Автоматизация настраиваемых рабочих процессов отправки

Обзор

Функция Автоматическое обнаружение рабочих процессов позволяет администраторам контролировать версии соглашения на уровне файла путем добавления уникальной строки символов на первой странице PDF. Затем эта уникальная строка добавляется в настраиваемый рабочий процесс, что позволяет программе Acrobat Sign логически связывать добавленный файл и рабочий процесс, когда отправитель добавляет файл.

Это позволяет организациям, создающим настраиваемые документы с помощью шаблонов, автоматизировать структуру соглашений и размещать поля форм на шаблонах, что значительно сокращает время создания и настройки соглашений отправителями.

Использование автоматизированных рабочих процессов отправителями

Автоматическое обнаружение рабочих процессов запускается пользователями, когда они добавляют файл PDF, нажимая Перейти в библиотеку > Выбрать файлы на компьютере на Главной странице.

  • При добавлении файла с помощью метода/интерфейса, отличного от выбор Перейти в библиотеку > Выбрать файлы на компьютере, процесс автоматического обнаружения не выполняется.
  • Обнаружение рабочих процессов запускается только файлом PDF. 
    • Попытка добавить документ в формате, отличном от PDF, приводит к появлению ошибки о недопустимом документе.
Главная страница, показывающая расширенное средство выбора файлов с выделенным параметром «Выбрать файлы на компьютере»

После добавления файла Acrobat Sign оценивает первую страницу, выполняя поиск строки совпадающего текста.

Любые строки, соответствующие параметрам совпадающего текста, сравниваются со строками совпадающего текста, используемыми рабочим процессом, к которому у отправителя есть доступ благодаря участию в группе.

Если строка совпадающего текста в файле соответствует совпадающему тексту рабочего процесса, отправитель перенаправляется на страницу пользовательского создания для связанного рабочего процесса.

  • Добавленный файл автоматически прикрепляется и не может быть удален.
  • Если рабочий процесс доступен на уровне организации, отправитель может выбрать группу, в рамках которой соглашение будет отправлено.
  • Если рабочий процесс связан с одной группой, в средстве выбора групп автоматически назначается значение, с которым связан рабочий процесс и которое не может быть изменено. 
  • Все другие параметры рабочих процессов доступны так же, как при выборе рабочего процесса вручную.
Совет.

Для рабочего процесса можно настроить применение слоя полей формы, что избавляет отправителей от необходимости выполнять предварительный просмотр и добавлять поля подписей.

Страница пользовательского создания, на которой показан прикрепленный файл и другие настроенные элементы.

Отправитель отправляет соглашение после проверки конечной конфигурации соглашения.

Настройка рабочих процессов для автоматизации

Определение совпадающего текста

Настоятельно рекомендуется создать план создания строк совпадающего текста. Если у вас сотни рабочих процессов или ваша учетная запись использует множество групп, в которых используются схожие рабочие процессы, вы поймете, что очень важно определить правила именования строк совпадающего текста. 

Требования к строке совпадающего текста:

  • Каждая строка совпадающего текста должна быть уникальной в учетной записи Acrobat Sign клиента.
  • Код должен представлять собой непрерывную строку длиной от 20 30 символов. 
  • Эта строка может содержать только буквы и цифры, дефисы «-» и подчеркивания «_». Точки и пробелы не допускаются.

При именовании совпадающего текста учитывайте следующее:

  • Содержит ли форма существующий идентификатор документа, который можно добавить (например, W-4 или NDA)
  • Имеет ли форма очевидную версию, которую легко понять (например, W-4_2024 или NDA_Q1-2024)
  • Следует ли добавить имя группы, связанной с рабочим процессом (например, HR-W-4_2024 или Lgl_NDA_Q1-2024)
  • Какая обоснованная строка версии будет понятна другим авторам документа (например, HR-W-4_2024_ver1_1 или Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

Помните, что строка должна содержать 20–30 символов, поэтому заполните ее значимыми данными, которые упростят работу с ней.

Добавление совпадающего текста в документ PDF

Строка совпадающего текста должна быть на первой странице добавленного файла.

Текст может быть любого цвета и размера.

Обычно номера версий находятся в углу документа, но вы можете разместить строку где угодно на первой странице:

Нижний колонтитул PDF с добавленным совпадающим текстом

Добавление совпадающего текста на вкладку «Информация о рабочем процессе»

Создайте новый рабочий процесс (или отредактируйте существующий), чтобы добавить строку совпадающего текста на вкладке Информация о рабочем процессе:

Средство создания рабочих процессов с вкладкой «Информация о рабочем процессе» и выделенным полем совпадающего текста.

Примечание.

Добавление строки совпадающего текста в рабочий процесс не препятствует использованию рабочего процесса вручную.

Настройка вкладки Документы для добавления PDF

Необходимо настроить рабочий процесс, чтобы принять добавленный файл на вкладке Документы. Чтобы настроить документ:

  1. Нажмите ссылку Добавить документ, которая добавляет строку для одного документа (файла).
  2. Укажите Название документа. Это значение отображается на странице Создание у отправителя при создании соглашения. Рекомендуется, чтобы Название документа показывало, что документ — это тот же файл, который был добавлен, чтобы отправители не запутались.
  3. Поля Файлы и Имя документа оставьте пустыми.
  4. Общая рекомендация: установите флажок Обязательно, чтобы документ показывался как обязательный элемент и исключить вопросы о том, почему пользователь не может заменить его. Однако, флажок Обязательно фактически не оказывает влияния, так как добавленный файл автоматически прикрепляется и не может быть удален отправителем вне зависимости от настройки флажка. 

В шаблон можно добавить дополнительные документы, если ваш процесс позволяет отправителю включить в соглашение дополнительные/вспомогательные материалы.

Вкладка «Документы» с выделенной ссылкой «Добавить файлы» и добавленным файлом, настроенным для добавленного файла PDF

Применение полей форм в соглашении

Добавление полей форм с помощью шаблонов экономит время отправителей, которым не нужно создавать поля самостоятельно, и обеспечивает правильное размещение и именование полей.

Автоматическое обнаружение рабочих процессов выполняется для файлов PDF, которые содержать текстовые теги или которые создаются как формы AcroForm

Можно также добавить слой полей формы в рабочий процесс на вкладке Документы и применить все поля, относящиеся к подписям и сбору данных. Для этого необходимо заранее создать и настроить шаблон:

  1. Создайте шаблон, используя тот же файл PDF, которые вы разрабатываете, с добавленным совпадающим текстом.
    • Добавьте строку совпадающего текста в имя шаблона, чтобы можно было легко найти шаблон.
    • Настройте шаблон так, чтобы он имел значение Оба, то есть был и документом, и слоем полей формы.
    • Проверьте, чтобы пользователи, указанные в параметре Кто может использовать этот шаблон соответствовали пользователям, определенным в рабочем процессе.
  2. Добавьте поля в шаблон.
  3. Сохраните шаблон.

Чтобы добавить слой полей формы в рабочий процесс, выполните следующие действия.

  1. Откройте рабочий процесс и перейдите на вкладку «Документы».
  2. Нажмите значок Добавить документ в разделе Слой полей формы.
    • Панель средства выбора покажет все доступные (через выбор групп) слои полей формы.
  3. Выберите нужный слой полей формы.
  4. Нажмите ОК, чтобы завершить работу с вложением.
Вкладка «Документы» с выделенным полем слоя полей формы и вставкой из средства выбора полей формы.

Примечание.

Слой полей формы применяется в дополнение к другим полям, добавленным в файл PDF (текстовым тегам или формам AcroForm).

Значения совпадающего текста появляются в списке рабочих процессов

Рабочие процессы, имеющее значение совпадающего текста, показывают это значение в списке настраиваемых рабочих процессов:

Список рабочих процессов с выделенным столбцом совпадающего текста.

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?