Visão geral
O recurso Detecção automática de fluxo de trabalho permite que admins façam o controle de versão do contrato no nível do arquivo, instalando uma string de caracteres exclusiva na primeira página do PDF. Essa string exclusiva é então adicionada a um fluxo de trabalho personalizado, permitindo que o Acrobat Sign conecte logicamente o arquivo carregado e o fluxo de trabalho quando o remetente faz upload do arquivo.
Isso permite que as organizações que produzem documentos personalizados em modelos padronizados automatizem a estrutura do contrato e insiram campos de formulário por meio de modelos, reduzindo significativamente o tempo que remetentes gastam configurando e criando contratos individuais.
Como os fluxos de trabalho automatizados são usados por remetentes
A detecção automática de fluxo de trabalho é acionada quando usuários fazem upload de um arquivo PDF por meio do botão Iniciar a partir da biblioteca > Escolher arquivos do Meu computador na Página inicial.
- Fazer upload de um arquivo usando qualquer método ou interface além do botão Iniciar a partir da biblioteca > Escolher arquivos do Meu computador contorna totalmente o processo de detecção automática.
- Somente um arquivo PDF acionará a detecção do fluxo de trabalho.
- A tentativa de fazer upload de um documento em um formato que não seja o PDF resulta em um erro de documento inválido.
Depois que o arquivo é carregado, o Acrobat Sign avalia a primeira página e procura uma possível string de Correspondência de texto.
Quaisquer strings que estejam em conformidade com os parâmetros de Correspondência de texto serão comparadas às usadas por qualquer fluxo de trabalho ao qual o(a) remetente tenha acesso por meio de suas associações de grupo.
Se a string de Correspondência de texto no arquivo for equivalente a uma Correspondência de texto de fluxo de trabalho, o(a) remetente será encaminhado(a) para a página de composição personalizada do fluxo de trabalho relacionado.
- O arquivo carregado é anexado automaticamente e não pode ser removido.
- Se o fluxo de trabalho estiver disponível no nível da organização, o(a) remetente poderá selecionar o grupo dentro do qual o contrato será enviado.
- Se o fluxo de trabalho estiver relacionado a um grupo, o seletor de grupo utilizará automaticamente as configurações do fluxo de trabalho associado e não poderá ser alterado.
- Todas as outras opções de fluxo de trabalho estão disponíveis, conforme se espera de um fluxo de trabalho selecionado manualmente.
O fluxo de trabalho pode ser configurado para aplicar uma camada de campos de formulário, eliminando a necessidade de remetentes visualizarem e adicionarem campos de assinatura.
O remetente envia o contrato após verificar a configuração final do contrato.
Como configurar fluxos de trabalho para automação
Definir a Correspondência de texto
É altamente recomendável ter um plano para criar suas strings de Correspondência de texto. Se tiver centenas de fluxos de trabalho ou se sua conta usar vários grupos, alguns dos quais utilizam formulários semelhantes, você descobrirá que é essencial ter uma convenção de nomeação para a string de Correspondência de texto.
Os requisitos da string de Correspondência de texto são:
- Cada string de Correspondência de texto deve ser exclusiva na conta do Acrobat Sign do(a) cliente.
- O código deve ser uma string de caracteres contínua que possua de 20 a 30 caracteres.
- Essa string só pode incluir caracteres alfanuméricos, traços (“-”) e subtraços (“_”). Não são permitidos pontos ou espaços.
Ao determinar sua convenção para a Correspondência de texto, considere:
- Se o formulário possui uma ID de documento existente que possa ser incorporada (por exemplo, W-4 ou NDA)
- Se o formulário possui uma versão óbvia que possa ser facilmente compreendida (por exemplo, W-4_2024 ou NDA_Q1-2024)
- Se é necessário incluir o nome do grupo relacionado ao fluxo de trabalho (por exemplo, HR-W-4_2024 ou Lgl_NDA_Q1-2024)
- Que tipo de string de versão razoável pode ser usada e compreendida por outros criadores de documentos (por exemplo, HR-W-4_2024_ver1_1 ou Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
Observe que a string deve ter entre 20-30 caracteres; portanto, preencha o espaço com algo significativo que facilitará a manutenção no futuro.
Adicionar a Correspondência de texto ao seu documento PDF
A string de Correspondência de texto deve estar na primeira página do arquivo carregado.
O texto pode ser de qualquer cor ou tamanho.
Geralmente, os números das versões são encontrados nos cantos dos documentos, mas você pode colocar a string em qualquer lugar da primeira página:
Adicionar a Correspondência de texto à guia Informações do fluxo de trabalho
Crie um novo fluxo de trabalho (ou edite um existente) para adicionar a string de Correspondência de texto na guia Informações do fluxo de trabalho:
Adicionar uma string de Correspondência de texto a um fluxo de trabalho não impede que o fluxo de trabalho seja usado manualmente.
Configurar a guia Documentos para incluir o PDF carregado
O fluxo de trabalho deve ser configurado para aceitar o arquivo carregado na guia Documentos. Para configurar esse documento:
- Selecione o link Adicionar documento para adicionar uma linha para um documento (arquivo).
- Forneça o título do documento. Este valor aparece na página Compor do(a) remetente ao criar seu contrato. É recomendado que o título do documento indique claramente que se trata do mesmo arquivo que foi carregado, para não confundir os(as) remetentes.
- Deixe os campos Arquivos e Nome do documento vazios.
- A recomendação geral é marcar a caixa Obrigatório para que ela apareça na interface como um elemento obrigatório, reduzindo dúvidas sobre por que o usuário não pode substituí-la. No entanto, a caixa de seleção Obrigatório não tem impacto mecânico no processo, pois o arquivo carregado é automaticamente anexado e não pode ser removido pelo(a) remetente, independentemente de como a caixa de seleção estiver configurada.
Documentos adicionais podem ser incluídos no modelo se o seu processo permitir que o remetente acrescente conteúdo adicional/de apoio no contrato.
Considere como aplicar campos de formulário ao contrato
Adicionar campos de formulário utilizando modelos evita que remetentes percam tempo criando seus próprios campos e garante que os campos sejam posicionados e nomeados corretamente para relatórios futuros.
A detecção de fluxo de trabalho automatizado funciona com PDFs que contêm tags de texto ou que foram desenvolvidos como AcroForms.
Alternativamente, uma camada de campos de formulário pode ser adicionada no fluxo de trabalho a partir da guia Documentos , a fim de aplicar todos os campos relacionados à assinatura e à coleta de dados. Isso exige que um modelo seja criado antecipadamente:
- Crie um modelo usando o mesmo PDF que você está criando com a Correspondência de texto incluída.
- Inclua a string de Correspondência de texto no nome do seu modelo para encontrá-lo rapidamente.
- Configure o modelo com a opção Ambos, para que seja tanto um documento quanto uma camada de campos de formulário.
- Certifique-se de que o escopo de Quem pode usar este modelo corresponda ao escopo definido no fluxo de trabalho.
- Adicione os campos no modelo.
- Salve o modelo
Para adicionar uma camada de campos de formulário ao seu fluxo de trabalho:
- Abra o fluxo de trabalho e navegue até a guia Documentos.
- Selecione o ícone Adicionar documento na seção Camada de campos de formulário.
- Um painel de seleção mostra todas as camadas de campos de formulário disponíveis (por meio da seleção de grupo).
- Selecione a camada de campos de formulário correta.
- Selecione OK para concluir o anexo.
Uma camada de campos de formulário é aplicada, além de quaisquer campos incluídos no PDF (tag de texto ou AcroForm).
Os valores de Correspondência de texto são expostos na lista de fluxos de trabalho
Os fluxos de trabalho que possuem um valor de Correspondência de texto mostrarão esse valor na lista de fluxos de trabalho personalizados: