Sekwencyjny proces podpisywania
Sygnatariusze otrzymają i podpisują dokument w kolejności, w jakiej wprowadzono adresy e-mail w polu Do:. Po zakończeniu podpisywania przez ostatniego sygnatariusza wszystkie strony otrzymają wiadomość e-mail informującą o podpisaniu i zarchiwizowaniu dokumentu z załączonymi podpisanymi plikami PDF.
Równoległy proces podpisywania
Kliknij opcję Finalizuj w dowolnej kolejności, aby rozpocząć równoległy proces podpisywania.
Wszyscy odbiorcy otrzymają dokument w tym samym czasie i mogą go podpisać w dowolnej kolejności. Po zakończeniu podpisywania przez ostatniego sygnatariusza wszystkie strony otrzymają wiadomość e-mail informującą o podpisaniu i zarchiwizowaniu dokumentu z załączonymi podpisanymi plikami PDF.
Hybrydowy obieg pracy
„Hybrydowy” obieg pracy to przykład sekwencyjnej kolejności uczestnictwa, gdzie jeden lub więcej kroków obejmuje dwóch lub więcej odbiorców, którzy uzyskują dostęp do dokumentu w tym samym czasie. Wszyscy równolegli sygnatariusze / osoby zatwierdzające muszą uzupełnić swoją część, zanim proces sekwencyjny przejdzie do następnego kroku.
Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:
- Krok 1 to fclarke@gmail.com. Gdy umowa zostanie wysyłana do podpisu, tylko użytkownik fclarke otrzyma powiadomienie. Gdy fclarke podpisze dokument, przechodzimy do następnego kroku.
- Krok 2 to krok hybrydowy. Wszyscy trzej odbiorcy otrzymali taki sam numer (2), co oznacza, że program Adobe Acrobat Sign poinformuje wszystkich odbiorców w tym samym czasie. Mogą oni złożyć podpisy w dowolnej kolejności, jednak wszyscy muszą uzupełnić swoją część, zanim cykl podpisywania przejdzie do następnego kroku.
- Krok 3 to kolejny indywidualny odbiorca, jednak tym razem jest on określony jako osoba zatwierdzająca (ikona haczyka, a nie końcówka pióra). Gdy odbiorca z „kroku 3” zatwierdzi swoją część, umowa zostaje zakończona i sfinalizowana. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię umowy w formacie PDF.
Aby stworzyć grupę hybrydową, wprowadź adresy e-mail wszystkich stron, tak jakby byli to indywidualni odbiorcy, a następnie kliknij i przeciągnij pole odbiorcy nad inne pole w grupie hybrydowej. Na ekranie wyświetli się informacja o tworzeniu grupy równoległej. Ręczne zmiana numerów indeksów na tę samą wartość również spowoduje utworzenie grupy hybrydowej.
Opcja wysyłania hybrydowego jest dostępna tylko dla kont na poziomie przedsiębiorstwa.
Grupy odbiorców
Grupy odbiorców są przydatne, gdy konieczny jest podpis zespołu lub organizacji, a nie konkretnej osoby w grupie. Każdy członek grupy jest uprawniony do podpisywania lub zatwierdzenia w imieniu całej grupy.
Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:
- Krok 1 (JohnDoe) jest sygnatariuszem i zostanie poinformowany o konieczności złożenia podpisu zaraz po wysłaniu dokumentu. Gdy JohnDoe złoży swój podpis, umowa przejdzie do kroku 2.
- Krok 2 to grupa odbiorców osób zatwierdzających o nazwie „HR Group”. Do grupy dodano cztery osoby, a każdej został przydzielony inny proces weryfikacji (przykładowo). Gdy którykolwiek z odbiorców zatwierdzi dokument, umowa przejdzie do trzeciego kroku.
- Krok 3 to indywidualny sygnatariusz. W momencie złożenia końcowego podpisu umowa zostaje sfinalizowana. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię umowy w formacie PDF.
Aby utworzyć grupę odbiorców, kliknij łącze Dodaj grupę odbiorców w prawym górnym rogu pola odbiorcy. Spowoduje to utworzenie zbioru, w którym należy wprowadzić nazwę grupy oraz potencjalnych odbiorców.
Wszyscy członkowie grupy odbiorców otrzymają końcową kopię podpisanej umowy w formacie PDF, nawet jeśli nie uczestniczyli w procesie.
Opcja grupy odbiorców jest dostępna tylko dla kont na poziomie przedsiębiorstwa.
Konfigurowanie opcji kolejności podpisywania
Za pomocą konta administratora można ustawić domyślną kolejność podpisywania lub usunąć tę opcję dla nadawcy.
Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Kolejność podpisywania lub Grupy odbiorców
Wszyscy członkowie grupy odbiorców otrzymają końcową kopię podpisanej umowy w formacie PDF, nawet jeśli nie uczestniczyli w procesie.