Snabbstartsguide för Acrobat Sign för Workday

En snabbstartsguide för kunder som vill använda Acrobat Sign i sina Workday-miljöer.

Översikt

Workday-administratörer får i detta dokument reda på vilka steg som krävs för anpassning av Workday Business Processes så att Acrobat Sign inkluderas när en signatur krävs. Det här är en konfigurationshandbok och den är inte avsedd att vara en omfattande användarhandbok för Workday.

Om du vill använda Acrobat Sign tillsammans med Workday måste du besitta kunskaper och ha förståelse för hur du skapar och ändrar Workday-objekt såsom: Business Process Framework, inställning och konfiguration av klientorganisation, rapportering och Workday Studio Integration.

Åtkomst till Acrobat Sign i Workday

Acrobat Signs elektroniska signaturfunktion visas som åtgärden Granska dokumentsteg inom Business Process Framework (BPF) och som en Distribute Documents-uppgift.

Steget Review Document (Granska dokument)

Acrobat Sign för Workday öppnas via steget Granska dokument som kan läggas till i någon av de över 400 affärsprocesser som finns i Workday. Dessa är bland annat ”Offer” (Erbjudande), ”Distribute Documents and Tasks” (Distribuera dokument och uppgifter) och ”Propose Compensation” (Föreslå kompensation).

Läs den omfattande Workday-gemenskapsdokumentationen om steget Granska dokument här.

Det finns en 1:1-relation mellan stegen Granska dokument och fakturerbara transaktioner med Acrobat Sign. Du kan kombinera flera dokument i ett enda steg för Granska dokument och de visas som ett enda paket för signering. Obs! Bara ett enda dynamiskt dokument kan refereras inom ett visst steg i Granska dokument.

Definiera ett funktionellt steg för Review Document (Granska dokument):

Infoga ett steg för Review Document (Granska dokument)
Ange grupperna (rollerna) som kan agera på steget Granska dokument.

Konfigurera Document Review (dokumentgranskningssteget):

Ange att eSignature Integration type (Integreringstyp för e-signatur) ska vara eSign by Adobe (e-signering med Adobe)
Lägg till rader i signaturrastret
- Med signaturrastret anges i vilken ordning som dokumentet dirigeras för signering. Varje rad kan innehålla en eller flera roller, och varje rad representerar ett steg i signeringsprocessen
- Varje rollmedlem inom ett visst steg meddelas om att en signeringshändelse väntar
- När en person i en roll signerar, är radsteget avslutat och dokumentet flyttas till nästa radsteg
- När alla rader har signerats är steget Review Document (Granska dokument) slutfört
Ange vilket dokument som ska signeras. Om detta är ett affärsprocesserbjudande, kan du använda dokumentet från steget ”Generate Document” (Skapa dokument). I annat fall ska du välja ett befintligt dokument eller en rapport.
- Upprepa steg 3 för de dokument som du behöver

4. (valfritt) Lägg till en ”redirect user” (omdirigeringsanvändare) för att samla in ”decline to sign”-åtgärder (avvisa signering). När användare avvisar signering, omdirigerar Workday dokumenten till en konfigurerad säkerhetsgrupp för granskning.

I den relaterade åtgärdsmenyn för ett Review Document-steg (Granska dokument), väljer du Business Process > Maintain Redirect (Affärsprocess > Behåll omdirigering). Välj sedan:

Send Back (Skicka tillbaka): Gör det möjligt för säkerhetsgruppmedlemmar att skicka tillbaka ett steg till ett tidigare steg i affärsprocessen. Affärsprocessen startar om från detta steg.
Move to Next Step (Flytta till nästa steg): Gör det möjligt för säkerhetsgruppmedlemmar att skicka vidare ett steg till nästa steg i affärsprocessen.
Security Groups (Säkerhetsgrupper): Välj säkerhetsgrupper för att dirigera om steg i affärsprocessflödet. Säkerhetsgrupper som visas på den här skärmen väljs i affärsprocessens säkerhetspolicy i avsnittet Redirect (Omdirigering).

Noteringar om affärsprocessteg

Business Process Framework är mycket kraftfullt och kan inte enkelt beskrivas här. Det finns dock några saker du bör tänka på:

Varje affärsprocess måste ha ett slutförandesteg
- I idealfallet ska det ligga i slutet av affärsprocessen
Ställa in ett slutförandesteg är inaktiverat på den relaterade åtgärdsmenyn för sökikonen
- Det är endast möjligt medan affärsprocessen ”visas”, inte medan den ”redigeras”
Varje steg i affärsprocessen körs i sekvens
- Du kan ändra stegordningen genom att ändra ordningsvärdet
- Ange ett nytt objekt som ”ca” om du vill infoga ett steg mellan objekten ”c” och ”d”

Exempel: Erbjudande

Offer (Affärsprocesserbjudande) är en underprocess till Job Application Dynamic BP som måste konfigureras för att det ska gå att utföra Offer (Affärsprocesserbjudandet). Det aktiveras när Job Application-läget flyttas till ”Offer” (Erbjudande) eller ”Make Offer” (Gör erbjudande).

I det här exemplet används ett dynamiskt steg för Review Document (Granska dokument) i ett granskningsdokumentsteg för både Nordamerika och Japan.

Den här affärsprocessen gör följande:

Initieraren av affärsprocessen ombeds att föreslå en kompensation för kandidaten (steg b).
Använd ett stegvillkor för att testa om det aktuella landet INTE är Japan
- Om det är ”sant” ska steg ”ba” utföras där ett engelskt dokument används
- Om det är ”falskt” ska steg ”bb” utföras där ett japanskt dokument används
Steget ”bc” är Document Review (Dokumentgranskningssteget)
- Det är här som signeringsprocessen definieras
Steg ”d” är beslutspunkten för att göra ett erbjudande
- Det här är slutförandesteget och det är obligatoriskt

Det dynamiska dokumentet som skapas i steget ”ba” kallas Offer Letter (Erbjudandebrev) och innehåller ett textblock med namnet Rapid Offer (Snabberbjudande). Du kan lägga till flera textblock som rubrik, hälsning, kompensation, aktie, stängning, villkor, osv. efter behov.

Det dynamiska erbjudandebrevet nedan skapades i RTF-redigeraren i Workday.

Objekt som är gråmarkerade är objekt från Workday som refererar till sammanhangsberoende data.

Objekt inom {{hakparenteser}} är Adobe-texttaggar.

I steget Review Document (Granska dokument) refereras det dynamiska dokumentet från det föregående steget och den sekventiella signeringsprocessen definieras via två signeringsgrupper.

Det som visas nedan kommer att dirigera det dynamiskt genererade dokumentet först till personalchefen och sedan till kandidaten.

Exempel: Distribuera dokument

En nyhet i Workday 30 är att uppgiften Mass Distribute Documents or Tasks (Massdistribuera dokument eller uppgifter) kan användas för att skicka ett enstaka dokument till en stor grupp (< 20 000) enskilda signerare. Detta är begränsat till en signatur per dokument. Du skapar en distribution via åtgärden ”Create Distribute Documents or Tasks” (Skapa distribuera dokument eller uppgifter) i sökfältet.

Exempel: Skicka ett equity choice-formulär till alla chefer med Global Modern Services. Detta kan vidare filtreras till enskilda chefer, om så önskas.

Du kan också komma åt rapporten View Distribute Documents or Tasks (Visa distribuera dokument eller uppgifter) för att spåra distributionens utveckling.

Exempel: Rapporter

Workday har en omfattande rapportstruktur. För att se detaljerna i Acrobat Sign-processen, inspektera elementen i Granska dokumenthändelsen.

Nedan finns en enkel anpassad rapport som kan köras för alla BP:er som letar efter Acrobat Sign-transaktioner och deras status.

Följande rapport genererades genom att titta på affärsprocesserna Offer (Erbjudande), Onboarding (Komma igång) och Propose Compensation (Föreslå kompensation) inom en implementeringsklient.

Du kan se:

Dokumenten som skickas ut för signering
Det associerade affärsprocessteget
Nästa person som väntar på att signera

Signerade dokument

Signeringscykeln i Workday undertrycker alla e-postaviseringar från Acrobat Sign. Användare informeras om väntande åtgärder inom respektive Workday-inkorg.

När ett dokument har signerats av alla signeringsgrupper, distribueras en kopia av det signerade dokumentet via e-post till alla medlemmar i signeringsgruppen.

Det här beteendet kan undertryckas, om så önskas, (kontakta din Acrobat Sign Success Manager eller Acrobat Signs supportteam).

I Workday hittas signerade dokument i den fullständiga processposten.

Worker-dokument finns på Worker-profilen
Kandidatdokument (erbjudandebrev) finns på kandidatprofilen

Nedan visas ett signerat erbjudandebrev för kandidaten Chris Foxx.

Support

Workday-support

Workday är integreringsägaren och bör vara den första kontaktpunkten för eventuella frågor om omfattningen av integreringen, funktioner eller problem med det dagliga integreringsarbetet.

I Workday-community finns flera bra artiklar om hur du felsöker integreringen och genererar dokument:

Acrobat Sign-support

Acrobat Sign är integreringspartnern och ska kontaktas om integreringen inte kan hämta signaturer eller om meddelanden med väntande signeringar misslyckas.

Acrobat Sign-kunder bör kontakta sin CSM (Customer Success Manager) för support. Det går även att ringa till Adobes tekniska support på 1-866-318-4100, vänta på produktlistan och sedan ange 4 sedan ange 2 (enligt anvisningarna).

Lägg till Adobe-texttaggar i dokument

Snabbstart för Workday