy oraz potencjalnych odbiorców. Można użyć dwóch rodzajów grup odbiorców:
- Grupy odbiorców ad hoc są wprowadzane ręcznie przez nadawcę i są używane tylko w odniesieniu do umowy, w której zostały zdefiniowane. Grupy odbiorców ad hoc:
- Muszą zostać włączone przez administratora, zanim będą dostępne dla użytkownika.
- Zezwalają nadawcy na zdefiniowanie dowolnej liczby odbiorców w grupie
- Zezwalają nadawcy na nazwanie grupy.
- Nie można jej zapisać do ponownego użycia.
- Grupy odbiorców wielokrotnego użytku mogą być tworzone przez użytkowników i zapisywane jako grupy osobiste lub współdzielone z ich grupą lub kontem. Grupy odbiorców wielokrotnego użytku:
- Są włączone dla wszystkich użytkowników w książce adresowej w profilu użytkownika.
- Muszą zostać zdefiniowane przed ich użyciem.
- Muszą mieć odpowiedni zakres, aby użytkownik mógł uzyskać do nich dostęp.
- Nie można ich edytować pod względem nazwy lub wartości e-mail.
Wszyscy członkowie grupy odbiorców otrzymają końcową kopię podpisanej umowy w formacie PDF, nawet jeśli nie uczestniczyli w procesie.
