Grupy odbiorców wielokrotnego użytku

Szukaj

Ostatnia aktualizacja 30 lis 2023

Omówienie

Grupy odbiorców wielokrotnego użytku umożliwiają użytkownikom tworzenie trwałych grup odbiorców, które mogą być używane podczas tworzenia umowy na stronie Wyślij lub podczas projektowania niestandardowego obiegu pracy wysyłania w Projektancie niestandardowego obiegu pracy.

Te grupy odbiorców mogą być tworzone przy użyciu do 100 adresów e-mail odbiorców i przechowywane jako prywatne grupy odbiorców lub tworzone w celu zarządzania (posiadania) na poziomie grupy lub konta (w zależności od poziomu uprawnień twórcy).

Uwaga:

Grupy odbiorców muszą być włączone, zanim opcja korzystania z nich będzie dostępna na stronie Wyślij.

Korzystanie

Grupy odbiorców wielokrotnego użytku można tworzyć i udostępniać na podstawie poziomu uprawnień użytkownika w środowisku Acrobat Sign:

Użytkownicy niebędący administratorami mogą tworzyć tylko prywatne (zarządzane przez użytkownika) grupy odbiorców, z których tylko oni mogą korzystać.
Administratorzy na poziomie grupy mogą tworzyć prywatne grupy odbiorców i grupy odbiorców, które mogą być zarządzane przez poszczególne grupy pod ich nadzorem.
Administratorzy na poziomie konta mogą tworzyć prywatne grupy odbiorców, grupy odbiorców zarządzane przez poszczególne grupy oraz grupy odbiorców zarządzane przez konto, dzięki czemu są one dostępne dla wszystkich grup.

Uwaga:

Grupy odbiorców zarządzane grupowo mogą być powiązane tylko z jedną grupą. Relacja jest ściśle jeden do jednego.

Zarządzane przez konto grupy odbiorców zawsze obejmują wszystkie grupy. Nie ma metody wykluczenia jednej lub większej liczby grup.

Po utworzeniu i zapisaniu grupy odbiorców staje się ona dostępna do użycia podczas tworzenia umowy i projektowania (lub edytowania) niestandardowego obiegu pracy wysyłania.

Ze względu na konflikty uprawnień własności pomiędzy grupą odbiorców a szablonem obiegu pracy, należy pamiętać o pewnych ograniczeniach:

Niestandardowy obiegu pracy dostępny dla całego konta może używać tylko grup odbiorców zarządzanych przez konto
Niestandardowy obieg pracy dostępny dla całej grupy może korzystać z grup odbiorców i grup odbiorców zarządzanych przez konto
Niestandardowy obieg pracy dostępny dla pojedynczego użytkownika może korzystać z grup użytkowników, grup i odbiorców zarządzanych przez konto

Dodawanie grup odbiorców wielokrotnego użytku do umów:

Przejdź do strony Wyślij.
Wybierz łącze Dodaj grupę odbiorców w prawym górnym rogu listy odbiorców.
W polu Wprowadź nazwę grupy grupy odbiorców zacznij wpisywać nazwę grupy, którą chcesz dołączyć.

Książka adresowa wyświetli wszystkie istniejące grupy pasujące do wprowadzonych danych. Należy pamiętać, że grupy odbiorców wielokrotnego użytku mają zakresy uprawnień, które przyznają dostęp użytkownikowi (lub go odmawiają). Jeśli nie widzisz oczekiwanej grupy, sprawdź, czy użytkownik jest objęty zakresem grupy odbiorców.
Wybierz grupę z listy książki adresowej.

Jeśli nie istnieje odpowiednia grupa odbiorców wielokrotnego użytku, można użyć unikalnej nazwy grupy i ręcznie dodać odbiorców-członków.
Po wybraniu grupy odbiorców wielokrotnego użytku wstawiana jest lista odbiorców członkowskich, z których każdy umożliwia indywidualną konfigurację metod uwierzytelniania.

Uwaga:

Członkowie grupy odbiorców wielokrotnego użytku nie mogą mieć zmodyfikowanych nazw odbiorców ani adresów e-mail, gdy są wstawiani jako odbiorcy. Edytowalna jest tylko metoda uwierzytelniania.

Otwórz obieg pracy.
Przejdź do sekcji Odbiorcy.
Wybierz odbiorcę, aby otworzyć konfigurację odbiorcy.
Wybierz Dodaj grupę odbiorców i wybierz grupę odbiorców, którą chcesz zastosować.

Uwaga:

Jeśli grupa odbiorców, której zamierzasz użyć, jest niedostępna, zaznacz Kto może używać tego obiegu pracy w sekcjiInformacje o obiegu pracy szablonu obiegu pracy.
Wybierz Dodaj, aby wstawić grupę odbiorców.

Po dodaniu panel konfiguracji odbiorców zostanie zaktualizowany, aby wyświetlić nazwę zainstalowanej grupy odbiorców.

Aby usunąć zainstalowaną grupę odbiorców, wybierz ikonę usuwania po prawej stronie nazwy grupy odbiorców.

Konfiguracja

Dostępność:

Grupy odbiorców wielokrotnego użytku są dostępne tylko dla planu licencyjnego Acrobat Sign Solutions.

Zakres konfiguracji:

Funkcja ta jest domyślnie włączona dla wszystkich użytkowników licencjonowanych kont Acrobat Sign Solutions.

Dostęp do tej funkcji można uzyskać, wybierając ikonę awatara w prawym górnym rogu okna, wybierając opcję Ustawienia profilu w menu i wybierając kartę Książka adresowa w lewym okienku opcji.

Tworzenie nowej grupy odbiorców wielokrotnego użytku

Przejdź do Książki adresowej w sekcji Profil.
Wybierz przycisk Dodaj grupę odbiorców.
Skonfiguruj grupę odbiorców przy użyciu następujących informacji:
- Nazwa grupy odbiorców — nazwa, która jest widoczna i możliwa do wyszukania podczas wybierania grupy odbiorców w kreatorze niestandardowych obiegów pracy.
- Właściciel tej grupy — obiekt, który jest właścicielem grupy odbiorców po jej zapisaniu. Dostępne opcje zależą od poziomu uprawnień użytkownika tworzącego grupę.
  
  Użytkownicy niebędący administratorami widzą tylko opcję Tylko Ty.
  
  Administratorzy na poziomie grupy widzą opcję Tylko Ty oraz listę grup, w których mają uprawnienia administratora.
  
  Administratorzy konta widzą opcję Tylko Ty, Cała organizacja oraz listę wszystkich grup na koncie.
Uwaga:

Właściciela grupy nie można zmienić po zapisaniu grupy.
Po zapisaniu grupy odbiorców zostanie wyświetlona strona członkostwa w grupie, pokazująca, że nie ma jeszcze członków grupy.

Aby dodać członków do grupy, wybierz Dodaj członka i wprowadź adresy e-mail, które mają zostać dołączone do grupy odbiorców.

Uwaga:

Członkowie dodani do grupy adresatów nie muszą być użytkownikami na koncie ani adresatami w książce adresowej. Każdy adres e-mail jest prawidłowy.
Po dodaniu wszystkich odbiorców zostanie wyświetlona strona grupy odbiorców:
- Nazwa grupy odbiorców
- Właściciel grupy adresatów
- Data ostatniej modyfikacji
- Lista członków grupy
Pojedynczych użytkowników można usunąć, zaznaczając wielokropek po prawej stronie nazwy odbiorcy.

Wyszukiwanie grup odbiorców wielokrotnego użytku

Funkcja wyszukiwania odbiorców umożliwia wyszukiwanie nazwy grupy odbiorców lub adresu e-mail odbiorcy będącego członkiem grupy.

Po wprowadzeniu wartości do paska wyszukiwania zwracane są wyniki. Domyślnie zwracane są wyniki Wszystkie, ale można filtrować wyniki według nazwy grupy lub adresu e-mail użytkownika, w zależności od tego, czego szukasz.

Wynik wyszukiwania z wyświetlonymi wszystkimi opcjami.

Uwaga:

Szukany ciąg pasuje tylko od pierwszego znaku. Dopasowania znalezione w środku ciągu nie są zwracane. Na przykład nie można wyszukać domeny e-mail (caseyjones.dom) i uzyskać wyników.

Przejdź do Książka adresowa > Grupy odbiorców
W polu wyszukiwania wpisz pierwszą część nazwy grupy, której szukasz, i wybierz Enter.
Zwracana jest lista grup odbiorców pasujących do wprowadzonej wartości Nazwa grupy:
Wybierz przycisk Nazwa grupy.
Po wybraniu grupy automatycznie otworzy się okno umożliwiające edycję grup i członków.

Przejdź do Książka adresowa > Grupy odbiorców
W polu wyszukiwania wpisz pełny adres e-mail użytkownika, którego szukasz, i wybierz Enter.
Wybierz przycisk Członek indywidualny.
Zwracana jest lista grup odbiorców, które zawierają co najmniej jednego z Członków indywidualnych pasujących do wyszukiwanego ciągu:
Po wybraniu grupy automatycznie otworzy się okno umożliwiające edycję grup i członków.