Adobe Acrobat Sign para autoassinatura: Guia do usuário

O recurso “Autoassinatura” do Adobe Acrobat Sign for Salesforce permite que usuários do portal da comunidade assinem contratos de autoatendimento. Você pode adicionar a autoassinatura a qualquer portal do Salesforce Experience Cloud, como cliente, parceiro, funcionário e muito mais para ajudar os usuários a iniciar e assinar seus contratos diretamente no portal.

O recurso “Autoassinatura” está disponível nos seguintes portais de algumas edições diferentes da nuvem da comunidade do Salesforce:

• Portal B2C: as opções de logon de usuários da comunidade e logon de usuários licenciados da comunidade são usadas por clientes
• Portal B2B: licença de usuário da comunidade de parceiros

Para permitir que usuários recebam e assinem contratos no portal da comunidade, você deve concluir as seguintes etapas:

• Verificar pré-requisitos
• Habilitar o Chatter (somente para usuários da Commercial Cloud)
• Ativar dois sites confiáveis com CSP
  
• Habilitar o conjunto de permissões “Usuário da comunidade do Adobe Acrobat Sign” para todos
  
• Criar um usuário do portal da comunidade
• Criar uma conta e um contato para a comunidade
• Habilitar experiências digitais
• Configurar a página da comunidade SFDC
• Habilitar a configuração “Permitir envio como outros usuários”
• Conceder acesso aos dados de integração do Salesforce
• Conceder acesso a modelos de contrato e objetos relacionados
• Usar o portal da comunidade para enviar e assinar contratos

• Acesse a guia Admin do Adobe Acrobat Sign e selecione a opção Gerar modelos de contrato de amostra, se ainda não estiver selecionada. Uma vez concluído, selecione Salvar.
  

Observação: o ideal é selecionar a opção Gerar modelos de contrato de amostra ao vincular sua conta do Acrobat Sign ao Salesforce.

• Se os modelos não foram gerados durante a instalação, ou se você atualizou de uma versão mais antiga para o pacote V 19, será necessário gerá-los seguindo as etapas abaixo:
  1. Navegue até a guia Admin do Adobe Acrobat Sign.
  2. Na lista Recursos do painel direito, selecione Gerar modelo de contrato de autoassinatura de amostra.
     Isso abre um modelo “Contrato de teste da comunidade” na guia Modelos de contrato.
  3. Nas Opções avançadas do modelo “Contrato de teste da comunidade”, verifique se o Tipo de contrato é NDA.

Habilitar o Chatter (somente para usuários das versões 18 a 22 da Commercial Cloud)

Se estiver usando a Commercial Cloud com o Acrobat Sign for Salesforce V22 ou anterior, você deve habilitar o Chatter na sua organização SFDC. 

Ativar dois sites confiáveis com CSP

Você deve configurar dois sites confiáveis com CSP (política de segurança de conteúdo) para permitir os URLs de base na sua conta do Adobe Acrobat Sign. Para fazer isso:

Habilitar o conjunto de permissões “Usuário da comunidade do Adobe Acrobat Sign” para todos(as)

Você deve ativar os usuários da comunidade com o conjunto de permissões Usuário da comunidade Adobe Acrobat Sign para permitir que eles usem o portal. Para fazer isso:

Observação: você pode criar o Portal da comunidade sem ativar o conjunto de permissões do Usuário da comunidade do Adobe Acrobat Sign.

Criar um usuário do portal da comunidade

Para configurar seus perfis de usuário para usar o portal de autoatendimento do Adobe Acrobat Sign, você deve clonar e editar um dos perfis padrão. Para fazer isso:

Criar uma conta e um contato para a comunidade

É necessário criar uma conta e um contato para a comunidade. 

Um proprietário de conta deve ser associado a uma função para habilitar os usuários do portal. Para associar uma função ao seu usuário do Salesforce, acesse Configuração > Administração > Usuários > Usuários. Em seguida, na lista de usuários, clique em Editar para um usuário e, na página que será exibida, abra a lista suspensa Função > selecione uma função > clique em Salvar.

Ativar experiências digitais

Para ativar as experiências digitais:

1. Navegue até Configuração > Ferramentas da plataforma > Configurações do recurso > Experiências digitais > Configurações.
2. Marque a caixa de seleção Habilitar a plataforma.
3. Marque a caixa de seleção Habilitar espaços de trabalho da experiência se ainda não estiver marcada.
4. Clique em Salvar. 

Configurar a página da comunidade SFDC

Para configurar a página do portal da comunidade do SFDC, será necessário implementar as seguintes etapas:

Ativar a configuração "Permitir envio como outros usuários"

Você pode ativar a configuração "Permitir envio em nome de terceiro" para os usuários que não têm uma licença do Adobe Acrobat Sign. Essa configuração permite que um usuário da comunidade gere um contrato usando a licença de outro usuário.

Para fazer essa configuração, será necessário concluir as seguintes etapas:

Conceder acesso aos dados de integração do Salesforce

Os objetos personalizados do nosso pacote são definidos como “privados” para usuários externos por padrão. Os conjuntos de permissões de usuários da comunidade fornecem acesso a objetos personalizados e seus campos, mas não a registros criados por outros usuários (internos e externos).

Nos portais da comunidade, admins têm duas opções para configurar fluxos de assinatura eletrônica:

• Usar os nossos componentes pré-criados (autoassinatura e Simple Sign).
• Criar os seus próprios fluxos com as APIs do Apex. 

Em ambos os casos, admins geralmente usam modelos de contrato para permitir que usuários da comunidade iniciem ou participem de fluxos de assinatura eletrônica. Para que isso funcione, usuários da comunidade precisam de acesso somente leitura aos modelos de contrato e recursos relacionados, como objetos de mapeamento de dados e mesclagem, que geralmente são criados por usuários internos.

O tipo de licença do usuário da comunidade determina como o acesso pode ser concedido:

• Licença de logon de usuários da comunidade: admins podem habilitar a permissão “Exibir tudo” para modelos de contrato e objetos de mapeamento de dados/mesclagem por meio do perfil de usuário da comunidade para conceder acesso.
• Logon de usuário da comunidade COM licença e licença de usuário da comunidade de parceiros: não é possível habilitar a permissão “Exibir tudo” por meio do perfil. Admins precisam usar regras de compartilhamento baseadas em funções para fornecer acesso.

Conceder acesso a modelos de contrato e objetos relacionados

Para que usuários da comunidade criem contratos com base nos modelos de contrato, é necessária a permissão “Exibir tudo” para modelos de contrato e objetos associados.

• Modelo de contrato (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
• Mapeamento de mesclagem (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)

• Mapeamento de dados (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Se os modelos do Acrobat Sign Document Builder forem usados com o modelo de contrato como arquivo anexo, os objetos abaixo precisarão de acesso a usuários da comunidade:

• Modelo do Document Builder (adobesign__Document_Template__c)

• Mapeamento de campos de objeto (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Usar o portal da comunidade para enviar e assinar contratos

Para usar o portal da comunidade para enviar e assinar contratos, consulte os seguintes tópicos:

• Verificar os pré-requisitos.
• Certifique-se de que os modelos de nível de conta atendam aos requisitos. 
• Veja como enviar contratos aos usuários no portal da comunidade. 
• Consulte Configurações do modelo de contrato.
• Veja como os usuários visualizam e assinam contratos no portal da comunidade.

Verificar os pré-requisitos

Para poder enviar ou assinar contratos usando o portal da comunidade, é necessário garantir que:

• O portal da comunidade esteja configurado:
  • O portal deve estar ativo.
  • Verifique se o perfil apropriado é permitido para acesso do usuário.
    
  • O componente Adobe Acrobat Sign está instalado.
• Os usuários estão configurados para a comunidade:
  • Os usuários estão habilitados na comunidade.
  • A licença de usuário e o perfil corretos estão atribuídos aos usuários.

Verifique se o modelo em nível de conta atende aos requisitos

Um modelo em nível de conta deve atender aos seguintes requisitos:

• Criado com um Modelo de contrato que faz referência a um Tipo de contrato.
• Tem um Tipo de objeto mestre definido para Contato.
• Tem um arquivo anexado.
  
• Opcionalmente, tem a opção Enviar em nome de configurada.

Veja como Enviar contratos aos usuários no portal da comunidade

Você pode usar qualquer um dos dois métodos abaixo para entregar contratos aos usuários no portal da comunidade:

• Por envio direto: se você enviar um contrato para um contato do Salesforce, esse usuário verá o contrato listado em sua visualização pessoal do portal.
  
• Por modelo de conta: quando for necessário obter assinaturas de uma conta, é possível criar um modelo e, em seguida, expor esse modelo aos usuários. Da perspectiva do usuário, parecerá igual, mas esse método gerará um novo contrato somente no momento em que o usuário clicar no botão Assinar/Aprovar. Confira a seção Modelo de contrato para obter mais detalhes.

Um Modelo de contrato pode ser inserido no portal da comunidade por meio do painel de gerenciamento do componente para a comunidade.Quando adicionado, o modelo será exibido na seção Aguardando você e é idêntico a qualquer contrato enviado diretamente ao usuário.

A diferença é que o botão Enviar/Aprovar aciona o modelo para gerar um novo contrato no momento do clique e o hospeda no portal. Assim, a lista de Contratos não é preenchida com esses possíveis contratos até o usuário iniciar o processo de assinatura.

Somente um modelo pode ser usado por vez e ele precisa ser controlado pelas outras configurações do painel gerenciamento (descritas abaixo).

Configurações do modelo de contrato

• Escopo do contrato: define o limite do usuário para acionar o modelo.
  Se definido como “Usuário”, todos os usuários com acesso ao portal poderão usar o modelo. Cada usuário pode assinar uma cópia individual do contrato. Com essa opção, cada cópia assinada aparecerá na seção “Contratos concluídos” no portal.
  Se definido como “Conta”, somente o primeiro usuário a gerar o Contrato poderá assiná-lo. Depois que o contrato for concluído, ele desaparecerá das visualizações dos outros usuários.
• Dias de renovação: determina quando o link do modelo reaparece para o cliente, embora ele não possa vê-lo diretamente. Especificamente, esse valor indica o número de dias após a última assinatura do modelo antes do link se tornar acessível novamente. Por exemplo, um valor de 360 garante que o link do modelo de contrato reapareça 360 dias após a assinatura.
  
• Título e logotipo do cabeçalho: o título do cabeçalho é um campo de texto personalizável que pode ser ajustado conforme necessário. Enquanto isso, a opção de logotipo do cabeçalho controla a visibilidade do logotipo do Adobe Acrobat Sign, permitindo exibi-lo ou ocultá-lo.
  
• Prazo de assinatura: exige que os contratos sejam assinados até essa data, exibida em destaque abaixo do nome do contrato. Após o prazo, o sistema remove o botão “Assinar” e destaca o texto do prazo em vermelho.

Veja como os usuários podem visualizar e assinar o contrato no portal da comunidade

Depois que os usuários e o portal são configurados corretamente, os contratos enviados ao contato aparecerão no portal. Os usuários poderão acessar e assinar esses contratos quando quiserem. Veja o que os usuários veem no portal da comunidade:

• Os contratos aguardando assinatura do usuário aparecem na parte superior da lista. Um botão ao lado do nome do contrato mostra se uma assinatura ou aprovação é necessária.
• Uma mensagem aparece no painel de componentes depois que um usuário assina ou aprova um contrato com sucesso.
• Os contratos já assinados pelo usuário, mas aguardando ação de outros destinatários, são listados a seguir.
• Os contratos concluídos aparecem na parte inferior do painel de componentes, exibindo o endereço de email do signatário/aprovador e a data de execução.